Ganhe tempo e otimize processos: conheça a conciliação bancária.

01/07/2016   |

4min de leitura

Boa leitura!

O tempo é um dos seus melhores ativos! 

O tempo é uma força imutável, constante e muitas vezes cruel. Por esses motivos ele acabou tornando-se um dos bens mais preciosos que os seres humanos possuem. Não podemos comprá-lo, embora precisamos de tempo para realizar todo o tipo de atividade, inclusive a de ganhar dinheiro!

Quantas vezes você não desejou possuir à sua disposição algumas horas a mais no seu dia?

No mundo corporativo não é muito diferente, o tempo é um ativo valioso e, como os demais ativos de uma empresa, precisa ser otimizado. A partir dessa necessidade de “ganhar” tempo surgiram as buscas pela alta produtividade, pela otimização e automatização de processos. O objetivo final dessas ações é o mesmo: fazer mais, num intervalo de 8 horas, com a mesma estrutura e equipe, ou até com a redução delas!

Esse desafio tem chamado atenção de grandes e pequenos empresários. Afinal, todos desejam encontrar formas e ferramentas para aumentar a produtividade da equipe, fazer mais atividades durante o expediente e assim ganhar tempo e economizar dinheiro.

Para atender à essas necessidades surgem soluções de automatização de processos para todos os tipos de empresas: grandes e pequenas, dos mais variados segmentos. São soluções que demandam investimento financeiro, mas minimizam o investimento de tempo em atividades corriqueiras e operacionais do dia-a-dia corporativo.

Mas, por que investir para ganhar tempo?

Você pode acabar se perguntando por que investir dinheiro para ganhar tempo, ou então, parar de perder tempo, certo? A resposta já foi dada acima: por que o tempo também é um ativo!

Entenda que ao utilizar ferramentas para otimizar o tempo gasto com atividades operacionais como: lançamento de notas fiscais de mercadorias ou emissão e acompanhamento de boletos, você ganha tempo para se dedicar à outras atividades muito importantes para a gestão da sua empresa, e que muitas vezes acabam ficando esquecidas ou são postergadas por não se tratarem de atividades “urgentes”.

Veja só alguns exemplos de atividades onde você pode focar seus esforços:

  • Planejamento estratégico – muitas vezes acaba sendo deixado de lado, em troca de “urgências”, principalmente nas pequenas e médias empresas. A necessidade de criação e manutenção de um planejamento estratégico acaba sendo deixada de lado, pois o gestor ou equipe de gestão estão ocupados realizando atividades corriqueiras e resolvendo problemas operacionais da empresa.
  • Acompanhamento de vendas – além de poder focar o tempo em planejar as ações estratégicas da empresa, com as atividades operacionais otimizadas sobra tempo para o gestor acompanhar áreas muito importantes para o crescimento da empresa, como a área comercial. Podem assim criar novas estratégias e ações, determinadas pelo alcance de metas e resultados.
  • Inovações e melhorias – com o tempo otimizado o gestor e a equipe administrativa da empresa têm tempo para exercitar o espírito inovador. Pensando em melhorias e inovações para os produtos, serviços ou até mesmo para o dia-a-dia da empresa.

Percebeu como a sua empresa tem muito a ganhar com a otimização de tempo?

É por esse motivo que nossos esforços estão voltados para a criação de ferramentas e soluções gerenciais que otimizem tempo e criem oportunidades para gestores e suas equipes usarem seu tempo nas atividades estratégicas da empresa.

Uma dessas ferramentas é a conciliação bancária presente nos nossos sistemas de gestão.

Como funciona a conciliação bancária?

Os sistemas de gestão empresarial estão se tornando cada vez mais atualizados, contando com alta tecnologia e diversas integrações para tornar as atividades operacionais das empresas cada vez mais simples e automatizadas.

Um exemplo de integração importante que os sistemas ERP fornecem é a conciliação bancária. Esta funcionalidade consiste na integração e troca de informações entre o banco e a empresa. Inserindo essas informações de forma automática no sistema.

Como a conciliação bancária pode otimizar processos?

A conciliação bancária otimiza as seguintes atividades:

  • Emissão de boletos: você ganha tempo, emitindo o boleto pelo seu próprio sistema de gestão. No sistema estão todos os dados da venda e do comprador, o que automatiza a emissão do boleto além de reduzir o tempo em comparação a lançar um boleto pelo sistema do banco.
  • Baixa de boletos: também acontece de forma automatizada por baixar todas as duplicatas de uma única vez através da troca de arquivos digitais entre o banco e o ERP. Dessa forma seu sistema de gestão e cobrança estará sempre atualizado quanto à situação dos boletos emitidos.
  • Conferencia de saldos: É importante automatizar este processo para reduzir o tempo de conferência e ter maior segurança na informação, já que os pagamentos e recebimentos são feitos por troca de arquivos e não lançamento manual. Com isso, o gestor tem certeza que o cenário apresentado pelo ERP é o mesmo que apresentado pelo sistema do banco.

Através desses processos a gestão financeira da empresa é automatizada, evitando assim que a equipe demande uma quantidade desnecessária de tempo para a execução de atividades operacionais.

Tempo não é dinheiro. Mas, da mesma forma que o dinheiro, o tempo é um ativo importante para qualquer empresa! Por isso sugerimos que você faça o seguinte o cálculo: Quanto tempo é investido para executar algum desses processos? Quanto tempo seria reduzido se você otimizasse esse processo?

Agora multiplique essa diferença pelo valor da hora de trabalho.

Calculou? E então, ainda tem dúvida da importância de otimizar o tempo?
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