Entenda O Que É Carta De Cobrança E Modelos Para Usar

A carta de cobrança é uma forma de cobrar valores em atraso de clientes da empresa de forma mais amigável, antes que a dívida seja protestada. Essa é uma tentativa de resolver a questão de forma mais rápida, sem precisar acionar o setor jurídico.

Dessa forma, a empresa consegue receber os valores pendentes sem ter muitos gastos e, assim, manter as suas contas sempre em ordem.

Quer saber quando e como usar a carta de cobrança com os seus clientes? Continue lendo este artigo para descobrir!

O Que É Uma Carta De Cobrança?

A carta de cobrança é uma forma de comunicação entre uma empresa e seus clientes, usada quando é necessário informar aos inadimplentes sobre a dívida em aberto.

Esse é considerado um método de cobrança extrajudicial, ou seja, uma forma amigável de cobrar os débitos antes de levar a questão à Justiça.

Antigamente, as cartas de cobranças eram documentos impressos e enviados ao endereço dos clientes. Mas, hoje em dia, outros formatos já são bastante utilizados, como os e-mails, ligações telefônicas, SMS e até mensagens por WhatsApp.

Qual É A Finalidade Da Carta De Cobrança?

O principal objetivo da carta de cobrança é fazer com que a situação se resolva de forma amigável, deixando claro para o cliente que há uma possibilidade de negociação.

A empresa que envia este tipo de comunicação está em busca de um acordo para que ambas as partes tenham as suas questões solucionadas – o cliente deixa de ser considerado um devedor e a empresa consegue manter as suas contas equilibradas.

Qual A Importância Da Carta De Cobrança?

Como você já deve imaginar, carta de cobrança é uma forma de resolver a questão financeira entre a empresa e o cliente sem que o relacionamento seja prejudicado. 

Assim, o cliente pode manter o seu fornecedor e a empresa o mantém em sua base de compradores.

A cobrança extrajudicial também evita que ambas as partes precisem buscar advogados e disputar na justiça. O que, além de tempo, também pode fazer os envolvidos gastarem ainda mais dinheiro.

Como Funciona A Carta De Cobrança?

Apesar de ser amigável, a carta de cobrança não deixa de ser um documento oficial emitido em nome da empresa. Por isso, o texto deve ter informações completas sobre a dívida que está sendo cobrada.

Na hora de redigir o material, não deixe de registrar o valor, as condições de pagamento e indicar a que se refere à cobrança.

O ideal é que o primeiro aviso seja enviado alguns dias antes do vencimento do prazo de pagamento. Assim, o cliente tem tempo para programar o pagamento e evitar o recebimento de mais uma comunicação por parte da empresa.

Também é importante que a empresa utilize uma mensagem condizente com o contexto de cada situação. 

Mensagens muito duras podem prejudicar o relacionamento com o cliente e o Código de Defesa do Consumidor estipula que esse tipo de comunicação não pode causar constrangimento e nem fazer ameaças ao devedor.

Quando É Necessário Usar A Carta De Cobrança?

A carta de cobrança pode ser utilizada sempre que houver inadimplência por parte de um cliente. Como falamos, o ideal é usar essa ferramenta antes que a situação se agrave e seja necessário recorrer à Justiça.

O ideal é começar com comunicações mais leves, de preferência pelo meio digital, como o envio de e-mails e mensagens no WhatsApp ou SMS. 

Depois de algum tempo, caso a situação ainda não tenha sido resolvida, você pode lançar mão de outros formatos, como uma ligação telefônica ou o envio de uma carta de cobrança impressa.

O Que Devo Considerar Na Hora De Elaborar Uma Carta?

Como falamos, é preciso tomar alguns cuidados para que a carta de cobrança não cause constrangimento ao cliente, o que é considerado crime pelo Código de Defesa do Consumidor. 

Por isso, use uma linguagem amigável e não deixe de fornecer todas as informações necessárias para que o cliente realize o pagamento.

Uma boa carta de cobrança deve indicar:

• nome da empresa;
• endereço;
• CNPJ;
• mercadoria ou serviço a que a dívida se refere;
• valor devido;
• prazo de pagamento;
• contato para a negociação.

Se achar necessário, você pode incluir na carta uma proposta com novos prazos, valores e condições de pagamento.

Se você mandar o documento impresso pelos Correios, é muito importante que o envelope não deixe claro que se trata de uma carta de cobrança, já isso pode ser considerado uma forma de constrangimento.

Modelos De Carta De Cobrança Para Enviar Ao Cliente

Se você quer enviar uma carta de cobrança, mas não sabe o que escrever, confira esses modelos que deixamos aqui para ajudar!

Modelo 1

Olá, XXXXX,

Nós, da empresa XXXXX estamos entrando em contato para lembrar que o vencimento do seu boleto está próximo.

O valor é de XXX,XX e o pagamento deverá ser feito até o dia XX/XX/XXXX.

Se você tiver alguma dúvida sobre o pagamento, é só entrar em contato que estamos à disposição para ajudar.

Atenciosamente,

Setor Financeiro

Modelo 2

Olá, XXXXX,

Nós, da empresa XXXXX, estamos entrando em contato para lembrar que o boleto com vencimento para o dia XX/XX/XXXX, com valor de R$ XXX,XX, encontra-se em aberto.

Se você precisar de uma segunda via do documento para efetuar o pagamento, por favor entre em contato conosco pelo telefone XXXX-XXXX.

Caso não tenha como efetuar o pagamento total da dívida, estamos abertos para negociar outras condições.

Atenciosamente,

Setor Financeiro

Modelo 3

Olá, XXXXXX,

Nós, da empresa XXXX, estamos entrando em contato para lembrar que o seu boleto com vencimento no dia XX/XX/XXXX encontra-se em aberto.

O valor da dívida é de R$ XXX,XX e, somando o valor da multa e dos juros, o total é de R$ xxx,xx.

O não pagamento desta dívida pode acarretar no encaminhamento da mesma para protesto. Para evitar que isso aconteça, entre em contato conosco para que possamos enviar um boleto atualizado ou negociar novas condições de pagamento.

Caso o pagamento já tenha sido efetuado, favor desconsiderar esta mensagem.

Atenciosamente,

Setor Financeiro

Dicas Para Fazer Uma Boa Gestão De Cobranças

Agora que você já tem os modelos de carta de cobranças e sabe quando utilizar cada um deles, que tal conferir as nossas dicas para uma gestão de cobranças eficaz?

Facilite O Pagamento

Demonstrar flexibilidade e oferecer novas possibilidades aumenta as chances de que o cliente efetue o pagamento. Se, por exemplo, o pagamento por boleto não é boa opção para o cliente, você pode enviar um link ou oferecer a possibilidade de pagamento no cartão. 

Negocie

Talvez o cliente precise de mais tempo ou consiga pagar a dívida completa se o valor puder ser parcelado. 

Use Lembretes De Vencimento

Para evitar a inadimplência, envie mensagens antes do vencimento da dívida lembrando que o prazo está se aproximando.

Mande Mensagens De Whatsapp Ou De Texto

Antes de enviar uma carta mais formal, envie mensagens de texto pelo WhatsApp, que são mais amigáveis e não recebem tanta resistência. Essa comunicação leve pode deixar o cliente mais à vontade para entrar em contato e negociar as suas dívidas.

Conclusão

A carta de cobrança é uma importante ferramenta de gestão financeira para a empresa. Ela é uma forma amigável de diminuir os índices de inadimplência e ainda manter o bom relacionamento com o cliente.

Entretanto, caso esse tipo de comunicação não traga os resultados esperados, a empresa pode encaminhar a dívida para protesto e acionar a Justiça para que a situação se resolva.