aprenda a automatizar a conciliação bancária e ganhar tempo

Conciliação Bancária: Conceito E Dicas Para Fazer A Sua

Imagem de Sanon Matias

O tempo é um ativo valioso. E nada melhor do que otimizar alguns processos ou até mesmo automatizar alguns deles. A conciliação bancária é um exemplo que pode ser otimizado por meio de alguns softwares.  

Por alguns motivos, o tempo acabou tornando-se um dos bens mais preciosos que os seres humanos possuem. Não podemos comprá-lo, embora precisemos de tempo para realizar todo o tipo de atividade, inclusive a de ganhar dinheiro! 

Neste artigo, vamos falar sobre  conciliação bancária. Dessa forma, você pode entender melhor o conceito e as vantagens desse processo. 

Também vamos te ajudar a descobrir como a tecnologia pode facilitar a economia de tempo, além de tornar a tarefa muito mais prática.

Acompanhe o artigo e entenda mais. Depois da leitura, aproveite e agende uma demonstração gratuita do ERP WebMais. Com a ferramenta, a sua conciliação bancária é simplificada e otimizada.

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O Que É Conciliação Bancária?

A conciliação bancária é uma forma de conferir se o saldo disponível nas contas da empresa é o mesmo informado pelos registros internos. 

Existem duas formas de fazer isso na empresa:

Conciliação Bancária Manual

A conciliação bancária manual é a forma mais antiga. Isso porque utiliza ferramentas mais simples, como anotações ou planilhas de Excel. 

Por muito tempo, essa era a única forma de fazer a conferência do saldo. Mas, com o avanço da tecnologia, foram surgindo novas formas.

Conciliação Bancária Automática

A conciliação bancária automática é feita com a ajuda da tecnologia. Para isso, usa sistemas que automatizam essa função e fazem todas as tarefas sem que seja necessária a intervenção humana. 

Isso é muito interessante, pois, além de otimizar o tempo da equipe, elimina as falhas no processo!

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Quais As Vantagens Da Conciliação Bancária?

Independentemente da forma como é feita a conciliação bancária, essa é uma atividade importante para todas as empresas, que traz consigo muitas vantagens. Conheça as principais!

Melhorar O Planejamento Orçamentário

A conferência do valor que consta no caixa é fundamental para um planejamento orçamentário estratégico. Dessa forma, é possível alinhar os planos à realidade, prevendo receitas, despesas, custos e investimentos com base em dados.

Identificar Fraudes Internas

As fraudes internas nas empresas podem ser difíceis de identificar quando a conciliação bancária não é feita.  

Um tipo de fraude muito comum acontece quando um colaborador faz depósitos com valores inferiores aos registrados no controle financeiro em fica com a diferença do dinheiro. 

No longo prazo, esse tipo de fraude pode trazer grandes prejuízos financeiros.

Ter Um Controle Mais Efetivo Das Movimentações Financeiras

O controle mais rigoroso das movimentações financeiras da empresa permite que você tenha uma visão ampla e clara sobre o montante que o negócio movimenta. 

E isso é importante para que você faça um diagnóstico real sobre a situação financeira da empresa, entendendo se ela opera no positivo ou no negativo.

Melhorar A Previsão De Fluxo De Caixa

Fazer a comparação entre os saldos bancários e o fluxo de caixa ajuda nas tomadas de decisão e a evitar gastos excessivos. 

Além disso, também garante que a empresa tenha em caixa os valores necessários para cumprir com suas obrigações.

Garantir Um Saldo Bancário Confiável

Quando falamos de saldo bancário confiável, estamos falando sobre trabalhar com números reais. 

Então, é importante não se basear em suposições sobre o dinheiro existente na conta e nem em cálculos feitos de cabeça. O melhor é considerar os registros feitos pelo controle financeiro ao longo do mês. 

Dessa forma, a gestão consegue trabalhar com base na real situação financeira da empresa. Isso permite tomar decisões mais acertadas e entender quando é o momento ideal para cortar gastos ou fazer novos investimentos.

Para Que Serve A Conciliação Bancária?

O principal objetivo da conciliação bancária é monitorar o dinheiro das vendas, principalmente aquelas feitas via cartão ou boleto bancário. 

Mas, além disso, ela também serve para evitar fraudes internas – como o recebimento de cheques que não tiveram o seu pagamento descontado.

É a partir da conciliação bancária que essas pequenas inconsistências começam a ser percebidas!

O acompanhamento frequente também facilita a comunicação entre a empresa e sua contabilidade, pois favorece o fornecimento de informações relevantes e corretas.

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Quantas Vezes Você Não Desejou Possuir À Sua Disposição Algumas Horas A Mais?

Como falamos, o tempo é um ativo valioso e, como os demais ativos de uma empresa, precisa ser otimizado. A partir dessa necessidade de ganhar tempo, surgiram as buscas pela alta produtividade, pela otimização e automatização de processos.  

O objetivo final dessas ações é o mesmo: fazer mais, num intervalo de 8 horas, com a mesma estrutura e equipe, ou até com a redução delas!  

Esse desafio tem chamado atenção de grandes e pequenos empresários. 

Afinal, todos desejam encontrar formas e ferramentas para aumentar a produtividade da equipe, fazer mais atividades durante o expediente e, assim, ganhar tempo e economizar dinheiro.  

Para atender a essas necessidades, surgem soluções de automatização de processos para todos os tipos de empresas: grandes e pequenas, dos mais variados segmentos.  

São soluções que demandam investimento financeiro, mas minimizam o investimento de tempo em atividades corriqueiras e operacionais do dia a dia corporativo.

Com A Conciliação Bancária Você Otimiza Tempo E Foca Em Outras Atividades

A conciliação bancária é um processo fundamental para a saúde financeira do negócio e precisa ser feita com frequência.  

Para que esse processo se torne mais eficiente, você pode contar com a tecnologia, que facilita a automatização desse e de outros processos operacionais na empresa.

Planejamento Estratégico

Muitas vezes, o cumprimento do planejamento estratégico acaba sendo deixado de lado porque os gestores precisam cuidar de imprevistos. Isso acontece, principalmente, em pequenas e médias empresas. 

A necessidade de criação e manutenção de um planejamento estratégico acaba sendo deixada de lado. 

Em geral, isso ocorre pois o gestor ou equipe de gestão estão ocupados realizando atividades corriqueiras e resolvendo problemas operacionais da empresa.

Acompanhamento De Vendas

Atividades operacionais otimizadas permitem que os gestores foquem seu tempo em planejar as ações estratégicas da empresa.

Além disso, também é possível acompanhar áreas muito importantes para o crescimento da empresa, como a área comercial.  

Otimize seu tempo com a conciliação bancária (Ilustração)  (Gestor feliz com vários relógios, e um documento digital escrito "Conciliação bancária" com um checkmark verde)

Podem assim criar novas estratégias e ações, determinadas pelo alcance de metas e resultados.

Inovações E Melhorias

Com o tempo otimizado, o gestor e a equipe administrativa da empresa podem exercitar o espírito inovador. Assim, pensam em melhorias e inovações para os produtos, serviços ou até mesmo para o dia a dia da empresa.  

Percebeu como a sua empresa tem muito a ganhar com a otimização de tempo? 

É por esse motivo que nossos esforços estão voltados para a criação de ferramentas e soluções gerenciais que otimizem tempo e criem oportunidades para gestores e suas equipes. 

Com a conciliação bancária do ERP WebMais, fica mais fácil usar seu tempo nas atividades estratégicas da empresa. Quer experimentar a ferramenta? Agende uma demonstração gratuita agora mesmo.

Por Que Investir Na Conciliação Bancária Para Ganhar Tempo?

Uma conciliação bancária feita com eficiência facilita todos os outros processos de gestão financeira do negócio, otimizando o tempo de todas as pessoas envolvidas nessas atividades.

Descoberta De Possíveis Inconsistências

Erros nos lançamentos e recebimentos podem causar prejuízos financeiros enormes para a empresa, além de problemas com a Receita Federal. Mesmo pequenas divergências, no longo prazo, podem afetar a saúde financeira do negócio. 

Fazer a conciliação bancária é uma forma de identificar essas inconsistências de forma precoce. E, quando a tecnologia está envolvida, essa identificação é feita com muito mais facilidade.

Melhor Comunicação Com A Contabilidade

O acompanhamento rigoroso das movimentações financeiras também favorece a comunicação com o setor contábil. 

Com as informações compartilhadas automaticamente, a contabilidade pode ser mais eficiente em seus processos.

Fluxo De Caixa Mais Saudável

Outra vantagem da conciliação bancária é evitar esquecimento ou desorganização na hora de cumprir as obrigações da empresa.

Isso ocorre por conta do controle das entradas e saídas, que são comparadas com o fluxo de caixa.

Além disso, ela permite que o fluxo de caixa opere de forma mais saudável.

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Como Funciona A Conciliação Bancária Em Um Sistema ERP?

Os sistemas de gestão empresarial estão se tornando cada vez mais atualizados, contando com alta tecnologia e diversas integrações. Dessa forma, tornam as atividades operacionais das empresas cada vez mais simples e automatizadas. 

Um exemplo de integração importante que os sistemas ERP fornecem é a conciliação bancária

Esta funcionalidade consiste na integração e troca de informações entre o banco e a empresa, inserindo essas informações de forma automática no sistema. 

Emissão de Boletos

Você ganha tempo emitindo o boleto pelo seu próprio sistema de gestão. Nele, constam todos os dados da venda e do comprador.

Assim, é possível automatizar a emissão do documento, além de reduzir o tempo em comparação a lançar um boleto pelo sistema do banco.

Baixa de Boletos

Ela também acontece de forma automatizada por baixar todas as duplicatas de uma única vez através da troca de arquivos digitais entre o banco e o ERP. 

Dessa forma, seu sistema de gestão e cobrança estará sempre atualizado quanto à situação dos boletos emitidos.

Conferência de Saldos

É importante automatizar este processo para reduzir o tempo de conferência e ter maior segurança na informação. 

Isso porque os pagamentos e recebimentos são feitos por troca de arquivos e não lançamento manual.  

Com isso, o gestor tem certeza que o cenário apresentado pelo ERP é o mesmo que apresentado pelo sistema do banco.  

Por meio desses processos, a gestão financeira da empresa é automatizada. Isso evita que a equipe demande uma quantidade desnecessária de tempo para a execução de atividades operacionais.

Como Fazer Uma Planilha De Conciliação Bancária?

Se ainda assim você preferir fazer a conciliação bancária de forma manual, pode usar uma planilha. 

O primeiro passo para isso é lançar diariamente todas as movimentações financeiras que aconteceram na empresa, como pagamentos e recebimentos. Depois, deve verificar o saldo no banco.

O terceiro passo é a conferência. Isso significa que você deve garantir que todos os lançamentos indicados no extrato estão sendo feitos na data correta e com valores exatos.

Se achar diferenças, será preciso fazer a correção no seu controle interno.

Qual A Diferença Entre Conciliação Bancária E Fluxo De Caixa?

Conciliação bancária e controle de fluxo de caixa são dois processos que estão relacionados, porém, são diferentes. 

O fluxo de caixa nada mais é do que o registro de todas as movimentações financeiras da empresa. Em outras palavras, de tudo o que ela paga e recebe. 

Esse registro deve ser feito diariamente e precisa considerar qualquer movimentação, por menor que ela seja. 

A conciliação bancária é um processo de conferência, que compara as informações do fluxo de caixa com o saldo bancário. Ou seja, o fluxo de caixa é um registro utilizado na conciliação bancária.

Quem Faz A Conciliação Bancária?

A conciliação bancária pode ser feita pelo próprio empresário ou por pessoas da equipe. Normalmente, quando a empresa é pequena ou está dando os primeiros passos, o empreendedor toma essa função para si. 

Com o passar do tempo, começa a delegar tarefas e, por isso, em empresas maiores e mais estruturadas, a conciliação bancária é uma tarefa do setor financeiro. Isso independe se ela é manual ou automática.

De Quanto Em Quanto Tempo A Conciliação Bancária Deve Ser Feita?

Diferentemente do registro de fluxo de caixa, a conciliação bancária não precisa ser feita diariamente. Entretanto, ela deve ser frequente. 

A conciliação bancária deve ser feita de quanto em quanto tempo?  (Calendário no centro, rodeado por:)  Semanal Quinzenal mensal trimestral

A frequência, naturalmente, depende do volume de movimentações financeiras do negócio. Enquanto algumas empresas devem fazer a conciliação bancária semanal ou quinzenalmente, outras podem fazer isso uma vez por mês ou a cada trimestre.

Há ainda a possibilidade de fazer a conciliação bancária semestral ou anual, mas isso não é indicado.

Quais São Os Erros Comuns Que Você Deve Evitar E Como Corrigi-Los?

Para que a conciliação bancária traga todas as vantagens que pode trazer para uma empresa, é preciso que ela seja feita de forma correta.

Veja, a seguir, alguns dos erros mais comuns na execução da conciliação para que você possa evitá-los!

Não Armazenar Documentos

A conciliação bancária demanda uma boa documentação, mas muitas empresas ainda deixam de arquivar documentos importantes para a conferência dos registros. 

Isso pode atrapalhar a tarefa caso haja necessidade de fazer correções, verificações ou auditorias.

Não Definir Responsabilidades

Outro erro comum é não definir quem é a pessoa responsável pela execução da conciliação bancária

Mesmo que ela seja feita de forma automática, é preciso ter alguém para monitorar o processo e analisar o resultado.

Lançamentos Divergentes

O lançamento de informações divergentes também acontece com frequência. Muitas vezes, esse erro está relacionado somente à descrição do lançamento, que é feita de uma forma no banco e de outra internamente. Mas isso é fácil de corrigir.

Como Trazer A Conciliação Bancária Automática Para O Seu Negócio?

Fazer a conciliação bancária de forma automática é uma maneira de evitar esses e outros erros. Isso porque um sistema armazena os documentos, segue parâmetros para classificar cada lançamento e conferir datas e valores automaticamente.

Para levar esse processo para a sua empresa, a melhor opção é contar com um software ERP que tenha a conciliação bancária como uma de suas funcionalidades. 

Assim, além de gerenciar o seu negócio de ponta a ponta de forma eficiente, você conta com a tecnologia também para essa atividade.

O resultado é uma empresa com processos mais produtivos, menos erros, melhor integração entre os setores e uma gestão orientada por dados.

Boas Práticas Para A Conciliação Bancária

Agora, você já sabe o que é conciliação bancária e como ela é importante para a empresa. Então, que tal conferir algumas boas práticas que vão garantir um processo mais ágil e preciso?

Investir Na Automatização De Processos

A automação, como falamos, otimiza tempo e elimina erros na conciliação bancária. Isso permite que o empresário e os gestores possam se dedicar a atividades mais estratégicas e facilita a correção de inconsistências, caso seja necessário.

Fazer Da Conciliação Bancária Uma Rotina

Como falamos, a conciliação bancária não precisa ser feita todos os dias, mas deve fazer parte da rotina da empresa e ter sua frequência respeitada. 

É dessa forma que a empresa consegue manter o controle sobre as suas movimentações e identificar fraudes de maneira precoce.

Não Atrasar Os Registros

Por fim, é fundamental que os registros de movimentações sejam feitos o mais rápido possível. Isso evita que se percam e interfiram, posteriormente, nas avaliações sobre a saúde financeira do negócio.

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Conclusão

Tempo não é dinheiro. Mas, da mesma forma que o dinheiro, o tempo é um ativo importante para qualquer empresa!  

Por isso, sugerimos que você faça o seguinte cálculo: quanto tempo é investido para executar algum desses processos? Quanto tempo seria reduzido se você otimizasse esse processo?  

Agora multiplique essa diferença pelo valor da hora de trabalho.  Calculou?  

E então, não há mais dúvida sobre a importância de otimizar o tempo e da conciliação bancária na sua empresa, não é mesmo? Conheça o nosso ERP e facilite a conciliação bancária no seu negócio. 

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