O tempo é um ativo valioso. E nada melhor do que otimizar alguns processos ou até mesmo automatizar alguns deles. A conciliação bancária é um exemplo que pode ser otimizado por meio de alguns softwares.
Por alguns motivos, o tempo acabou tornando-se um dos bens mais preciosos que os seres humanos possuem. Não podemos comprá-lo, embora precisemos de tempo para realizar todo o tipo de atividade, inclusive a de ganhar dinheiro!
Neste artigo, vamos falar sobre conciliação bancária. Você vai entender melhor o conceito e as vantagens desse processo, além de descobrir como a tecnologia pode ajudar você a economizar tempo e tornar a tarefa muito mais prática.
Índice de conteudos:
A conciliação bancária é uma forma de conferir se o saldo disponível nas contas da empresa é o mesmo informado pelos registros internos.
Esse tipo de controle ajuda o gestor em diversos outros pontos, sobre os quais falaremos a seguir.
A conferência do valor que consta no caixa é fundamental para um planejamento orçamentário estratégico. Dessa forma, é possível alinhar os planos à realidade, prevendo receitas, despesas, custos e investimentos com base em dados.
As fraudes internas nas empresas podem ser difíceis de identificar quando a conciliação bancária não é feita.
Um tipo de fraude muito comum acontece quando um colaborador faz depósitos com valores inferiores aos registrados no controle financeiro em fica com a diferença do dinheiro.
No longo prazo, esse tipo de fraude pode trazer grandes prejuízos financeiros.
O controle mais rigoroso das movimentações financeiras da empresa permite que você tenha uma visão ampla e clara sobre o montante que o negócio movimenta. E isso é importante para que você faça um diagnóstico real sobre a situação financeira da empresa, entendendo se ela opera no positivo ou no negativo.
Fazer a comparação entre os saldos bancários e o fluxo de caixa ajuda nas tomadas de decisão e a evitar gastos excessivos, além de garantir que a empresa tenha em caixa os valores necessários para cumprir com suas obrigações.
Quando falamos de saldo bancário confiável, estamos falando sobre trabalhar com números reais, e não com suposições sobre o dinheiro existente na conta e nem de cálculos feitos de cabeça, sem considerar os registros feitos pelo controle financeiro ao longo do mês.
Dessa forma, a gestão consegue trabalhar com base na real situação financeira da empresa, tomando decisões mais acertadas e entendendo quando é o momento ideal para cortar gastos ou fazer novos investimentos.
Como falamos, o tempo é um ativo valioso e, como os demais ativos de uma empresa, precisa ser otimizado. A partir dessa necessidade de ganhar tempo, surgiram as buscas pela alta produtividade, pela otimização e automatização de processos.
O objetivo final dessas ações é o mesmo: fazer mais, num intervalo de 8 horas, com a mesma estrutura e equipe, ou até com a redução delas!
Esse desafio tem chamado atenção de grandes e pequenos empresários. Afinal, todos desejam encontrar formas e ferramentas para aumentar a produtividade da equipe, fazer mais atividades durante o expediente e, assim, ganhar tempo e economizar dinheiro.
Para atender a essas necessidades, surgem soluções de automatização de processos para todos os tipos de empresas: grandes e pequenas, dos mais variados segmentos.
São soluções que demandam investimento financeiro, mas minimizam o investimento de tempo em atividades corriqueiras e operacionais do dia-a-dia corporativo.
A conciliação bancária é um processo fundamental para a saúde financeira do negócio e precisa ser feita com frequência.
Para que esse processo se torne mais eficiente, você pode contar com a tecnologia, que facilita a automatização desse e de outros processos operacionais na empresa.
Muitas vezes, o cumprimento do planejamento estratégico acaba sendo deixado de lado porque os gestores precisam cuidar de imprevistos. Isso acontece, principalmente, em pequenas e médias empresas.
A necessidade de criação e manutenção de um planejamento estratégico acaba sendo deixada de lado, pois o gestor ou equipe de gestão estão ocupados realizando atividades corriqueiras e resolvendo problemas operacionais da empresa.
Além de poder focar o tempo em planejar as ações estratégicas da empresa, com as atividades operacionais otimizadas sobra tempo para o gestor acompanhar áreas muito importantes para o crescimento da empresa, como a área comercial.
Podem assim criar novas estratégias e ações, determinadas pelo alcance de metas e resultados.
Com o tempo otimizado, o gestor e a equipe administrativa da empresa têm tempo para exercitar o espírito inovador. Pensando em melhorias e inovações para os produtos, serviços ou até mesmo para o dia a dia da empresa.
Percebeu como a sua empresa tem muito a ganhar com a otimização de tempo? É por esse motivo que nossos esforços estão voltados para a criação de ferramentas e soluções gerenciais que otimizem tempo e criem oportunidades para gestores e suas equipes usarem seu tempo nas atividades estratégicas da empresa.
Uma dessas ferramentas é a conciliação bancária presente nos nossos sistemas de gestão.
Uma conciliação bancária feita com eficiência facilita todos os outros processos de gestão financeira do negócio, otimizando o tempo de todas as pessoas envolvidas nessas atividades.
Erros nos lançamentos e recebimentos podem causar prejuízos financeiros enormes para a empresa, além de problemas com a Receita Federal. Mesmo pequenas divergências, no longo prazo, podem afetar a saúde financeira do negócio.
Fazer a conciliação bancária é uma forma de identificar essas inconsistências de forma precoce. E, quando a tecnologia está envolvida, essa identificação é feita com muito mais facilidade.
O acompanhamento rigoroso das movimentações financeiras também favorece a comunicação com o setor contábil. Com as informações compartilhadas automaticamente, a contabilidade pode ser mais eficiente em seus processos.
Outra vantagem da conciliação bancária é que, quando se controle as entradas e saídas, comparando-as com o fluxo de caixa, diminuem as chances de a empresa não cumprir com suas obrigações por esquecimento ou desorganização.
Além disso, ela permite que o fluxo de caixa opere de forma mais saudável.
Os sistemas de gestão empresarial estão se tornando cada vez mais atualizados, contando com alta tecnologia e diversas integrações para tornar as atividades operacionais das empresas cada vez mais simples e automatizadas.
Um exemplo de integração importante que os sistemas ERP fornecem é a conciliação bancária. Esta funcionalidade consiste na integração e troca de informações entre o banco e a empresa, inserindo essas informações de forma automática no sistema.
Você ganha tempo emitindo o boleto pelo seu próprio sistema de gestão. Nele, constam todos os dados da venda e do comprador, o que automatiza a emissão do documento, além de reduzir o tempo em comparação a lançar um boleto pelo sistema do banco.
Ela também acontece de forma automatizada por baixar todas as duplicatas de uma única vez através da troca de arquivos digitais entre o banco e o ERP. Dessa forma, seu sistema de gestão e cobrança estará sempre atualizado quanto à situação dos boletos emitidos.
É importante automatizar este processo para reduzir o tempo de conferência e ter maior segurança na informação, já que os pagamentos e recebimentos são feitos por troca de arquivos e não lançamento manual.
Com isso, o gestor tem certeza que o cenário apresentado pelo ERP é o mesmo que apresentado pelo sistema do banco.
Por meio desses processos a gestão financeira da empresa é automatizada, evitando assim que a equipe demande uma quantidade desnecessária de tempo para a execução de atividades operacionais.
Conciliação bancária e controle de fluxo de caixa são dois processos que estão relacionados, porém, são diferentes. O fluxo de caixa nada mais é do que o registro de todas as movimentações financeiras da empresa, ou seja, de tudo o que ela paga e recebe.
Esse registro deve ser feito diariamente e considerar qualquer movimentação, por menor que ela seja.
A conciliação bancária é um processo de conferência, que compara as informações do fluxo de caixa com o saldo bancário. Ou seja, o fluxo de caixa é um registro utilizado na conciliação bancária.
Tempo não é dinheiro. Mas, da mesma forma que o dinheiro, o tempo é um ativo importante para qualquer empresa!
Por isso sugerimos que você faça o seguinte cálculo: quanto tempo é investido para executar algum desses processos? Quanto tempo seria reduzido se você otimizasse esse processo?
Agora multiplique essa diferença pelo valor da hora de trabalho.
Calculou?
E então, não há mais dúvida sobre a importância de otimizar o tempo e da conciliação bancária na sua empresa, não é mesmo?