A ordem de serviço (OS) é um documento que formaliza a execução de um serviço, sendo utilizada em empresas de todos os portes e segmentos.
À primeira vista, ela organiza tarefas, define responsabilidades e assegura o registro de informações importantes, como prazos, materiais e mão de obra.
Como consequência, a OS facilita o controle operacional, melhora a comunicação entre equipes e garante maior transparência nos processos internos.
Quer entender como fazer uma OS eficiente e visualizar modelos práticos? Continue lendo e descubra tudo o que você precisa saber!
O que é ordem de serviço?
A ordem de serviço (OS) é um documento que formaliza a solicitação e execução de serviços realizados por uma empresa.
Em resumo, ela atua como uma ferramenta de comunicação interna, pois organiza tarefas e garante o controle das atividades prestadas.
Portanto, empresas buscam utilizar a OS para todos os setores, como manutenção, serviços técnicos, construção civil, TI e atendimento ao cliente.
Na maioria dos casos, a OS é criada a partir de um pedido do cliente, porém pode também ser gerada com base em contratos previamente firmados.
Eventualmente, a ordem de serviço melhora a eficiência operacional, oferece clareza nos processos e facilita o acompanhamento de cada etapa do trabalho.
O que significa ordem de serviço?
A ordem de serviço (OS) é um documento que oficializa a solicitação e execução de um serviço, seja ele interno ou externo.
Dessa maneira, empresas utilizam essa ferramenta para organizar, registrar e acompanhar atividades, garantindo mais controle sobre os processos.
Com isso, a OS se aplica em setores como construção civil, manutenção, serviços técnicos e negócios voltados à prestação de serviços.
Desse modo, ela melhora a comunicação entre equipes, reduz falhas e facilita a gestão operacional do dia a dia.
Para que serve a ordem de serviço?
A ordem de serviço (OS) é responsável por organizar e formalizar a solicitação de serviços, de forma clara e estruturada.
Em resumo, as empresas usam a OS para garantir eficiência operacional, evitando falhas e melhorando o fluxo de trabalho entre as equipes.
Entre suas principais finalidades, podem se destacar:
- Formalizar a solicitação de serviços com clareza e precisão;
- Organizar as demandas da empresa de maneira sistemática;
- Criar fluxos de trabalho que orientam a execução das tarefas;
- Guiar os profissionais sobre como realizar cada serviço;
- Documentar os processos, garantindo rastreabilidade e histórico;
- Registrar os detalhes de cada tarefa, como data, horário, responsáveis e materiais utilizados;
- Instruir os colaboradores sobre medidas preventivas de segurança no ambiente de trabalho.
Assim, a OS se torna essencial para garantir a produtividade, segurança e padronização na empresa.
Qual a importância da OS?
A ordem de serviço é essencial para organizar processos, garantir a execução correta de tarefas e manter a produtividade da empresa.
Para isso, ela formaliza a solicitação, orienta a equipe e documenta as etapas do serviço, contribuindo diretamente para o controle e a eficiência operacional.
As principais funções que podem ser citadas:
- Formalizar a solicitação de serviços: A OS oficializa a demanda e formaliza o registro;
- Organizar as demandas da empresa: Ela distribui tarefas de forma clara, evitando sobrecarga e retrabalhos.
- Criar fluxos de trabalho eficientes: A OS estrutura as etapas do serviço, facilitando o acompanhamento dos processos;
- Guiar os profissionais durante a execução: Com instruções bem definidas, os colaboradores sabem exatamente o que fazer e como proceder.
- Documentar e registrar processos: A OS mantém um histórico completo de cada serviço realizado, essencial para auditorias e melhorias contínuas.
- Instruir sobre medidas de segurança: Ela também orienta sobre procedimentos preventivos, reduzindo riscos e acidentes de trabalho.
Com essas funções, a OS se torna uma ferramenta indispensável para garantir segurança nas operações empresariais.
Como fazer ordem de serviço?
Para fazer uma ordem de serviço (OS) eficiente, é necessário preencher informações claras sobre o cliente, serviço, empresa, data, valor e pagamento.
A estrutura precisa ser objetiva e bem organizada, garantindo a compreensão e execução correta das tarefas solicitadas.
Cabeçalho da OS
- Inclua dados da empresa: nome, razão social, CNPJ, endereço, CEP e formas de contato.
- Adicione as informações do cliente: nome, CPF/CNPJ, endereço e telefone.
- Insira a data de emissão do documento e o número da OS para facilitar o controle.
Informações centrais da OS
- Descreva com clareza o serviço a ser realizado, detalhando prazos, etapas e objetivos.
- Inclua informações sobre equipamentos envolvidos, caso necessário.
- Registre os responsáveis pela execução e, se aplicável, os detalhes da visita técnica.
- Informe o local da prestação do serviço, garantindo precisão no atendimento.
- Especifique a forma de pagamento acordada com o cliente.
Informe o valor total do serviço, com possíveis condições ou observações.
Assinaturas
- Recolha as assinaturas dos responsáveis pela solicitação e da equipe designada para a execução.
Esse modelo preenchido garante rastreabilidade, organização e mais segurança durante todo o processo.
O que deve ter em uma ordem de serviço?
Uma ordem de serviço precisa conter informações completas e organizadas para garantir clareza e eficiência na execução.
Sendo assim, os dados facilitam o acompanhamento do serviço, evitam falhas e asseguram uma comunicação clara entre as partes envolvidas.
Itens obrigatórios em uma OS
- Número da OS para controle interno.
- Dados da empresa prestadora: nome, CNPJ, endereço e contato.
- Informações do cliente: nome, CPF/CNPJ, endereço e telefone.
- Data e hora da solicitação e da execução do serviço.
- Descrição detalhada do serviço a ser realizado.
- Valor a ser cobrado, com condições e observações.
- Local de execução do serviço.
- Forma de pagamento definida com o cliente.
Outros elementos importantes
- Lista de materiais, ferramentas ou peças necessárias.
- Equipamentos de proteção individual (EPIs) exigidos.
- Grau de risco da atividade e medidas de segurança.
- Laudo técnico, se necessário.
- Motivo da solicitação e contexto do serviço.
- Nome e função do profissional responsável pela execução.
- Assinatura dos responsáveis e cliente.
- Atualização de status para controle do andamento da OS.
Assim, uma OS completa garante rastreabilidade, segurança e padronização em todos os tipos de serviço.
Quais são os tipos de ordem de serviço?
Em resumo, os tipos de ordem de serviço (OS) variam conforme o setor de atuação, a atividade executada e os objetivos da empresa.
Assim sendo, cada modelo de OS atende a uma finalidade específica, facilitando a organização e a padronização dos processos.
Ordem de Serviço de Manutenção
Esse tipo pode ser:
- Preventiva, quando a empresa realiza manutenções programadas para evitar falhas e garantir o bom funcionamento dos equipamentos.
- Corretiva, quando há necessidade de reparo imediato após falhas ou paradas inesperadas.
Ordem de Serviço de Instalação
Utilizada por empresas que realizam instalações técnicas, como sistemas elétricos, hidráulicos, de segurança ou internet.
Ela descreve detalhes sobre cada tipo de serviço, como especificações técnicas, prazos, responsáveis e materiais necessários.
Ordem de Serviço para Eventos
Comum em empresas que organizam palestras, treinamentos, workshops ou eventos corporativos.
Esse tipo de OS informa ao fornecedor os itens necessários, quantidades, prazos e condições de entrega.
Dessa forma, utilizar o tipo correto de OS garante clareza, agilidade e eficiência na execução do serviço a ser prestado.
Vantagens em utilizar a ordem de serviço
A ordem de serviço (OS) formaliza a prestação de um serviço e oferece diversas vantagens que otimizam a gestão e aumentam a eficiência operacional.
Organização
A OS organiza os serviços a serem executados, centralizando dados em um só lugar e evitando perda de informações importantes.
Ela padroniza os processos, facilitando o acesso rápido às informações necessárias.
Controle
A ordem de serviço pode controlar o tempo, a mão de obra e os recursos necessários. Ela também facilita o controle financeiro e ajuda a mensurar com precisão o tempo investido em cada tarefa.
Registro
A OS funciona como um registro formal do que foi acordado entre empresa e cliente.
Ela possibilita revisar detalhes do serviço e comprovar responsabilidades em caso de dúvidas futuras.
Eficiência
Com a OS, é possível calcular melhor a quantidade de materiais e horas de trabalho, reduzindo custos. Ela melhora o cumprimento de prazos, reduz retrabalho e aumenta a produtividade da equipe.
Consequentemente, o atendimento ao cliente se torna mais ágil e profissional.
Segurança
A ordem de serviço garante a realização do serviço da maneira correta. No caso da ordem de serviço de segurança do trabalho (OSS), ela instrui sobre riscos e cuidados, protegendo o prestador de serviços.
Assim, utilizar a ordem de serviço no dia a dia fortalece a gestão, a transparência e a confiança nos processos internos e externos da empresa.
Quem é o responsável pela ordem de serviço?
A ordem de serviço exige organização e responsabilidade em todas as etapas, desde a emissão até a execução.
Por isso, é fundamental que cada parte envolvida saiba exatamente qual é o seu papel, garantindo clareza, rastreabilidade e segurança no processo.
Responsável pela emissão
De modo geral, a empresa prestadora de serviços emite a ordem de serviço por meio do setor de planejamento ou gestão operacional.
Dessa maneira, quando o serviço envolve riscos ocupacionais, o empregador é o responsável por emitir a ordem de serviço de segurança e saúde no trabalho.
Essa etapa é essencial para formalizar a solicitação, garantir que todos estejam cientes do que será feito e registrar os dados com precisão.
Responsável pela assinatura
A OS deve ser assinada, inicialmente, pelo solicitante, que pode ser o responsável de um setor ou departamento específico.
Em seguida, o líder da equipe executora assina o documento, confirmando o entendimento das atividades descritas.
Vale destacar que, em tarefas com riscos técnicos ou legais, o técnico em segurança do trabalho também pode validar a OS com sua assinatura.
Responsável pela execução
O profissional designado para o serviço — como técnicos, operadores ou prestadores terceirizados — executa as tarefas conforme o que está descrito na OS.
Durante a execução, ele deve respeitar os procedimentos de segurança, utilizar os equipamentos corretos e cumprir os prazos estabelecidos.
Essa etapa exige atenção constante para garantir a qualidade do serviço e a integridade física dos envolvidos.
Responsável pela revisão
Em muitas empresas, o setor jurídico ou administrativo revisa a OS antes da execução para validar termos, prazos, obrigações e condições legais.
Essa verificação ajuda a evitar conflitos futuros, melhora o registro das responsabilidades e fortalece a segurança jurídica da empresa.
Portanto, ao dividir corretamente as responsabilidades dentro da OS, a empresa assegura um processo mais organizado, seguro e eficiente em qualquer operação.
Relação entre ordem de serviço e segurança do trabalho
A ordem de serviço (OS) vai além da organização das atividades — ela é um instrumento essencial para a segurança do trabalho.
Ao formalizar tarefas e responsabilidades, a OS garante que todos os colaboradores estejam cientes dos riscos envolvidos e das medidas de proteção necessárias.
Emitida pelo empregador e assinada pelo trabalhador, ela reforça o compromisso com a prevenção de acidentes e o cumprimento das normas legais.
Como a OS se relaciona com a segurança do trabalho:
- A OS assegura que a empresa siga as normas de segurança vigentes, reduzindo falhas e responsabilidades legais.
- Ela informa os colaboradores sobre riscos profissionais, uso de EPIs e procedimentos seguros.
- Também contribui para reduzir acidentes de trabalho e prevenir doenças ocupacionais.
- A OS fortalece a gestão de segurança e saúde ocupacional, tornando os processos mais claros e padronizados.
- Além disso, ajuda a manter a conformidade com a legislação trabalhista, evitando multas e autuações.
Por isso, a OS é uma aliada estratégica na construção de um ambiente de trabalho mais seguro, produtivo e responsável.
Software para emissão de ordem de serviço
Utilizar um sistema eficiente para a emissão e gestão de ordens de serviço, é essencial para pequenas e médias empresas que buscam mais organização e controle na sua gestão.
Por isso, com o ERP WebMais, você automatiza todo o processo, desde a abertura da OS até o encerramento do serviço, com todos os dados centralizados em uma única plataforma.
O ERP permite emitir ordens de serviço com poucos cliques, registrar informações de clientes, descrever o serviço, adicionar prazos, valores, status e muito mais.
Além disso, o WebMais oferece outros recursos importantes para a gestão. Como controle de materiais, integração com outros setores, geração de relatórios e acesso em tempo real.
A plataforma também garante segurança das informações, personalização conforme o seu fluxo de trabalho e acesso online a qualquer momento.
Ou seja, com o WebMais, sua empresa ganha mais produtividade, precisão e profissionalismo na gestão de ordens de serviço.
Conclusão
Utilizar o WebMais como software para emissão de ordem de serviço é uma escolha estratégica para empresas que desejam padronizar processos, reduzir erros e otimizar o tempo da equipe.
Com funcionalidades completas, integração entre setores e acesso facilitado, o sistema torna a gestão mais ágil, segura e eficiente.
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