Processos de auditorias são bastante comuns em diversos segmentos e tem por objetivo verificar se as normas do setor estão sendo devidamente seguidas. Para as indústrias de alimentos esse processo é fundamental, já que elas auxiliam na manutenção dos processos e na qualidade dos alimentos.
Assim, diferentemente do que você possa imaginar, esse procedimento não é importante apenas para garantir ou manter um selo de qualidade ISO. Ele é benéfico, também, para otimizar as tarefas do dia a dia.
Pensando nisso, aqui você vai esclarecer todas as suas dúvidas sobre a temática. Vamos apresentar o que é auditoria, para que ela serve e um passo a passo para preparar sua indústria de alimentos. Continue com a gente
O que são auditorias?
Auditoria é um processo que envolve a inspeção e análise das atividades desenvolvidas pela sua empresa. A intenção é avaliar se as tarefas estão de acordo com o planejado, as normas técnicas do setor e se são eficazes.
Assim, com esses objetivos, ela atua para oferecer mais transparência ao negócio. Isso se dá pois evita que informações importantes da operação sejam ocultadas ou manipuladas.
Auditoria interna x auditoria externa
Quando falamos em auditorias, elas são divididas em dois tipos: interna e externa.
- Auditoria interna: Neste primeiro tipo, quem assume a liderança do processo é a própria empresa. Ou seja, um setor específico se torna o responsável por verificar falhas e não conformidades. Dessa forma, permite que gestores tenham maior controle das tarefas e atuem de forma preventiva.
- Auditoria externa: Aqui, ela fica a cargo de outra empresa ou de profissionais independentes. Consequentemente, por não terem ligação com o negócio, podem oferecer resultados mais isentos. Contudo, demandam mais tempo e inserções nos processos, para que haja um melhor entendimento.
De qualquer forma, independentemente do tipo, é essencial que o responsável pela auditoria seja um profissional qualificado. Assim, a sua indústria consegue encontrar falhas e buscar soluções com maior agilidade.
Além disso, é fundamental que tenha habilidade para desenvolver planos de ação, de forma a padronizar todas as alterações promovidas.
Passo a passo para se preparar para auditoria em indústria de alimentos
É muito comum encontrar pessoas que pensam que uma auditoria é apenas um procedimento pontual, que ocorre uma vez ao ano. Na realidade, é preciso que a empresa busque sempre seguir padrões e trabalhar para cumprir as normas.
Portanto, é fundamental que a sua indústria de alimentos se prepare para esse processo. Por isso, trouxemos um passo a passo que irá te auxiliar nesse momento:
Passo 1: Desenvolva um plano anual para as auditorias
O ideal é que a sua fábrica siga os procedimentos durante todo o ano. Assim, é possível organizar e alinhar a rotina com os objetivos do negócio. No entanto, como são muitos os detalhes que uma auditoria observa, é preciso que exista uma mobilização dos departamentos.
Mas como fazer isso? Primeiramente, é necessário estruturar planos de ação. Este deve conter todos os passos e trabalhos que devem ser feitos. O seu objetivo é alinhar a produção das atividades.
Em seguida, você deve elaborar um planejamento oficial que integre todos os departamentos a serem auditados. Além disso, estipule o que precisa ser feito, por quem e quais serão os prazos para isso.
É importante, ainda, que a organização defina reuniões para avaliar o desenvolvimento do plano e conferir os resultados. Dessa forma, é possível rever alguns pontos que forem necessários.
Passo 2: Informe as equipes sobre os procedimentos
As normas da qualidade norteiam uma empresa. Dessa forma, para que elas sejam, de fato, empregadas no momento da auditoria, todos os colaboradores precisam estar na mesma sintonia.
Assim, tal envolvimento não deve ser colocado em prática apenas perto do período de avaliação. Sendo assim, é preciso que todos entendam a importância da auditoria, conheçam as boas práticas e saibam como aplicá-los no dia a dia.
Porém, quando a sua indústria vai passar por um processo de tamanha relevância, esses esforços precisam ser maximizados. Dessa maneira, é preciso informar os funcionários sobre o evento que irá ocorrer.
Passo 3: Saiba quais setores serão auditados
Geralmente, alguns setores específicos são auditados em cada ano. Por isso, saber quais serão e focar os esforços para melhorá-los é uma forma de garantir que não haverá inadequações.
Assim, é preciso checar todos os processos pertinentes a esses departamentos e entender como eles podem ser operados da maneira ideal. Identifique, ainda, possíveis falhas e procure meios para as resolver.
A partir dessa análise, é possível reunir os gestores para desenvolver e aprimorar os setores. Garantindo, com isso, o melhor desempenho durante a auditoria.
Passo 4: Mapeie e padronize os processos internos
Um dos grandes pilares da gestão da qualidade é o mapeamento de procedimentos. Ou seja, os profissionais que têm esse controle precisam padronizar os processos e controles internos.
Isso é feito em parceria com os gestores de RH, permitindo, dessa maneira, estruturar os departamentos para garantir o cumprimento das funções.
Se você não sabe como realizar isso, siga os seguintes passos:
- Redija um manual contendo o objetivo dos processos e como cada função deve ser desempenhada para que eles sejam otimizados. Vale ressaltar que é fundamental observar antes o processo propriamente dito. Ainda que o manual seja uma documentação do que é ideal, ele precisa ser pautado no real modo como as atividades são desenvolvidas;
- Acompanhe os executores de cada departamento. Desse modo, você pode auxiliá-los a aplicar, na prática, o que foi definido no manual de qualidade da empresa;
- Identifique os erros e promova melhorias de forma a integrar as normas. Para que não haja divergências, não se esqueça que é preciso que todo o manual possa ser cumprido durante as rotinas.
Passo 5: Estruture e siga um cronograma de ações
A organização é essencial para manter uma gestão da qualidade e, assim, preparar-se para a auditoria. Dessa forma, para garantir que as equipes entregaram a tempo todas as tarefas necessárias, é preciso seguir um calendário.
Ele também é importante para a melhor visualização das datas dos eventos. Para estruturar um bom cronograma, considere:
- A data e o horário em que a auditoria vai acontecer;
- Os processos e as tarefas que precisam ser analisados para o evento;
- Quem são os responsáveis e quais os prazos para a realização de cada atividade.
Assim, sabendo quais são as ações a serem tomadas, é possível gerenciar melhor o tempo. Consequentemente, a empresa consegue monitorar o desenvolvimento das atividades.
Principais benefícios da auditoria em indústria de alimentos
As auditorias, como já dito, tem papel fundamental na indústria de alimentos e dentre seus principais benefícios podemos citar:
Garantia da segurança dos alimentos
De um lado temos as auditorias internas, que quando bem planejadas e executadas auxiliam na identificação de pontos que necessitam de melhorias e/ou ações corretivas. Por outro lado, temos as externas, que capacitam (ou não) a organização a se certificar nas principais normas do setor alimentício.
Cumprimento de requisitos
A única forma de conquistar as certificações que todos almejam e obter confiança diante de fornecedores e clientes é passando pelas auditorias, já que se trata de uma exigência das principais normas de segurança dos alimentos
Equipe comprometida com as melhores práticas
A prática de auditorias influencia, e muito, a cultura interna da empresa. Podemos dizer que é uma ótima forma de incentivar uma mentalidade baseada em riscos e o comprometimento em executar os processos de maneira correta. Visando manter o padrão de qualidade e garantir a segurança dos alimentos.
Identificar possíveis melhorias e determinar as melhores ações para resolução de problemas
Durante as auditorias um “pente fino” é passado, para que as não conformidades e possíveis riscos sejam identificados e um plano de ação seja traçado para sua correção (ações corretivas). Isso é essencial para manter um sistema de gestão que garante a segurança dos alimentos e que esteja em constante processo de melhoria e inovação.
Relatórios de auditorias que auxiliam a tomada de decisões
Em uma empresa, o que não faltam são documentos, não é mesmo? Mas será que esses documentos estão guardando informações realmente relevantes? Estão sendo utilizados como deveriam?
Podemos dizer que uma das informações documentadas que não podem ser descartadas são os relatórios de auditorias. Isso porque eles servirão como um guia para planejar as ações necessárias diante de tudo que foi detectado. Sem contar que também são documentos importantes para identificar se as ações necessárias estão realmente sendo efetuadas e se os problemas relatados foram resolvidos.
Espero que este artigo possa ter te ajudado a ter uma melhor preparação para os processos de auditoria, seja da ISO 9001 ou outra norma. Assine nossa newsletter e fique sempre bem informado!
