Veja Como Fazer Uma Carta De Correção E Tire Suas Dúvidas Sobre A CC-e

A carta de correção é um documento utilizado para corrigir erros de notas fiscais emitidas por qualquer negócio.

Ela pode ser usada sempre que for necessário modificar informações nesse tipo de documento. Assim, os motivos estão normalmente relacionados a erros, alterações ou inclusão de dados.

Então, neste artigo, você entenderá exatamente como funciona a carta de correção, como ela deve ser elaborada e quais informações podem ser corrigidas. Além disso, também vamos tirar suas dúvidas sobre o tema.

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Vamos lá?

O Que É Carta De Correção?

Em resumo, a Carta de Correção Eletrônica (CC-e) é um documento fiscal que serve para sanar erros nos dados da nota fiscal eletrônica.

Assim, ela é uma alternativa aos formulários de correção anteriores, que eram preenchidos e deveriam ser anexados às notas fiscais originais, que continuavam com as informações erradas.

Em 2012, foi extinta a carta de correção em papel. Então, a CC-e passou a ser a única forma de fazer alterações de informações em uma nota fiscal.

Atualmente, a carta de correção é criada por meio da assinatura digital do CNPJ, obtida por meio da certificação digital da administração tributária.

Como Funciona Uma Carta De Correção?

A carta de correção funciona como se fosse uma errata da nota fiscal emitida. Assim, ela é um documento à parte, que traz as correções em formato de texto – sem ultrapassar o limite de mil caracteres.

Com a CC-e, a nota original não perde a sua validade, mesmo que tenha informações erradas. Dessa forma, os envolvidos na operação não são prejudicados.

Qual A Base Legal Da Carta De Correção?

A base legal da Carta de Correção Eletrônica (CC-e) é o Ajuste SINIEF 001/2007, que acrescentou ao Convênio s/n de 1970 a utilização da CC-e para regularização de erros ocorridos na emissão de documentos fiscais.

O Ajuste SINIEF 001/2007 prevê a utilização da Carta de Correção para corrigir informações incorretas ou incompletas de documentos fiscais eletrônicos, desde que as correções não alterem o valor fiscal do documento.

A Carta de Correção deve ser emitida pelo emitente do documento fiscal eletrônico, com a utilização de certificado digital. Além disso, o documento deve ser transmitido para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado onde o emitente está localizado.

Por fim, o Ajuste SINIEF 001/2007 foi regulamentado pela Nota Técnica 2011.004, que estabelece os requisitos técnicos para a emissão e validação da CC-e.

Qual É O Prazo Para Emitir Uma Carta De Correção?

Em resumo, o prazo para a emissão da carta de correção é de 30 dias a partir da data de autorização da nota fiscal eletrônica expedida pela Secretaria da Fazenda.

E O Prazo De Envio?

Atualmente, o prazo máximo para envio da Carta de Correção Eletrônica (CC-e) é de 30 dias, a contar da data de autorização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Esse prazo é definido pela Nota Técnica 2011.004, que estabelece as regras para emissão e validação da CC-e.

Mas, após o prazo de 30 dias, a CC-e será rejeitada pelo sistema da Secretaria da Fazenda. Em outras palavras, a correção da NF-e não será efetuada.

O Que Acontece Se Eu Não Emitir A CC-e No Prazo?

Se você não emitir a CC-e no prazo de 30 dias, a NF-e original permanecerá com as informações incorretas. Assim, você pode ter uma série de problemas, como:

• inconsistências fiscais, o que pode levar a fiscalizações e multas;
• problemas com o destinatário para realizar a escrituração fiscal ou para utilizar o documento para fins de crédito de ICMS;
• prejuízos à imagem da empresa, causando desconfiança dos clientes.

Além disso, é importante ressaltar que a legislação tributária não estabelece um prazo máximo para a emissão da CC-e. O prazo de 30 dias é apenas uma regra de validação do sistema da Secretaria da Fazenda.

Portanto, é possível que a CC-e seja aceita pelo Fisco mesmo após o prazo de 30 dias, desde que o contribuinte comprove que a correção foi efetuada antes de qualquer ação fiscal.

O Que Pode Ser Corrigido Pela Carta De Correção De NF-E?

Apesar de ser um documento para retificar informações de uma nota fiscal emitida, a carta de correção não pode ser usada em qualquer situação. Assim, existem algumas informações que podem ser corrigidas e outras que não podem.

Veja, a seguir, o que pode ser corrigido:

• o CFOP, desde que o novo código não altere a natureza dos impostos;
• os códigos fiscais, desde que não alterem os valores fiscais;
• a data de emissão ou de saída, contanto que não altere o período de apuração do ICMS;
• peso e volume;
• endereço do destinatário;
• razão social do destinatário, se não alterar por completo;
• dados adicionais, como o nome do vendedor ou da transportadora.

O Que Não Pode Ser Corrigido Com A Carta De Correção De NF-E?

Essas são as informações que não podem ser alteradas pela carta de correção:

• valores fiscais que determinam o valor do imposto (base de cálculo, alíquota, preço, quantidade);
• dados cadastrais que impliquem na mudança do remetente ou destinatário;
• descrição da mercadoria que altere as alíquotas de impostos;
• destaque de impostos ou outros dados que alteram o cálculo do imposto.

Existem casos nos quais uma informação que não pode ser corrigida pela carta de correção é registrada de forma errada na nota fiscal. Então, o mais indicado é fazer o cancelamento do documento e uma nova emissão com os dados corretos.

Como Fazer Uma Carta De Correção De Nota Fiscal?

Fazer uma carta de correção eletrônica não costuma ser difícil. O passo a passo, no entanto, varia de acordo com o sistema utilizado pela empresa para a emissão de suas notas fiscais.

Isso porque a confecção da CC-e deve ser feita na mesma plataforma, seguindo os passos indicados pelo desenvolvedor.

Além disso, também é possível fazer a carta de correção pelo sistema da Sefaz do seu estado. Nesse caso, o passo a passo depende do funcionamento do site de cada secretaria.

Como Preencher A Carta De Correção? 

Para preencher a Carta de Correção Eletrônica (CC-e), você deve seguir os seguintes passos:

1. Acesse o sistema de emissão de NF-e ou a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado.
2. Identifique a nota que será corrigida e selecione a opção de emissão de Carta de Correção.
3. Preencha os campos obrigatórios da CC-e:

• número da NF-e que será corrigida;
• data da emissão da NF-e;
• chave de acesso da NF-e;
• motivo da correção;
• texto da correção.

4. Assine a CC-e com o certificado digital da empresa.
5. Transmita a CC-e para a SEFAZ.

O texto da correção deve ser claro e objetivo, e deve conter todas as informações necessárias para identificar a correção realizada. Ele deve ter no mínimo 15 e no máximo 1.000 caracteres.

Após a transmissão da CC-e, a SEFAZ validará o documento e, se estiver correto, a NF-e original será corrigida. Mas, veja sempre se a correção não envolve alterações que não são permitidas pela legislação, como a mudança de destinatário ou a alteração do valor total da nota.

Além disso, para não errar, utilize sistemas e softwares específicos para emissão de documentos fiscais eletrônicos, que costumam ter campos específicos para preenchimento da carta de correção.

Qual A Diferença Da Carta De Correção Eletrônica Para NF-e e CT-e?

A principal diferença entre as cartas de correção eletrônica para NF-e e CT-e é o tipo de documento fiscal que elas corrigem. Vamos ver a seguir para que serve cada uma.

NF-e

Em resumo, a carta de correção eletrônica para NF-e tem como finalidade corrigir informações simples e erros de digitação em notas fiscais eletrônicas. Lembrando que podem ser corrigidos apenas o que já mencionamos anteriormente.

CT-e

Assim como a carta de correção para NF-e, a carta de correção de CT-e é utilizada para corrigir erros simples no documento de Conhecimento de Transporte Eletrônico. 

Além das situações já mencionadas, podem ser feitas as seguintes alterações:

• valores da prestação de serviço, como frete, pedágio e taxas do transporte;
• dados do transportador, desde que não modifiquem a empresa em sua totalidade;
• informações da NF-e relacionada ao CT-e;
• veículo transportador;
• tipo de pagamento;
• motorista e CNPJ do pagador do frete.

O Que Observar Antes De Fazer A Carta De Correção?

Antes de fazer a carta de correção, é importante observar alguns pontos importantes para garantir que ela seja emitida corretamente e tenha validade fiscal. Aqui estão algumas orientações:

1. Verifique se a correção a ser feita é permitida pela legislação;
2. Confira se a correção a ser feita não implica alteração do valor ou da quantidade dos produtos ou serviços;
3. Veja se a correção pode ser feita no prazo máximo de 30 dias;
4. Tenha certeza se os dados da empresa e do destinatário estão corretos;
5. Utilize um software adequado para emissão da carta de correção;
6. Certifique-se de que a carta de correção foi recebida pelo destinatário.

Como Deve Ser Escrita Uma Carta de Correção?

Não há um padrão definindo o texto a ser colocado no documento, mas é preciso descrever de forma clara e objetiva a correção.

O Que Observar Antes De Fazer A Carta De Correção?

Antes de fazer a carta de correção, é importante observar alguns pontos importantes para garantir que ela seja emitida corretamente e tenha validade fiscal. Então, veja algumas orientações:

1. Verifique se a correção a ser feita é permitida pela legislação;
2. Confira se a correção a ser feita não implica alteração do valor ou da quantidade dos produtos ou serviços;
3. Veja se a correção pode ser feita dentro do prazo máximo de 30 dia;
4. Tenha certeza se os dados da empresa e do destinatário estão corretos;
5. Utilize um software adequado para emissão da carta de correção;
6. Certifique-se de que a carta de correção foi recebida pelo destinatário.

Como Deve Ser Escrita Uma Carta de Correção?

Não há um padrão definindo o texto a ser colocado no documento, mas é preciso descrever de forma clara e objetiva a correção.

O texto não pode ter mais de mil caracteres nem ter acentos ou outros símbolos especiais. Outra regra é que o texto tenha, pelo menos, 15 caracteres.

A Mercadoria Pode Circular Sem a Carta de Correção?

Em resumo, sim, a mercadoria pode circular sem a CC-e física, anexada ao documento original.

Isso porque, em caso de fiscalização, o agente poderá consultar o documento por meio da nota fiscal com informações erradas. Assim, conseguirá acesso à carta de correção, que existe apenas digitalmente.

Quando Utilizar A Carta De Correção Eletrônica?

Como vimos, a carta de correção eletrônica é utilizada para corrigir erros ou informações em documentos fiscais eletrônicos, como a NF-e e o CT-e.

Ela é uma alternativa para correções simples que não afetam o valor ou a quantidade dos produtos ou serviços envolvidos na transação.

Então você deve utilizá-la quando precisar corrigir erros de digitação, informações incorretas, inserir informações adicionais ou corrigir informações de transporte.

Qual Quantidade De Cartas De Correção Pode Ser Usada?

Em um mesmo documento eletrônico pode ter até 20 Cartas de Correção Eletrônica. 

No entanto, é importante lembrar que a carta de correção eletrônica é uma medida excepcional. Sendo assim, deve ser utilizada apenas em situações em que as informações contidas no documento fiscal estão incorretas ou incompletas.

Corrigir Ou Cancelar A Nota Fiscal: Qual A Melhor Opção?

Se você colocou uma informação errada na nota fiscal que não pode ser corrigida com a carta de correção, a única opção é cancelar a NF-e. Mas, é importante saber qual é o prazo que o seu estado estabelece para o cancelamento.

Lembre-se que só é possível cancelar a nota fiscal em caso de erros de digitação ou cálculo, antes da mercadoria ser enviada ou se o cliente desistir da compra. Uma vez cancelada, não tem como recuperar a nota fiscal. Por isso, tenha certeza antes de cancelar.

O Que Fazer Quando A CC-e Não Puder Ser Emitida?

Se a CC-e não puder ser emitida, a única opção é cancelar a NF-e original e emitir uma nova nota fiscal com as informações corretas.

O cancelamento da NF-e deve ser realizado no prazo de 24 horas, a contar da data de emissão da nota. Após esse prazo, o cancelamento só poderá ser realizado mediante autorização da SEFAZ.

Para cancelar a NF-e, você deve seguir os seguintes passos:

1. Acesse o sistema de emissão de NF-e ou a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado.
2. Encontre a nota que será cancelada e selecione a opção de cancelamento.
3. Preencha os campos obrigatórios do cancelamento, incluindo o motivo de cancelamento.
4. Assine o cancelamento com o certificado digital da empresa.
5. Transmita o cancelamento para a SEFAZ.

Independente se o cancelamento for o método mais adequado para esse caso ou não, é importante tomar medidas para corrigir os erros o mais rápido possível, evitando problemas fiscais no futuro. 

Exemplos De Carta De Correção

Para exemplificar melhor tudo o que explicamos até aqui, separamos alguns modelos de carta de correção que podem ser preenchidos em diferentes tipos de empresas.

Antes de continuar, é importante ressaltar que a carta de correção só pode ser emitida para corrigir informações incorretas ou incompletas da NF-e.

Não é possível utilizá-la para alterar informações como o valor fiscal da NF-e, a data de emissão, de saída, a alíquota do imposto ou a base de cálculo. Nesses casos, a única opção é cancelar a NF-e original e emitir uma nova com dados corretos.

Exemplo em uma indústria de alimentos:

Empresa: Indústria de Alimentos ABC
Número da NF-e: 123456789012345
Data da emissão da NF-e: 20/07/2023
Chave de acesso da NF-e: 12345678901234567890123456789012
Motivo da correção: Erro na descrição do produto
Texto da correção: Altera-se a descrição do produto de “Caixa de bombons” para “Caixa de chocolates”.

Exemplo em uma distribuidora de bebidas:

Empresa: Distribuidora de Bebidas XYZ
Número da NF-e: 987654321098765
Data da emissão da NF-e: 15/08/2023
Chave de acesso da NF-e: 98765432109876543210987654321098
Motivo da correção: Erro na quantidade de produtos
Texto da correção: Altera-se a quantidade de produtos de 10 para 20.

Exemplo em um e-commerce:

Empresa: Loja Virtual de Roupas ABC
Número da NF-e: 654321098765432
Data da emissão da NF-e: 22/09/2023
Chave de acesso da NF-e: 65432109876543210987654321098765
Motivo da correção: Erro no destinatário
Texto da correção: Altera-se o destinatário de “José da Silva” para “Maria da Silva”.

Conclusão

A carta de correção é uma ferramenta que torna mais ágil o processo de logística e contabilidade da empresa. Isso porque ela diminui os casos em que é necessário cancelar notas fiscais e fazer novas emissões.

Ao fazer a emissão desse documento. Mas, também é preciso tomar muito cuidado para que ele não tenha informações erradas, o que pode trazer problemas com a fiscalização.

Por isso, ao fazer a sua CC-e, não deixe de revisar tudo o que foi escrito antes de confirmar a sua emissão.

O mesmo conselho vale para a emissão de notas fiscais! Apesar de ser simples e muito útil, a emissão de cartas de correção não deixa de ser uma tarefa extra na rotina da empresa. Isso pode prejudicar o fluxo de trabalho.

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