Atualmente, o cotidiano está cada vez mais corrido, seja na vida pessoa ou no trabalho. Então, para dar conta de todas as operações nos prazos estimados no escritório, na indústria ou em qualquer negócio, é preciso fazer uma boa gestão do tempo.
Isso porque a organização das tarefas é inegavelmente a melhor estratégia para tudo sair como o planejado, garantindo uma equipe mais produtiva e sem estresse.
Mas como aproveitar bem todos os 1440 minutos que temos diariamente, para impulsionar resultados? Responderemos neste artigo com as melhores práticas para você adaptar à sua realidade!
E, se você quer conhecer uma ferramenta para ajudar no gerenciamento do tempo, conte com a automatização e centralização da gestão empresarial do ERP WebMais.
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O Que É Gestão Do Tempo?
Gestão do tempo é o processo de planejamento e controle sobre quanto tempo dedicar a atividades específicas.
Ela envolve a priorização de tarefas, a organização do tempo disponível e a implementação de técnicas que ajudem a usar o tempo de forma produtiva, no prazo esperado.
Por Que Fazer Uma Boa Gestão Do Tempo É Importante?
Uma boa gestão do tempo aumenta a produtividade por permitir a concentração no que realmente importa e é urgente, em vez de desperdiçar o foco em atividades triviais.
É tão importante que permite obter benefícios tanto no âmbito pessoal quanto profissional. Vamos conferir os benefícios abaixo.
Gestão Do Tempo No Trabalho
No ambiente de trabalho, a gestão do tempo melhora a eficiência e a produtividade, resultando em um desempenho superior e melhores oportunidades de carreira.
Além disso, permite que você cumpra prazos e alcance metas com maior eficácia, ganhando reconhecimento e confiança da alta administração.
Gestão Do Tempo Na Vida Pessoal
Na vida pessoal, a gestão do tempo é igualmente importante. Equilibrar responsabilidades familiares, passatempos e atividades pessoais com compromissos profissionais pode ser desafiador.
Ao gerenciar bem o tempo, é possível ter uma vida mais equilibrada, dedicar tempo suficiente para relaxar e cuidar da saúde mental e física.
Melhores Técnicas Para Fazer Gestão De Tempo
Seja no ambiente pessoal ou no trabalho, gerir o tempo é muito importante.
Para indústrias, distribuidoras e outros locais de trabalho essa gestão pode ser otimizada com a aplicação das melhores práticas comprovadas. A seguir, conheça as principais!
Planejar O Dia
Saiba todas as tarefas e compromissos do dia. Crie listas de tarefas diárias e semanais, definindo prioridades com base na importância e urgência de cada atividade. Ferramentas de calendário e agendas eletrônicas facilitam essa organização.
Prever Imprevistos
Imprevistos são inevitáveis, mas você pode estar preparado para eles. Reserve um tempo em sua agenda para lidar com situações inesperadas que possam surgir ao longo do dia.
Dessa forma, você pode evitar atrasos e garante que os cronogramas sejam cumpridos. Utilize notificações de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, para monitorar possíveis problemas em tempo real.
Fazer Atividades Semelhantes Em Sequência
Agrupar tarefas semelhantes pode economizar tempo e aumentar a eficiência. Por exemplo, concentre-se em todas as atividades relacionadas à logística em um bloco de tempo específico e, em seguida, passe para tarefas administrativas.
Com base nesse sequenciamento, é possível diminuir a necessidade de alternar entre diferentes tipos de atividades, permitindo um foco maior.
Concentrar No Que Importa
Encontre as tarefas que mais impactam os resultados da empresa e as priorize. Utilize o ERP para analisar dados e determinar quais delas trazem mais valor para o negócio.
Afinal, focar no que é realmente importante é uma forma de alcançar os objetivos definidos pela empresa com mais rapidez.
Usar O Princípio De Pareto
O Princípio de Pareto, ou regra 80/20, sugere que 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços.
Com um ERP, é possível apontar as atividades de alto impacto, como processos críticos de produção, atendimento ao cliente ou gestão de fornecedores.
A partir disso, quando definir o que pode influenciar negativamente o seu tempo, tente otimizar até que elimine os problemas.
Delegar Tarefas
A delegação de tarefas para outros membros da equipe é uma das bases da gestão de tempo. Você pode usar o ERP para acompanhar os progressos de cada trabalho e atribuí-los ao time.
É uma excelente estratégia para quando você quer — e precisa — concluir atividades mais estratégicas, enquanto seus colaboradores cuidam das operações diárias.
E você pode até automatizar algumas delas com o software ERP, como emissão de notas fiscais, controle de estoque, etc.
Definir Prazos Realistas
O cronograma só fica em dia se há o estabelecimento de prazos realistas para o projeto.
Portanto, defina datas e acompanhe-as para ficar por dentro do progresso e se toda a equipe está ciente dos prazos, assim como se tem recursos suficientes para cumpri-los.
Otimizar Reuniões
Reuniões podem consumir muito tempo se não forem bem gerenciadas. Mantenha reuniões curtas e objetivas, com uma pauta clara e um tempo limite definido.
Uma boa dica é usar ferramentas de videoconferência e outros tipos para facilitar a comunicação e reduzir o tempo gasto em reuniões presenciais.
Saber Dizer Não
Aprender a dizer não a tarefas e compromissos que não são prioritários ajuda a manter o foco. Avalie cada solicitação e determine se ela realmente merece sua atenção no momento.
É uma excelente maneira para evitar sobrecarga e a garantir que você se concentre no que é realmente mais importante.
Centralizar Informações
Usar sistemas de ERP para centralizar e gerenciar informações pode facilitar o acesso a dados importantes e economizar tempo.
Eles ajudam a organizar, armazenar e compartilhar informações de maneira eficiente, permitindo uma gestão mais integrada e menos dispersa.
Além disso, melhoram a comunicação e a colaboração entre os departamentos.
Como Obter Mais Produtividade?
A produtividade pode ser aumentada com a implementação de técnicas de gestão do tempo, como as mencionadas acima.
Mas, também é possível usar ferramentas de automação e software de ERP que otimizam processos.
A manutenção de um ambiente de trabalho organizado também contribui para uma maior produtividade.
Melhores Livros Sobre A Gestão Do Tempo
Se você quer aprender mais sobre como fazer uma boa gestão do tempo, listamos os seguintes livros:
- “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes” de Stephen R. Covey”: apresenta sete hábitos que ajudam a melhorar a produtividade e a eficácia pessoal.
- “A Tríade do Tempo” de Christian Barbosa: propõe dividir as atividades em importantes, urgentes e circunstanciais, sugerindo técnicas para aumentar o foco nas tarefas importantes e reduzir a urgência e as distrações.
- “Essencialismo: A Disciplinada Busca por Menos” de Greg McKeown: ensina a identificar e eliminar o supérfluo, concentrando-se no que é essencial, com a disciplina de dizer “não” e fazer escolhas conscientes sobre onde investir tempo e energia.
- “A Arte de Fazer Acontecer” de David Allen: apresenta o método GTD (Getting Things Done), uma abordagem para capturar, processar, organizar e revisar tarefas, promovendo uma execução eficiente e uma mente livre de preocupações.
Conclusão
Agora você já sabe as melhores práticas para aproveitar bem as 24 horas do seu dia com uma boa gestão do tempo, seja no âmbito pessoal ou no trabalho.
Aproveite para ler os livros e aprender mais dicas e técnicas para ser ainda mais produtivo e priorizar tarefas!
Além disso, solicite uma demonstração gratuita do ERP da WebMais para ter automatização e centralização na rotina da sua indústria e distribuidora.
Com certeza a ferramenta ajudará na otimização da gestão do seu tempo e o da sua equipe.
