Na rotina administrativa das empresas, independente do porte, se faz necessária a padronização de alguns processos, para que o seu negócio funcione corretamente e de maneira eficiente. Um destes procedimentos é a homologação de boletos.
Neste post, te ajudaremos a entender o que é a homologação de boletos bancários, como funciona e te dar umas dicas para que no momento da homologação tudo ocorra da melhor maneira. Vamos lá?
Boleto bancário
Antes de falarmos sobre o processo de homologação, você sabe exatamente o que é um boleto bancário? O boleto é uma maneira simples e prática para realizar pagamentos e possui uma função importante na cobrança e controle de recebimentos para a sua empresa.
Como muitos brasileiros ainda não tem conta em banco e nem cartão de crédito/débito, o boleto se tornou muito popular e uma das formas de pagamento mais comuns. Por isso, muitas empresas oferecem descontos para quem opta por esta forma de pagamento.
Pode parecer que este meio de pagamento está restrito apenas às empresas, mas pessoa física pode sim emitir boleto! O boleto pode ser gerado diretamente pelo banco ou utilizando intermediadoras, como Mercado Pago, Juno, Galaxy Pay ou Paypal. Para realizar esta tarefa por instituições financeiras, você precisa conversar com seu gerente e contratar o serviço de carteira de cobrança, além de ter uma conta corrente no banco em questão.
A partir de 2016, todos os boletos emitidos no Brasil precisam ser registrados no banco. Essa prática permitiu que as empresas pudessem ter o seu direito de recebimento garantido. Já que o boleto registrado pode ser cobrado judicialmente caso não seja efetuado o seu pagamento. Essa regra vale apenas para as situações em que o comprador recebe a mercadoria antes de realizar o pagamento. Lojas virtuais, por exemplo, não entram nesta norma, já que só entregam os itens após o pagamento do boleto.
No boleto devem estar contidas algumas informações fundamentais, como razão social e CNPJ da sua empresa e do comprador, valor da negociação e data de vencimento. Além disso, devem estar contidas as políticas de recebimento fora do prazo e penalidades em caso de atraso.
O que é a homologação de boletos?
A grande parte das empresas realizam a emissão dos boletos dentro do sistema bancário e para que elas possam emitir dentro do seu próprio software de gestão, é necessário um processo chamado de homologação de boletos.
A homologação de boletos é um processo que permite a emissão dos boletos fora do sistema das instituições financeiras, fazendo com que a geração dos mesmos aconteça de forma mais ágil e fácil. Este processo é exigido por quase todos os bancos e necessário para que os seus boletos sejam emitidos de forma exata, incluindo todos os dados bancários da sua empresa e garantindo que os pagamentos efetuados caiam na sua conta corrente.
O processo é composto por algumas etapas e que devem ser seguidas de maneira correta, assegurando que não ocorram erros. Como o processo é complexo, recomendamos que seu sistema facilite a inserção dos dados, agilizando o procedimento.
Como a homologação de boletos funciona?
O processo de homologação varia de acordo com cada banco, mas em essência é realizada a emissão de 10 a 20 boletos bancários fictícios, cada um com alguma alteração nos dados.
Depois do envio, o banco analisa os boletos, verifica e valida todas as informações de acordo com o arquivo de remessa e se tudo estiver correto, é feita a autorização de emissão dos boletos reais.
Sempre que houver uma mudança na conta bancária, é necessário refazer o procedimento de homologação dos boletos.
Arquivo de remessa: o que é?
Depois que você realiza o cadastro no sistema dos dados bancário que serão enviados ao banco, é gerado um arquivo chamado de remessa bancária.
Mas o que é este arquivo? Ele nada mais é do que um texto puro, com colunas pré determinadas pelo CNAB (Conselho Nacional de Automação Bancária), que possui todas as informações do seu boleto que será conferido pelo seu banco.
As informações do arquivo de remessa devem ser exatamente as mesmas encontradas no seu boleto, caso contrário, é solicitada uma correção.
Certifique-se de utilizar o layout correto, disponibilizado pelo seu banco, e preencha todas as informações com atenção no seu sistema de gestão, para evitar erros.
Realizando a homologação de boletos
Para iniciar o processo de homologação de boletos bancários, você precisa ligar para o setor responsável do seu banco para informar que você começará a emitir boletos através de sistema próprio.
Para isso, você precisa solicitar nesta ligação alguns dados simples, mas primordiais para realizar a homologação, são eles: código e número do banco, agência, conta e código cedente.
O último questionamento que você deve fazer é sobre o envio dos boletos e do arquivo de remessa, se eles preferem que seja realizado por e-mail, impresso ou pelo próprio site do banco.
Homologando seus boletos com sucesso!
Para que a sua homologação de boletos seja realizada da forma correta e com sucesso, trouxemos alguma dicas para te ajudar neste processo, são elas:
- Preencha com cuidado e atenção as informações que estarão presentes no boleto;
- Tenha um sistema confiável e simples de utilizar, para te ajudar neste processo;
- Não esqueça de fazer e enviar o arquivo de remessa, se não sua homologação será invalidada;
- Siga todas as informações fornecidas pelo seu banco para agilizar o procedimento.
A primeira vista, o processo de homologação de boletos pode parecer complicado, mas se você tiver paciência e atenção na execução das tarefas verá que não é nenhum bicho de 7 cabeças!
Como a WebMais te auxilia na homologação de boletos?
Você achou o processo complexo e não quer arriscar fazer sozinho? O software de gestão da WebMais realiza a homologação dos boletos para sua empresa!
Confira todos os passos, de forma resumida, do processo de homologação de boletos:
Além de permitir que você gere seus boletos de maneira direta, nossos sistema te auxilia também na reimpressão dos títulos, não sendo necessário efetuar o login no sistema do banco e fazer o procedimento por lá.
Você faz tudo dentro do próprio ERP, já que todas as informações são as mesmas que constam no sistema do banco; o cálculo dos juros e multa é realizado de forma automatizada e o título em questão já sai com os valores atualizados.
A baixa dos títulos também acontece de forma automatizada, fazendo com que você não perca tempo efetuando o processo de forma manual.
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