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Aprenda O Que É MDF-e, Para Que Serve E Veja Como Emitir

Imagem de Sanon Matias

Atualmente, uma das estratégias digitais usadas pelo Governo Federal para dar conta de fiscalizar tantas exigências das empresas é o Manifesto Eletrônico (MDF-e).

Ele compila dados sobre o transporte de cargas. Por isso, transportadoras de todos os nichos devem conhecer esse documento para estar em conformidade com a fiscalização do Brasil.

Até pouco tempo, esse era um processo manual e que desprendia tempo e recursos importantes. Mas, agora, tudo é mais prático, seguro e rápido.

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O Que É MDF-e?

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é uma ferramenta para simplificar a fiscalização do transporte de mercadorias no Brasil.

Por isso, é uma peça fundamental no cenário da logística e transporte de mercadorias no país. Esse documento eletrônico é requisitado pela SEFAZ para acompanhar o transporte de cargas em território nacional.

A sua trajetória começou em 2010, mas somente em 2014 passou a ser uma obrigação para as empresas de transporte. Ele substituiu o antigo Manifesto de Carga modelo 25, que era emitido em formato impresso.

Assim, a sua adoção trouxe benefícios significativos, como a redução da burocracia, maior agilidade nos processos logísticos e o fortalecimento do controle fiscal entre as diferentes regiões do país.

Para Que Serve O MDF-e?

O principal propósito do MDF-e é concentrar e reunir informações dos CT-es e Notas Fiscais Eletrônicas referentes às entregas de mercadorias em diferentes Estados.

Dessa forma, simplifica-se a gestão documental, proporcionando mais segurança e confiabilidade para todas as partes envolvidas no processo de transporte.

Ele oferece uma série de vantagens e benefícios significativos para as operações de movimentação de carga, como:

  • rastreamento das cargas: as empresas de transporte e os órgãos fiscalizadores tem uma visão completa e em tempo real da localização dos itens. Assim, aumentam a segurança e possibilitando uma resposta rápida em caso de problemas;
  • identificação do responsável: possui informações detalhadas sobre a empresa transportadora e os condutores envolvidos para rastrear a responsabilidade em caso de irregularidades;
  • consolidação de informações: simplifica o processo de registro, evitando a necessidade de emissão de múltiplos documentos e reduzindo a burocracia envolvida nas operações logísticas;
  • registro em lote dos documentos fiscais em trânsito: agiliza significativamente o processo de autorização e validação dos documentos;
  • registro de alterações: mantém um histórico detalhado das mudanças ocorridas ao longo da jornada. Isso é fundamental para fins de fiscalização e controle;
  • facilitação da fiscalização: com dados digitalizados e centralizados, os órgãos de fiscalização podem realizar suas atividades de forma mais eficiente.

Importância De Usar O MDF-e

Sem dúvida, a conformidade com a lei ajuda no crescimento saudável de qualquer empreendimento. Esse compromisso vai além de evitar sanções e problemas recorrentes, se estende para garantir a eficiência e agilidade nas operações do negócio.

Nesse sentido, o uso do MDF-e tem um papel de destaque. Isso porque, além de cumprir com obrigações legais, oferece a facilidade no processo de fiscalização. Então, em caso de abordagem pelas autoridades, o procedimento se torna muito mais ágil e simples.

Ou seja, se os caminhões são abordados em postos fiscalizatórios, há redução no tempo de parada pela facilidade que o documento oferece em fornecer dados. Graças a isso, o fluxo das operações é otimizado.

Quem Precisa Emitir MDF-e?

A emissão do MDF-e é um requisito obrigatório, conforme estabelecido pelo Ajuste SINEEF 21/2010, abrangendo todas as unidades federativas do país.

A responsabilidade pela emissão do MDF-e recai sobre as empresas de transporte de cargas e mercadorias sempre que realizarem o deslocamento de itens por vias rodoviárias, aquaviárias, ferroviárias ou aéreas. Exceto:

  • MEI;
  • Pessoa Física ou Jurídica não inscritas como contribuintes de ICMS;
  • produtores rurais que fazem parte da emissão da NFA-e modelo 55.

Principais Eventos Do Manifesto Eletrônico

Na emissão do MDF-e podem ocorrer alguns eventos. Assim, conhecê-los é uma forma de estar bem preparado para lidar com cada um!

Motorista ao lado de um caminhão com um aparelho com software na mão, escrito "MDF-e" na tela

Autorização

Ao enviar o MDF-e à SEFAZ, é realizado um minucioso processo de verificação. Aspectos como autoria, leiaute, numeração e assinatura do emitente são submetidos a uma análise rigorosa. Essa etapa evita possíveis fraudes ou erros que comprometam a integridade do documento.

Contudo, a SEFAZ não realiza a análise detalhada do conteúdo declarado no MDF-e, uma vez que sua função é atestar a conformidade dos aspectos formais do documento.

Caso sejam detectados erros durante a análise, o MDF-e é rejeitado. Quando ocorre, a SEFAZ fornece informações detalhadas sobre o respectivo código de erro, possibilitando a correção.

Encerramento

Após a entrega bem-sucedida ao consumidor ou o término do trajeto, a empresa responsável deve comunicar à SEFAZ sobre o encerramento do MDF-e. Essa etapa gera um novo documento, possibilitando a continuidade do transporte.

Caso seja negligenciado o término do processo, o veículo fica impedido de realizar novos transportes até a conclusão da etapa.

Se houver alterações durante a rota, como mudanças na carga ou no veículo utilizado, é necessário efetuar o encerramento do MDF-e em curso. Além disso, é preciso emitir um novo documento com as devidas atualizações.

Em algumas situações, é possível haver penalidades, como multas, caso seja constatado que o veículo está em trânsito sem carga e com o MDF-e ainda em aberto.

Cancelamento

O cancelamento do MDF-e é um recurso importante para corrigir eventuais equívocos ou situações em que o transporte não será realizado conforme o planejado.

No entanto, só é possível fazê-lo quando o MDF-e já foi devidamente autorizado pela SEFAZ, porém, o transporte ainda não foi iniciado.

Existe um prazo específico para realizar o cancelamento do MDF-e. Atualmente, o emitente tem até 24 horas após a autorização do documento para requerer o cancelamento, desde que os demais requisitos estejam atendidos.

Registro De Passagem

O registro de passagem ocorre durante o deslocamento do caminhão. Quando o veículo passa por postos de fiscalização é gerado um registro de passagem no MDF-e, assim como nas NF-es e nos CT-es relacionados à carga.

Uma vez realizado esse registro, os documentos relacionados ficam vinculados àquela ocorrência específica, impedindo o cancelamento dos mesmos. Essa medida assegura a rastreabilidade e a veracidade das informações fiscais durante todo o trajeto.

Inclusão De Motorista Ou Condutor

A inclusão ou troca de motorista durante o transporte de mercadorias requer registro no MDF-e. Sempre que ocorrer essa mudança, é de responsabilidade do emitente do documento informar essa situação.

Diferença Entre MDF-e E CT-e

Em resumo, o CT-e é usado para entregas em diferentes municípios, enquanto o MDF-e é necessário para transportes interestaduais entre estados.

Além disso, o CT-e deve ser emitido para cada destinatário, enquanto o MDF-e compila todos os CT-e em um único documento, facilitando a fiscalização.

De modo geral, ambos são essenciais para garantir a legalidade e eficiência das operações de transporte de cargas. Portanto, não negligencie nenhum desses documentos fiscais!

Como Emitir MDF-e?

Para emitir o MDF-e, você precisa:

  1. acessar o site ou sistema disponibilizado pela SEFAZ do estado emissor do MDF-e. Geralmente, é necessário possuir um certificado digital para realizar a emissão;
  2. certificar-se de que sua empresa esteja devidamente cadastrada e autorizada para emiti-lo junto à SEFAZ;
  3. informar todos os dados exigidos pelo sistema para a emissão do MDF-e. Isso inclui dados sobre a empresa transportadora, os veículos utilizados, os documentos fiscais relacionados às cargas (CTe e NF-e), os locais de coleta e entrega, entre outros;
  4. assinar o MDF-e digitalmente utilizando o certificado digital válido;
  5. enviar o MDF-e preenchido e assinado digitalmente para a SEFAZ para ser validado e autorizado;
  6. fazer o download do arquivo XML do MDF-e;
  7. guardar o arquivo em local seguro e segundo as normas fiscais vigentes, pois é a comprovação da operação e pode ser solicitado em uma eventual fiscalização.
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Conclusão

Se você é uma distribuidora ou transportadora e quer ter sucesso precisa saber o que é o MDF-e. Não tê-lo em mãos pode acarretar diversos problemas, como você viu.

É o seu dever informar tudo o que transporta. Você pode facilitar essa tarefa com o ERP da WebMais, que pode automatizar a sua gestão fiscal e garantir procedimentos mais ágeis. Agende uma demonstração gratuita e confira nosso MDF-e!

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