O Que É Plano De Ação E Dicas Para Criar Um Para Sua Empresa

Um plano de ação propõe atividades a serem realizadas para que uma empresa consiga atingir as suas metas e objetivos. Ele funciona como um guia para toda a equipe, indicando quem são os responsáveis por cada passo e o que deve ser feito em cada atividade.

Sem um plano de ação, a rotina de trabalho pode ficar solta e descontextualizada da dinâmica do mercado. Além disso, sem um plano, fica mais difícil atingir as metas traçadas para o negócio.

É por isso que organizar um plano de ação é fundamental para um bom trabalho, seja para a empresa como um todo ou para equipes menores. É a partir dele que todo o time vai entender oque precisa ser feito para que os resultados esperados sejam atingidos.

Quer saber mais sobre o plano de ação e conhecer algumas metodologias para a sua criação? Continue lendo!

O Que É Plano De Ação?

O plano de ação é o que define todas as ações necessárias para que uma empresa ou time atinja as suas metas e objetivos. 

Ele funciona como um mapa que vai guiar todos os colaboradores rumo aos resultados esperados, indicando o que cada um deve fazer em cada etapa.

Um bom plano de ação deve conter:

• objetivos;
• atividades a serem realizadas;
• prazos;
• cronograma;
• responsáveis por cada tarefa;
• indicação dos recursos financeiros a serem utilizados;
• indicadores a serem acompanhados.

Qual A Importância Do Plano De Ação?

Imagine que você está em uma cidade que não conhece e deseja chegar a um ponto específico dentro dela. 

Se você tiver um mapa e indicações de quais meios de transporte usar para chegar lá, vai ter muito mais sucesso na sua empreitada do que alguém que precisa se virar sem nada disso, não é mesmo?

No mundo dos negócios, o plano de ação funciona como esse mapa cheio de orientações. 

É ele que indica quais passos deverão ser seguidos pela equipe para sair de um ponto e chegar a outro da melhor maneira possível – ou seja, produzindo mais e gastando menos tempo e dinheiro.

O plano de ação também é importante para organizar o fluxo de trabalho dentro de uma organização, o que também contribui para uma maior produtividade das equipes e ajuda a otimizar o tempo.

Quais As Vantagens Do Plano De Ação Nas Empresas?

A empresa que trabalha seguindo um plano de ação usufrui de diversos benefícios:

• coleta de informações relevantes para o negócio;
• rotina mais produtiva;
• menos incidência de erros;
• identificação e correção de gargalos;
• maior produtividade;
• melhor comunicação entre o time;
• prevenção e resolução de problemas;
• gestão apropriada de não conformidades.

Quais São As Metodologias De Plano De Ação?

Um plano de ação pode ser criado seguindo diversas metodologias. Cada uma tem as suas vantagens e desvantagens e é mais adequada a um tipo de situação.

De modo geral, a 5W2H e a PDCA são as mais utilizadas. Por isso, vamos falar com mais detalhes sobre elas a seguir!

5W2H

A sigla corresponde às iniciais de sete perguntas que vão orientar o planejamento das atividades. Cinco delas começam com a letra W e, duas delas, com a letra H, em inglês:

• What: o que?
• Why: por quê?
• Where: onde?
• Who: quem?
• When: quando?
• How: como?
• How much: quanto?

Ao responder todas essas perguntas sobre as suas metas ou projetos, você terá criado um checklist que vai nortear os seus próximos passos, funcionando como um mapeamento das atividades que precisam ser desenvolvidas.

Depois, é só organizá-las em forma de plano de ação!

A metodologia 5W2H é muito utilizada para:

• fazer ajustes em processos;
• definir rotinas de manutenção de equipamentos;
• criar processos;
• aumentar a produtividade do time;
• gerenciar não conformidades.

PDCA

PDCA também é uma sigla:

• Plan: planejar
• Do: fazer
• Check: checar
• Act: agir

Essa metodologia elenca quatro passos para a melhoria de processos em uma organização, que devem funcionar como um ciclo. 

O primeiro passo é planejar o que precisa ser feito para atingir determinado objetivo. Depois, deve-se colocar esse plano em prática. Em seguida, é preciso checar os resultados para entender o que trouxe ou não os resultados esperados.

A última etapa, que é a ação, corresponde à implementação das melhorias necessárias, descobertas na etapa de checagem.

Como Fazer Um Plano De Ação?

Agora que você já conhece as metodologias e entende a importância de um bom plano de ação, é hora de aprender a colocar a mão na massa e começar a desenvolver o seu. Confira o passo a passo!

Iniciação

O ponto de partida de qualquer plano de ação é a definição de objetivos. Afinal, se o time não souber onde deve chegar, certamente não terá motivação para enfrentar o caminho. 

Ainda nesta etapa, também é preciso antecipar cenários bons e ruins, na tentativa de se antecipar a alguns problemas que podem ocorrer pelo caminho e se preparar para enfrentá-los. 

Planejamento

O planejamento é uma das etapas mais importantes da confecção do seu plano de ação. 

Neste momento, você deve elencar todas as atividades que serão necessárias para que o time atinja os objetivos e definir quais recursos são necessários para execução de cada uma, além de criar um cronograma.

Execução

Nesta fase, as ações planejadas serão colocadas em prática. É preciso analisar os resultados de cada uma delas, assim como o consumo de recursos, para entender eventuais erros e desvios.

Monitoramento

Além de monitorar as tarefas individualmente, é importante monitorar o andamento do plano de ação como um todo. 

Sempre que um problema for identificado, é preciso identificar as suas caudas e atribuir uma solução. Se for preciso, ajustar algumas etapas do plano de ação.

Encerramento

Ao final do plano, você deve analisar tudo o que aconteceu — tanto os sucessos como os erros —, e usar essas informações como base para o planejamento do plano seguinte.

Exemplo De Plano De Ação

O plano de ação pode ter diferentes formatos. veja alguns exemplos e encontre aquele que melhor funciona para o seu negócio:

Kanban

Gráfico de Gantt

5W2H

Conclusão

O plano de ação funciona como um mapa de atividades que devem ser realizadas para que a empresa atinja os seus objetivos. 

Desde a sua confecção ele já traz benefícios para o negócio — afinal, para elaborá-lo, é preciso analisar e refletir sobre a empresa, sua operação, gargalos e oportunidades.

E, além de elaborar um plano eficaz, é importante que você conscientize a sua equipe sobre a importância de segui-lo. Assim, você garante que todas as atividades previstas serão cumpridas e as chances de sucesso se tornam maiores.