Planilha de Cadastro de Fornecedor: organize seus dados

Gerenciar fornecedores é uma das tarefas mais estratégicas dentro de qualquer empresa.

Sendo assim, com uma planilha de cadastro de fornecedor, é possível reunir informações fiscais, comerciais e de desempenho em um único lugar, otimizando o controle e a tomada de decisão.

Neste artigo, você encontrará um modelo gratuito de planilha, um guia completo para utilizá-la e dicas para automatizar o processo com o ERP WebMais.

Baixe o material, siga o passo a passo e leve mais eficiência à sua gestão de estoque.

O que é e para que serve o cadastro de fornecedor

O cadastro de fornecedor é o registro completo das empresas que fornecem produtos ou serviços para o seu negócio.

Ele reúne dados fiscais, comerciais e de desempenho em um só lugar, permitindo maior controle e agilidade na gestão.

Com esse cadastro, a empresa consegue centralizar informações, reduzir riscos e melhorar a tomada de decisão.

Além disso, o registro padronizado de fornecedores é essencial para auditorias, negociações e processos de homologação.

Entre as principais funções do cadastro de fornecedor, destacam-se:

• Centralização de informações: concentra contatos, preços e condições comerciais, facilitando o acesso aos dados.
• Otimização de processos: reduz retrabalhos e melhora a comunicação entre compras, financeiro e logística.
• Controle e análise de desempenho: permite monitorar prazos, qualidade de entrega e histórico de relacionamento.
• Mitigação de riscos: ajuda a validar documentos fiscais e certidões, evitando contratações irregulares.
• Gestão financeira integrada: facilita o acompanhamento de pagamentos e o cruzamento de informações com o ERP.
• Participação em licitações públicas: é obrigatório para empresas que desejam vender a órgãos governamentais, por meio de sistemas como o SICAF.
  

Tanto empresas privadas quanto órgãos públicos utilizam o cadastro de fornecedor para garantir parcerias seguras e eficientes.

Em ambos os casos, ele é um instrumento fundamental para manter a confiabilidade e a transparência nas relações comerciais.

O que sua planilha precisa ter

Para que a planilha de cadastro de fornecedor seja completa, é importante incluir campos que vão além dos dados básicos.

Sendo assim, divida o documento em blocos de informações essenciais:

Dados fiscais

• CNPJ, inscrição estadual e municipal.
• CNAE e regime tributário.
• Situação cadastral no Sintegra e Receita Federal.
• Endereço fiscal completo.
  

Dados comerciais

• Razão social e nome fantasia.
• Contatos de compras, financeiro e qualidade.
• E-mails e telefones diretos.
  

Portfólio de produtos e serviços

• Categorias atendidas e principais marcas.
• Regiões de entrega e capacidade de fornecimento.
• Prazos médios (lead time) e volumes mínimos de compra.
  

Condições comerciais

• Política de frete e prazo de pagamento.
• Multas, juros e descontos aplicáveis.
• Termos contratuais relevantes.
  

Compliance e qualidade

• Certidões negativas federal, estadual e municipal.
• Certificados ISO, ANVISA ou MAPA.
• Validade de documentos e licenças.
• Termos de consentimento conforme LGPD.
  

Desempenho e risco

• Histórico de ocorrências.
• Indicadores de entrega (OTD%), qualidade e serviço.
• Classificação por desempenho (A, B, C).
  

Dica: configure a planilha com formatação condicional para alertar automaticamente sobre prazos de validade de certificados.

Baixe o modelo de planilha e veja o que vem no arquivo

O modelo gratuito da planilha de cadastro de fornecedor do WebMais foi desenvolvido para ser simples, completo e fácil de adaptar. Ele contém abas específicas para cada etapa do controle:

• Aba 1 – Fornecedores: todos os campos fiscais, comerciais e de desempenho.
• Aba 2 – Produtos/Serviços: vinculação automática por fornecedor via fórmulas PROCV ou XLOOKUP.
• Aba 3 – Scorecard: cálculo de nota ponderada por critérios de qualidade, entrega, preço e serviço.
• Aba 4 – Dashboard: visualização rápida com gráficos e ranking dos melhores fornecedores.
• Aba 5 – Checklist de documentos: status e validade de certidões e certificados.
• Aba 6 – Dicionário de dados: explicação de cada campo e fórmula aplicada.
  

Baixe gratuitamente e personalize o modelo conforme as necessidades do seu negócio.

Como usar a planilha passo a passo

Siga o guia abaixo para preencher e utilizar a planilha com eficiência:

1. Defina os critérios de avaliação que sua empresa irá adotar.
2. Importe os dados antigos de fornecedores e normalize os campos.
3. Ative as validações de dados, como lista de estados, regimes e CNPJs.
4. Preencha as colunas de validade e ative alertas de vencimento automático.
5. Atribua notas de desempenho (qualidade, entrega, preço e serviço).
6. Gere o score final e classifique os fornecedores em categorias A, B ou C.
7. Atualize a planilha regularmente e mantenha backups de segurança.

Dessa forma, você garante um controle organizado, seguro e alinhado às exigências de auditoria e compliance.

Metodologia do score de fornecedores

O score de fornecedores permite comparar o desempenho de forma objetiva. A pontuação é calculada com base em indicadores de qualidade, entrega, preço e serviço.

Modelo sugerido:

• 40% Entrega (OTD%): pontuação conforme pontualidade das entregas.
• 30% Qualidade: número de não conformidades.
• 20% Preço: relação com o orçamento médio.
• 10% Serviço: tempo de resposta e suporte.
  

Classificação:

• A (excelente): média acima de 8.
• B (regular): entre 6 e 7,9.
• C (crítico): abaixo de 6.
  

Use essa estrutura para priorizar parceiros e renegociar contratos de forma estratégica.

Limites da planilha e quando migrar para um ERP

A planilha é eficiente em pequenas e médias operações, mas pode se tornar limitada conforme o volume de fornecedores aumenta. Veja os sinais de que é hora de migrar:

• Mais de 200 fornecedores cadastrados.
• Dificuldade de controle de versões e acessos.
• Risco de inconsistências e perda de dados.
• Falta de alertas automáticos e histórico de auditoria.
  

Nesses casos, um sistema ERP é o próximo passo natural. Ele centraliza cadastros, automatiza processos e oferece rastreabilidade completa de documentos e indicadores.

Integração com o ERP WebMais: como funciona

Com o ERP WebMais, é possível importar sua planilha diretamente para o módulo de fornecedores.

O sistema reconhece os campos automaticamente e cria um ambiente de gestão integrado.

Entre as principais funcionalidades estão:

• Importação automática dos dados via Excel ou CSV.
• Alertas de validade de certificados e documentos.
• Controle de desempenho (scorecard) atualizado em tempo real.
• Rastreabilidade completa por lote e centro de custo.
• Relatórios automatizados para auditorias e certificações.
  

Com isso, sua empresa reduz erros, economiza tempo e garante conformidade com exigências legais.

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Perguntas frequentes sobre planilha de cadastro de fornecedor

1. Quais informações são obrigatórias?

CNPJ, razão social, contatos e informações fiscais devem estar sempre atualizados.

2. Como calcular o desempenho dos fornecedores?

Utilize métricas como OTD%, índice de qualidade e preço relativo ao orçamento.

3. A planilha pode ser usada no Google Sheets?

Sim, o modelo do WebMais é compatível com Excel e Google Sheets.

4. Como controlar a validade de documentos?

Use datas e formatação condicional para destacar vencimentos próximos.

5. É possível importar os dados para o ERP WebMais?

Sim. O sistema permite importar a planilha e automatizar o controle de fornecedores.

Conclusão: leve eficiência à gestão de fornecedores

A planilha de cadastro de fornecedor é uma ferramenta poderosa para organizar informações e melhorar a tomada de decisão.

Com ela, sua empresa ganha controle, transparência e mais segurança nas negociações.

Entretanto, quando a operação cresce, é essencial evoluir para uma solução completa.

O ERP WebMais permite automatizar cadastros, acompanhar indicadores e manter total rastreabilidade.

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