Processo De Compra: O Que É E Etapas Para Atrair Clientes

O processo de compras envolve todas as etapas, definidas pela própria empresa, que devem ser seguidas para cada aquisição feita. No geral, envolve a identificação de uma necessidade, cotações com fornecedores, escolha da melhor opção, pagamento, contrato e recebimento do produto.

Ter processos de compras bem estruturados é uma das formas de ajudar a empresa a atingir o sucesso que deseja.  

Por isso, neste artigo, você vai entender como estruturar esses processos na sua empresa e saber quais são os benefícios de fazer isso. 

Atualmente, com um mercado cada vez mais competitivo, as empresas precisam pensar fora da caixa. Isso significa que é preciso buscar estratégias assertivas, que façam com que seu negócio se destaque e cresça no meio de tantos outros.  

Para isso, é preciso ter planejamento, foco e, claro, investir em ferramentas que tragam benefícios realmente facilitadores. Tudo isso vai ajudar a reduzir custos, melhorar a produtividade e alavancar os negócios.  

O item chave de tudo isso que falamos até agora é apenas um: gestão de recursos. 

Sim, isso mesmo! É a gestão de recursos que vai facilitar o crescimento e o destaque da sua empresa no mercado. Isso porque eles são parte vital do negócio e saber administrá-los vai fazer com que você mantenha uma empresa sólida e em constante crescimento. 

É por meio desse trabalho que você evita problemas financeiros e possíveis crises. Hoje nós vamos falar sobre dois pontos muito importantes quando se fala em gestão de recursos: controle de estoque e gestão de compras. 

Para complementar, temos uma super dica: o ERP WebMais. Nosso sistema é completo para a gestão da sua indústria ou distribuidora e vai automatizar os seus processos de forma ágil, simples e eficiente. Experimente já!

Agora, vamos para a leitura?

O Que É Gestão De Compras?

A gestão de compras é o gerenciamento de todo o processo de compras de uma empresa.  

A pessoa que tem essa tarefa deve definir estratégias para viabilizar a aquisição de tudo o que é necessário para que o negócio funcione. Isso inclui desde os insumos para a produção até os materiais de escritório usados nos setores administrativos. 

Quando a gestão de compras não é feita de maneira correta, a empresa pode lidar com diversas consequências negativas. Alguns exemplos são os prejuízos financeiros, perdas de vendas e até mesmo a impossibilidade de operação, ainda que temporária.

Como É O Processo De Compras De Uma Empresa?

O processo de compras, por sua vez, envolve todas as etapas que devem ser seguidas para cada aquisição.  

Essas etapas são estabelecidas pela própria empresa e devem estar de acordo com as práticas de compliance. Dessa forma, temos transações seguras e controladas. 

Geralmente, o processo de compras começa com a identificação de uma necessidade. Depois, a pessoa responsável pelo setor faz cotações com os fornecedores e escolhe a melhor opção para a empresa.  

O próximo passo é fazer a aprovação desse pagamento com o setor de finanças. Depois de aprovado, o pedido é oficialmente feito ao fornecedor, que providencia o contrato e faz a entrega da mercadoria. 

Mas esse processo de compras pode variar bastante de uma empresa para outra, de acordo com a sua área de atuação, tamanho e situação financeira.

Quais São As Responsabilidades Da Gestão De Compras?

A principal responsabilidade do gestor de compras é garantir que a empresa tenha em seu estoque tudo o que é necessário para que o negócio funcione perfeitamente.  

Então, para garantir um processo de compras eficiente, é preciso desempenhar algumas atividades em sua rotina de trabalho:

• Planejar as aquisições;
• Descobrir e lidar com fornecedores;
• Pesquisar preços e negociar condições de compras;
• Registrar todas as cotações e negociações;
• Fazer os pedidos;
• Organizar o destino de cada produto quando ele chega à empresa;
• Calcular despesas com estocagem;
• Considerar a depreciação de produtos adquiridos;
• Manter o fluxo de entrada de produtos condizente com o fluxo de saída.

Como A Gestão De Compras Se Relaciona Com O Controle De Estoque

Os setores de compras e estoque precisam trabalhar em sincronia. Assim, uma aquisição correta de materiais, voltada às necessidades e capacidade do negócio, pode ser realizada e auxiliará no processo de compras.  

Com isso em mente, as duas frentes devem estar com suas informações integradas. Isso porque, se o time de compras não garantir insumos ou produtos, a produção ou as vendas serão afetadas. 

Seguindo essa lógica, se a gestão de estoque falhar, pode não haver espaço físico para os materiais.  

Tudo isso pode gerar grandes prejuízos para a sua operação. Então, a gestão precisa unificar as duas áreas, otimizando os recursos da companhia. Isso garante a entrega aos clientes e os resultados esperados para as metas internas da organização.  

Para que você possa entender a importância destes dois departamentos trabalharem juntos, trouxemos dois exemplos. Veja abaixo!

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Sazonalidade

Sabemos que, para muitos segmentos, as vendas podem sofrer variações devido à sazonalidade.  Dessa forma, as gestões de compras e estoque precisam estar preparadas para prevenir problemas como o excesso ou a falta de produtos em estoque.  

Além disso, caso seja necessário, é importante ter fornecedores de confiança para abastecer seu estoque rapidamente.

Duplicidade nas Compras

Uma gestão estratégica dos setores de estoque e compras pode evitar a aquisição de produtos em duplicidade, garantindo um processo de compras mais eficiente.  

Quando um novo item entra no estoque, o sistema sinaliza o time de compras em tempo real, reduzindo as chances de uma nova aquisição sem necessidade.

Quais Mudanças Ocorreram No Processo De Compra?

A transformação digital vem trazendo diversas mudanças para o mercado. Além do comportamento do consumidor, isso inclui, também, os processos internos de uma empresa.

Até algum tempo atrás, o gestor de compras ainda tinha que estar constantemente atualizando planilhas e fazendo cálculos por conta própria para entender o que comprar. Também era preciso saber quando fazer isso e encontrar os melhores preços e condições de pagamento.

Hoje em dia, a tecnologia é uma aliada desse processo, automatizando uma série de tarefas, tornando o trabalho mais ágil e produtivo e diminuindo as chances de erros. Além disso, é claro, também permite uma tomada de decisão mais inteligente, orientada por dados.

Quais As 4 Etapas Do Processo De Compra?

Em qualquer empresa, o processo de compra deve passar por uma série de etapas. A seguir, listamos as principais e mais comuns para que você conheça!

Lembrando que, como já falamos, o processo pode variar de empresa para empresa. Afinal, cada negócio tem as suas particularidades e estratégias de gestão.

Reconhecimento Do Problema

O primeiro passo do processo de compras é a identificação de uma necessidade, o reconhecimento de um problema que pode ser resolvido com a compra de um produto. 

Aqui estamos falando tanto da falta de matéria-prima como da necessidade de aumentar a produção. 

Mas também é possível encontrar problemas em outras áreas da empresa. Os casos mais comuns são a pouca quantidade de material de escritório ou a necessidade de comprar um equipamento novo para agilizar o trabalho.

Consideração Das Opções Disponíveis

Depois de identificar o problema, é hora de avaliar as opções disponíveis no mercado. Nesse momento, o gestor vai entrar em contato com os fornecedores que foram mapeados e, se for necessário, buscar novos.

Nesse contato, vai procurar saber sobre disponibilidade, preço, prazo de entrega, formas e condições de pagamento, além das vantagens de desvantagens de cada solução.

Decisão De Compra

Em uma empresa, a etapa de decisão de compra nunca deve ser baseada em intuição ou emoções. A análise de dados sempre deve ser o ponto de partida, pois permite uma escolha mais racional e inteligente.

Depois de escolher a melhor opção para solucionar o problema, o gestor de compras deve buscar a aprovação do orçamento diante do setor financeiro da empresa. Mas, para isso, é necessário justificar a sua escolha. 

Caso o orçamento seja aprovado, a compra poderá ser feita. Se ele não for liberado, será preciso apresentar outras opções.

Pós-Venda

Após a efetivação da compra, o gestor deve esperar o prazo determinado para receber os produtos e cuidar do seu encaminhamento para o setor específico. É claro, isso vai ocorrer após o recebimento da encomenda.

Também faz parte do seu trabalho dar e receber feedbacks dos fornecedores, sempre cultivando uma boa relação.

Vantagens De Um Processo De Compras Estruturado

O setor de compras é o responsável pelo abastecimento da empresa. Sendo assim, ele deve garantir que os insumos necessários estejam à disposição para que o seu negócio tenha um funcionamento adequado.    

A gestão de compras impacta diretamente no estoque, isso é fato. Afinal, praticamente tudo que se compra acaba no estoque da empresa, certo?  

Então, a lógica é simples: quanto mais importante for o estoque para a sua empresa, maior deve ser o rigor no controle de compras. A ideia é que o seu estoque não seja grande ou enxuto demais.   

Um processo de compras bem estruturado pode trazer inúmeros benefícios para você, como falaremos a seguir.

Diminuição de Desperdício

Os setores de compras e estoque devem estar sempre com uma boa comunicação. Assim, o responsável pelas compras saberá quando um produto tem uma saída melhor do estoque ou se ele encalha.  

Com isso, as compras podem ser direcionadas às necessidades da sua empresa. Além do mais, com um estoque excessivamente cheio, as mercadorias podem sofrer danos ou então perecer sem que ninguém perceba.  

Logo, a boa comunicação entre compras e estoque pode evitar ou diminuir o desperdício.

Melhora Condições De Compra

A integração entre essas duas gestões também permite que o setor de compras não precise realizar pedidos muito em cima da hora, evitando problemas no processo de compras.  

Conhecendo o volume de estoque em determinado momento e aliando esse dado a uma previsão de vendas, é possível se antecipar. Isso implica fazer os pedidos necessários para quaisquer que sejam as necessidades da empresa.   

Assim, o setor normalmente consegue negociar condições melhores de pagamento ou preço, reduzindo os gastos da empresa.  

Por outro lado, quando a compra é feita com urgência, o negócio geralmente se vê obrigado a cumprir condições mais inflexíveis e onerosas.

Aumento Da Margem De Lucro

Pense conosco: você conseguiu diminuir o desperdício e adquirir os itens do seu estoque com condições melhores, logo sua margem de lucro pode acabar aumentando, certo?   

Isso acontece, inclusive, porque se a empresa pode suprir uma demanda específica e recente, também pode aumentar os preços para oferecer o que os clientes estão procurando. 

Com isso, o resultado é que todos podem aproveitar um aumento da margem de lucro, seja ele temporário ou não. Esse aumento gera mais receita e rentabilidade para o seu negócio.

Quais As Vantagens De Um Processo De Compras Otimizado?

Além de bem estruturado, o processo de compras de uma empresa deve ser otimizado.  

Ou seja, deve ser feito com o apoio de um sistema especializado. Ele deve automatizar tarefas, armazenar e organizar informações e criar relatórios para análise e tomada de decisão com base em dados.

Acesso Fácil Aos Dados Cruciais

Um sistema ERP com um bom módulo de compras garante que o gestor da área tenha acesso a relatórios completos sobre tudo o que entra e sai da empresa.  

Com isso, ele consegue entender quais são as tendências de compras e o comportamento do fornecedor – e usar isso para planejar e negociar.

Eficiência Operacional

Com um sistema, o pedido de produtos pode ser automatizado. Assim, o gestor de compras pode economizar tempo e garantir processos mais produtivos, diminuindo ainda as chances de erros.

Redução De Fraude

Quando a empresa investe em um processo de compras otimizado, com o apoio da tecnologia, fica muito mais fácil fazer auditorias em todas as transações. Isso inibe as fraudes e diminui o número de incidências desse tipo de ocorrência dentro das empresas.

Melhor Controle Do Orçamento

Como as compras envolvem diretamente o setor financeiro da empresa, é fundamental que esses processos sejam feitos com muito cuidado para evitar desequilíbrios no caixa. 

Como um sistema, ter esse controle fica muito mais fácil. Isso porque todas as informações estão registradas e organizadas em um mesmo lugar e pessoas de diferentes setores da organização conseguem ter acesso a elas.

Como Gerir Compras E Estoque De Forma Eficiente?

A adoção de uma ferramenta tecnológica proporciona muitos benefícios para a sua empresa.  Um sistema ERP, por exemplo, se torna fundamental para otimizar processos e reduzir a chance de erros. 

Separamos algumas dicas para melhorar a sua gestão por meio de um software:

Conheça seus fornecedores: você precisa ter uma relação de parceria com o seu fornecedor e a confiança deve existir dos dois lados. Mas não fique dependente apenas de um contato, para contar com poder de barganha e negociação;

Padronize a descrição dos produtos: para que seus produtos estejam bem organizados, é essencial a definição de categorias para os itens em estoque. Essa identificação evita erros, confusões e ruptura de estoque e pode ser feita facilmente por meio de etiquetas e códigos;

Analise o fluxo de vendas: o fluxo de vendas traz informações importantes para a criação de um banco de dados. Com ele, é possível descobrir quais são os produtos mais vendidos e novas tendências. Dessa forma, também é possível saber o momento certo para uma queima de estoque, por exemplo;

Realize compras programadas: de acordo com as demandas identificadas pelo histórico da empresa, um ERP pode fixar um calendário, o que traz segurança ao identificar sazonalidades. 

Quais São As Melhores Práticas Na Gestão De Compras?

Para uma gestão de compras bem-sucedida, é preciso seguir algumas boas práticas, sobre as quais falaremos a seguir!

Organize Os Processos

Toda empresa deve ter o seu processo de compras bem definido. A identificação dessas etapas é o primeiro passo para o sucesso do setor. Assim, é muito importante que elas sejam devidamente registradas e divulgadas para todas as pessoas envolvidas nessas atividades.

Compare Preços E Não Deixe De Negociar

Para reduzir os custos e aumentar a lucratividade da empresa, o gestor de compras deve estar sempre pesquisando preços, registrando as cotações e fazendo comparações.  

É tão importante quanto a pesquisa é a negociação – tanto de descontos como de condições de pagamento.

Conheça Fornecedores

O gestor de compras deve estar sempre aberto a conhecer novos fornecedores e manter uma boa relação com aqueles que já conhece.  

Uma boa prática é elaborar uma lista com os fornecedores confiáveis e registrar prazos de entrega, preços praticados e observações sobre a qualidade do produto.

Monitore Os Produtos E As Atividades Desenvolvidas Na Empresa

O gestor de compras também precisa estar sempre de olho no que acontece na operação da empresa.  

Existe alguma atividade que é prejudicada pela falta de materiais? Ou que pelo menos poderia ser mais produtivo se tivesse materiais melhores ou mais adequados? Há algum material sendo desperdiçado? 

Essa observação é muito importante para definição de estratégias e melhor utilização dos recursos da empresa.

Alinhe As Compras Com A Demanda Do Consumidor

A indústria precisa adequar a sua produção ao consumo do mercado. E o gestor precisa adequar as compras ao que será produzido na empresa.  

Por isso, a compra de matéria-prima deve sempre considerar as demandas do mercado e a sazonalidade do negócio!

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Qual É A Ferramenta Ideal Para Otimizar Seu Processo De Compra?

Como já apontamos, contar com um sistema que otimize os processos de compras é o ideal para garantir o sucesso do setor na sua empresa.  

A nossa indicação é o ERP Webmais, desenvolvido especialmente para indústrias e distribuidoras, e que conta com um módulo exclusivo para as compras.  

Com ele, o processo de compras poderá ser acompanhado por status, desde o início até o momento da emissão da ordem de compra.  

Além disso, você tem acesso a relatórios para auxiliar nesse momento. Um dos mais importantes é o de necessidade de compra. Ele traz uma lista exata das mercadorias necessárias, usando o histórico de vendas, estoque mínimo, atual e ordens de compras em aberto como base de cálculo.

Como O ERP Webmais Auxilia Em Um Processo De Compras Estruturado?

O uso de um sistema ERP proporciona uma melhor organização das informações. Além de organizar, ele ainda coleta e processa esses dados, melhorando o seu processo de compras.  

A partir de informações dessa ordem, o gestor consegue criar relatórios com a produtividade de cada setor e saber com maior clareza os problemas na cadeia produtiva.

Com o ERP Webmais, seus setores de estoque e compras trabalham integrados, possibilitando operar com programação de compras.  

Além disso, o sistema conta com relatórios de necessidade de compra, onde são listados os itens e as quantidades que precisam ser adquiridas. 

Ele também traz sazonalidade e rotatividade, sendo possível enxergar quais produtos estão demorando mais para completar o ciclo de rotatividade. Tudo isso pode, também, influenciar na programação de compras.

Ao longo desse conteúdo, você pôde perceber que alinhar os setores de compras e estoque é a melhor maneira de evitar prejuízos e garantir a satisfação do seu consumidor.  

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