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Gestão de compras: o que é e como automatizar?

As empresas estão cada vez mais em busca de estratégias para otimizar processos internos e externos. A gestão de compras é essencial dentro de qualquer negócio, principalmente na hora de regular os preços e estoques. Contudo, a automatização pode melhorar ainda mais esse procedimento, uma vez que diminui o trabalho manual dos gestores e complementa com muitos outros benefícios.

Você já pensou em automatizar a gestão de compras de sua empresa? Entenda, de uma vez por todas, o que é essa área e o porquê de automatizá-la dentro de seu negócio. Veja quais são os benefícios dessa mudança, além de como fazer esse procedimento e transformar o processo manual em automatizado.

Continue aqui e acompanhe o nosso artigo! Boa leitura.

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é responsável em realizar a escolha de fornecedores, acompanhamento de produtos que entram e saem do estoque e pelo equilíbrio dos valores colocados nos produtos deste negócio.

Podemos dizer, então, que ela é um dos principais pilares dentro de um negócio, tendo em vista que esse setor é o maior responsável por fazer boas compras e boas escolhas para a empresa. Quanto melhor for essa decisão por parte dos gestores de compras, mais resultados positivos uma empresa adquire (principalmente em relação ao faturamento). 

É importante salientar que essa é uma área que também atua em conjunto com a gestão de estoque, uma vez que ela precisa definir quais serão as próximas compras e o custo que tomarão para a venda.  Essas duas equipes precisam ser alinhadas, pois para fazer qualquer compra é necessário saber o que está no estoque e qual mercadoria gera mais demanda entre os consumidores. 

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Por que automatizar a gestão de compras?

Neste momento você deve estar se perguntando sobre a possibilidade de automatizar a gestão de compras. Sim, sabemos que você deve imaginar que esse é um processo que só ocorre manualmente e com diversos colaboradores trabalhando em conjunto.

Que o serviço acontece em parceria, isto é verdade. Contudo é possível, sim, automatizar esse processo e melhorá-lo ainda mais dentro de uma empresa. Adotar esse tipo de sistema é uma maneira de otimizar o funcionamento de uma empresa, já que há a centralização de serviços dentro de um sistema e adaptação dos demais colaboradores em setores que precisam de mais serviços manuais.

Pensando nisso, criamos uma pequena lista que mostra as vantagens de fazer a automatização da gestão de compras. Veja! 

Fluxo de processo simplificado

Ao adotar a automatização da gestão de compras, o fluxo de processo se torna mais simplificado. As atividades são separadas de forma mais otimizada, além do serviço ser mais claro e eficiente. Situações como requisições esquecidas, formulários perdidos ou atrasos não ocorrem mais.

Imagine que você tenha 5 demandas diferentes para um dia, mas que precise fazer o processo manualmente. Durante a separação e expedição dos pedidos pode ocorrer de algum faltar durante o procedimento e gerar uma grande dor de cabeça entre empresa e consumidor.

Por isso, com um sistema integrado, que exija o registro de entrada e saída de produtos, torna-se mais fácil identificar esses possíveis erros e evitar situações inoportunas na relação com o cliente ou em demais situações. 

Burocracia

A burocracia da gestão de compras também é reduzida nesse processo. Quando um colaborador precisa fazer todo o serviço desse setor manualmente, ele é obrigado a passar por uma série de registros desnecessários para conseguir a liberação do produto.

Pense que você precisa enviar um material de alto valor urgente, mas que não pode colocar para entrega enquanto não registrar em cada papel e organizá-los em seus lugares. Além disso, um superior precisa dar aprovação e também marcar todos os papéis que você registrou. Muito provavelmente, durante esse período, haverá um atraso com a saída da mercadoria.

Porém, com a automatização, além de resumir todo esse procedimento em apenas um sistema e poucos cliques, a burocracia é certamente reduzida em comparação ao serviço manual.

Redução de custos

Além da redução de burocracia, ao adotar a automatização o gestor de compras tem uma diminuição de custos no financeiro da empresa, uma vez que há menos esforços manuais e menos necessidade de contratar novos colaboradores.

Pense que a sua empresa já possui 60 funcionários, mas que só dentro da gestão de compras há um time com 6 pessoas. Além de gerar um custo mais alto para a empresa, essa decisão não reflete na qualidade de serviço, principalmente se a equipe não usa um sistema integrado para simplificar os processos.

Por isso, no momento em que a automatização é implementada, além de não ser necessário tantos funcionários em um mesmo setor, essa decisão reflete diretamente nos gastos organizacionais do negócio.

Otimização de recursos

Com isso, vemos que as equipes conseguem se dividir melhor dentro da empresa, visto que muitas vezes uma grande quantidade de colaboradores ficavam imersos somente no processo de gestão de compras.

Com a otimização da divisão de equipes, há consequentemente a otimização de recursos. Todos conseguem trabalhar de maneira igualitária, dividindo os processos de maneira justa e trabalhando junto a um sistema que facilita o serviço de muitos funcionários.

Quais os benefícios de um processo de compras automatizado?

Até aqui, então, entendemos que a gestão de compras pode passar pelo processo de automatização e que alguns procedimentos importantes são otimizados com essa escolha dentro de uma empresa.

Para você que está pensando em realmente adotar esse sistema, separamos aqui 4 benefícios que um processo automatizado pode oferecer, principalmente em relação aos ganhos de um negócio.

1. Mais agilidade

Quando você decide adotar a automatização para a gestão de compras de sua empresa, certamente esse setor se torna mais ágil e facilita os procedimentos como conferência de preços e de seus produtos, registro de entrada e saída de mercadorias, entre outros.

Essa rapidez nos processos acontece pois todas as funções ficam centralizadas em um único sistema, sem a necessidade de que diversos colaboradores se unam e organizem essas tarefas entre si. Com apenas alguns cliques é possível agilizar todos os serviços que um gestor levaria horas e até dias para realizar. 

Se você, por exemplo, precisa registrar a quantidade de saídas do produto Y, mas não possui um sistema para flexibilizar esse procedimento, o trabalho será redobrado. Contudo, com a ajuda da automatização, é possível lançar tudo dentro do sistema e até mesmo pesquisar na hora que quiser.

2. Confiabilidade do processo

Esse, sem dúvidas, é um dos passos mais importantes para quem pensa na automatização em detrimento aos gestores de compras de sua empresa. A confiabilidade no processo é muito maior, visto que a ocorrência de erros se torna quase nula por não haver cálculos e demais interferências manuais.

Quando um ou dois colaboradores, por exemplo, ficam responsáveis por fazer o registro de todo o estoque e da entrada e saída de produtos desse espaço, as chances de acontecerem erros na contagem é muito grande. Contudo, com um sistema próprio, esse problema é quase impossível de acontecer.

É importante ressaltar que o funcionário precisa ser bem treinado para se adequar à gestão de compras automatizada e aprender a usar o sistema da maneira correta. Caso algum dado seja preenchido, inicialmente, de forma errônea, pode interferir em todo o processo também. 

3. Integração dos setores

Quando falamos de gestão de compras automatizada, precisamos pensar na integração de setores. Mesmo que esse seja um time separado, que trata primordialmente da precificação, entrada e saída de produtos e outras funções, todas as áreas de uma empresa estão interligadas a ele.

Por isso, adotar um ERP automatizado, que integra todos os setores, facilita não somente o trabalho dessa equipe, como também o serviço de todos dentro de um negócio, agilizando o processo diário dentro da empresa.

Pense, por exemplo, que você identificou o esquecimento do pedido de uma mercadoria ou viu que há uma quantidade excessiva de produtos no estoque. Essas informações mostram que é preciso ajustar dois problemas e que outros setores serão informados dessa questão. 

4. Redução de erros

Com a eliminação de processos manuais e adoção de um sistema que gere todo o processo de compras, muito provavelmente há uma redução de erros, já que o software é programado para fazer cálculos exatos e com grande confiabilidade.

Caso algum dado saia errado é importante lembrar que isso acontece devido a algum preenchimento de forma inadequada. Se você colocou que saíram 10 mercadores em vez de 20, certamente a automatização desse sistema vai considerar o valor como real. Mas, para evitar essas situações, grande parte dos gestores já programam o seu ERP para identificar inconsistências como estas. 

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Como automatizar o processo de compras?

Para que o processo de automatização ocorra na gestão de compras é necessária a adoção de um ERP (Enterprise Resource Planning). Essa é uma estratégia que visa a integração de diversos setores dentro de um mesmo sistema para otimizar o funcionamento da empresa e agilizar o serviço de todos.

Para você que pensa em adotar essa ferramenta para realizar a automatização da gestão de compras, entenda em quais processos ele pode ser aplicado, além dos benefícios que essa implementação traz.

Pagamentos

A automatização do pagamento é um grande aliado para o financeiro de uma empresa. Por meio dessa mudança, o sistema garante a cobrança do valor exato aos fornecedores, sem passar por situações inoportunas e demais cobranças por erros manuais.

Com essa adoção, é possível se livrar de dores de cabeça com erros relacionados aos pagamentos dentro de seu negócio e agiliza até mesmo o processo de vários setores, como a gestão de compras, financeira e até mesmo administrativa.

Visão clara do processo

Além disso, com o acesso a um sistema completo, desenvolvido com bases do ERP, é possível ter uma visão mais clara do processo e entender melhor as movimentações internas da gestão de compras.

Acompanhamento do histórico de fornecedores

Por meio dessa automatização, por exemplo, torna-se mais fácil o acompanhamento do histórico dos fornecedores, inclusive se eles realmente são bons parceiros da empresa ou não. Pagamentos, entregas e demais serviços são descritos por meio de um sistema centralizado. 

Inconsistências de precificação

Além disso, é possível acompanhar também possíveis inconsistências na precificação de um produto. Em vez de você notar esse problema somente na hora de fazer o cálculo de seus ganhos, é possível que o sistema avise de possíveis erros e que você corrija em seguida.  

Análise de descontos que seriam aplicáveis ou negociáveis

A visão clara do processo também facilita que os gestores analisem possíveis descontos ou demais negociações. Com toda a relação da gestão de compras é possível reavaliar a precificação e conceder esse tipo de “bônus” por meio das informações que foram apresentadas no sistema.

Solicitações de compra e aprovações

No instante de fazer a solicitação de compras e aprovação do pedido, o processo se torna muito mais rápido já que existe um sistema para configurar todo o procedimento. 

Além disso, devido ao ERP que integra todas as funções, vê-se uma maior facilidade em identificar quais áreas estão realmente precisando de aquisições e reposição de estoque. Por isso, raramente uma empresa fica sem mercadoria ou estoca em excesso dentro de seu espaço. 

Como o ERP da WebMais pode ajudar?

O ERP da WebMais pode ajudar no processo de automatização da gestão de compras de sua empresa por meio de seu sistema assertivo, que realmente otimiza os serviços internos e agiliza o processo de muitos gestores. 

Imagine que você trabalhe em uma indústria têxtil e que tenha uma entrada e saída de mercadorias frequente. Para fazer esse gerenciamento, muitas vezes é necessário o auxílio de diversos colaboradores e, mesmo assim, acontecem erros constantes. 

Com o sistema integrado que a Webmais oferece, é feito a relação dos produtos e enviado para todos os setores necessários, além de dispensar uma quantidade exagerada de funcionários dentro desse time, agilizando o processo interno.

Todos os setores são integrados por esse sistema de automação e sempre que um produto chega no seu estoque, é possível realizar a importação da nota fiscal de entrada por meio de um arquivo em formato XML.

Por isso, para você que busca auxílio no seu processo de gestão de compras, conte com a WebMais para fazer a automatização desse procedimento e otimizar os serviços internos de sua empresa. 

Por fim, entendemos que a gestão de compras é, sim, um processo que pode passar pela automatização. Além de liberar o esforço manual, que muitas vezes tomava tempo e ainda saía com erros, os sistemas agilizam o procedimento e otimizam o funcionamento desse setor.

A adoção de um ERP que contenha o recurso de automatização é a escolha perfeita para o processo de compras. Além de otimizar o funcionamento desse setor, ele também integra todas as áreas e facilita o serviço de todos.

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