Você sabe como um sistema de gestão integrada atua para simplificar o seu trabalho?

Entenda O Que É o Sistema de Gestão Integrada, Seus Objetivos e Vantagens!

Imagem de Sanon Matias

A organização e o acesso a informações importantes são dois pontos fundamentais para o sucesso de um negócio hoje em dia. Graças ao sistema de gestão integrada, esses processos podem ser mais práticos e rápidos.

Por isso, essa solução traz uma série de benefícios para a empresa. Ela atua da redução de custos, passando pelo aumento da produtividade, até a tomada de decisões mais estratégicas que podem aumentar as receitas e lucros.

Para aproveitar todas essas vantagens, neste artigo, você entenderá a importância de adotar um SGI. Também preparamos um passo a passo para fazer a implantação no seu negócio com facilidade.

Veja na prática como um sistema integrado de gestão pode ser útil no seu dia a dia corporativo por meio de uma demonstração gratuita do ERP WebMais. O software é ideal para indústrias e distribuidoras.

Feito o teste grátis, vamos à leitura do artigo!

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O Que É Sistema de Gestão Integrada?

Um Sistema de Gestão Integrada (SGI) é uma solução tecnológica que permite melhorar o gerenciamento de uma empresa por meio do controle unificado de dados. 

Esse tipo de sistema armazena e organiza informações sobre todas as áreas da empresa, garantindo o seu fácil acesso e análise.

O Sistema de Gestão Integrada se assemelha a um ERP (Enterprise Resource Planning), porém ele vai além da função de automação de processos

O SGI tem o objetivo não só de automatizar, mas de otimizar todos os processos de uma organização, oferecendo suporte para uma melhor tomada de decisão.

E, como você já sabe, isso é fundamental para aumentar a produtividade e melhorar os resultados do negócio!

Por Que Adotar Um Sistema de Gestão Integrada?

A adoção de um Sistema de Gestão Integrada é benéfica diretamente para o fluxo operacional da empresa. 

Por integrar todos os setores, o SGI possibilita um acompanhamento preciso de pontos muito importantes para o crescimento da empresa. Alguns exemplos são controle financeiro e de estoque, compras, gestão de pessoas, faturamento, entre outros.

A seguir, conheça os principais benefícios de fazer investimento em um sistema de gestão integrada de qualidade.

Redução de Custos

Quando todos os processos estão sendo controlados com um único software, a empresa reduz significativamente os seus custos com gestão. Afinal, é preciso fazer apenas um investimento, o que sai muito mais em conta do que ter um sistema para cada setor. 

Outra diminuição de custos é referente a identificação fácil e rápida de gastos desnecessários. Por exemplo, é possível identificar a perda de materiais no processo de produção e controlar esse excesso antes de prejudicar a parte financeira.

Também elimina redundâncias de tarefas, automatiza as repetitivas e burocráticas e minimiza a duplicação de esforços, o que resulta na economia de tempo da equipe e recursos do negócio.

Padronização de Processos

A padronização consiste em estabelecer procedimentos e rotinas para a execução de atividades específicas dentro da empresa. Por isso, outro benefício do Sistema de Gestão Integrada é que, com a gestão centralizada, todos os departamentos funcionam sob as mesmas regras.

Em outras palavras, significa que todos os colaboradores de um processo específico têm uma compreensão clara de como a atividade deve ser realizada. Assim, reduz a possibilidade de erros e falhas, pois todos os envolvidos seguem as mesmas instruções.

Isso garante processos padronizados de maneira uniforme e eficiente e, como consequência, melhora o relacionamento com o cliente, com fornecedores e até entre as pessoas do time.

Produtividade

A padronização de processos e centralização de informações traz um grande benefício que é a redução de erros e o aumento na produtividade.

A equipe também produz melhor quando todos estão bem informados sobre todos os processos. Isso é muito mais simples com um Sistema de Gestão Integrada, que melhora a comunicação interna.

Ele também monitora o desempenho de cada participante no processo, identificando as áreas com baixa performance e permitindo implementar ações para produzir dentro do esperado.

Controle de Estoque

Um controle de estoque mal feito pode ter consequências desastrosas para um negócio, como a perda de produtos e prejuízos financeiros. 

Com um Sistema de Gestão Integrada, além de automatizar o controle de estoque, também é possível aumentar o giro ao planejar melhor as demandas. Isso porque você vai comprar os insumos e matérias-primas no momento certo e na quantidade necessária.

Assim, é possível reduzir a infraestrutura dedicada ao estoque, que pode ter um espaço físico menor. Dessa forma, você terá menos gastos com armazenamento extra, que levam a desperdícios.

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Otimização do Processo de Decisão

Quanto mais informações a gestão tem sobre a empresa, melhor é o processo de tomada de decisão. Isso acontece porque as decisões orientadas por dados podem ser tomadas de maneira mais ágil e acertada. 

O Sistema de Gestão Integrada facilita a tomada de decisão porque, além de monitorar, ele também organiza e apresenta as informações rapidamente. Isso permite um maior controle sobre os próximos passos da empresa.

Dados Centralizados

Se na sua empresa você envia planilhas de um e-mail para outro e nem sempre elas são atualizadas, é hora de mudar esse cenário. Existe uma opção que traz mais facilidade ao dia a dia corporativo.

Ao invés de ter informações armazenadas em diferentes plataformas, um sistema integrado permite que todas elas sejam armazenadas em um só lugar, tornando mais fácil e rápido acessá-las.

Cada detalhe é adicionado ao software e pode ser acompanhado por todos da empresa. Essa inserção reduz o tempo e esforço gastos em buscar dados importantes, o que torna o processo eficiente e permite aos colaboradores se dedicarem a outras tarefas.

Sem mencionar que melhora a precisão e a qualidade das informações. Assim, há menos chances de erros de digitação ou duplicação, o que evita decisões incorretas.

Informações Mais Seguras

Como tudo fica em um único espaço, é viável a implementação de medidas de segurança mais eficazes para proteger os dados. Algumas delas envolvem a criptografia, backups automáticos e controle de acesso apenas para colaboradores autorizados.

Essas moderações criam áreas diferentes para os usuários conforme podem ter acesso a dados confidenciais. Além disso, mantém históricos para descobrir quais e quando foram feitas mudanças, assim como por quem.

O resultado desse cuidado é a redução do risco de violações de dados e proteção da reputação e a privacidade dos seus clientes e equipe.

Agilidade Na Tomada De Decisões

O acesso rápido e fácil aos dados relevantes, permitem que os gestores decidam com rapidez e conhecimento. Por exemplo, imagine que você precisa decidir sobre um projeto específico. Então, pode facilmente saber sobre prazos, orçamentos e recursos disponíveis para definir a melhor ação.

Em outras palavras, um sistema fornece conteúdos para os donos e gerentes de empresas entenderem o andamento das suas estratégias em menos tempo e saber qual a melhor solução. Isso é crucial em um ambiente de negócios em constante mudança.

Então, esqueça situações difíceis como contatar os funcionários do seu time em diferentes departamentos. Outro exemplo é a espera excessiva para voltarem com as respostas para questões determinantes para a sua indústria ou distribuidora.

Qual A Diferença Entre SGI, CRM E SCM?

Muitos empreendedores, especialmente os iniciantes e pequenos, confundem SGI, CRM e SCM, mas são três sistemas de gestão que desempenham funções diferentes em uma organização.

Cada um deles aborda uma área específica, visando aumentar a eficiência e melhorar o desempenho geral da organização. Por isso, é importante saber distingui-los.

No entanto, nada impede que possam ser interligados para trabalharem juntos. Por exemplo, um bom SCM pode melhorar a experiência do cliente esperada no CRM. Já o SGI pode facilitar o trabalho dos colaboradores do chão de fábrica e dos pontos de vendas.

SGI X CRM X SCM

SGI - Sistema de Gestão Integrada
- Controle unificado de dados de diversos - ou todos - os setores da empresa
- Permite fácil acesso e análise dos dados
- Automatiza e otimiza processos da empresa
- Suporte para decisões mais precisas e estratégicas

CRM - Customer Relationship Management
- Gerencia o relacionamento com o consumidor
- Personaliza a experiência do cliente
- Vai da pré-venda até o pós-venda
- Coleta e analisa dados sobre os compradores

SCM - Supply Chain Management
- Gerencia o fluxo de produtos e serviços
- Da aquisição de matérias-primas até a entrega final ao cliente
- Garante os prazos prometidos
- Permite menores custos e máxima qualidade na produção

Enfim, até aqui, você já entendeu que um Sistema de Gestão Integrada reúne diversos processos e áreas para facilitar o acesso diário aos dados e definir melhor as ações estratégicas. Agora, aprenderemos um pouco mais sobre os outros dois conceitos!

SCM – Supply Chain Management

O Supply Chain Management (SCM) é um software para gerenciar o fluxo de produtos e serviços, desde a aquisição de matérias-primas até a entrega final ao cliente.

Assim, é responsável por otimizar a cadeia de suprimentos, para garantir os prazos prometidos aos clientes, com menor custo e máxima qualidade. É ideal para empresas que dependem de fornecedores e precisam ter processos bem claros, como indústrias e distribuidoras.

CRM – Customer Relationship Management

Por outro lado, o CRM foca no gerenciamento do relacionamento com os consumidores. O objetivo é melhorar a experiência deles por meio de personalização, desde a pré-venda até o pós-venda.

Por isso, trata-se de uma ferramenta para coleta e análise de dados sobre os compradores, incluindo suas preferências, histórico de compras e reclamações. Com essas informações em mãos, é possível customizar a abordagem e oferecer soluções mais adequadas às necessidades.

Vamos exemplificar.

Uma indústria pode identificar padrões de compra, entender suas demandas e adaptar a produção conforme as necessidades do mercado. Ou, uma distribuidora pode monitorar o histórico de compras de cada cliente, identificar padrões de consumo e estabelecer estratégias para fidelizá-los.

Como Implantar Um Sistema de Gestão Integrada na Sua Empresa?

Agora que você já entende o que é Sistema de Gestão Integrada para a empresa e os principais benefícios, vamos falar sobre a implementação dessa ferramenta?

O primeiro passo é fazer uma pesquisa completa para encontrar o sistema mais adequado para a sua empresa. 

Escolha uma ferramenta que tenha todas as funcionalidades e que seja desenvolvida por uma empresa séria. Verifique se a empresa oferece todo o suporte necessário e ajuda o time no período de adaptação.

Depois, é hora de colocar a mão na massa! A seguir, apresentamos as etapas de implementação de SGI propostas pelo livro Sistema de Gestão Integrada – Conceitos e Aplicações.

Planejamento

O objetivo da primeira etapa é definir o caminho que será seguido no processo de implementação. Ele deve traçar desde a situação atual da empresa até o funcionamento pleno, com um Sistema de Gestão Integrada

Além de traçar o caminho, é importante definir objetivos para cada etapa do planejamento.

Preparação

Nesta etapa, deve ser estabelecida a política do Sistema de Gestão Integrada. Ela precisa ser documentada e divulgada para todas as pessoas da empresa, independentemente do seu nível hierárquico. 

É muito importante que a gestão garanta que todos entendam os pontos da política desenvolvida!

Uma das melhores formas de fazer isso é organizar uma grande reunião com a presença de todos e fazer uma apresentação formal do novo modelo.

Implantação

É agora que se iniciam as atividades com o Sistema de Gestão Integrada.

Nesse período inicial, em que todos ainda estão se adaptando, é indicado averiguar se todas as pessoas estão conduzindo o fluxo de trabalho de acordo com o combinado. Lembre-se de também tirar as dúvidas que possam surgir.

Os 4 passos para implantar um SGI na sua empresa
(Um gestor subindo uma escada cada degrau é um passo:)
Planejamento
Preparação
Implantação
Detalhamento e implementação

(No topo da escada:)

SGI implantado

Detalhamento e Implementação

Por fim, a empresa deve estabelecer a forma mais adequada de conscientizar os colaboradores sobre o cumprimento dos novos padrões. Além disso, é preciso fazer auditorias internas periodicamente, para verificar a adequação do sistema.

Quais São os Desafios do Processo de Implementação Sistema de Gestão Integrada?

Um dos principais desafios do processo de implementação do Sistema de Gestão Integrada é fazer com que todas as pessoas do time aceitem o novo sistema.  

Afinal, algumas pessoas são mais resistentes às mudanças do que outras e, geralmente, existem esses dois tipos de funcionários nas empresas.

A melhor forma de lidar com isso é explicar para todos por que a mudança está acontecendo, destacando os benefícios do Sistema de Gestão Integrada e garantindo todo o suporte e treinamento necessários no período de adaptação.

Outro desafio é o desenvolvimento de novos padrões de processos que sejam efetivos, o que costuma demandar um certo tempo – nem sempre a primeira versão se alinha com as expectativas e rotinas de todos os setores da empresa!

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Conclusão

Em um mercado cada vez mais competitivo, é fundamental que as empresas se organizem internamente e garantam processos ágeis para o desenvolvimento de produtos de qualidade. 

Isso é o que faz com que uma organização se destaque em meio à concorrência! 

Um Sistema de Gestão Integrada ajuda nesse sentido, pois organiza e facilita o acesso à informação. Ele simplifica não só o processo de tomada de decisão, como aumenta a produtividade, reduz o retrabalho e diminui os custos do negócio.

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