Otimize as ordens de compra da sua empresa

O Que É Ordem De Compra, Importância E Melhores Dicas

Imagem de Sanon Matias

Você sabe qual a importância da ordem de compra (OC) para a sua indústria? A OC tem papel fundamental no controle das despesas do seu negócio e no sucesso das transações comerciais. Ela traz diversas informações relevantes para o processo produtivo.

Em um mundo corporativo onde tudo precisa ser muito sólido para não afetar a gestão do negócio, essa é uma das formas de não ter problemas futuros.

Mas nós entendemos que a gestão das ordens de compra pode ser desafiadora, especialmente quando lidamos com um grande volume de transações e fornecedores.

Por isso, você pode solicitar uma demonstração gratuita do ERP da WebMais para automatizar essa relação.

Além disso, você deve entender o que é a ordem de compra e como ela funciona. Só assim é possível implementá-la – junto com a ajuda de um ERP, no processo de emissão da OC. Quer saber mais? Então leia o post!

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O Que É Uma Ordem De Compra? 

A ordem de compra é um documento comercial escrito que faz o cadastro de uma compra ou uma venda de produtos e serviços.

Também conhecida como pedido de compra, a OC é fundamental para as indústrias realizarem a prestação de contas de forma correta e eficiente.

A ordem de compra oficializa a compra e venda dos itens, regulamentando a relação entre o fornecedor e o solicitante.

Uma OC pode ter diferentes funções em uma indústria. Entre elas, está o gerenciamento do estoque.

Isso porque a ordem de compra aumenta o controle sobre o que precisa ser adquirido para garantir o estoque. Ela também indica quando isso deve ser feito e a quantidade de material necessária.

Do lado do fornecedor, a OC é fundamental para dar segurança de que o processo comercial está regulamentado e que o serviço ou produto será pago devidamente.

O setor financeiro de uma indústria também se beneficia da emissão da ordem de compra. Afinal, nenhuma transação de compra ou venda pode ser concluída sem ela. Assim ela ajuda, inclusive, no processo de auditoria da empresa.

Como Funciona A Ordem De Compra?

Como vimos, a ordem de compra regulamenta os processos comerciais da indústria. Então, para isso, ela traz diversas informações fundamentais para a conclusão de uma compra ou venda. Vamos ver quais são elas?

É claro que de acordo com o modelo de negócio, os dados da OC podem variar um pouco. Mas, em geral, a ordem de compra informa:

  • dados do comprador e do fornecedor(como CNPJ e nome da empresa);
  • data da compra/venda;
  • código da OC;
  • detalhamento do produto/serviço negociado (como quantidade e modelo);
  • valor da venda;
  • condições e forma de pagamento;
  • informações sobre entrega (como prazos e endereços).

Viu como a ordem de compra traz dados completos e relevantes para os acordos comerciais? Agora, continue lendo para descobrir como implementar um sistema de geração de OC na sua indústria.

Para Que Serve A Ordem De Compra?

A ordem de compra serve como um registro documentado dos detalhes específicos da transação. Sendo assim, inclui os produtos ou serviços a serem adquiridos, as quantidades, os preços, os termos de pagamento e as condições de entrega.

Ou seja, a sua emissão significa que o comprador está estabelecendo obrigações contratuais com o fornecedor. Assim, proporciona clareza e evita possíveis mal-entendidos ou disputas futuras, pois ambas as partes têm direitos e responsabilidades legais.

Como Fazer Pedido De Compra Ao Fornecedor?

A solicitação de uma ordem de compra pode ser simples se for feita seguindo alguns passos, que incluem:

  • deixar as expectativas claras sobre como será a demanda, documentando isso para os fornecedores para provar que a encomenda foi entregue conforme as especificações de cor, quantidade, prazo etc;
  • monitorar e identificar as encomendas de forma mais eficiente;
  • registrar os gastos no orçamento, dando uma boa visualização da situação atual e futura para o setor financeiro;
  • documentar tudo e mostrar se as partes envolvidas estão seguindo as normas estabelecidas, o que serve de proteção jurídica.

Quais Informações Uma Ordem De Compra Deve Ter?

Os modelos de ordem de compra costumam ter informações conforme as necessidades do acordo realizado, mas, em geral, devem constar no documento:

Ilustração com 5 informações que a ordem de compra deve ter
  • identificador de aquisição, do cliente e do provedor;
  • sequência numérica da nota de aquisição;
  • contato do provedor;
  • descrição dos produtos e quantidade;
  • data e local de recebimento da mercadoria;
  • indivíduos responsáveis pela recepção da encomenda;
  • método e data de pagamento;
  • montante e data da aquisição;
  • assinatura do responsável pela aquisição.

A Implantação Da Ordem De Compra Na Sua Empresa 

Implementar a ordem de compra na sua indústria não é um processo complexo. Por isso, aqui, separamos um passo a passo simples para você fazer isso.

A implementação básica envolve alguns detalhes. Eles são o estabelecimento da política de compras, a delegação de funções e responsabilidades, a seleção dos dados a serem registrados na OC e a escolha de um ERP.

1- Estabelecimento Da Política De Compras

Para ter um processo eficiente de geração de OCs, a sua indústria precisa padronizar as diretrizes da emissão.

Isso envolve mais do que apenas definir em quais momentos a ordem de compra pode ser gerada. Então, é preciso olhar para tudo aquilo que os colaboradores devem seguir na hora de realizar o processo de compra e venda de insumos e serviços.

Para as indústrias, é interessante estabelecer critérios para escolher fornecedores e manter a relação com eles.

Com isso, os profissionais devem saber exatamente como guiar o relacionamento com os parceiros para evitar falhas de comunicação ou atitudes que fogem ao protocolo.

2- Delegação De Funções E Responsabilidades

Tão importante quanto estabelecer as diretrizes para a gestão das OCs é definir quais profissionais ficarão responsáveis por cada etapa do processo. Assim, na indústria, é importante ter alguém que faça o papel de gestor do time, para manter a organização das transações.

Além desse profissional, é interessante que um colaborador possa criar uma OC e outro possa autorizar a venda ou a compra referente a cada ordem de compra.

Alguém do setor financeiro também deve fazer parte dessa equipe, já que é esse departamento que será o principal responsável pelas negociações comerciais da indústria.

3- Seleção Dos Dados A Serem Registrados Na OC

Vimos como diversas informações podem entrar em uma ordem de compra. Por isso, é importante que cada indústria defina um padrão próprio para o que a OC tem a informar.

A escolha depende muito do modelo de negócio de cada empresa e das diretrizes estabelecidas conforme o item 1.

Se você utilizar um sistema de gestão para emitir suas OCs, é possível que ele traga alguns modelos pré-montados. De qualquer forma, você consegue adicionar outros campos conforme a necessidade.

4- Escolha de um ERP 

Vimos que o processo de emissão de uma ordem de compra é bastante simples. O trabalho fica ainda mais fácil se você contar com um ERP especializado e que permita gerar OCs de forma automatizada.

Por isso, é fundamental pensar bem antes de decidir qual sistema escolher.

Faça uma pesquisa ampla e veja se o ERP contempla todas as necessidades da sua indústria. Considere integração entre diferentes setores e, claro, geração de OCs, bem como armazenamento de informações na nuvem.

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Boas Práticas Para Emissão De Ordem De Compra

Quer ter um modelo de ordem de compra eficiente. Então acompanhe abaixo, pois separamos algumas boas práticas que ajudam muito qualquer empreendedor.

Conhecimento Dos Processos

Ter um conhecimento aprofundado dos fluxos de processos é fundamental para uma efetiva gestão empresarial.

Vamos explorar um exemplo relacionado ao processo de atendimento ao cliente em uma empresa de e-commerce:

O processo tem início quando um cliente realiza um pedido por meio do site da empresa. Assim, após a confirmação do pedido, a equipe de logística é notificada para preparar a embalagem e despachar o produto.

Em paralelo, o setor de estoque verifica a disponibilidade do item solicitado. Caso esteja disponível, ele é separado e encaminhado para a equipe de embalagem.

No entanto, se estiver em falta, o setor de compras é acionado para realizar a aquisição junto aos fornecedores.

Após a embalagem do produto, a equipe de logística organiza o transporte. Assim, escolhe o meio mais adequado para a entrega, seja por meio de transportadora, correios ou serviço de entregas próprio.

As informações de rastreamento são disponibilizadas ao cliente para acompanhamento.

Durante o processo de entrega, a equipe de atendimento ao cliente está disponível para sanar dúvidas, fornecer atualizações e solucionar eventuais problemas que possam surgir.

Então, após a entrega, o cliente é convidado a avaliar a experiência de compra e fornecer feedback, o que contribui para melhorias contínuas nos processos.

Como podemos observar, compreender os fluxos de processos é crucial para garantir uma experiência satisfatória ao cliente e uma gestão eficiente da cadeia de suprimentos.

Em outras palavras, essa compreensão possibilita identificar pontos de melhoria, otimizar etapas e alcançar maior eficácia nos resultados.

Comunicação Entre Equipes

A comunicação efetiva entre as equipes desempenha um papel crucial na gestão dos processos empresariais.

Todas as partes envolvidas devem ter acesso às informações relevantes, a fim de evitar retrabalho, como solicitações duplicadas de determinados materiais aos mesmos fornecedores.

Manter um contato frequente com as demais equipes responsáveis pelo processo é uma responsabilidade compartilhada por todos os colaboradores envolvidos.

Além disso, ao acompanhar de perto o andamento do processo, cada funcionário pode lidar com imprevistos de forma proativa, permitindo a resolução de situações com antecedência e minimizando possíveis prejuízos.

Investimento Em Sistema De Gestão Empresarial

À medida que as empresas expandem suas operações, é essencial contar com sistemas que melhorem a gestão das informações empresariais.

Um exemplo amplamente utilizado atualmente é o Enterprise Resource Planning (ERP). Ele integra todos os dados e processos da organização em uma única plataforma. Isto é, atua como um ponto centralizador de todas as áreas.

Essa ferramenta facilita a tomada de decisões e aprimora a comunicação interna. Com seu uso, torna-se mais fácil monitorar e acompanhar as ordens de compra, uma vez que, em muitos casos, os pedidos são gerados diretamente pelo sistema.

Quanto mais profundo o conhecimento das funcionalidades do ERP, mais natural se torna o processo de acompanhamento dessas ordens.

Ilustração com gestor utilizando um ERP para otimizar gestão de compras, ao lado de um caminhão

Ao compreender as possibilidades oferecidas pelo sistema, as chances de otimização dos processos de compra são ampliadas.

Políticas De Compras Do Negócio

A política de compras desempenha um papel fundamental na tomada de decisões sobre aquisições, definindo o que, quando e em que quantidade comprar. Além disso, também orienta o ajuste de pedidos e a gestão dos valores dos produtos em estoque.

Compreender e seguir essa política é essencial para uma eficiente gestão de compras. Por isso, ao pesquisar por fornecedores, considere os critérios específicos estabelecidos pela política de compras da empresa.

A relação com eles deve ser cuidadosamente desenvolvida durante o processo de negociação, garantindo a parceria e alinhamento de interesses a longo prazo. Assim você garante melhores prazos de entrega, preços mais competitivos, maior qualidade dos produtos e acesso privilegiado a inovações.

Tenha Planilhas De Controle

No geral, um software de gestão é o mais adequado para evitar erros e ter dados em tempo real. Mas, em alguns casos, uma planilha de controle pode ser a solução inicial para controlar melhor a ordem de compras.

Essas planilhas fornecem um registro detalhado das datas de início do processo de ordem de compra, bem como o tempo dedicado a cada etapa do processo. Ainda, permite o registro de eventuais obstáculos enfrentados.

Esse monitoramento efetivo possibilita identificar possíveis gargalos ou áreas problemáticas ao longo do processo de compra, para corrigi-los.

Quais Os Principais Formatos De Uma Ordem De Compra?

Existem diversas abordagens para a emissão de ordens de compra, cada uma com suas vantagens e características distintas. Mas as mais usadas são em papel e eletrônica.

Papel

A emissão em formato físico, utilizando documentos impressos, ainda é comum em algumas empresas. Isso porque essa abordagem permite uma visão mais tangível das transações e dos requisitos essenciais do pedido.

Além disso, para algumas organizações, o uso de ordens de compra em papel é uma tradição que demonstra profissionalismo e causa uma boa impressão nos clientes.

Eletrônica

A maioria das ordens de compra é emitida eletronicamente atualmente. Essa forma de emissão envolve o uso de meios digitais, como e-mails ou sistemas específicos, como ERPs, para transmitir as informações de compra.

As ordens de compra eletrônicas oferecem praticidade e agilidade, facilitando o processo de aquisição de serviços ou produtos online.

Como Um ERP Pode Contribuir Para A Emissão Da OC?

Para a implementação de um processo eficiente de geração de OC, contar com um ERP é uma ótima solução. Ele automatiza a emissão da ordem de compra e permite dar baixa nas OCs assim que a nota fiscal for importada para dentro do sistema.

O sistema de gestão WebMais evita erros e retrabalho na hora de gerar sua ordem de compra, otimizando o processo de emissão das OCs. O ERP permite integrar o setor de compras e o estoque, melhorando a comunicação interna da sua indústria.

Ilustração mostrando como a ordem de compra funciona dentro de um ERP

Além disso, processa relatórios de necessidade de compra, bem como faz um acompanhamento completo das OCs de forma rápida e visual até a sua finalização.

Por fim, o ERP WebMais permite que o time acesse o sistema fora do ambiente corporativo, já que utiliza a tecnologia web.

Em um momento em que o trabalho remoto está cada vez mais frequente, essa é uma ótima oportunidade para implementar uma ferramenta desse tipo no seu negócio.

Conheça O Módulo De Compras Do Sistema ERP Webmais

Para ter maior controle sobre sua ordem de compras, conte com o módulo de compras do ERP da WebMais. Com ele, você terá mais funcionalidades para controlar a realização das aquisições de insumos, matérias-primas ou produtos.

O processo de compra pode ser acompanhado por status, desde o início até a emissão da ordem de compra. Tudo isso de forma automatizada e em tempo real, para a sua indústria ou distribuidora funcionar adequadamente.

Conclusão

A ordem de compras garante clareza, precisão e proteção jurídica, além de facilitar o controle de gastos, o gerenciamento de estoque e o fortalecimento das relações com fornecedores.

Isso significa que é um documento essencial para o bom funcionamento e sucesso dos processos de compra de uma organização que deseja crescer corretamente.

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