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Entenda O Que É Uma Ordem de Compra, Como Ela Funciona e Qual Sua Importância!

Você sabe qual a importância da ordem de compra (OC) para a sua indústria? A OC tem papel fundamental no controle das despesas do seu negócio. Ela traz diversas informações relevantes para o processo produtivo. 

No post de hoje, vamos explicar o que é a ordem de compra, como ela funciona, como implementá-la e de que forma um ERP pode ajudar no processo de emissão da OC. 

Quer saber mais? Então leia o post!

O que é uma ordem de compra? 

A ordem de compra é um documento comercial escrito que faz o cadastro de uma compra ou uma venda de produtos e serviços. Também conhecida como pedido de compra, a OC é fundamental para as indústrias realizarem a prestação de contas de forma correta e eficiente. 

A ordem de compra oficializa a compra e venda dos itens, regulamentando a relação entre o fornecedor e o solicitante. 

Uma OC pode ter diferentes funções dentro de uma indústria. Entre elas, está o gerenciamento do estoque. Isso porque a ordem de compra aumenta o controle sobre o que precisa ser adquirido para garantir o estoque, quando isso deve ser feito e a quantidade de material necessária. 

Do lado do fornecedor, a OC é fundamental para dar segurança de que o processo comercial está regulamentado e que o serviço ou produto será pago devidamente.  

O setor financeiro de uma indústria também se beneficia da emissão da ordem de compra. Afinal, sem ela, nenhuma transação de compra ou venda pode ser concluída. Assim ela ajuda, inclusive, no processo de auditoria da empresa. 

Como funciona a ordem de compra

Como vimos, a ordem de compra regulamenta os processos comerciais da indústria. Para isso, ela traz diversas informações fundamentais para a conclusão de uma compra ou venda. Vamos ver quais são elas? 

É claro que de acordo com o modelo de negócio, os dados da OC podem variar um pouco. Mas, em geral, a ordem de compra informa:

  • Dados do comprador (como CNPJ e nome da empresa)
  • Dados do fornecedor (como CNPJ e nome da empresa)
  • Data da compra/venda
  • Código da OC
  • Detalhamento do produto/serviço negociado (como quantidade e modelo)
  • Valor da venda
  • Condições e forma de pagamento
  • Informações sobre entrega (como prazos e endereços)

Viu como a ordem de compra traz dados completos e relevantes para os acordos comerciais? Agora, continue lendo para descobrir como implementar um sistema de geração de OC na sua indústria!

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A implantação da ordem de compra na sua empresa 

Implementar a ordem de compra na sua indústria não é um processo complexo. Aqui, separamos um passo a passo simples para você fazer isso. A implementação básica envolve: o estabelecimento da política de compras, a delegação de funções e responsabilidades, a seleção dos dados a serem registrados na OC e a escolha de um ERP.

1- Estabelecimento da política de compras

Para ter um processo eficiente de geração de OCs, a sua indústria precisa padronizar as diretrizes da emissão. Isso envolve não apenas definir em quais momentos a ordem de compra pode ser gerada, mas tudo aquilo que os colaboradores devem seguir na hora de realizar o processo de compra e venda de insumos e serviços. 

Para as indústrias, é interessante estabelecer critérios para escolher fornecedores e manter a relação com eles. Com isso, os profissionais devem saber exatamente como guiar o relacionamento com os parceiros para evitar falhas de comunicação ou atitudes que fogem ao protocolo. 

2- Delegação de funções e responsabilidades

Tão importante quanto estabelecer as diretrizes para a gestão das OCs é definir quais profissionais ficarão responsáveis por cada etapa do processo. Na indústria, é importante ter alguém que faça o papel de gestor do time, para manter a organização das transações. 

Além desse profissional, é interessante que um colaborador possa criar uma OC e outro possa autorizar a venda ou a compra referente a cada ordem de compra. Alguém do setor financeiro também deve fazer parte dessa equipe, já que é esse departamento que será o principal responsável pelas negociações comerciais da indústria. 

3- Seleção dos dados a serem registrados na OC

Vimos como diversas informações podem entrar em uma ordem de compra. Por isso, é importante que cada indústria defina um padrão próprio para o que a OC tem a informar. A escolha vai depender muito do modelo de negócio de cada empresa e das diretrizes estabelecidas conforme o item 1. 

Se você utilizar um sistema de gestão para emitir suas OCs, é possível que ele traga alguns modelos pré-montados. De qualquer forma, você consegue adicionar outros campos conforme a necessidade. 

4- Escolha de um ERP 

Vimos que o processo de emissão de uma ordem de compra é bastante simples. O trabalho fica ainda mais fácil se você contar com um ERP especializado e que permita gerar OCs de forma automatizada. Por isso, é fundamental pensar bem antes de decidir qual sistema escolher. 

Faça uma pesquisa ampla e veja se o ERP contempla todas as necessidades da sua indústria, como integração entre diferentes setores e, claro, geração de OCs, bem como armazenamento de informações na nuvem. 

A seguir, vamos ver em detalhes como um sistema de gestão pode contribuir muito para o processo de criação de uma ordem de compra na sua indústria. 

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Como um ERP pode contribuir para a emissão da OC?

Para a implementação de um processo eficiente de geração de OC, contar com um ERP é uma ótima solução. Ele automatiza a emissão da ordem de compra e permite dar baixa nas OCs assim que a nota fiscal for importada para dentro do sistema.  

O sistema de gestão WebMais evita erros e retrabalho na hora de gerar sua ordem de compra, otimizando o processo de emissão das OCs. Esse ERP permite integrar o setor de compras e o estoque, melhorando a comunicação interna da sua indústria. 

Além disso, o sistema processa relatórios de necessidade de compra, bem como faz um acompanhamento completo das OCs de forma rápida e visual até a sua finalização. 

Por fim, o ERP WebMais permite que o time acesse o sistema fora do ambiente corporativo, já que utiliza a tecnologia web. Em um momento em que o trabalho remoto está cada vez mais frequente, essa é uma ótima oportunidade para implementar um sistema desse tipo no seu negócio.

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