Guia Completo Sobre Requisição De Materiais

A requisição de material é um documento que formaliza uma solicitação de compra de produtos que serão usados nos processos internos da empresa – seja para a produção ou para os processos administrativos.

Saber quando, como e por que fazer a requisição de material é importante para que a empresa tenha maior controle sobre seus processos internos e, assim, tenha uma gestão mais eficiente, evitando problemas e erros.

Neste artigo, você vai saber tudo sobre a requisição de material. Vamos mostrar por que ela é importante e um passo a passo para você fazer esse tipo de solicitação da empresa.

Boa leitura!

O Que É Requisição De Material?

A requisição de material, também chamada de requisição de compra, é um documento oficial que indica a necessidade de a empresa adquirir produtos ou serviços de seus fornecedores. 

Como falamos, esses materiais podem ser usados por diferentes setores da empresa, tanto aqueles relacionados à produção como à administração do negócio.

Para Que Serve Uma Requisição?

A requisição de material serve, principalmente, para formalizar pedidos de materiais ao almoxarifado, como já explicamos. Mas, além disso, ela ajuda a empresa a manter os seus processos registrados e mais organizados.

Quando esse tipo de pedido é formalizado em um documento, há menos chances de erros, esquecimentos e falhas humanas. 

A utilização da requisição de materiais também é uma forma de padronizar processos da empresa. Essa é uma iniciativa que traz mais agilidade e qualidade para o trabalho, além de facilitar o treinamento de novos colaboradores.

Por fim, o registro de todas as requisições ajuda os gestores de cada área da empresa a ter mais dados sobre as suas próprias necessidades. Dessa forma, é possível planejar compras e outras ações para o setor, como melhorias, objetivos e metas.

Quais São Os Tipos De Requisição De Materiais?

Uma empresa pode trabalhar com diferentes tipos de requisições de materiais, a depender das suas necessidades e das atividades que realiza. Esses são alguns exemplos de requisições que você pode adotar no seu negócio:

• requisição de materiais de consumo administrativo;
• requisição de produtos intermediários do estoque;
• requisição de materiais com natureza de saída;
• requisição de materiais com natureza de transferência.

Você sabia que pode utilizar o ERP da WebMais para organizar esses documentos? Experimente agora e entenda como o sistema vai facilitar o gerenciamento de todas as requisições de materiais da sua empresa.

Quem Deve Fazer A Requisição De Material?

Normalmente, a requisição de material é feita por um colaborador do setor que precisa do insumo. Essa, no entanto, não é uma regra.

Cada empresa tem a sua política e os seus processos e pode direcionar essa tarefa para qualquer pessoa que tenha a capacidade de listar os materiais que são necessários e encaminhar o pedido ao setor de compras.

Quando Deve Ser Utilizada A Requisição De Material?

A requisição de material deve ser utilizada sempre que um setor da empresa precisar de insumos para realizar as suas atividades. Essa necessidade pode acontecer por diversos motivos. 

O mais comum é que os materiais sejam pedidos com o objetivo de repor aqueles que já foram utilizados, mas também acontece de uma equipe precisar de materiais diferentes em casos de emergência ou para resolver problemas específicos.

Qual É A Importância De Implementar Um Processo De Requisição De Compras?

Ter processos de compra bem estabelecidos é essencial para a organização de uma empresa, especialmente aquelas que contam com vários setores. 

Se cada área fizesse as suas compras de maneira independente, o controle financeiro seria muito mais complicado – o que, sem dúvidas, poderia prejudicar os resultados do negócio.

Quando a empresa estabelece um processo de compras, todas as requisições de materiais emitidas pelas diversas áreas chegam a um mesmo setor responsável, que analisa a viabilidade de cada pedido e providenciar os insumos de acordo com as políticas internas.

Assim, com o processo centralizado, o trabalho se torna muito mais produtivo e organizado, além de facilitar significativamente a administração financeira da empresa.

O formulário de requisição de materiais é um dos documentos que devem fazer parte desse processo de compras. É por meio dele que cada área vai se comunicar e expressar as suas necessidades para o setor responsável pelas compras.

Quais As Etapas De Um Processo De Compra?

Um bom processo de compras deve contemplar as seguintes etapas:

1 – Requisição de Material ou de Compras

A requisição de material sobre a qual estamos falando aqui neste artigo é o primeiro passo de um processo de compras. Como você já sabe, é por meio desse documento que o setor responsável por fazer as aquisições fica ciente das necessidades de cada equipe.

2 – Avaliação

Ao receber cada requisição de material, o setor de compras analisa os documentos para estabelecer prioridades – aqueles materiais cujas necessidades são mais urgentes são providenciados primeiro.

3 – Orçamentos

Depois, o setor de compras começa a entrar em contato com os fornecedores para fazer orçamentos, sempre em busca da opção mais vantajosa para a empresa. 

Nesse processo de requisição de material, outros critérios também são considerados, como o prazo de entrega e as condições de pagamento, por exemplo.

4 – Acompanhamento

A última etapa  é o acompanhamento do processo de entrega e a conferência de todos os materiais que chegam à empresa, para garantir que todos os produtos solicitados foram entregues e conferir a sua integridade.

O Que Deve Constar Em Uma Requisição de Material?

Para otimizar o trabalho do setor de compras da empresa, uma requisição de material completa deve trazer as seguintes informações:

• tipo de insumo necessário;
• quantidade e qualidade esperadas;
• expectativa de prazo para entrega;
• indicação de que se trata de uma compra de rotina, de emergência ou nova.

Como Configurar Um Sistema Para Requisição De Materiais No Estoque?

O processo de criação de uma requisição de materiais pelo ERP Webmais é muito simples. Após a implementação do sistema, o solicitante deverá acessar a área de requisição e clicar na opção de elaborar um novo documento.

Em seguida, deverá preencher dados relativos ao setor em que atua. Depois, deve selecionar no sistema os itens que deseja, além de registrar a quantidade necessária de cada um. 

Também é possível configurar centros de custo para cada material, o que facilita a gestão financeira da empresa.

Depois de pronto, é só confirmar a requisição, imprimir o documento e enviá-lo para quem for necessário. A depender do fluxo de trabalho da empresa, o documento também pode ser encaminhado de forma eletrônica. 

Esse processo agiliza o trabalho e traz mais praticidade para equipe, possibilitando que eles realizem outras tarefas do setor sem empecilhos.

O sistema Webmais também permite que você faça uma consulta completa das requisições de materiais geradas por meio do sistema. 

É possível consultar o tipo de movimento, quantidade de produtos e data de emissão. Além disso, o sistema também permite a adição de comentários em cada documento, trazendo um controle mais rigoroso e eficaz.

Como Usar A Requisição De Materiais Com Natureza Saída?

A requisição de materiais com natureza de saída deve ser utilizada sempre que um material for solicitado para o seu consumo. 

Ou seja, é ela que deve ser emitida quando o setor produtivo precisa de matéria-prima para a realização de suas atividades ou quando é necessário pedir novos uniformes ou EPIs. 

Ela também é usada quando o setor administrativo precisa de insumos, como papel, equipamentos eletrônicos ou outros materiais de escritório.

Como Usar A Requisição De Materiais Com Natureza Transferência?

Já a requisição de materiais com natureza de transferência deve ser usada quando a empresa transferir materiais entre os seus setores. 

Alguns exemplos são a transferência de matéria-prima entre almoxarifados e o envio de materiais para a fábrica. Além dessas funções, também é comum ver transferência de produtos para o controle de qualidade e a transferência para o setor de expedição.

Qual A Diferença Entre Aquisição E Requisição?

A requisição, como você já sabe, é uma solicitação. No caso da requisição de materiais, ela se refere à saída de itens do estoque de uma empresa para a sua utilização pelos setores do negócio.

Já a aquisição é a compra desses materiais, normalmente feita por um setor específico. 

Para que as compras sejam feitas por uma empresa, é comum que o setor responsável também receba requisições (nesse caso, chamadas de requisições de compras). 

Elas são enviadas por diferentes áreas, solicitando os materiais necessários para o desempenho de suas atividades.

Qual A Diferença De Requisição E Requerimento?

Tanto a requisição como o requerimento são tipos de pedido. Porém, a principal diferença entre eles é que o requerimento é um pedido que ainda está sujeito à aprovação. 

No caso da empresa, o requerimento é um pedido que ainda precisa passar pela liderança.

Já a requisição é um pedido que não precisa de aprovação para ser executado. Assim, quando um setor envia uma requisição de materiais para o almoxarifado, os itens devem ser separados e enviados. 

Não é preciso que o documento passe pela liderança para que isso seja autorizado. Na prática, a requisição pode ser encarada como uma ordem, enquanto o requerimento é o pedido propriamente dito.

Dicas Para um Processo De Compras Eficiente

Uma das coisas mais importantes para um processo de compras eficiente é o conhecimento sobre os processos dos demais setores da empresa. Assim, o time de compras poderá planejar melhor as suas rotinas e a priorização.

Também é importante ter uma boa base de fornecedores. Isso dá margem para negociação de preços, prazos e condições de pagamento. Ainda em relação aos fornecedores, manter uma boa relação com todos eles também é essencial.

Conte Com a Tecnologia

Por fim, a dica mais importante: conte com a tecnologia para automatizar algumas tarefas do fluxo de compras e deixar tudo mais organizado.

Com um sistema ERP como o WebMais, os colaboradores de todos os setores conseguem criar requisições de materiais padronizados. 

Além disso, o sistema permite a consulta completa das requisições de materiais geradas por meio de nosso módulo de controle de materiais, podendo consultar o tipo de movimento, a quantidade de produtos, a data de emissão e, se necessário, adicionar um comentário, trazendo um controle mais assertivo e eficaz.

Por meio de relatórios disponibilizados pelo sistema para acesso à esses dados, é possível verificar de forma simples informações como:

• Preço máximo e mínimo do produto;
• Porcentagem de comissão;
• Representante vinculado;
• Código do produto, dentre outros.

Conclusão

Independentemente do seu segmento de atuação, se seu negócio realiza processos de produção, você necessita emitir requisições de materiais para compra.

Para que esse controle de requisição de materiais aconteça de forma eficiente, é muito importante que você conte com um sistema de gestão completo, que possibilite o controle rígido e o registro de todas as informações necessárias para uma gestão mais assertiva.