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Gestão de matéria-prima: entenda a importância para sua indústria

Realizar a gestão de todos os departamentos é fundamental para as indústrias, independente do porte e do segmento. Mas muitas delas esquecem, ou negligenciam, o controle das suas matérias-primas. Para que a administração dos insumos seja efetiva, é preciso monitorar constantemente todo o seu processo produtivo, investindo em tecnologias e mantendo uma parceria com seus fornecedores.

Um bom gestor deve ter em mente que não se deve operar com uma grande quantidade de mercadoria em estoque, e que ela não deve ocupar um espaço maior que o necessário, nem ficar acondicionada durante muito tempo. Por isso as compras de matérias-primas devem ser realizadas com base no histórico de produção e do seu estoque atual.

Com base nisso, preparamos este conteúdo com algumas estratégias para te auxiliar na melhoria da gestão das suas matérias-primas e controle do seu estoque.

O que é a gestão de matéria-prima

Antes de irmos para as dicas, é importante contextualizar a gestão de matéria-prima. Esta gestão envolve todo o fornecimento de maneira permanente e contínua dos itens que farão parte de todas as atividades da empresa. Por exemplo:

  • produção dos seus produtos;
  • escritório;
  • segmento de vendas;
  • setor de limpeza;
  • atendimento ao cliente etc.

Assim, a formação e manutenção dos estoques são fundamentais para manter seu negócio em funcionamento.

O gerenciamento do estoque demanda uma série de cuidados para que ele se mantenha lucrativo dentro do mercado. Não por acaso, eventuais falhas nesse processo podem prejudicar todas as operações seguintes.

Por que a gestão de matéria-prima é tão importante?

Para que a sua empresa mantenha uma gestão eficiente, é fundamental um controle de todos os materiais para que se tenha um gerenciamento total da cadeia produtiva.

O gerenciamento das matérias-primas é crítico para o desempenho das indústrias, já que ele auxilia o gestor a aperfeiçoar os investimentos no estoque, reduzir custos e evitar a depreciação ou o vencimento dos itens.

Essa gestão também é responsável por realizar um acompanhamento das ações dos concorrentes, o monitoramento do índice geral de preços e um planejamento para o nível de atividade exercida. Só assim, é possível assegurar a lucratividade da companhia.

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Estratégias para realizar a gestão de matéria-prima

Agora que você entendeu o que é a gestão de matéria-prima e a sua importância, é possível adotar alguma estratégias para administrar seu estoque com mais eficiência.

Monitore a linha de produção

Primeiramente, você precisa conhecer a fundo a sua cadeia produtiva, só assim você saberá onde realizar as melhorias e identificar os gargalos do seu processo. Além disso, você precisa estar sempre atento a qualidade dos produtos e realizar um levantamento das quantidades utilizadas durante os meses passados.

Você pode fazer este controle por meio de planilhas ou utilizar um software para automatizar alguns processos e ainda te ajudar a monitorar o fluxo de entrada e saída das matérias-primas.

Com esta análise você pode verificar todos os dados dos insumos utilizados e criar um planejamento de compras mais adequado às necessidades do seu negócio, já que conhecer as particularidades da sua empresa é a maneira mais correta de conseguir acompanhar os processos e evitar gastos desnecessários.

Faça um planejamento

Cada perfil de empresa exige um planejamento de matéria-prima adequado e o uso da tecnologia é muito benéfico neste processo. Ela contribui para uma previsão correta das necessidades da empresa e para instituir um planejamento de contingência, caso alguns fornecedores desistam da atividade ou ocorra uma situação que possa impossibilitar o abastecimento.

Para obter o sucesso nesta etapa é fundamental ter uma visão para reduzir os problemas e aumentar as oportunidades, utilizando estratégias de preços e promoções, conforme a demanda. O uso de ferramentas para avaliar em tempo real as perspectivas de venda e produção é o melhor caminho para ter uma visibilidade de ponta a ponta.

Tenha fornecedores de confiança

A segurança da gestão de matéria-prima também se baseia nas estratégias usadas para a compra de insumos. Afinal, sem eles, não é possível converter os produtos em mercadorias, realizando a venda ao consumidor final.

Um controle eficaz sobre seus fornecedores é fundamental para que a cadeia produtiva funcione de acordo com o esperado, pois mesmo que se trate de uma variável externa, qualquer problema que ocorra com eles pode afetar sua empresa e seus resultados.

Tenha em mãos sempre os contatos de seus fornecedores, condições de pagamento, forma de entrega e outros detalhes relevantes. Esse rigor mantém maior controle sobre o setor de compras e evita problemas como urgência na entrega de material ou necessidade de se fazer um pedido muito em cima da hora, aumentando o custo com frete e preço do item.

Por outro lado, mantenha sempre uma alternativa aos seus atuais fornecedores, caso ocorra algum problema com eles. Isso evita que você e sua equipe acabem perdendo prazos por conta da falha dos atuais parceiros de negócio.

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Organize e automatize seu estoque

É fundamental ter uma organização do inventário em estoque, assim como dos materiais que estão em uso pela produção. Sendo assim, pode-se separar a matéria-prima em categorias como:

  •  Matéria-prima armazenada;
  •  Itens em confecção;
  •  Produtos acabados.

Utilizar técnicas de gerenciamento é fundamental para promover a economia de custos e a rentabilidade do negócio.

Esse controle também auxilia o gestor a garantir os níveis de qualidade dos produtos da companhia, a quantidade necessária para atender à demanda dos clientes e a qualidade final dos itens que chegam aos consumidores.

Ao retirar uma peça para fabricação, por exemplo, é necessário fazer o registro dela para que a equipe de compras possa programar a aquisição de novos itens.

Esse controle também auxilia o gestor a garantir os níveis de qualidade dos produtos da companhia, a quantidade necessária para atender à demanda dos clientes e a qualidade final dos itens que chegam aos consumidores. 

Ao retirar uma peça para fabricação, por exemplo, é necessário fazer o registro dela para que a equipe de compras possa programar a aquisição de novos itens. Afinal, ter um estoque excessivo pode significar perdas na qualidade do produto final e gastos maiores com o espaço estocado. 

Ao mesmo tempo, estoques reduzidos podem fazer com que sua produção simplesmente pare e você deixe de vender. Achar o equilíbrio dessa equação é garantia para uma melhor gestão de matéria-prima!

Quais são os erros mais comuns na gestão de matéria-prima?

Até aqui já vimos que gerir de maneira adequada seu estoque de matéria-prima resulta em inúmeros benefícios para a sua indústria. Porém, existem alguns erros que podem prejudicar bastante sua gestão.

Resolvemos listar os erros mais comuns na administração de matéria-prima, para que você não cometa e mantenha sua gestão sempre em dia.

Não trabalhar com estoque mínimo

O estoque mínimo, ou estoque de segurança, é a quantidade mínimo que você precisa ter na empresa de determinado produto. Ela se destina a cobrir os atrasos de reposição por parte do fornecedor, e tem a finalidade de garantir a fabricação dos seus produtos.

É muito importante manter o estoque mínimo dos itens em estoque, assim, caso você precise produzir uma quantidade extra, não precisa realizar compras de última hora, que normalmente tem um custo maior.

Comprar além do necessário

Todos nós já ouvimos a frase de que estoque é dinheiro, não é mesmo? Pois bem, com essa frase você consegue entender a importância de estudar o mercado e comprar exatamente a quantidade necessária de matérias-primas.

O comprador precisa ter em mãos, no momento da compra, relatórios que informem com exatidão quais mercadorias são as mais vendidas e a previsão de vendas para os próximos meses. Assim, é possível realizar as compras de matérias-primas de forma mais eficiente.

Gerenciar sua indústria de forma manual

Um dos maiores erros cometidos pelos gestores é acreditar na gestão manual e manter os cadernos e planilhas preenchidas sem automatização, que podem levar a erros e retrabalhos. Ao fazer isso, a mão de obra que poderia ser utilizada para a produção fica envolvida com tarefas passíveis de automatização.

Ao entender o quanto a gestão do estoque é relevante fica fácil perceber que a sua implementação não é tão difícil quanto parece e só trará bons resultados no funcionamento geral do seu negócio. Vimos também os erros que muitos gestores cometem e que poderiam ser evitados com um investimento confiável de um software.

Agora que você já entendeu sobre a importância da gestão de estoque de matéria-prima, você não vai querer ser um gestor que continua perdendo tempo e dinheiro com processos que poderiam ser otimizados, certo? 

Poder contar com um sistema de gestão na sua indústria é primordial, uma vez que ele pode chamar a sua atenção quando o nível de matéria-prima está baixo, o que pode prejudicar o seu fluxo de produção. Além disso, o software pode auxiliar no momento de realizar as compras, apontando o melhor momento e às quantidades ideais.

Como o ERP WebMais ajuda na gestão da matéria prima

O sistema ERP para indústria da WebMais está pronto para te auxiliar a gerir com eficácia as suas matérias-primas, quer saber como?

  • Estoque mínimo: Esta prática deveria ser mais aplicada, pois evita que sua indústria realize pedidos em cima da hora que acabam tendo um custo maior, seja de frete ou do próprio insumo. Com o estoque mínimo, você evita perdas vendas por falta de mercadoria, além de comprar de seu fornecedor uma vez só com a quantidade correta e não prejudicar o seu fluxo produtivo.
  • Necessidade de compra: Um dos relatórios mais utilizados pelas indústrias é o relatório de necessidade de compra, que apresenta uma lista exata de quais insumos precisam ser comprados, baseado no estoque mínimo, estoque disponível, e caso tenha alguma ordem de compra em aberto, também é considerado este saldo. Com isso, o comprador sabe exatamente qual produto é mais necessário, e evita compras em cima da hora.
  • Estoque em poder de terceiros: Este controle é muito utilizado por quem trabalha com comodato ou industrialização, que é o estoque em posse de terceiros. Para quem já está enquadrado no SPED Fiscal Bloco K, é obrigatório controlar este tipo de estoque. Cada vez que o gestor precisa saber o que a empresa tem de mercadoria em mãos de fornecedores, ou que tem “em casa” mas pertence a outras empresas, basta dar um clique e o ERP WebMais apresenta claramente esse tipo de informação. Além de um controle gerencial, o sistema está totalmente configurado dentro das normas do SPED Fiscal.

A WebMais está pronta para te auxiliar em toda a sua gestão! Agende uma demonstração sem compromisso e conheça o sistema.

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