inventario de estoque

Entenda O Que É Inventário de Estoque, Como Fazer, Sua Importância e Benefícios!

Fazer o inventário de estoque é uma das práticas mais importantes para a empresa manter controle sobre tudo o que tem estocado. Quando o time envolvido realiza a contagem dos itens, o gestor consegue verificar se o estoque físico possui a quantidade mínima de produtos e se condiz com as informações cadastradas no sistema.

A questão é que fazer o inventário de estoque dentro de uma indústria não é uma tarefa tão simples como muitos pensam. Isso porque o volume de matérias-primas para produção, materiais para revenda e produtos tanto em elaboração como acabados pode ser muito grande. 

Assim sendo, saber exatamente qual é a quantidade exata de insumos e mercadorias nas prateleiras pode ser um desafio. Não é o caso para quem sabe o que é inventário de estoque, quais são os tipos existentes e como funciona esse processo.

No post de hoje vamos aprofundar mais sobre esse assunto para esclarecer as principais dúvidas que podem atrapalhar uma boa gestão: 

  • O que é inventário de estoque?
  • Por que ele é tão necessário?
  • Quais empresas precisam realizar esse procedimento?

Também vamos explicar qual é o momento certo para fazer o levantamento de produtos, quais são os tipos de inventário de estoque, qual é o passo a passo para realizá-lo corretamente e como a tecnologia pode ajudar no desempenho dessa tarefa. 

Preparado para assumir controle total sobre o seu estoque? Então vamos lá! 

O que é inventário de estoque?

O inventário de estoque nada mais é do que uma relação de todas as matérias-primas para produção, materiais para revendas ou outros componentes que a empresa mantém estocado. 

Esses itens podem ficar armazenados nas próprias instalações da empresa como, por exemplo, um depósito. Ou fora da companhia, seja dentro de pavilhões, centros de distribuição ou outros locais próprios ou alugados.  

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Por que o inventário de estoque é tão necessário?

Realizar o inventário de estoque é uma prática importantíssima porque ajuda o gestor saber exatamente quais são os produtos, matérias-primas e a quantidade certa que a empresa possui.   

Como falamos em outro post, fazer o controle de estoque é uma atividade estratégica necessária se a empresa quer reduzir custos e aumentar a produtividade. Então, realizar o inventário entra como parte dessa estratégia para alcançar sucesso na produção e nas vendas. 

Quais empresas precisam realizar o inventário de estoque?

Toda e qualquer empresa que tem estoque de mercadorias, sejam produtos em elaboração, produtos acabados ou matérias-primas, precisam realizar o inventário de estoque.

O estoque é considerado um dos ativos mais importantes da empresa e concentra boa parte dos investimentos da organização. Assim sendo, se for gerenciado de forma ineficaz, pode ser que esse setor acabe gerando prejuízos financeiros ao invés de lucros. 

E que empresa quer isso? Nenhuma! Logo, todas precisam realizar o inventário. 

Quando a empresa deve fazer um inventário de estoque?

A empresa pode fazer o inventário de estoque sempre que sentir necessidade de apurar a quantidade de itens disponíveis para produção ou venda. Não só isso, quando perceber que perdeu controle sobre os itens ou a forma com que estão sendo utilizados.

Abaixo veja outros sinais que indicam que está na hora de realizar um inventário de estoque:

#1. Produtos extraviados com frequência

Quando a empresa possui uma quantidade enorme de matérias-primas e produtos estocados, e quando muitos indivíduos têm acesso a todos os itens, pode acontecer dos itens serem extraviados, seja acidentalmente ou não. 

Se esse tipo de acidente ocorrer apenas uma vez que outra no ano, isso não é considerado um problema sério. No entanto, se os produtos forem extraviados com maior frequência, esse é um sinal indicando que está na hora de realizar um inventário de estoque. 

#2. Excesso de mercadorias encalhadas

Qualquer empresa pode sofrer com excesso de mercadorias encalhadas, sabia? Isso porque na hora de realizar uma compra, por exemplo, o setor de Compras pode adquirir itens que a indústria não vai utilizar. Ou que a organização não conseguirá repassar ao cliente. 

Se perceber que o seu estoque está cheio de mercadorias com pouco giro, realize um inventário para atualizar as informações de produtos e ver quais podem ser descartados.  

#3. Atraso nas entregas por falta de produto

O cliente fechou uma compra e depois de dois dias procurando pelo produto você se deu conta de que não possui o item em estoque, mesmo que ele conste no sistema? Está na hora de realizar um inventário de estoque urgente!

A falta de controle é uma das principais causas da falta de mercadorias nas prateleiras. Também o motivo pelo qual as entregas atrasam.  

Todo mundo sabe que esperar tempo demais por uma mercadoria é desmotivador e que o cliente pode desistir de fechar negócios no futuro justamente por causa de atrasos.

Se isso já aconteceu com a sua empresa, não deixe que essa situação se repita. Realize um inventário de estoque o mais rápido possível para se inteirar sobre o que está ou não disponível e se existe a necessidade de fazer novas aquisições.    

#4. Compras imprecisas

Não sabe quais matérias-primas e materiais precisam ser comprados? Esse é um sinal indicando que está na hora de realizar o inventário de estoque para evitar aquisições erradas e compras de urgência.

O inventário entra como instrumento de conhecimento para impedir aquisições imprecisas. E como elas acontecem? Podem haver erros de comunicação entre os setores, como por exemplo:

  • O departamento de compras pode não esperar chegar o ponto de pedido mínimo para fazer uma nova aquisição;
  • O almoxarifado faz a requisição e o setor de compras não faz o pedido. 

DICA IMPORTANTE: O gestor não precisa esperar ter um problema para inventariar o seu estoque. Ele pode manter um planejamento dentro da empresa e estabelecer um cronograma para que o time faça os inventários periodicamente. Assim ficará mais fácil manter atualizadas as informações sobre os produtos.

sistema de inventário de estoque

Tipos de inventário de estoque

Agora que você já sabe o que é inventário de estoque, porque ele é tão importante e quando é preciso realizar a contagem de produtos, veja quais são os tipos de inventário que podem ser adotados pelas empresas:

Inventário rotativo 

O inventário rotativo é o método de avaliação em que a contagem de produtos e matérias-primas ocorre em períodos pré-determinados. 

Ou seja, nele o gestor monta um planejamento e estabelece uma frequência para realizar o levantamento dos itens. Essa frequência pode ocorrer por dia, semana ou mês. 

As principais vantagens dessa modalidade são:

  • Aumento na eficiência do estoque;
  • Identificação de problemas mais rápido;
  • Impedimento de impacto nas operações.   

Inventário cíclico

Assim como o rotativo, o inventário cíclico também ocorre em períodos pré-definidos. Entretanto, seus objetivos são diferentes da modalidade acima. 

Enquanto que no inventário rotativo o gestor faz um levantamento mais simplificado dos itens, no inventário cíclico a contagem de produtos e matérias-primas ocorre de forma mais complexa. Podendo, assim, ser realizado várias vezes em um mesmo dia. 

Por exemplo, se a sua empresa possui uma movimentação muito grande de mercadorias esse inventário pode ser realizado nos turnos da manhã, tarde e antes do final do expediente para verificar se a quantidade estocada de itens permanece correta. 

As grandes vantagens desse método de avaliação são:

  • Maior segurança nas transações;
  • Total controle de estoque;
  • Levantamento mais preciso sobre os itens. 

Inventário periódico

Diferente dos inventários rotativo e cíclico, o periódico é um método de avaliação que não ocorre em uma frequência pré-determinada. Ele normalmente é realizado pela empresa no final de um período contábil como no último dia de um mês ou final de um trimestre.

Essa modalidade é ideal para as pequenas empresas que mantêm quantidades mínimas de produtos em estoque. Suas principais vantagens são: 

  • Facilidade na conclusão da contagem do inventário físico;
  • Economia de tempo para registrar os movimentos no estoque.

Inventário dinâmico ou parcial

Diferente das modalidades acima, no inventário dinâmico ou parcial a contagem não ocorre em todo o estoque. Ou seja, aqui o gestor apenas realiza o levantamento de determinados produtos ou mercadorias específicas.

Esse método de avaliação geralmente é adotado por empresas de grande porte, que possuem um estoque maior e mais variado de produtos. 

As vantagens de utilizar esse tipo de inventário são:

  • Permite configurar cada inventário a ser realizado;
  • Menor perda de mercadorias (uma vez que o levantamento de um determinado item ocorre separado, como no caso dos produtos alimentícios). 

Inventário anual 

O inventário anual é realizado apenas uma vez no ano e serve para levantar todos os bens que a empresa possui no estoque ao final do exercício. Normalmente, essa contagem é mais demorada que nas outras modalidades por conta do volume de informações a serem detalhadas pelo gestor. 

Aqui deve-se informar as características de cada item, as quantidades disponíveis em estoque, os valores de cada componente, lote e validade, entre outros dados. Também é preciso confirmar se os resultados obtidos batem com o inventário contábil.

Embora esse método de avaliação seja mais prolongado, ele pode ser usado como estratégia por empresas que comercializam muitos produtos não perecíveis. Isso porque elas podem adquirir quantidades maiores de itens várias vezes ao ano para suprir suas necessidades. 

Suas principais vantagens são:

  • Detalhamento preciso de itens, quantidades e preços de cada produto;
  • Economia de tempo ao longo do ano.

Inventário geral 

O inventário geral é considerado o método de avaliação mais simples. Aqui todos os elementos que compõe a estrutura da empresa são verificados pelos responsáveis e avaliados pelo gestor: bens móveis e imóveis, itens do almoxarifado, máquinas e equipamentos, materiais de consumo e ferramentas, enfim. 

Esse tipo de inventário é interessante porque as empresas passam a ter uma visão mais ampla sobre os itens que compõem o seu patrimônio. Entre as principais vantagens dessa modalidade destacamos:

  • Maior conhecimento sobre o bens estocados;
  • Total controle sobre o patrimônio. 

Passo a passo para fazer o inventário de estoque

Fazer o inventário de estoque pode assustar por conta do volume de matérias-primas e produtos estocados. Também porque é uma atividade que requer atenção e exige tempo para ser feita corretamente.

Mesmo assim, fazer o levantamento de todos os itens pode se tornar uma tarefa simples e prazerosa se a equipe envolvida seguir o passo a passo abaixo:   

Passo 1: Escolher um horário tranquilo e de pouco movimento

A contagem dos produtos vai exigir o máximo de concentração, então escolha um horário tranquilo e de pouco movimento para a equipe fazer o trabalho. Isso é importante para evitar que o seu time se perca nos números por conta de distrações, sendo necessário começar a contar tudo desde o começo. 

Passo 2: Organizar tudo antes de iniciar a contagem

A organização é o sucesso para fazer um bom inventário. Isso porque, ao organizar tudo antecipadamente (materiais necessários para fazer a contagem), a sua equipe é capaz de otimizar a tarefa e impedir interrupções. 

Passo 3: Realizar a contagem de produto a produto

Tudo preparado? Então é hora do seu time realizar a contagem produto por produto. Oriente os encarregados a anotar quais são os produtos que estão nas prateleiras, também qual é a quantidade disponível de cada item. 

Passo 4: Fazer a recontagem ou conferência

Não está seguro quanto a contagem do time? Peça para que façam uma conferência para assegurar que o levantamento de itens está correto. Informações erradas podem prejudicar a empresa futuramente caso precise de um produto que consta disponível no sistema, mas que não tem no estoque. 

Passo 5: Detalhar os itens

Por último, peça a equipe o detalhamento dos itens especificando as características de cada elemento como numeração do lote, validade e tipo de produto. No estoque podem haver mercadorias parecidas, então quanto mais detalhado for o inventário, mais rápido será distinguir e rastrear um determinado item.

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Como a tecnologia pode ajudar na realização de um inventário?

Agora que você chegou nessa parte do texto deve estar se perguntando: “Como o estoque compõe muitos elementos, como a minha equipe faz para realizar o inventário de todos esses produtos mais rápido?” 

Pois bem, a resposta para essa questão é bastante simples, com a ajuda da tecnologia!

Até pouco tempo, as empresas dependiam apenas de métodos manuais para fazer o levantamento de produtos. No entanto, desde que ferramentas mais modernas foram disponibilizadas, ficou mais fácil para a equipe fazer a contagem e o gestor realizar um controle de estoque eficiente.

Por meio de ferramentas como um sistema de gestão, WMS (Warehouse Management System – software de gerenciamento de armazém), leitores de código de barras ou leitores RFID, é possível trazer inteligência para a contagem de todos os produtos. E, assim, acompanhar de perto a movimentação dos itens por meio de um computador ou tablet. 

Pode ainda verificar a disponibilidade de matérias-primas para produção ou produtos para a revenda, sem necessariamente deixar a sala ou se dirigir até o almoxarifado. 

Interessante, não é mesmo? A tecnologia já pode ser utilizada para simplificar e otimizar o controle de estoque!

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