Saiba qual a importância da assinatura digital para a sua empresa

Com a digitalização das empresas e indústrias, é cada vez mais essencial contar com recursos e tecnologias que facilitem a integração dos setores com o ambiente online de forma segura e transparente.

Você já deve ter ouvido falar em assinatura digital ou até mesmo precisado de uma em algum processo gerencial na sua empresa, certo? Porém, para uma boa gestão de dados, é importante entender quais as finalidades da ferramenta e porque ela é tão importante para os seus negócios.

Para te ajudar, o blog WebMais preparou um manual prático e simplificado sobre o assunto. Acompanhe a leitura:

Para que serve assinatura digital?

Antes de entendermos as finalidades, é preciso entender, primeiramente, o que é assinatura digital. Trata-se de uma tecnologia de autenticação online que utiliza dados criptografados, também conhecidos como chaves, para assegurar a originalidade e a integridade de documentos virtuais.

É uma forma de “assinatura” parecida com a autenticação em cartório e tem basicamente os mesmos objetivos:

• Garantir e assegurar que o documento é legítimo e íntegro;
• Facilitar a transação entre as partes envolvidas em contratos e acordos;
• Digitalizar as informações gerenciais;
• Aumentar a segurança de arquivos digitais da empresa.

Além disso, outro grande benefício da assinatura digital é a diminuição de custos operacionais, uma vez que a assinatura digital é suficiente para assegurar a legitimidade de um arquivo, diminuindo gastos com processos de autenticação e afins que os documentos em papel exigem.

Outro fator a ser considerado é o nível de segurança de dados que a assinatura virtual garante. Isso porque o processo é feito da seguinte maneira:

• Primeiro, é feito o upload do documento em uma plataforma de certificação digital que pode ser contratada por meio de empresas que prestam o serviço;
• Assim que o procedimento é concluído, o certificador cria uma versão simplificada do documento chamada de hash;
• Por fim, é aplicada uma chave de criptografia sobre o arquivo (o que significa dizer que ele foi “assinado” virtualmente), resultando na versão final que contém 3 arquivos – o documento original, a assinatura digital e o certificado de assinatura.

Graças a todos esses procedimentos e à criptografia, que garante que cada assinatura é única e protegida, é possível autenticar relatórios, contratos, documentos oficiais, como o SPED Fiscal, para indústria, laudos, auditorias e muitos outros.

Assinatura digital x assinatura eletrônica: qual a diferença?

Por se tratarem de termos semelhantes, é muito comum que haja a confusão entre assinatura digital e assinatura eletrônica. Apesar de ambas serem feitas no ambiente virtual, existem diferenças entre as duas.

A assinatura digital requer um certificado digital – um documento virtual que contém as informações de identidade de uma empresa (e-CPF ou e-CNPJ) e é obrigatório para empresas que desejam uma assinatura digital – que possui prazo de validade e criptografia complexa.

A assinatura eletrônica, por sua vez, apesar de também ser uma tecnologia de autenticação virtual, não necessita de validação por meio de certificado digital, sendo utilizados outros dados de identificação, como endereço de IP, biometria, senha numérica e afins.

Isso significa que a assinatura digital é mais segura que a eletrônica? Sim, uma vez que a assinatura digital possui validade jurídica, conforme a MP 2.200 de 2001 e a eletrônica, não. Porém, para estratégias gerenciais, cabe à empresa decidir qual ferramenta de autenticação melhor satisfaz seus objetivos. 

Por que é importante ter assinatura digital?

Ter uma assinatura digital válida é importante não só pela segurança de dados, mas também por fatores relacionados à gestão, à integração e à inclusão digital da sua empresa – sem falar da redução de custo nos processos gerenciais como um todo.

A gestão de dados (data management), responsável pela administração de todos os dados da empresa, é o setor mais beneficiado pela ferramenta, uma vez que o arquivamento de arquivos digitais é muito mais eficiente do que contratos em papel.

Da mesma forma, a integração entre os setores se torna muito mais assertiva, especialmente quando o gerenciamento de contratos é feito em nuvem, possibilitando que, em um só lugar, todos os setores da empresa sejam capazes de armazenar e autenticar seus documentos.

Por fim, um dos grandes benefícios da aquisição de assinatura digital continua sendo a segurança, já que um dos grandes riscos da inclusão digital é o roubo de dados.

No caso das indústrias, que são multi segmentadas por natureza, os benefícios da integração são os mais atrativos, tendo em vista a necessidade de aproximação funcional de todas os setores produtivos. A redução de custos, a sustentabilidade e a otimização de processos também são fatores importantes proporcionados pela tecnologia.

Como fazer uma assinatura digital

Ter uma assinatura digital é relativamente simples e envolve, basicamente, dois processos: a aquisição do certificado digital e de um assinador digital. O certificado, como dissemos, é obrigatório e pode ser adquirido por empresas regulamentadas que prestam o serviço.

Da mesma forma, o assinador digital é um software que funciona como uma espécie de “caneta virtual”, autenticando os documentos. Para empresas de grande porte, esses softwares também possuem uma funcionalidade chamada API (application programming interface), que se integra ao ERP online e facilita todo o processo.

Agora que você já sabe o que é assinatura digital e como a tecnologia impulsiona a digitalização da sua empresa, que tal saber mais sobre as vantagens de um ERP na nuvem? Acompanhe o blog WebMais e não perca nenhuma atualização de conteúdo.

Até mais!