Veja O Que É Automação De Processos, Benefícios, Exemplos E Como Fazer

Na era digital, a automação de processos é um dos passos para empresas que buscam se destacar em um mercado competitivo.

A capacidade de eliminar tarefas manuais, otimizar operações e impulsionar a produtividade é inegavelmente a chave para o sucesso nos negócios.

Mas o que exatamente é automação de processos? Quais são os benefícios que ela oferece? Além disso, como você pode implementá-la com sucesso em sua organização?

Neste conteúdo, responderemos todas essas perguntas. E você ainda pode agendar uma demonstração gratuita do ERP WebMais para começar a sua automação de processos com um software para sua gestão!

O Que É Automação De Processos?

Automação de processos refere-se à aplicação de tecnologia para automatizar e otimizar tarefas, atividades ou fluxos de trabalho que seriam normalmente executados manualmente por seres humanos.

Em resumo, envolve a utilização de software, sistemas de informação e, em alguns casos, hardware especializado para realizar tarefas de maneira automática, seguindo regras pré-definidas.

Mas isso pode variar desde processos simples e repetitivos até fluxos de trabalho complexos que envolvem múltiplas etapas e sistemas.

Importância Da Automação De Processos Para As Empresas

Existem diversos benefícios da automação de processos em uma empresa. Assim, essa é uma ferramenta valiosa para promover o sucesso e há diversas razões que comprovam isso. Confira abaixo.

Mais Produtividade

Como as tarefas são executadas mais rapidamente e com maior precisão do que quando são realizadas manualmente, resulta em um aumento significativo na produtividade da equipe. Isso porque os funcionários podem se concentrar em tarefas de maior valor agregado.

Integração Com Banco De Dados

A automação de processos frequentemente envolve a integração de sistemas e a troca automática de dados entre diferentes partes da organização. Dessa forma, as informações são consistentes, atualizadas e facilmente acessíveis, melhorando a tomada de decisões.

Promoção De Padronização

Os processos são definidos e executados de forma consistente, seguindo regras pré-definidas. Dessa forma, você promove a padronização e garante a qualidade e a conformidade das operações.

Monitoramento De Desempenho

Sistemas de automação muitas vezes incluem recursos de monitoramento em tempo real. Dessa forma, é possível acompanhar o desempenho dos processos, identificar gargalos e realizar ajustes rapidamente para otimizar o desempenho.

Redução De Custos E De Erros

Sem a dependência de mão de obra manual, há economia de custos significativa a longo prazo. Além disso, leva à redução da probabilidade de erros humanos, que pode ser caro em termos de retrabalho, correções e possíveis penalidades por não conformidade.

Tipos De Automação De Processos

Cada indústria tem seus próprios processos e desafios específicos, e a automação de processos pode ser personalizada para atender às necessidades exclusivas de cada setor. Vamos conhecer cada tipo de automação!

Scripts

Os scripts são sequências de comandos ou instruções escritos em linguagens de programação que automatizam tarefas específicas em um sistema ou aplicativo.

Um script em Python pode ser usado para automatizar a tarefa de renomear e mover automaticamente arquivos em um diretório específico, economizando tempo e evitando erros humanos.

RPA – Robotic Process Automation

Um RPA envolve o uso de software ou “robôs” que podem imitar ações humanas ao interagir com sistemas de software através da interface do usuário.

Sendo assim, um processo de RPA pode ser configurado para acessar um sistema de gerenciamento de clientes, recuperar informações de contato, atualizar registros e enviar e-mails de acompanhamento automaticamente. Esse é apenas um exemplo, dentre muitos.

URA – Unidade De Resposta Audível

O URA é um sistema de automação de atendimento telefônico. Em resumo, ele utiliza gravações de voz e reconhecimento de teclas para direcionar as chamadas dos clientes para o departamento ou serviço adequado.

Um exemplo é quando você liga para uma companhia aérea e ouve uma URA que lhe permite verificar horários de voos ou fazer uma reserva pressionando teclas específicas.

Chatbots

Trata-se de programas que podem realizar conversas automatizadas com os usuários, normalmente por meio de mensagens de texto.

Um chatbot em um site de atendimento ao cliente pode responder automaticamente a perguntas frequentes dos clientes, como horário de funcionamento, política de devolução e informações sobre produtos.

Hiperautomação

Chamamos de hiperautomação a abordagem abrangente que combina várias tecnologias de automação, como RPA, IA, análise de processos e integração de sistemas, para automatizar processos complexos de negócios.

Por exemplo, uma indústria automobilística pode usar essa opção para gerenciar todo o ciclo de vida de produção de veículos. Isso vai desde o design até a fabricação e o rastreamento de estoque.

BPMS – Business Process Management Systems

O BPMS refere-se a sistemas de gerenciamento de processos de negócios que permitem às organizações modelar, automatizar, executar e monitorar processos de negócios.

Em uma indústria de alimentos e bebidas, por exemplo, pode ser aplicado para otimizar o gerenciamento de pedidos, desde a aceitação até a produção e a entrega.

Exemplos De Automação De Processos Nas Empresas

A automação de processos em diversas áreas contribui para a competitividade e o sucesso das empresas. Explicaremos com exemplos a seguir!

Automação De Processos Industriais

A automação de processos industriais envolve a aplicação de tecnologia para controlar e monitorar automaticamente as operações em ambientes de fabricação e produção.

Alguns exemplos são:

• controle automático: os sistemas de automação podem controlar máquinas, equipamentos e processos de produção de forma autônoma, com base em parâmetros e regras predefinidos;
• monitoramento em tempo real: sensores e dispositivos permitem que os operadores monitorem o estado das máquinas e processos em tempo real. Assim, podem identificar problemas rapidamente;
• coleta de dados: coleta dados sobre a produção, qualidade e desempenho, que podem ser usados para análise e melhoria contínua;
• integração de sistemas: integrar máquinas e equipamentos de diferentes fabricantes, bem como sistemas de gerenciamento de estoque, garantindo a continuidade do fluxo de trabalho.

Automação De Processos Logísticos

A automação de processos logísticos envolve a aplicação de tecnologia para otimizar e controlar de forma eficiente as operações de transporte, armazenamento, distribuição e gestão de estoque em cadeias de suprimentos e logística.

Veja exemplos:

• rastreamento em tempo real: a automação permite o rastreamento em tempo real de produtos, veículos e ativos em toda a cadeia de suprimentos, proporcionando visibilidade total das operações;
• gestão de inventário: sistemas automatizados controlam e atualizam o inventário, ajudando a evitar excesso ou falta de estoque e reduzindo erros de contagem;
• roteirização e programação de entregas: a automação de roteirização ajuda a otimizar as rotas de entrega, considerando fatores como tráfego, prioridades de clientes e veículos disponíveis;
• gerenciamento de pedidos: sistemas automatizados processam pedidos, incluindo a coleta de produtos em estoque, embalagem e programação de entregas;
• integração com fornecedores e parceiros: integração de sistemas para compartilhar informações e coordenar operações.

Automação De Processos Administrativos

A automação de processos administrativos envolve a aplicação de tecnologia para otimizar e automatizar tarefas e fluxos de trabalho comuns em uma organização.

Dessa forma, é possível abranger áreas como recursos humanos, finanças, gerenciamento de documentos e comunicações internas.

Podemos exemplificar com:

• workflow digital: automatização de fluxos de trabalho que definem a sequência de tarefas em um processo administrativo, com base em regras predefinidas;
• integração de sistemas: conexão de sistemas e aplicativos para permitir a transferência automática de dados entre eles, como em um ERP e CRM;
• gestão de documentos eletrônicos: armazenamento e recuperação de documentos digitalizados ou criados eletronicamente, com recursos de pesquisa e compartilhamento;
• comunicações internas: automação de comunicações internas, como notificações, e-mails e mensagens, para manter a equipe informada sobre atualizações e tarefas;
• gerenciamento de tarefas: rastreamento automatizado de tarefas e prazos, permitindo a atribuição, acompanhamento e conclusão eficiente de tarefas.

Como Automatizar Seus Processos?

Automatizar processos em uma organização envolve a implementação de ferramentas e sistemas que eliminam tarefas manuais, aumentam a eficiência e reduzem erros.

Um dos sistemas mais poderosos para automatização é um ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português).

Essa é uma ferramenta central que unifica dados e funções de várias áreas, como finanças, recursos humanos, manufatura, logística e muito mais.

Graças a isso, pode criar fluxos de trabalho personalizados e automatizar o processamento de pedidos, a geração de faturas, o controle de estoque e o gerenciamento de folhas de pagamento.

O ERP WebMais oferece tudo isso e ainda é escalável. Ou seja, pode crescer com a empresa, adaptando-se às mudanças nas necessidades e no tamanho.

Conclusão

A automação de processos é o segredo por trás da eficiência operacional e do crescimento sustentável das empresas modernas. Escolha as melhores formas de colocar em prática essa estratégia!

Se você está pronto para impulsionar a automação de processos em sua organização e colher os benefícios de uma operação mais eficiente, não perca tempo. Agende agora mesmo uma demonstração gratuita do ERP WebMais.