como o bpm otimiza processos na sua empresa

Tudo O Que Você Precisa Saber Sobre BPM Está Neste Guia Completo E Atualizado

Imagem de Sanon Matias

BPM é a sigla para Business Process Management, que, em português, quer dizer Gestão de Processos de Negócio. As empresas vêm investindo nesse conjunto de práticas para aprimorar seus processos internos e, assim, ganhar competitividade.

Neste artigo, você entenderá o que é BPM, para que serve e os seus benefícios, além de aprender a aplicá-lo no seu negócio.

Quer pular direto para a ação e melhorar os processos da sua indústria? Então conheça o ERP especialista nesse segmento, agende uma demonstração gratuita e saiba como vamos te ajudar a alcançar resultados mais expressivos.

Agora, vamos para a leitura.

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O Que É BPM (Business Process Management)?

Business Process Management, ou BPM, é um conjunto de práticas focadas na melhoria contínua dos processos de uma empresa.

A ausência de um método para estipular e otimizar processos pode trazer problemas sérios para um negócio. Os principais – e mais graves – são a ineficiência, desorganização e os prejuízos financeiros.

Em resumo, o BPM é uma disciplina para o gerenciamento desses processos. Sendo assim, ele traz ferramentas para entender o que funciona e o que precisa ser melhorado.

BPM, então, não pode ser considerado uma metodologia, apesar de algumas pessoas fazerem essa confusão.

Quando Surgiu O Conceito BPM?

Apesar de muito útil na atualidade, o conceito do BPM já existe há muito tempo. Em 1911 foi documentada a primeira ideia de Gerenciamento de Processos de Negócios.

Isso porque, na data, Frederick Taylor publicou um estudo sobre produtividade e como ela poderia ser melhorada por métodos científicos.

Mas, a partir dos anos 1950, o BPM passou a ganhar outros contornos e a se parecer mais com o conceito como o conhecemos hoje.

Isso ocorreu por conta da implementação de métodos como o Kanban para melhoria da gestão do trabalho.

O termo Business Process Management, no entanto, só passou a ser utilizado no início dos anos 2000, pela consultoria Gartner. A empresa o relacionou a softwares de gestão de processos.

Para Que Serve O BPM (Business Process Management)?

Ao compreender como os processos são executados em uma empresa, é possível tomar decisões mais acertadas, identificar o papel de cada colaborador e sistematizar todos os departamentos.

Mas, com o BPM, é possível fazer tudo isso de forma mais organizada. As empresas que costumam investir no BPM têm três grandes objetivos: redução de custos, redução do tempo de execução de tarefas (mais eficiência) e melhoria da qualidade.

E o BPM pode entregar esses resultados inclusive a curto prazo, já que o time consegue ver os seus efeitos positivos quase que imediatamente.

Mesmo assim, o BPM pode ser considerado um investimento benéfico também no longo prazo. Isso porque os seus impactos podem ser incorporados de forma permanente na cultura da empresa.

Com a ajuda do ERP da WebMais, você aplica o BPM de forma eficaz em todos os setores. Seu controle de gastos, por exemplo, será otimizado com a melhoria nos processos. Entenda como o sistema transformará sua gestão financeira.

Qual O Papel Do BPM Nas Empresas?

Em resumo, o principal papel das práticas de BPM nas empresas é definir o caminho para as metas serem atingidas.

E isso é possível porque elas simplificam o entendimento sobre os fluxos de trabalho, deixando claro o que precisa ser feito, como, quando, onde, porque e por quem.

Mas, além disso, o BPM vem desempenhando um papel importante na adaptação das empresas à transformação digital. Esse passo é essencial para se manter competitivo no mercado atual.

Representação do papel do BPM nas empresas.

Ainda assim, essa jornada pode ser desafiadora para alguns negócios. Então, o BPM, além de estimular a inovação, pode ser uma oportunidade de dominar os novos processos.

Como É Uma Tecnologia BPM?

Uma tecnologia BPM é um software que ajuda as empresas a gerenciar seus processos de negócios. Dessa forma, essas tecnologias fornecem uma variedade de recursos para ajudar as empresas a modelar, automatizar, monitorar e melhorar seus processos.

Então, ao adotar a tecnologia BPM, o processo inicia com a modelagem visual usando notações padrão como a BPMN (Business Process Model and Notation).

Em seguida, a automação transforma o modelo em um fluxo de trabalho executável, permitindo a definição de tarefas, decisões e integrações.

Mas, antes da implementação, é crucial testar o processo em um ambiente controlado para identificar possíveis problemas.

Durante a execução, o monitoramento em tempo real fornece insights para melhorias, garantindo o alinhamento com os objetivos de negócios.

No entanto, a dinâmica dos negócios exige revisões regulares. Com base no feedback e dados coletados, o processo pode ser otimizado para refletir mudanças nas condições que podem ocorrer com o tempo.

Por fim, além das funcionalidades técnicas, muitas soluções BPM oferecem ferramentas de colaboração para aprimorar a comunicação entre equipes, permitindo um trabalho unido e eficaz.

Qual A Importância Do Gerenciamento De Processos Nas Empresas?

Como falamos, as empresas hoje em dia têm um grande desafio que é manter a sua competitividade em um mercado cada vez mais inovador e concorrido. Por isso é tão importante adotar práticas eficazes de gerenciamento.

Além de trazer mais produtividade para o trabalho, o BPM ajuda a economizar tempo. Isso porque ele aumenta a qualidade das entregas, capacita o time e promove o trabalho com foco na resolução de problemas e melhorias.

Tudo isso traz muitas vantagens para a empresa. Vamos falar delas com detalhes mais adiante, ainda aqui neste conteúdo.

Como Funciona O Business Process Management?

Na prática, a aplicação do BPM permite que você mapeie todos os processos já estabelecidos na empresa para, depois, padronizá-los.

Essa padronização traz benefícios como mais qualidade e agilidade na produção. É que, com o BPM, os colaboradores entendem exatamente o que é esperado deles e todos podem seguir o mesmo modelo.

Além disso, fazem parte da aplicação do BPM as melhorias nos processos padronizados e até mesmo a criação de novos processos.

Todas essas etapas são chamadas de princípios do BPM, e nós vamos falar mais sobre ela no próximo tópico.

Quais Os Princípios Do BPM (Business Process Management)?

Os princípios do BPM são alguns conceitos que tornam a sua compreensão e aplicação mais fácil. Acompanhe:

Mapeamento de Processos

Esta é uma ferramenta gerencial que tem o objetivo de ajudar o time a compreender todos os processos empregados no negócio. O mapeamento inclui a reunião de informações sobre os processos e a sua documentação para posterior análise.

representação dos 4 princípios do BPM

Essa atividade tem fundamental importância no BPM. Afinal, é ela que permite que as pessoas conheçam os processos de forma mais profunda, de modo que possam identificar seus problemas e vislumbrar soluções.

Padronização de Processos

É a formalização de cada um dos processos analisados, definindo padrões a serem seguidos por todos os colaboradores.

Assim, cada processo pode ser executado com a mesma qualidade por diferentes pessoas, independentemente de suas habilidades ou tempo de experiência na empresa. A principal vantagem da padronização de processos é a excelência operacional.

No entanto, é preciso lembrar que padronizar não significa tornar algo imutável. Mesmo um processo padronizado pode precisar de melhorias no futuro, e o time precisa manter a mente aberta para identificar possíveis gargalos.

Melhoria de Processos

Esta prática tem o objetivo de garantir que os processos sempre atendam às expectativas dos clientes e necessidades da empresa.

Mas, para definir quais melhorias devem ser implementadas, o time deve analisar aprofundadamente os processos atuais. A ideia é entender como eles podem ser melhorados — só então eles devem ser redesenhados e as melhorias implementadas.

Otimização De Processos

O princípio do BPM de otimização de processos é a base de todo o processo de gestão de processos de negócios. É o que motiva as empresas a implementar o BPM e a investir tempo e recursos em seus processos.

Ela pode ser realizada de várias formas, incluindo a racionalização, eliminando as etapas desnecessárias e redundantes, a automação, usando tecnologia nas tarefas, e a reengenharia, redesenhando o processo radicalmente.

A otimização de processos é um processo contínuo que deve ser realizado regularmente para garantir que os processos de negócios continuem a atender às necessidades das empresas.

Assim, traz vantagens porque reduz custos, melhora a produtividade, a qualidade dos produtos ou serviços e a satisfação do cliente.

Quais Os Benefícios Do Business Process Management?

Além dos benefícios que nós já citamos aqui, como a padronização e otimização de processos, o BPM traz outras vantagens para a empresa. Conheça algumas!

Maior Controle

O BPM ajuda o time a descobrir quais funções estão sendo cumpridas de forma satisfatória. Isso porque ele permite acompanhar indicadores de desempenho relacionados a cada processo.

Assim fica mais fácil identificar erros ou atitudes inadequadas e tomar providências para corrigi-los.

Ganho De Produtividade

Quando os processos são melhorados, os fluxos de trabalho são facilitados. Isso torna todo o trabalho mais produtivo.

Dessa forma, o time tem tempo para se dedicar a questões mais estratégicas, pois a parte operacional é concluída mais rapidamente. Esse ganho em produtividade também é benéfico para o colaborador, que se sente mais motivado e valorizado.

Eficiência

Quando todos os processos são padronizados e automatizados e a equipe está bem treinada, é natural que todos trabalhem com mais eficiência. Isso significa que entregam resultados melhores em menos tempo de dedicação.

representação de como um BPM bem implementado otimiza muito os processos do seu negócio.

Redução De Custos

Outra vantagem do BPM é que, por meio da otimização de processos, ele permite que a empresa reduza custos. Isso influencia positivamente no faturamento do negócio!

Segurança

O BPM também traz mais segurança para as informações na empresa. Essa defesa adicional vem sendo cada vez mais valorizada pelo mercado.

Maior Transparência

As práticas de BPM permitem que todo o time entenda os processos do negócio. Além disso, os gestores podem monitorar tudo o que está sendo feito em cada setor.

Essa transparência facilita a gestão e aumenta a capacidade de modificar os processos de acordo com as necessidades da empresa. Mas é claro, sempre com base na análise de dados e no acompanhamento dos resultados obtidos.

Automação

A automação de processos é uma forma de tornar o trabalho mais ágil, produtivo e inteligente, agregando valor às entregas e trazendo ainda mais padronização.

As práticas de BPM facilitam a automação e são o primeiro passo para que a organização possa usufruir desses benefícios.

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Integração

Para que o BPM funcione bem, é preciso que toda a empresa esteja integrada. Então, é uma boa prática adotar sistemas de gestão que integrem as mais diversas áreas, funcionando com uma única fonte de informação.

Isso, além de facilitar a comunicação entre os times, ajuda os gestores a entenderem melhor tudo o que se passa em cada área da organização. Por fim, também facilita a tomada de decisão orientada por dados.

Formulários Mais Otimizados E Dinâmicos

Muitas vezes, diferentes setores da empresa precisam de respostas de colaboradores de outras áreas para tomar decisões importantes sobre o rumo dos negócios. Enviar e-mails e coletar dados com formulários impressos não é uma opção eficiente.

Mas, com o BPM, é possível usar formulários dinâmicos e otimizados, que garantem respostas rápidas.

Organização De Tarefas

A boa organização é um dos pilares do BPM. Sem ela, dificilmente a empresa conseguirá colocar em prática tudo o que precisa para implementar as melhorias necessárias na empresa.

E organizar melhor os fluxos e processos não traz vantagens só para a implementação do BPM, mas para todas as frentes de trabalho. Dessa forma, a empresa diminui os erros e aumenta a produtividade da equipe.

Mais Agilidade

O resultado de todos esses benefícios é um time mais integrado, eficiente, informado e engajado. Junto à automação de processos, isso torna o trabalho cada vez mais ágil. Assim, a empresa consegue entregar com mais qualidade e de forma mais rápida.

Entrega De Resultados Efetivos

Por fim, não podemos deixar de falar sobre a melhoria nos resultados da empresa. Com mais agilidade, eficiência e menos custos, é natural que as entregas tenham cada vez mais qualidade. E isso, sem dúvidas, também reflete nos resultados financeiros.

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Quais As Etapas Para Implementar O BPM?

Implementar o BPM otimiza suas operações, melhora a eficiência e responde de forma ágil às demandas do mercado.

Esse processo envolve uma série de etapas interligadas, cada uma desempenhando um papel vital na transformação e no aprimoramento dos processos organizacionais. Vamos explorar detalhadamente cada uma delas.

1. Análise De Necessidades Do Negócio

Analisar a necessidade do negócio envolve entender os objetivos gerais, as metas específicas que pretende alcançar e as áreas que precisam de melhoria.

Os stakeholders devem ser consultados para ter uma compreensão completa das expectativas e requisitos.

Durante essa fase, aponte os processos existentes, seus pontos fortes e fracos, e as oportunidades para aprimoramento. Isso serve como base para todo o processo de implementação do BPM, moldando as decisões subsequentes de design e modelagem de processos.

2. Design Dos Processos

Com uma compreensão clara das necessidades do negócio, a próxima etapa engloba a criação de uma visão abrangente dos processos de negócios desejados, alinhados com os objetivos estratégicos da organização.

Durante essa fase, as metas específicas dos processos são estabelecidas, assim como as métricas de desempenho que serão utilizadas para avaliar o sucesso.

Considere a automação de atividades sempre que possível, visando melhorar a eficiência operacional. Além disso, considere a integração de sistemas e tecnologias necessárias para suportar a execução dos processos.

3. Modelagem E Representação Do Fluxo Ideal De Processos

A modelagem dos processos visualiza e comunica as nuances dos fluxos de trabalho. 

Nessa etapa, são criados modelos visuais, como diagramas de fluxo, que representam de forma clara e compreensível as atividades, os recursos, os pontos de decisão e as interações nos processos.

A documentação detalhada das regras de negócios associadas a cada processo é uma parte integral da modelagem. Isso não apenas facilita a compreensão, mas também serve como referência para estar em conformidade ao longo da execução do processo.

4. Execução Do Fluxo

A partir dos processos devidamente desenhados e modelados, a implementação prática ocorre na etapa de execução do fluxo.

Aqui, ferramentas de BPM são frequentemente utilizadas para automatizar tarefas e facilitar a execução eficiente dos processos.

A automação não apenas acelera a execução, mas também reduz erros e inconsistências associados a atividades manuais.

Durante a execução do fluxo, a colaboração eficiente entre diferentes partes da organização é facilitada pela integração de tecnologias, garantindo um fluxo de trabalho suave e contínuo.

5. Monitoramento De Possíveis Falhas E Sucessos

A implementação do BPM não é um processo estático; portanto, o monitoramento contínuo é crucial. Nesta etapa, sistemas de monitoramento em tempo real são estabelecidos para rastrear o desempenho dos processos.

Com base nos dados coletados, é possível ter a identificação imediata de possíveis falhas e a capacidade de resposta rápida para corrigir problemas.

representação das 6 etapas para implementar o BPM

Além disso, o monitoramento inclui a verificação da conformidade com as regras de negócios e regulamentações. Isso é vital para os processos estarem alinhados com os padrões éticos e legais, mitigando riscos.

6. Otimização Dos Pontos Que Necessitam De Melhoria

A fase final do ciclo BPM é a otimização. Com base nos dados coletados durante o monitoramento, são encontradas áreas que precisam de aprimoramento.

Exemplos incluem ajustes nos processos, realocação de recursos ou a introdução de novas tecnologias para aprimorar a eficiência.

A abordagem aqui é iterativa, com o ciclo completo reiniciando. As lições aprendidas durante a execução do processo anterior alimentam diretamente o aprimoramento contínuo.

O objetivo é criar um ambiente de negócios ágil, capaz de se adaptar às mudanças nas condições do mercado e nas demandas dos clientes.

Como Implantar BPM na Empresa: Principais Etapas?

A implantação do BPM na empresa tem 6 fases:

  1. Planejamento e identificação: nesta etapa são feitas a identificação e definição da situação atual dos processos da empresa e das pessoas envolvidas;
  2. Análise de processos: a etapa seguinte é a de identificação das oportunidades de melhorias, principalmente por meio da análise de gargalos e falhas;
  3. Desenho: são definidas as estratégias de automatização e otimização dos processos;
  4. Simulação de fluxos e verificação da aderência: na quarta fase as estratégias serão colocadas em prática para verificar a aderência das melhorias e fazer os ajustes necessários;
  5. Monitoramento e controle: aqui os processos são acompanhados com indicadores de desempenho para serem identificados novos gargalos e falhas;
  6. Refinamento: por fim, vem a fase chamada de melhoria contínua, que deve ser realizada com base nas informações colhidas na etapa anterior.

O Que É Processo?

Agora que já falamos bastante sobre Business Process Management, que tal darmos alguns passos para trás e falarmos sobre a definição de processos?

Em uma empresa, um processo é um conjunto de atividades executadas por pessoas ou máquinas com o objetivo de alcançar um ou mais resultados. Cada processo tem três fases: a entrada, a transformação e a saída.

Para você entender, vamos dar o exemplo bem simples de fabricação de um bolo.

A entrada de ingredientes em uma tigela é a entrada, a transformação envolve a mistura e o tempo de forno, e a saída é o resultado, que, nesse caso, é um bolo pronto.

É importante deixar claro que processo não é a mesma coisa de projeto, apesar de muita gente confundir esses dois conceitos.

Um processo pode ser repetido muitas vezes, de forma simultânea. Já um projeto é algo que tem um dia para começar e outro para terminar.

Quais Os Tipos De Processos?

Existem três tipos de processos. Então, vamos conhecer cada um deles abaixo!

Primários

Os processos primários ou essenciais são aqueles que estão ligados à atividade-fim da empresa. Eles agregam valor diretamente para os clientes. Alguns exemplos são os processos de fabricação, vendas e logística de saída.

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Gerenciamento

Já os processos de gerenciamento não agregam valor diretamente para o cliente, mas asseguram que a empresa esteja indo bem na sua jornada rumo aos seus objetivos. Alguns exemplos são os processos de planejamento e acompanhamento de resultados.

Suporte

Por fim, os processos de suporte são aqueles que apoiam os demais. Também não agregam valor diretamente para os clientes, mas são importantes para a empresa ter sucesso e ser bem administrada.

A contabilidade é um exemplo de processo de suporte!

Como Saber Se Uma Empresa Tem Processo?

Todas as empresas têm processos. Afinal, para que o negócio se mantenha, é preciso realizar essas atividades.

A diferença é que algumas organizações têm processos bem definidos e organizados, enquanto outras não mapeiam e nem planejam os seus passos.

Em que situação você acha que o seu negócio se encaixa?

Para entender, analise alguns pontos. Uma dica é prestar atenção ao fato de haver um mapeamento de processos documentados.

Mas não é só isso. Lembre-se de garantir o entendimento de todos sobre o que acontece na empresa. Para complementar, deixe clara a definição de indicadores de acompanhamento e de um fluxo fluido de trabalho.

Se você acha que ainda precisa melhorar em algum desses pontos, o BPM é seu melhor aliado. Conhecer melhor esse conceito e começar a aplicar os seus princípios é o melhor que você pode fazer pela sua empresa!

Qual É A Diferença Entre BPA E BPM?

BPA é a sigla para Business Process Analysis, que abrange metodologias usadas para acelerar processos em empresas por meio da automação.

Podemos dizer, então, que o BPA faz parte do BPM. Isso porque a automação faz parte das iniciativas de gerenciamento de processos propostas pelo BPM.

Quais São As Diferenças Entre BPM, BPMN E BPMS?

O BPMN, apesar do nome parecido, não é a mesma coisa que BPM. A primeira sigla significa Business Process Modeling and Notation e é um conjunto de símbolos usados para representar processos de forma gráfica.

Ou seja, enquanto o BPM é uma disciplina gerencial, o BPMN é uma notação padrão proveniente dessa disciplina. Porém, ela é usada para demonstrar visualmente todo o fluxo de processos.

Já o BPMS, ou Business Process Management Suite, é um software que mapeia, automatiza, executa e monitora processos. Ele também segue os princípios do BPM.

Além disso, facilita o controle de processos, ajuda a identificar gargalos, estabelece KPIs, gera relatórios, entre outras atividades.

Quanto Investir Para Implementar O BPM?

A depender do tipo e do tamanho do seu negócio, investir em um sistema de automação pode custar uma grande quantia por ano. Sendo assim, é preciso analisar dados para tomar a melhor decisão para a empresa.

Um estudo divulgado pela Gartner indica que 80% das empresas que adotam o BPM alcançam um ROI (retorno sobre investimento) de, pelo menos, 15%.

O mesmo estudo também aponta que mais da metade das empresas conseguem retornos de U$100.000 a U$500.000 por projeto.

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Conclusão

O BPM é uma excelente forma de tornar os fluxos de trabalho de uma empresa mais eficientes. Assim, o time domina a condução dos seus processos e consegue entregar resultados satisfatórios fazendo menos esforços.

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