kanban: o que é, principais vantagens e como funciona

Descubra O Que É Kanban e Como o Método Funciona!

Kanban é uma palavra de origem japonesa e pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização”. Ela dá nome a um método fundamental para que a área de gestão de projetos consiga gerenciar suas demandas de forma ágil e eficaz. 

Mas se você ainda não o conhece e deseja aprender um pouco mais sobre essa técnica, não deixe de conferir este post!  

A seguir, você terá acesso a tudo o que precisa saber sobre o método Kanban e aprenderá a colocá-lo em prática em seu negócio! 

Vamos lá?

O Que É Um Sistema Kanban?

Kanban é um sistema visual de gestão de trabalho, que busca conduzir cada tarefa por um fluxo pré-definido de trabalho. Também conhecido pelo nome de gestão visual, pois faz uso de cartões coloridos para sinalizar cada tarefa. 

O método pode ser considerado também como uma metodologia ágil exatamente por ter o objetivo de evitar a procrastinação e render mais no dia a dia. Isso acontece porque todo o sistema é pautado de uma forma organizada para tornar o workflow mais produtivo. 

Portanto, esse método pode ser descrito como um processo para melhorar gradualmente tudo o que você faz.

O Kanban surgiu nos anos de 1940 no Japão, na fábrica da Toyota. Idealizado por Taiichi Ohno, ele era um único cartão que sinalizava a conclusão do processo produtivo, “puxando” as novas demandas para a produção. 

Seu objetivo era simples: facilitar o controle do estoque de materiais, promovendo harmonia entre almoxarifado e linha produtiva. 

Porém, foi em 2004 que o método nasceu. David J. Anderson, especialista em metodologias ágeis, trabalhou em cima dos estudos de Ohno e outros, como Peter Drucker e Eli Goldratt, para a criação do método como conhecemos hoje.

Quais São Os Exemplos De Kanban?

Para entender melhor o que explicamos até aqui, veja um modelo de Kanban:

Modelo de Kanban

No exemplo temos três colunas que representam as etapas em que se encontram suas atividades, desde a tarefa criada até a sua conclusão. 

Visualmente você consegue perceber como está o andamento da sua produção, podendo consultar a quantidade de projetos na fila, quantos estão em produção e quantos já foram concluídos. 

Se você acompanha os relatórios de apontamento de produção, você conhece o tempo médio de produção de cada produto, e assim consegue obter uma previsão para concluir cada fabricação.

Usamos o exemplo da produção, mas você pode definir um modelo de Kanban para cada setor da sua empresa. É possível criar quantas etapas você quiser, quanto mais detalhado for o seu quadro, mais preciso será o seu rastreamento sobre as atividades.

Qual é o objetivo do Kanban?

O foco da metodologia é priorizar a produtividade e a organização das entregas. O objetivo é proporcionar um trabalho mais transparente e direcionado. 

Isso é possível graças ao seu método evolutivo, que busca fugir de disrupções. Ao seguir seus princípios, é possível melhorar seu fluxo de trabalho, aumentando o valor entregue aos clientes. 

Na metodologia Kanban, a melhoria contínua é uma missão de todos, por isso deve-se incentivar a participação ativa, inclusive com atos de liderança, de todos os colaboradores, não apenas de gerentes. Dessa forma, é possível identificar gargalos potenciais em seu processo. 

Ao corrigi-los, você otimiza o fluxo, reduz custos, maximiza a velocidade de entregas e aumenta o rendimento ideal.

Quais as Principais Características do Kanban? 

O sistema Kanban é baseado nos seguintes princípios: produção nivelada, redução de tempo de preparação, layout de máquinas, padronização dos trabalhos, aperfeiçoamento das atividades.

Quais São os Tipos de Kanban?

O método se divide em 3 tipos: produção, movimentação e e-Kanban. A seguir, explicamos detalhadamente cada um deles.

Kanban de Produção

Nesse modo de produção, os murais são normalmente divididos em três partes: para fazer (to do), fazendo (doing) e feito (done). 

Todas as atividades em desenvolvimento são anexadas em cada uma dessas seções, que contam com uma descrição resumida da tarefa a ser executada, o horário de início e limite e o colaborador responsável.

Kanban de Movimentação

É utilizado por departamentos envolvidos em uma determinada tarefa que recebem uma notificação para iniciarem a produção ou aguardarem um alerta para realizá-la.

E-Kanban

É uma adaptação do procedimento japonês para o ambiente digital. Esse modelo permite maior agilidade e eficiência para processos de comunicação interna das empresas. 

Pode ser adaptado a um software de gestão empresarial ou a sistemas e aplicativos voltados para tablets e smartphones, por exemplo.

Quais as Vantagens e Desvantagens do Sistema Kanban?

Como toda metodologia, o Kanban possui vantagens e desvantagens atreladas ao seu uso. Vamos conhecê-las?

Vantagens do sistema Kanban

Evita que seus colaboradores fiquem ociosos;
Reduz o tempo gasto para a execução dos processos;
Elimina atividades que não agregam valor à equipe.

Vantagens

Em todo o mundo, inúmeros empreendimentos já desfrutam dessas vantagens e conseguem encontrar um nível ideal de produtividade, que se mantém contínuo e com menos falhas. 

Dentre todas as vantagens desse sistema, podemos destacar:

  • evita que seus colaboradores fiquem ociosos, pois você saberá exatamente em que estão trabalhando e quando finalizaram algum projeto;
  • reduz o tempo gasto para a execução dos processos, aumentando assim a sua produtividade;
  • elimina atividades que não agregam valor à equipe, reduzindo também os custos.

Desvantagens

Esse sistema possui poucas desvantagens, mas a principal é que ele foi desenvolvido para um sistema de produção em série. Assim, caso imprevistos aconteçam, o sistema pode se comprometer. 

Além disso, a falta de disciplina dos colaboradores também pode afetar todo o sistema.

Onde o Kanban Pode Ser Aplicado?

No início, o método era aplicado somente em indústrias, porém, hoje ele é aplicado nos mais diferentes setores, incluindo empresas de desenvolvimento de software. 

Ele pode ser aplicado em qualquer projeto, seja ele corporativo (independente do nicho e do setor interno, tanto no escritório, como no chão de fábrica ou no setor de vendas), ou mesmo pessoal.

Qual a Diferença Entre Scrum e Kanban?

Muitas pessoas acabam confundindo o Kanban com o scrum, ou pensam que esse último necessita obrigatoriamente do primeiro para funcionar, mas não é exatamente assim. 

O scrum é um método ágil voltado para a gestão de projetos. Ele é bastante utilizado por equipes que desenvolvem softwares, o que se deve ao fato de reunir um conjunto de boas práticas. 

O objetivo é facilitar o trabalho executado por equipes dessa natureza, como lista de requisitos que devem ser atendidos, reuniões periódicas, feedbacks constantes sobre o produto, etc. 

Por sua vez, o quadro Kanban é um sistema que ajuda no trabalho da equipe, como uma linhagem de produção. 

Essa ferramenta não é prescritiva e não estipula regras para que o trabalho seja realizado adequadamente, apenas permite que o time do projeto faça as suas atividades com maior clareza e colaboração.  

Sendo assim, o método não pode ser utilizado como um substituto para o scrum, mas os dois podem ser combinados para resultados mais eficazes.

Como A Metodologia Kanban Funciona Na Prática?

Agora que você já conhece a metodologia Kanban e entende como ela pode ajudar a sua empresa a ter processos mais fluidos, é hora de entender como começar a aplicar o método no dia a dia do negócio.

Definição de Colunas

O primeiro passo é definir quais colunas farão parte do seu quadro. Como falamos, o mais comum é que ele tenha três colunas: a fazer, em andamento e concluído.

No entanto, isso não é uma regra e as colunas podem ser personalizadas de acordo com as particularidades do seu projeto. 

Antes de definir quais colunas farão parte do seu quadro, mapeie os processos que fazem parte do fluxo de trabalho da sua equipe e envolva as pessoas que estão no dia a dia da operação para criar o quadro mais adequado!

Limite de Trabalho Em Progresso

O trabalho em progresso no Kanban é o conjunto de todas as atividades que estão em andamento – ou seja, já saíram da primeira coluna e ainda não chegaram à última.

Limitar a quantidade de cartões em progresso é uma forma de completar os itens de maneira mais rápida e fazer com que o time foque na conclusão das tarefas que já estão sendo desenvolvidas antes de começar novas. 

Dessa forma, também é possível identificar gargalos nos processos de trabalho antes que eles se tornem problemas mais graves.

Não existe uma fórmula para indicar qual é o limite ideal de tarefas em progresso para cada situação. 

Ele deve ser definido com base na observação da gestão sobre o fluxo de trabalho da equipe. Além disso, caso você note que o limite pode subir ou descer, é possível fazer essa adequação. 

Como Implementar A Metodologia Kanban Em Sua Empresa?

Com o quadro definido, é hora de começar a implementar a sua utilização no dia a dia de trabalho. Para isso, você deve seguir alguns passos:

Instruir a equipe

O primeiro passo é instruir a equipe e treiná-la para a utilização da nova ferramenta. Apresente a metodologia e como será o seu funcionamento, bem como as responsabilidades de cada um. 

Não se esqueça de deixar claro para todos por que a empresa optou pelo Kanban e quais são os benefícios da metodologia para o trabalho de todos. Dessa forma, você dribla o fator resistência de alguns funcionários, que pode atrapalhar a produtividade de todos.

Mapear as Demandas

Conte com o seu time para um mapeamento completo das demandas da empresa e crie ‘’tags’’ para categorizar os tipos de atividades. Algumas tags que podem ser úteis são aquelas que indicam quais tarefas são urgentes e quais não são prioridade.

Defina as Prioridades

Falando em prioridades, é importante lembrar que elas precisam ser definidas e sinalizadas para que o time saiba onde manter o foco, garantindo entregas dentro do prazo esperado pelo cliente. 

Você pode definir que as atividades prioritárias ficarão na parte de cima do quadro, por exemplo, ou que serão sinalizadas com cores específicas nos cartões.

Quais As Ferramentas Para A Implementação Do Kanban?

ferramentas para a implementação do kanban

Para uma implementação bem-sucedida, David Anderson (pioneiro do método kanban) define 6 práticas importantes, que vão tornar todos os processos mais práticos:

Visualizar o Fluxo de Trabalho

Para que um quadro Kanban funcione da maneira adequada e entregue todos os benefícios para o time, é preciso que todos os processos sejam mapeados. Dessa forma, é possível ter uma visão ampla sobre o fluxo de trabalho.

Somente após entender como ele funciona, você pode planejar melhorias e ajustes necessários. 

No Kanban, cada coluna representa um processo do seu fluxo de trabalho e cada cartão representa uma atividade.

Limitar Trabalho em Progresso

Como falamos, o limite da quantidade de trabalho em progresso ajuda o time a focar no que está sendo feito para terminar as atividades com mais rapidez. 

Por isso, a definição desse limite é considerada uma prática importante para o Kanban é fundamental para o sucesso da metodologia.

Gerenciar o Fluxo

A gestão do fluxo não está relacionada à gestão de pessoas, mas sim dos processos. A ideia é que, em vez de microgerenciar cada colaborador, o gestor foque no gerenciamento de processos, com o objetivo de entender como o trabalho pode ser acelerado.

O objetivo aqui é ter um fluxo rápido, porém tranquilo. Ou seja, o sistema deve criar valor rapidamente, minimizando o tempo de ciclo médio de produção e evitando o custo de atrasos – tudo isso de maneira previsível.

Construir Políticas De Processo Explícitas

Todos os processos do fluxo de trabalho devem ser definidos e socializados com clareza. Afinal, as pessoas não se envolvem tanto com coisas nas quais não acreditam ou não conhecem.

Quando todo o time sabe quais são os processos necessários para que uma tarefa seja entregue, as pessoas tendem a ser mais produtivas e engajadas, além de tomar decisões mais inteligentes.

Feedback Loops

Os feedback loops são reuniões diárias em que é feita a transmissão de conhecimento entre pessoas da equipe. Esses encontros devem ocorrer junto ao quadro Kanban, para que todos possam observá-lo e explicar aos colegas o que foi feito no dia anterior. 

O tempo médio ideal para essas reuniões é de 15 minutos.

Melhorar a Colaboração

A última prática do Kanban é a colaboração entre as pessoas envolvidas em um projeto. O entendimento coletivo sobre os objetivos e os obstáculos que precisam ser superados facilitam a implantação de melhorias.

Isso acontece porque pessoas que têm uma compreensão compartilhada de um problema podem sugerir os melhores passos em direção às melhorias, que podem ser aceitos e executados em equipe.

Como Gerenciar Vários Kanbans Ao Mesmo Tempo?

Quando se tem muitos  projetos em andamento, o ideal é usar ferramentas digitais para o gerenciamento de quadros. 
Geralmente, as ferramentas digitais para Kanban permitem a gestão de uma grande quantidade de quadros e facilitam o registro de informações e a movimentação de cartões entre as colunas.

Conclusão

Como vimos, o Kanban vem sendo bastante utilizado por empresas de vários nichos em todo mundo. Essa metodologia aumenta a eficiência dos processos e permite maior flexibilidade em todos os ramos da empresa.

E para o seu negócio, que tal aproveitar dos benefícios desse método incrível?

Esperamos que o conteúdo sirva de guia para uma implementação mais eficaz do Kanban!

Se você se identifica com esse tema, continue acompanhando nosso blog!

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