Você sabe usar o Kanban?

Conheça Os Benefícios Do Kanban E Aplique Na Sua Empresa

Kanban é uma palavra de origem japonesa e pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização”.

Ela dá nome a um método fundamental para que a área de gestão de projetos consiga gerenciar suas demandas de forma ágil e eficaz.

Mas, mesmo sendo um bom gestor, se você ainda não o conhece e deseja aprender um pouco mais sobre essa técnica, não deixe de conferir este post.

Isso porque você vai entender mais sobre esse conceito que pode mudar a forma de trabalho na sua empresa.

A seguir, você terá acesso a tudo o que precisa saber sobre o método Kanban. Também aprenderá a colocá-lo em prática em seu negócio para ter mais resultados positivos em cada tarefa executada.

Mas, que tal complementar sua gestão com o uso do ERP WebMais para integrar todo o seu fluxo de trabalho em um único lugar, ajudando até mesmo a implementar o Kanban. Saiba mais agendando uma demonstração gratuita.

Vamos lá?

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O Que É Um Sistema Kanban?

Kanban é um sistema visual de gestão de trabalho, que busca conduzir cada tarefa por um fluxo pré-definido de trabalho. Também conhecido pelo nome de gestão visual, pois faz uso de cartões coloridos para sinalizar cada tarefa.

O método pode ser considerado também como uma metodologia ágil exatamente por ter o objetivo de evitar a procrastinação e render mais no dia a dia.

Isso acontece porque todo o sistema é pautado de uma forma organizada para tornar o workflow mais produtivo.

Portanto, esse método pode ser descrito como um processo para melhorar gradualmente tudo o que você faz.

Em resumo, o Kanban surgiu nos anos de 1940 no Japão, na fábrica da Toyota. Idealizado por Taiichi Ohno, ele era um único cartão que sinalizava a conclusão do processo produtivo, “puxando” as novas demandas para a produção.

Seu objetivo era simples: facilitar o controle do estoque de materiais, promovendo harmonia entre almoxarifado e linha produtiva.

Porém, foi em 2004 que o método nasceu. David J. Anderson, especialista em metodologias ágeis, trabalhou em cima dos estudos de Ohno e outros, como Peter Drucker e Eli Goldratt, para a criação do método como conhecemos hoje.

Como E Quando Surgiu O Kanban?

O Kanban surgiu na década de 1950, na Toyota, Japão. O engenheiro Taiichi Ohno, fundador do Sistema Toyota de Produção, desenvolveu esse sistema para controle de produção baseado na demanda.

Ohno ficou impressionado com o sistema de abastecimento de supermercados, que funcionava com cartões Kanban para sinalizar a necessidade de reabastecimento.

Então, ele adaptou essa ferramenta para a produção industrial, usando cartões Kanban para controlar o fluxo de materiais e produtos.

Em resumo, funciona com base no conceito de puxar (pull), em que a produção é iniciada somente após a demanda ser identificada. Isso evita o desperdício de recursos, como estoques e mão de obra.

Assim, é simples e flexível, se adaptando a diferentes tipos de produção. Ele é usado por empresas de todos os tamanhos, em diversos setores.

Atualmente, o Kanban é uma metodologia amplamente utilizada para o gerenciamento de fluxos de trabalho. Ele é eficaz para melhorar a eficiência, a produtividade e a qualidade.

Quais São Os Exemplos De Kanban?

Para entender melhor o que explicamos até aqui, veja um modelo de Kanban:

Modelo de Kanban WebMais Sistemas

No exemplo, temos três colunas que representam as etapas em que se encontram suas atividades, desde a tarefa criada até a sua conclusão.

Visualmente você consegue perceber como está o andamento da sua produção, podendo consultar a quantidade de projetos na fila, quantos estão em produção e quantos já foram concluídos.

Se você acompanha os relatórios de apontamento de produção, você conhece o tempo médio de produção de cada produto, e assim consegue obter uma previsão para concluir cada fabricação.

Usamos o exemplo da produção, mas você pode definir um modelo de Kanban para cada setor da sua empresa.

É possível criar quantas etapas você quiser, quanto mais detalhado for o seu quadro, mais preciso será o seu rastreamento sobre as atividades.

Qual é o objetivo do Kanban?

O foco da metodologia é priorizar a produtividade e a organização das entregas. O objetivo é proporcionar um trabalho mais transparente e direcionado.

Isso é possível graças ao seu método evolutivo, que busca fugir de disrupções. Ao seguir seus princípios, é possível melhorar seu fluxo de trabalho, aumentando o valor entregue aos clientes.

Na metodologia Kanban, a melhoria contínua é uma missão de todos. Por isso, é preciso incentivar a participação ativa, inclusive com atos de liderança, de todos os colaboradores, não apenas de gerentes.

Dessa forma, é possível identificar gargalos potenciais em seu processo. Então, ao corrigi-los, você otimiza o fluxo, reduz custos, maximiza a velocidade de entregas e aumenta o rendimento ideal.

Quais as Principais Características do Kanban?

O sistema Kanban é baseado nos seguintes princípios: produção nivelada, redução de tempo de preparação, layout de máquinas, padronização dos trabalhos, aperfeiçoamento das atividades.

Quais São os Tipos de Kanban?

O método se divide em 3 tipos: produção, movimentação e e-Kanban. A seguir, explicamos detalhadamente cada um deles.

Kanban de Produção

Nesse modo de produção, os murais são normalmente divididos em três partes: para fazer (to do), fazendo (doing) e feito (done).

Todas as atividades em desenvolvimento são anexadas em cada uma dessas seções. Elas contam com uma descrição resumida da tarefa a ser executada, o horário de início e limite e o colaborador responsável.

Kanban de Movimentação

É utilizado por departamentos envolvidos em uma determinada tarefa que recebem uma notificação para iniciarem a produção ou aguardarem um alerta para realizá-la.

E-Kanban

É uma adaptação do procedimento japonês para o ambiente digital. Esse modelo permite maior agilidade e eficiência para processos de comunicação interna das empresas.

Pode ser adaptado a um software de gestão empresarial ou a sistemas e aplicativos voltados para tablets e smartphones, por exemplo.

Quais Os Princípios Do Kanban?

O Kanban é uma metodologia poderosa que pode ajudar as equipes a melhorar o fluxo de trabalho e a aumentar a eficiência e a produtividade. Os seus princípios fornecem um framework para a implementação eficaz.

Os princípios do Kanban são:

- Versatilidade
- Evolução constante
- Respeito aos processos
- Atos de liderança

Então, vamos conhecê-los para você ficar pode dentro do assunto.

Versatilidade

Afirma que o fluxo de trabalho deve ser visualizado para todos verem o que está acontecendo. Isso ajuda a identificar gargalos e oportunidades de melhoria.

Use um quadro Kanban dividido em colunas que representam as diferentes etapas do fluxo de trabalho. Cada tarefa é representada por um cartão, que é movido de coluna em coluna à medida que a tarefa avança.

Evolução Constante

Mostra que o trabalho em andamento deve ser limitado para evitar o desperdício. Dessa forma, a equipe trabalha alinhada nas tarefas mais importantes.

É uma maneira de evitar a sobrecarga dos colaboradores, assim como identificar gargalos no fluxo de trabalho.

Respeito Ao Processos

O trabalho deve fluir de forma contínua, sem interrupções, para não ter desperdício de tempo e recursos. Isso acontece com o respeito aos processos, concluindo as tarefas de forma rápida e eficiente, sem atrasos.

Existem várias maneiras de promover o fluxo contínuo. Uma abordagem comum é que a próxima tarefa é iniciada somente após a tarefa anterior ser concluída.

Atos De Liderança

O Kanban requer liderança em todos os níveis da organização. Os líderes precisam criar uma cultura de melhoria contínua e de empoderar as equipes para tomar decisões sobre seu próprio fluxo de trabalho.

Por isso, devem ter capacidade de:

  • comunicar os benefícios do Kanban para a organização;
  • desenvolver uma visão para o uso do Kanban;
  • fornecer treinamento e suporte aos colaboradores;
  • remover obstáculos ao uso do Kanban.

Quais as Vantagens e Desvantagens do Sistema Kanban?

Como toda metodologia, o Kanban possui vantagens e desvantagens atreladas ao seu uso. Vamos conhecê-las?

Vantagens

O Kanban oferece várias vantagens que contribuem para o aprimoramento da produtividade e da organização das tarefas. Vamos conhecê-las.

Otimização Da Produtividade

Por permitir que visualizem seu trabalho em andamento de maneira clara, ajuda a identificar gargalos e alocar recursos de forma mais eficiente.

À medida que as tarefas avançam pelo quadro Kanban, os membros da equipe podem focar na conclusão de uma tarefa antes de iniciar outra.

Foco Nas Tarefas Prioritárias

Facilita a priorização das tarefas. As mais importantes são destacadas para o time concentrar seus esforços naquelas de maior prioridade, evitando distrações e desperdício de tempo em atividades menos importantes.

Redução De Custos

Uma das premissas do Kanban é limitar a quantidade de trabalho em progresso (WIP) em cada estágio do processo.

Somente assim impede a superprodução e ajuda a equipe a manter um equilíbrio saudável entre a demanda e a capacidade de produção.

Vantagens de usar o Kanban

Como resultado, os custos associados ao excesso de trabalho, retrabalho e estoque são reduzidos, o que contribui para uma gestão mais eficiente dos recursos e, consequentemente, reduz os custos.

Mais Comunicação Entre A Equipe

O Kanban promove a transparência e a comunicação.

Como todos os membros têm visibilidade do que acontece, é mais fácil para eles colaborarem, compartilharem informações e identificarem problemas em tempo hábil. Assim, melhora a cooperação e ajuda a tomar decisões informadas.

Fluxo De Demandas Melhorado

Por ser projetado para otimizar o fluxo de trabalho, tornando o progresso das tarefas mais previsível, o sistema permite ajuste contínuo do processo para lidar com diferentes tipos de demanda de maneira mais eficaz.

Desvantagens

Esse sistema possui poucas desvantagens, mas a principal é que ele foi desenvolvido para um sistema de produção em série. Assim, caso imprevistos aconteçam, o sistema pode se comprometer.

Além disso, a falta de disciplina dos colaboradores também pode afetar todo o sistema.

Onde o Kanban Pode Ser Aplicado?

No início, o método era aplicado somente em indústrias, porém, hoje ele é aplicado nos mais diferentes setores, incluindo empresas de desenvolvimento de software.

Ele pode ser aplicado em qualquer projeto, seja ele corporativo (independente do nicho e do setor interno, tanto no escritório, como no chão de fábrica ou no setor de vendas), ou mesmo pessoal.

Qual a Diferença Entre Scrum e Kanban?

Muitas pessoas acabam confundindo o Kanban com o scrum, ou pensam que esse último necessita obrigatoriamente do primeiro para funcionar, mas não é exatamente assim.

O scrum é um método ágil voltado para a gestão de projetos. Ele é bastante utilizado por equipes que desenvolvem softwares, o que se deve ao fato de reunir um conjunto de boas práticas.

O objetivo é facilitar o trabalho executado por equipes dessa natureza, como lista de requisitos que devem ser atendidos, reuniões periódicas, feedbacks constantes sobre o produto, etc.

Por sua vez, o quadro Kanban é um sistema que ajuda no trabalho da equipe, como uma linhagem de produção.

Essa ferramenta não é prescritiva e não estipula regras para o trabalho ser realizado adequadamente, apenas permite que o time do projeto faça as suas atividades com maior clareza e colaboração.

Sendo assim, o método não pode ser utilizado como um substituto para o scrum, mas os dois podem ser combinados para resultados mais eficazes.

Como A Metodologia Kanban Funciona Na Prática?

Agora você já conhece a metodologia Kanban e entende como ela pode ajudar a sua empresa a ter processos mais fluidos. Então, é hora de entender como começar a aplicar o método no dia a dia do negócio.

FORMULÁRIO DO INFOGRÁFICO

Definição de Colunas

O primeiro passo é definir quais colunas farão parte do seu quadro. Como falamos, o mais comum é que ele tenha três colunas: a fazer, em andamento e concluído.

No entanto, isso não é uma regra e as colunas podem ser personalizadas de acordo com as particularidades do seu projeto.

Antes de definir quais colunas farão parte do seu quadro, mapeie os processos que fazem parte do fluxo de trabalho da sua equipe.

Além disso, envolva as pessoas que estão no dia a dia da operação para criar o quadro mais adequado!

Limite de Trabalho Em Progresso

O trabalho em progresso no Kanban é o conjunto de todas as atividades que estão em andamento. Ou seja, já saíram da primeira coluna e ainda não chegaram à última.

Limitar a quantidade de cartões em progresso é uma forma de completar os itens de maneira mais rápida. Isso permite com que o time foque na conclusão das tarefas que já estão sendo desenvolvidas antes de começar novas.

Dessa forma, também é possível identificar gargalos nos processos de trabalho antes que eles se tornem problemas mais graves.

Não existe uma fórmula para indicar qual é o limite ideal de tarefas em progresso para cada situação.

Ele deve ser definido com base na observação da gestão sobre o fluxo de trabalho da equipe. Além disso, caso você note que o limite pode subir ou descer, é possível fazer essa adequação.

Como Implementar A Metodologia Kanban Em Sua Empresa?

Com o quadro definido, é hora de começar a implementar a sua utilização no dia a dia de trabalho. Para isso, você deve seguir alguns passos.

Instruir a equipe

O primeiro passo é instruir a equipe e treiná-la para a utilização da nova ferramenta. Apresente a metodologia e como será o seu funcionamento, bem como as responsabilidades de cada um.

Não se esqueça de deixar claro para todos por que a empresa optou pelo Kanban e quais são os benefícios da metodologia para o trabalho de todos.

Dessa forma, você dribla o fator resistência de alguns funcionários, que pode atrapalhar a produtividade de todos.

Mapear as Demandas

Conte com o seu time para um mapeamento completo das demandas da empresa e crie ‘’tags’’ para categorizar os tipos de atividades.

Algumas tags que podem ser úteis são aquelas que indicam quais tarefas são urgentes e quais não são prioridades.

Defina as Prioridades

Falando em prioridades, é importante lembrar que elas precisam ser definidas e sinalizadas para o time saber onde manter o foco, garantindo entregas no prazo esperado pelo cliente.

Você pode definir que as atividades prioritárias ficarão na parte de cima do quadro, por exemplo, ou que serão sinalizadas com cores específicas nos cartões.

Quais As Ferramentas Para A Implementação Do Kanban?

Para uma implementação bem-sucedida, David Anderson (pioneiro do método Kanban) define seis práticas importantes, que tornam todos os processos mais práticos:

Visualizar o Fluxo de Trabalho

Para um quadro Kanban funcionar da maneira adequada e entregue todos os benefícios para o time, é preciso que todos os processos sejam mapeados. Dessa forma, é possível ter uma visão ampla sobre o fluxo de trabalho.

Ferramentas para implementar o Kanban

Somente após entender como ele funciona, você pode planejar melhorias e ajustes necessários.

Limitar Trabalho em Progresso

No Kanban, cada coluna representa um processo do seu fluxo de trabalho e cada cartão representa uma atividade.

Como falamos, o limite da quantidade de trabalho em progresso ajuda o time a focar no que está sendo feito para terminar as atividades com mais rapidez.

Por isso, a definição desse limite é considerada uma prática importante para o Kanban é fundamental para o sucesso da metodologia.

Gerenciar o Fluxo

A gestão do fluxo não está relacionada à gestão de pessoas, mas sim dos processos.

A ideia é que, em vez de microgerenciar cada colaborador, o gestor foque no gerenciamento de processos, visando entender como o trabalho pode ser acelerado.

O objetivo aqui é ter um fluxo rápido, porém tranquilo.

Ou seja, o sistema deve criar valor rapidamente, minimizando o tempo de ciclo médio de produção e evitando o custo de atrasos – tudo isso de maneira previsível.

Construir Políticas De Processo Explícitas

Todos os processos do fluxo de trabalho devem ser definidos e socializados com clareza. Afinal, as pessoas não se envolvem tanto com coisas nas quais não acreditam ou não conhecem.

Quando todo o time sabe quais são os processos necessários para uma tarefa ser entregue, as pessoas tendem a ser mais produtivas e engajadas, além de tomar decisões mais inteligentes.

Feedback Loops

Os feedbacks loops são reuniões diárias em que é feita a transmissão de conhecimento entre pessoas da equipe.

Esses encontros devem ocorrer junto ao quadro Kanban, para que todos possam observá-lo e explicar aos colegas o que foi feito no dia anterior.

O tempo médio ideal para essas reuniões é de 15 minutos.

Melhorar a Colaboração

A última prática do Kanban é a colaboração entre as pessoas envolvidas em um projeto. O entendimento coletivo sobre os objetivos e os obstáculos que precisam ser superados facilitam a implantação de melhorias.

Isso acontece porque pessoas com uma compreensão compartilhada de um problema podem sugerir os melhores passos em direção às melhorias, que podem ser aceitos e executados em equipe.

Como Gerenciar Vários Kanbans Ao Mesmo Tempo?

Quando se tem muitos projetos em andamento, o ideal é usar ferramentas digitais para o gerenciamento de quadros.

Geralmente, as ferramentas digitais para Kanban permitem a gestão de uma grande quantidade de quadros e facilitam o registro de informações e a movimentação de cartões entre as colunas.

Exemplos De Kanban

O Kanban é uma metodologia flexível que pode ser aplicada em uma ampla variedade de contextos, incluindo departamentos de Marketing, Financeiro e Suporte.

Marketing

O departamento de Marketing pode criar um quadro Kanban para gerenciar o planejamento, criação e distribuição de conteúdo. As etapas podem incluir “Ideação”, “Criação de Conteúdo”, “Revisão” e “Distribuição”.

Cada tarefa, como a criação de um post de blog ou a programação de postagens em mídias sociais, é representada por um cartão no quadro Kanban. Os cartões se movem pelo quadro à medida que progridem no processo.

Além dessa possibilidade, use o quadro para acompanhar o progresso de campanhas de marketing.

Os melhores setores para aplicar o Kanban

Cada cartão representa uma campanha específica, e as etapas podem incluir “Planejamento”, “Design Criativo”, “Lançamento” e “Análise de Resultados”.

Financeiro

Já o departamento financeiro pode utilizar um quadro Kanban para rastrear contas a pagar. Cada cartão representa uma conta ou fatura pendente, e as etapas do processo podem incluir “Recebido”, “Verificado”, “Aprovado” e “Pago”.

Com base nisso, ajuda a equipe financeira a garantir que todas as contas sejam tratadas de forma eficiente e a evitar atrasos nos pagamentos.

Ou ainda, o Kanban pode ser usado para gerenciar o processo de orçamento e projeções financeiras. Cada cartão é uma área específica do orçamento, como despesas operacionais, receitas projetadas etc.

As etapas podem incluir “Coleta de Dados”, “Análise”, “Revisão” e “Aprovação”.

Suporte

No departamento de suporte, é possível usar o sistema para gerenciar tickets de suporte de clientes. Cada cartão engloba um ticket de suporte, e as etapas podem incluir “Recebido”, “Triagem”, “Resolução” e “Feedback do Cliente”.

Como um negócio pode ter muita demanda de clientes com dúvidas, isso ajuda a equipe a priorizar e resolver os problemas de forma eficiente.

Outra opção de uso é caso a área esteja envolvida na identificação de melhorias de produtos com base no feedback dos clientes.

Nesse caso, um quadro Kanban rastreia o progresso das sugestões de melhoria. Cada cartão representa uma sugestão e as etapas podem incluir “Avaliação”, “Desenvolvimento”, “Testes” e “Implementação”.

Vale A Pena Investir Em Um Software De Kanban?

Vale a pena investir em um software de Kanban se a sua empresa deseja melhorar a eficiência e a produtividade do fluxo de trabalho.

Essa é uma metodologia de gerenciamento de fluxo de trabalho que ajuda a visualizar, priorizar e gerenciar tarefas.

O ERP (Enterprise Resource Planning) é uma alternativa ao Kanban para gestão ágil por incluir integração, visão geral e automatização.

Enquanto o Kanban é eficaz para gerenciar tarefas visuais e processos específicos, um ERP abrange todas as funções de uma organização. Exemplos incluem finanças, recursos humanos, cadeia de suprimentos e gestão de projetos.

O ERP WebMais, por exemplo, é uma solução para ser usada para implementar a metodologia Kanban.

A tecnologia oferece uma série de recursos de gestão de projetos e tarefas que podem ser usadas para implementar metodologias ágeis, como o Kanban.

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Conclusão

Como vimos, o Kanban vem sendo bastante utilizado por empresas de vários nichos em todo mundo. Essa metodologia aumenta a eficiência dos processos e permite maior flexibilidade em todos os ramos da empresa.

E para o seu negócio, que tal aproveitar dos benefícios desse método incrível? Esperamos que o conteúdo sirva de guia para uma implementação mais eficaz do Kanban.

Conte com a ajuda de tecnologia nesse processo. O ERP WebMais é ideal para integrar os dados que você precisa para o seu quadro Kanban ser um sucesso na sua empresa. Agende uma demonstração gratuita do software.

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