Otimizando a gestão de processos

Gestão De Processos: O Que É, Como Funciona E Vantagens

Imagem de Sanon Matias

Embora seja essencial, muitos empreendedores ainda não sabem o que significa gestão de processos. No entanto, para existir, uma empresa precisa ter ações muito bem definidas e atualizadas.

Não se trata apenas dos processos internos, com colaboradores e fornecedores, mas também dos que lidam com o público externo, como os seus próprios clientes.

Cada passo determina o futuro do negócio. Então, tê-los em mãos para visualização e entendê-los com clareza é a chave para entregar o melhor em cada tarefa e alcançar o sucesso.

E por falar nisso, o ERP da Web Mais é a solução ideal para identificar, documentar e otimizar os seus processos. Agende uma demonstração gratuita agora mesmo!

Agendamento concluído? Então vamos entender como funciona a gestão de processos neste artigo!

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O Que É Gestão De Processos?

A gestão de processos é uma abordagem que identifica, analisa e controla os processos de uma empresa. Assim, seu objetivo é melhorar a eficiência das atividades e a qualidade dos produtos ou serviços.

O Que É BPM?

Muitas pessoas ainda usam os termos gestão de processos e BPM como sinônimos, mas preferimos distinguir ambos.

O Business Process Management (BPM) trata-se de práticas administrativas usadas para obter um desempenho de processos melhor. Basicamente, visa atender às expectativas e necessidades dos clientes para, indiretamente, atingir os objetivos empresariais.

Devido a isso, alguns negócios usam o BPMS (Business Process Management Suite), a vertente mais atualizada para transformar e automatizar processos, de ponta a ponta. Dessa forma, o foco é ser mais ágil, para acelerar os resultados.

Como Funciona A Gestão De Processos?

A gestão de processos funciona de formas diferentes para cada empresa. No geral, visa otimizar os processos individuais e coletivos, repensando na arquitetura, mapeamento, modelagem, padronização e controle.

Mas, para que isso ocorra, é preciso de iniciativa interna, planejada segundo as demandas, potencial produtivo e peculiaridades do negócio.

Além disso, não é necessário aplicá-la apenas uma vez, mas definir uma série de etapas de melhoria para obter resultados contínuos.

Por Que Ter Uma Boa Gestão De Processos É Importante?

A gestão de processos e qualidade estão totalmente ligadas. Isso porque, sem essa abordagem, não é possível identificar atividades redundantes, simplificar e melhorar a eficiência operacional.

Nesse contexto, torna-se importante para implementar mudanças que garantem os melhores produtos ou serviços entregues aos clientes.

Afinal, tudo o que é gerado em uma companhia vem de um processo, seja ele organizado ou não. Então, quanto mais eficiente for, melhor será a solução desenvolvida no final.

Além disso, somente um bom gerenciamento permite inovar, adaptando-os rapidamente às alterações do mercado. Assim, mantém a empresa competitiva e à frente da concorrência.

Isso tudo porque, com a ajuda de tecnologia, fica mais fácil mapear falhas ou possíveis atualizações e agilizar correções conforme o comportamento de cada setor.

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Quais As Vantagens Da Gestão De Processos?

Uma boa gestão de processos permitirá que sua empresa obtenha vantagens. Algumas delas incluem:

  • Definição de padrões para todos os departamentos;
  • Facilidade em treinar novos colaboradores;
  • Ter uma visão mais detalhada do funcionamento do negócio;
  • Melhora na comunicação entre as equipes;
  • Identificação de gargalos e oportunidades de melhorias;
  • Redução de perdas de materiais;
  • Redução de acidentes de trabalho;
  • Facilidade na automatização das tarefas;
  • Facilidade em medir desempenhos;
  • Melhora na distribuição dos recursos;
  • Redução de custos;
  • Maior satisfação de clientes;
  • Otimização de tempo;
  • Aumento da produtividade.

Quais As Características Da Gestão De Processos?

Existem características da gestão de processos que impactam positivamente nos resultados e você precisa distingui-las para identificar se ela é profissional ou amadora. São elas:

  • Modelação: deve ter flexibilidade para redesenhar os fluxos de trabalho, sem a resistência das partes envolvidas;
  • Documentação: tudo precisa ser muito bem documentado para cada colaborador saber o que deve fazer;
  • Entrega de valor: as atividades precisam entregar valor ao produto ou serviço ou à marca, caso contrário, devem ser repensados;
  • Monitoramento: é preciso acompanhar os números para entender o que os processos entregam;
  • Sistematização: deve ser sistematizada para acompanhamento das respostas.

Quais As Etapas Da Gestão De Processos?

O CBOK – Guia Para Gerenciamento De Processos – estabelece algumas etapas para o ciclo de vida de um BPM. Então, abaixo, você confere quais são elas!

Etapas da gestão de processos

Planejamento

O início da gestão de processos é o planejamento de como ela será conduzida. Dessa forma, é preciso observar todas as tarefas da empresa, buscar por problemas e gargalos e definir indicadores de desempenho.

Modelagem

Após essa análise, será necessário desenhar e descrever cada fluxo, assim como mapear todas as atividades dos diversos processos do negócio.

É indispensável conhecer a fundo o funcionamento de tudo, incluindo estratégia geral, responsável, recursos disponíveis, etc. Então, a partir da visão geral conquistada, deve-se ter a previsão de melhorias.

Simulação

O que foi descrito na etapa anterior deve ser testado. As simulações precisam ser feitas com base em cenários diferentes para chegar a um fluxo adequado.

Ou seja, estipule resultados quantitativos, use ferramentas para simular e verifique se a execução ocorreu como o previsto ou se existem impedimentos. Por exemplo: teste o atendimento ao cliente em vários níveis para saber como reduzir o tempo de espera.

Execução

Caso o comportamento do processo esteja dentro do esperado, avance para a etapa de execução. Mas é preciso ter os recursos necessários para tanto, como profissionais, softwares e treinamentos.

Monitoramento

Após a implementação, acompanhe as novas definições por meio das métricas definidas inicialmente. Se for detectada a necessidade de algum ajuste pontual, será feito agora. A ideia é evitar prejuízos.

Melhorias

O gerenciamento não é estático. As expectativas e necessidades dos clientes e o perfil do mercado mudam, assim como as tarefas. Por isso, promova melhorias para otimizar os processos constantemente.

Como Implantar Uma Gestão Eficiente De Processos?

Uma boa dica prática para implantar a gestão de forma eficiente é analisar o clima organizacional. Isso porque, por meio de mapas, detalhamentos e métricas de desempenho, é possível detectar falhas e possibilidade de adaptações.

O segredo está em difundir a nova cultura de melhoria contínua para todos os colaboradores. Assim, todas as atividades caminham para o mesmo rumo: o crescimento da empresa.

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Conclusão

Como você pôde ver, a gestão de processos tem grande impacto dentro de uma empresa. Afinal, são as atividades que definem o sucesso organizacional, e elas precisam estar bem alinhadas para isso.

Com as dicas dadas, é possível começar a gerenciar melhor as tarefas de todos os setores do seu negócio e alcançar a eficiência com uma boa organização.

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