O Que É Gestão De Processos, Benefícios E Como Funciona

Embora seja essencial, muitos empreendedores ainda não sabem o que significa gestão de processos. No entanto, para existir, uma empresa precisa ter ações muito bem definidas e atualizadas.

Não se trata apenas dos processos internos, com colaboradores e fornecedores, mas também dos que lidam com o público externo, como os seus próprios clientes.

Cada passo determina o futuro do negócio. Então, tê-los em mãos para visualização e entendê-los com clareza é a chave para entregar o melhor em cada tarefa e alcançar o sucesso.

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Agendamento concluído? Então vamos entender como funciona a gestão de processos neste artigo!

O Que É Gestão De Processos?

Em resumo, os processos organizacionais são atividades que transformam entradas em saídas. Eles podem ser simples ou complexos, e podem envolver pessoas, máquinas, informações ou recursos físicos.

Assim, a gestão de processos é uma abordagem que identifica, analisa e controla esses processos em uma empresa. Em outras palavras, seu objetivo é melhorar a eficiência das atividades e a qualidade dos produtos ou serviços.

O Que É BPM?

Muitas pessoas ainda empregam os termos “gestão de processos” e “BPM” como sinônimos, mas preferimos distinguir ambos.

O Business Process Management (BPM) trata-se de práticas administrativas usadas para obter um desempenho de processos melhor.

Em resumo, visa atender às expectativas e necessidades dos clientes para, indiretamente, atingir os objetivos empresariais.

Dessa forma, alguns negócios usam o BPMS (Business Process Management Suite), a vertente mais atualizada para transformar e automatizar processos, de ponta a ponta. Dessa forma, o foco é ser mais ágil, para acelerar os resultados.

Como Funciona A Gestão De Processos?

A gestão de processos funciona de formas diferentes para cada empresa. Porém, no geral, visa otimizar os processos individuais e coletivos, repensando na arquitetura, mapeamento, modelagem, padronização e controle.

Mas, para isso ocorrer, é preciso de iniciativa interna, planejada segundo as demandas, potencial produtivo e peculiaridades do negócio.

Além disso, não é necessário aplicá-la apenas uma vez, mas definir uma série de etapas de melhoria para obter resultados contínuos. É um compromisso constante com a eficiência operacional.

Por Que Ter Uma Boa Gestão De Processos É Importante?

A gestão de processos e qualidade estão totalmente ligadas. Isso porque, sem essa abordagem, não é possível identificar atividades redundantes, simplificar e melhorar a eficiência operacional.

Nesse contexto, torna-se importante para implementar mudanças que garantem os melhores produtos ou serviços entregues aos clientes.

Afinal, tudo o que é gerado em uma companhia vem de um processo, seja ele organizado ou não. Então, quanto mais eficiente for, melhor será a solução desenvolvida no final.

Além disso, somente um bom gerenciamento permite inovar, adaptando-os rapidamente às alterações do mercado. Assim, mantém a empresa competitiva e à frente da concorrência.

Isso tudo porque, com a ajuda de tecnologia, fica mais fácil mapear falhas ou possíveis atualizações e agilizar correções conforme o comportamento de cada setor.

Quais As Vantagens Da Gestão De Processos?

Uma boa gestão de processos permitirá que sua empresa obtenha vantagens. Algumas delas você confere a seguir!

Melhor Aproveitamento Do Tempo

A gestão de processos aponta ineficiências, gargalos e redundâncias nas operações da organização.

Ao mapear e otimizar esses processos, há um aumento significativo na produtividade e eficiência, resultando em um melhor aproveitamento do tempo dos colaboradores.

Então, com atividades mais bem estruturadas e fluxos de trabalho mais claros, as equipes podem focar em tarefas estratégicas, impulsionando a performance geral da empresa.

Redução De Custos

Por meio da análise e melhoria dos processos, a gestão contribui para a identificação de desperdícios, retrabalhos e ineficiências que podem estar impactando os custos operacionais.

Ao eliminar ou reduzir esses desperdícios, a organização economiza recursos financeiros, materiais e humanos.

Além disso, a eficiência operacional alcançada leva a uma melhor negociação com fornecedores e a uma utilização mais eficiente dos recursos disponíveis.

Maior Qualidade Nos Serviços E Produtos

Ao identificar pontos de falha e implementar melhorias nos processos, a organização garante o atendimento das entregas aos padrões mais elevados de qualidade.

Isso resulta em maior satisfação dos clientes, maior fidelidade à marca e, consequentemente, uma vantagem competitiva no mercado.

Qualifica A Tomada De Decisões

Com informações claras e precisas sobre cada etapa dos processos, os gestores podem tomar decisões mais embasadas e estratégicas.

Por meio de indicadores de desempenho e métricas, é possível monitorar o progresso, identificar oportunidades de melhoria e ajustar as ações conforme necessário.

Retenção De Talentos

Uma gestão de processos eficiente contribui para um ambiente de trabalho mais organizado, eficiente e com menos obstáculos operacionais.

Isso proporciona aos colaboradores um maior senso de realização e propósito em suas atividades diárias.

Além disso, ao implementar processos bem definidos, a empresa pode oferecer treinamentos adequados para o desenvolvimento de habilidades dos funcionários, aumentando a motivação e a satisfação no trabalho.

Quais As Características Da Gestão De Processos?

Existem características da gestão de processos que impactam positivamente nos resultados e você precisa distingui-las para identificar se ela é profissional ou amadora.

Modelação

A modelação é onde os processos são representados graficamente de forma clara e sistemática. Pode ser feita por meio de fluxogramas, diagramas de sequência, mapas de processo, entre outros métodos.

Essa característica permite uma compreensão visual dos fluxos de trabalho, ajudando a identificar pontos de melhoria, gargalos e ineficiências.

No entanto, deve ter flexibilidade para redesenhar os fluxos de trabalho, sem a resistência das partes envolvidas.

Documentação

Tudo precisa ser muito bem documentado para cada colaborador saber o que deve fazer. Por isso, a documentação inclui a descrição dos procedimentos, normas, responsabilidades e indicadores de desempenho associados a cada etapa.

Essa é uma forma de facilitar a comunicação entre os membros da equipe, padronizar as práticas e auxiliar na capacitação de novos colaboradores.

Entrega De Valor

As atividades precisam entregar valor ao produto ou serviço ou à marca, caso contrário, devem ser repensadas.

Isso significa que os processos devem ser desenhados e otimizados para atender às necessidades e expectativas dos clientes, garantindo a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

Monitoramento

É preciso acompanhar os números para entender o que os processos entregam. Essa ação envolve o acompanhamento regular das métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) associados a cada processo.

Ao monitorá-los, a empresa encontra desvios, tendências ou problemas emergentes, possibilitando a tomada de decisões corretivas ou preventivas em tempo hábil.

Sistematização

A gestão de processos deve ser sistematizada para acompanhamento das respostas. Ela consiste em estabelecer padrões, normas e melhores práticas para a execução dos processos de forma consistente.Desse modo, ajuda a uniformizar a execução das atividades, reduz erros e melhora a eficiência operacional.

Diferenças Entre Gestão Por Processos E Gestão De Processos

A Gestão de Processos e a Gestão por Processos são duas abordagens diferentes para o gerenciamento de processos de negócios.

Ambas as abordagens têm como objetivo melhorar a eficiência, a eficácia e a produtividade dos processos de negócios, mas elas diferem na maneira como abordam esse objetivo.

Na prática, a Gestão de Processos é focada na melhoria dos processos de negócios individuais.

Ela se concentra em mapear, analisar, melhorar e gerenciar processos específicos, geralmente em um departamento ou unidade funcional.

É implantada em empresas com uma estrutura organizacional funcional. Nesses casos, os processos são gerenciados de forma independente, com cada área responsável por seus próprios processos. Assim, é mais simples e fácil de implementar.

Já a Gestão por Processos é focada na integração dos processos de negócios de toda a empresa.

Ela se concentra na criação de uma visão holística dos processos de negócios, com o objetivo de identificar e eliminar as ineficiências e desperdícios entre os processos.

Nesse caso, é implantada em empresas que desejam se tornar mais competitivas e ágeis.

Por isso, é estruturada em torno de seus processos de negócios, com os recursos (humanos e financeiros) sendo direcionados de acordo com os processos, e não com os departamentos.

Quais São Os Tipos De Gestão De Processos?

Conhecer os diferentes tipos de gestão de processos é importante porque cada um deles aborda aspectos específicos relacionados ao gerenciamento e aprimoramento das atividades organizacionais.

Ao compreendê-los, os gestores podem selecionar as melhores práticas e estratégias para crescimento da empresa. Então, confira cada um dos tipos!

Mapeamento

O mapeamento é um tipo de gestão de processos que se concentra na representação visual e sistemática dos fluxos de trabalho e das etapas envolvidas em cada processo da organização.

É frequentemente realizado por meio de técnicas como fluxogramas, diagramas de sequência, mapas de processo, entre outros métodos.

O objetivo é obter uma visão clara dos processos, identificar suas interações e compreender como as atividades se relacionam.

Tempo

A gestão de tempo visa otimizar o uso do tempo nas atividades do negócio. Por isso, envolve o planejamento e a alocação eficiente do tempo para a realização das tarefas, para evitar atrasos, retrabalho e perda de produtividade.

Também abrange a priorização das tarefas, o estabelecimento de prazos realistas e a definição de metas. Para ser eficiente, precisa cumprir tudo isso.

Melhoria Contínua

Essa abordagem aperfeiçoa constantemente os processos. Sempre há como melhorar as práticas ao longo do tempo e obter resultados cada vez melhores.

Para implementar esse tipo de gestão de processos, é preciso determinar uma cultura de aprendizado e inovação para incentivar a equipe a encontrar as oportunidades e contribuir com ideias.

Algumas formas de conduzir a melhoria contínua são com métodos como o PDCA (Plan-Do-Check-Act) e o Six Sigma.

Qualidade

Outro tipo de gestão de processos é a qualidade, que busca a excelência e satisfação dos clientes. Para isso, indica padrões de qualidade, monitoramento constante do desempenho e a implementação de ações corretivas.

O foco é atender ou superar as expectativas dos clientes, para fidelizá-los e obter reputação positiva no mercado. Nesse caso, a gestão por indicadores é uma forma de avaliar se tudo está sob controle e obter insights.

Quais As Etapas Da Gestão De Processos?

O CBOK (Guia Para Gerenciamento De Processos) estabelece algumas etapas para o ciclo de vida de um BPM. Então, abaixo, você confere quais são elas!

Planejamento

O início da gestão de processos é o planejamento de como ela será conduzida. Dessa forma, é preciso observar todas as tarefas da empresa, buscar por problemas e gargalos e definir indicadores de desempenho.

Modelagem

Após essa análise, será necessário desenhar e descrever cada fluxo, assim como mapear todas as atividades dos diversos processos do negócio.

É indispensável conhecer a fundo o funcionamento de tudo, incluindo estratégia geral, responsável, recursos disponíveis, etc. Então, a partir da visão geral conquistada, deve-se ter a previsão de melhorias.

Simulação

O que foi descrito na etapa anterior deve ser testado. As simulações precisam ser feitas com base em cenários diferentes para chegar a um fluxo adequado.

Ou seja, estipule resultados quantitativos, use ferramentas para simular e verifique se a execução ocorreu como o previsto ou se existem impedimentos.

Por exemplo: teste o atendimento ao cliente em vários níveis para saber como reduzir o tempo de espera.

Execução

Caso o comportamento do processo esteja dentro do esperado, avance para a etapa de execução. Mas é preciso ter os recursos necessários para tanto, como profissionais, softwares e treinamentos.

Monitoramento

Após a implementação, acompanhe as novas definições por meio das métricas definidas inicialmente. Se for detectada a necessidade de algum ajuste pontual, será feito agora. A ideia é evitar prejuízos.

Melhorias

O gerenciamento não é estático. As expectativas e necessidades dos clientes e o perfil do mercado mudam, assim como as tarefas. Por isso, promova melhorias para otimizar os processos constantemente.

Qual O Papel Do Analista De Negócios?

O analista de negócios é um profissional versátil e com grande potencial de crescimento quando possui as habilidades e competências necessárias para contribuir significativamente para o sucesso do negócio.

A atuação do analista de negócios envolve diversas responsabilidades para garantir a eficiência e a melhoria contínua das atividades operacionais. Dentre elas, estão:

• realização de análise e mapeamento dos processos existentes na empresa, identificando suas etapas, entradas, saídas, responsáveis e objetivos;
• identificação de gargalos, retrabalhos e outras falhas, propondo soluções que possam melhorar a eficiência e a eficácia dos processos;
• proposta de soluções e otimizações dos processos, incluindo alterações na estrutura do processo, na utilização de recursos ou na aplicação de novas tecnologias;
• implementação das mudanças, com monitoramento para serem implementadas corretamente para alcançar seus benefícios;
• fornecimento de insights para a alta administração tomar decisões informadas e alinhadas com os objetivos do negócio.

Como Implantar Uma Gestão Eficiente De Processos?

Uma boa dica prática para implantar a gestão de forma eficiente é analisar o clima organizacional. Isso porque, por meio de mapas, detalhamentos e métricas de desempenho, é possível detectar falhas e possibilidade de adaptações.

Os resultados da análise devem ser usados para desenvolver um plano de comunicação e conscientização para a equipe.

O segredo está em difundir a nova cultura de melhoria contínua para todos os colaboradores. Assim, todas as atividades caminham para o mesmo rumo: o crescimento da empresa.

O gestor pode promover a cultura de melhoria contínua por meio de treinamentos, campanhas de conscientização e a criação de um ambiente de trabalho que incentive a inovação e a experimentação.

Conclusão

Como você pôde ver, a gestão de processos tem grande impacto em uma empresa. Afinal, são as atividades que definem o sucesso organizacional, e elas precisam estar bem alinhadas para isso.

Com as dicas dadas, é possível começar a gerenciar melhor as tarefas de todos os setores do seu negócio e alcançar a eficiência com uma boa organização.

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