backoffice: o que é e sua importância

Saiba Para Que Serve O Backoffice: O Que É E Importância

Imagem de Sanon Matias

Você sabe o que é backoffice? É um setor da empresa que está na retaguarda de processos importantes, cuidando para que tudo ocorra como necessário e a operação funcione sem problemas.

Mesmo sem atuar na linha de frente, os profissionais de backoffice têm fundamental importância para o bom funcionamento da empresa e os bons resultados.

Neste artigo, você vai entender o que é backoffice e a sua importância para uma organização e entender quais são as responsabilidades desse time, a vantagem de contar com ele e como ele atua na prática. Acompanhe!

Backoffice: O Que é?

O backoffice é o setor da empresa responsável por dar apoio às atividades principais da empresa, garantindo o seu bom andamento. 

O termo backoffice, em português, significa “parte de trás do escritório” e dá nome à equipe que não atua na linha de frente e não necessariamente é vista pelo cliente – mas tem fundamental importância nas entregas da empresa.

São considerados trabalhadores do backoffice aqueles cujas responsabilidades não estão diretamente relacionadas à atividade principal da empresa. 

Em uma loja, estão no backoffice pessoas que não atuam com vendas. Já na indústria, está no backoffice quem não trabalha na produção, como os trabalhadores do financeiro, estoque, recursos humanos, entre outros.

Como Funciona O Backoffice?

O trabalho das pessoas do backoffice é dar apoio às atividades principais da empresa. 

Mesmo que a atividade principal de uma indústria seja a fabricação de objetos, esses processos produtivos dependem de outras tarefas, que não se relacionam diretamente à produção, mas a tornam possível.

Afinal, é impossível fabricar e vender novos itens sem a compra de insumos, manutenção de máquinas, contratação de pessoas, logística para a entrega e uma boa gestão financeira de tudo isso.

E é para isso que o backoffice existe – para garantir que todos esses processos aconteçam sem sobressaltos, garantindo o bom andamento da produção. Ficou mais claro o que é backoffice e como ele funciona? Vamos entender agora a sua importância. 

Qual a Importância do Backoffice Para Uma Empresa?

Em processos produtivos, um pequeno erro pode se tornar uma bola de neve, fazendo com que haja erros em todos os processos posteriores. E, quanto mais tarde esse erro for corrigido, maiores são os prejuízos.

E é por isso que o backoffice é tão importante em uma empresa. É ele que trabalha para evitar erros e eliminar os gargalos dos processos, fazendo com que tudo corra conforme esperado e o trabalho de toda a empresa seja mais produtivo.

Quando erros acontecem, o trabalho no backoffice pode identificá-los mais rapidamente, antes que tomem proporções maiores e, assim, é possível diminuir o seu impacto nos demais setores da organização.

Quais São As Vantagens do Sistema De Gestão Para Backoffice?

quais as vantagens do sistema de gestão para o backoffice

O backoffice traz vantagens para todos os tipos de empresa. Na indústria, ele tem influência direta no bom funcionamento das máquinas e segurança dos operários, além de proporcionar uma gestão escalável.

Já no varejo, o backoffice organiza demandas, soluciona problemas de faturamento e cobrança e atua diretamente em todo o suporte que a área comercial precisa. 

Os e-commerces também usufruem de muitos benefícios do backoffice, como a gestão do estoque e a organização dos processos logísticos. Viu como entender o que é backoffice e suas  vantagens é importante para a sua empresa? 

Por Que Fazer A Automatização Do Backoffice?

Em qualquer cenário, o trabalho do backoffice pode trazer vantagens para as empresas. No entanto, esses benefícios podem ser ainda maiores quando o trabalho é automatizado! 

Com um sistema de gestão, todas as informações referentes ao funcionamento da empresa são centralizadas, o que facilita o trabalho, torna os processos mais fluidos e facilita a análise de dados.

Veja, a seguir, quais são os benefícios que a automação do backoffice pode trazer!

Eliminação de Burocracias

Uma das grandes vantagens da automatização do backoffice é a gestão facilitada de documentos. Naturalmente, o trabalho de uma empresa envolve uma grande quantidade de notas fiscais, relatórios, formulários e protocolos.

Lidar com essa burocracia é um grande desafio, mas com a automatização, tudo se torna mais fácil. Esses documentos passam a ser geridos de forma eletrônica, inclusive com a criação de cópias de segurança.

Portanto, contar com um sistema de gestão facilita a organização, melhora a segurança e ajuda a manter a integridade dos dados da empresa.

Redução de Falhas

Uma atividade automatizada tem muito menos chances de erros do que atividades realizadas por pessoas. 

Isso porque, as máquinas sempre operam da mesma forma, seguindo padrões estabelecidos pelos humanos – e esses nem sempre conseguem manter os padrões estabelecidos por eles mesmos na prática de uma tarefa.

Dados em Tempo Real

A automatização armazena e organiza um grande volume de dados sobre a operação e permite que os gestores tenham acesso a eles em tempo real. Com poucos cliques, é possível gerar relatórios completos sobre os mais diversos processos.

E isso, sem dúvidas, facilita o processo de tomada de decisão dentro da empresa!

Integração Entre Sistemas

Mesmo que a empresa use vários sistemas para organizar as suas rotinas, um sistema de gestão de backoffice pode fazer a integração entre eles – é possível agregar CRMs, ECM, Service Desk, Analytics, entre outros.

Quais Os Tipos de Backoffice e Suas Funções?

quais os tipos de backoffice e suas funções

Existem diversos tipos de backoffice e a empresa pode adotar diferentes deles a depender das suas particularidades. Os tipos mais conhecidos são o administrativo, comercial, financeiro e de recursos humanos. Saiba mais sobre eles a seguir:

  • backoffice administrativo: contribui com os processos gerenciais por meio de relatórios, dados e outras informações que embasam tomadas de decisão;
  • backoffice comercial: tem a função de permitir que a empresa ofereça a melhor experiência para os seus clientes;
  • backoffice financeiro: contribui com a gestão financeira da empresa e garante que ela cumpre as normas e leis;
  • backoffice de recursos humanos: recruta talentos e garante o bem-estar dos colaboradores no ambiente de trabalho.

Quais São as Responsabilidades do Backoffice Financeiro?

O backoffice financeiro é uma área essencial em todos os momentos da empresa, desde a sua concepção até a expansão. Afinal, sem uma boa gestão financeira, dificilmente uma empresa consegue dar lucro.

Nos primeiros passos da empresa, faz parte das funções do backoffice financeiro a definição de alguns pontos fundamentais, como o regime tributário a ser escolhido, por exemplo. 

Ao longo do seu funcionamento, é o backoffice financeiro que faz conciliações bancárias, cadastro de fornecedores, pagamentos e emissões de notas fiscais.

Também faz parte das responsabilidades do setor a garantia de que a empresa cumpre com todas as suas obrigações fiscais e contábeis.

Conclusão

Apesar de ser um setor que não tem muito contato com clientes e não lida diretamente com as principais atividades da empresa, saber o que é backoffice e seu papel fundamental no bom andamento do negócio é importante.

Isso porque, essa estratégia garante a organização, acesso a informações e operações dentro das normas e leis.

A tecnologia pode ser uma grande aliada nessas tarefas. Com um sistema de automatização, como o ERP Webmais, é possível administrar documentos, trazer mais seguranças para as rotinas e evitar erros.

Deixe um comentário