Guia completo e atualizado sobre contas a pagar

Saiba O Que É Contas A Pagar E Veja Como Fazer [PASSO A PASSO]

Imagem de Sanon Matias

As contas a pagar fazem parte da rotina de qualquer empresa. Afinal, para realizar transações, contratar serviços e fazer compras é preciso pagar por isso.

Fazer uma boa gestão dessas contas ajuda o empresário a ter mais controle sobre a vida financeira da empresa.

Esse gerenciamento também facilita o entendimento, principalmente na hora de fazer novos investimentos ou quando é preciso cortar custos.

Quer entender qual é a importância de gerenciar as contas a pagar e conferir as nossas dicas para uma boa gestão de pagamentos? Então, continue lendo este artigo!

Se preferir, podemos te ajudar – agora mesmo – a melhorar suas contas a pagar. Com o módulo financeiro do ERP WebMais, você mantém suas obrigações financeiras de forma automatizada, ágil e eficaz. Faça um teste gratuito e confira!

BANNER Cupom tá on abril 2024

O Que São Contas A Pagar De Uma Empresa?

As contas a pagar são todos os compromissos financeiros assumidos pela empresa, ou seja, todo pagamento que precisa ser feito.

Esses pagamentos podem ser aqueles feitos a colaboradores, fornecedores, de contas de consumo, impostos, entre outras coisas. Em resumo, todo dinheiro que sai do caixa deve ser registrado pelo setor de contas a pagar.

O setor de contas a pagar deve estar sempre atento aos prazos de pagamento, evitando assim juros e multas desnecessárias.

Para isso, é necessário um bom planejamento financeiro e controle rigoroso das despesas da empresa por meio de um software.

Quais Os Objetivos Do Processo De Contas A Pagar?

Com essa explicação, já podemos entender que a gestão de contas a pagar é muito importante para uma empresa. Mas qual é o objetivo de fazer esse controle?

A ideia principal é manter a gestão base da empresa. Assim, é importante que se saiba como gerenciar as contas a pagar. Se aplicado corretamente, esse processo de gestão diminui – ou elimina – eventuais problemas.

Além disso, fazer o controle das contas fixa fornece o entendimento de que os valores a serem gastos estão sempre relacionados aos que se recebe.

Dessa forma, evita-se a ocorrência de gastos excessivos, que podem comprometer o fluxo de caixa e a saúde financeira da empresa.

Ao gerenciar as contas a pagar, é possível prever os gastos futuros e se planejar para eles, garantindo estar sempre em dia com suas obrigações financeiras.

Ademais, manter um controle eficaz das contas a pagar aumenta a credibilidade da organização com seus fornecedores e parceiros comerciais, uma vez que demonstra organização e comprometimento com o cumprimento de prazos e pagamentos.

Qual A Importância De Fazer O Processos De Contas A Pagar?

De forma simples, é possível dizer que a maior importância de fazer os processos de contas a pagar da empresa é manter a gestão base em dia.

Se feito corretamente, esse controle permite manter o fluxo de caixa do negócio sempre atualizado. Assim, você entende as necessidades de capital de giro com mais facilidade, tomando decisões mais precisas e efetivas.

Outro ponto é que, com um fluxo bem gerenciado, os investimentos futuros são beneficiados, já que é comum que valores sobrem no caixa.

Ainda, o controle eficiente das contas a pagar garante o cumprimento com as obrigações financeiras em dia, evitando atrasos e juros desnecessários.

Isso mantém a boa reputação com os fornecedores e fortalece a relação de confiança entre as partes envolvidas.

3 Exemplos De Contas A Pagar

Ainda não entendeu o que é contas a pagar e a sua importância? Vamos mostrar alguns exemplos para você aprender na prática.

1- Impostos E Tributos

No contexto das contas a pagar, os impostos e tributos referem-se às obrigações financeiras e fiscais a serem cumpridas junto aos órgãos governamentais.

Essas despesas são parte integrante das operações comerciais e devem ser devidamente registradas e pagas nos prazos estabelecidos.

3 exemplos de contas a pagar

1. Impostos e tributos: precisam ser registrados e pagos nos prazos estabelecidos
2. Contratos com fornecedores: estabelecem negociações com condições de pagamento, prazos e demais obrigações entre as partes
3. Salários dos funcionários e encargos trabalhistas: garantem a remuneração pelo trabalho realizado. Incluem FGTS, INSS, PIS e etc.

É fundamental realizar o registro adequado de todos os impostos e tributos devidos pela empresa. Isso envolve:

  • acompanhamento das datas de vencimento;
  • cálculo dos valores a serem pagos;
  • preparação dos documentos necessários para a quitação, como guias de recolhimento e comprovantes de pagamento.

Manter o controle rigoroso dessa parte impacta na saúde financeira por evitar multas, juros e penalidades por parte dos órgãos governamentais devido ao descumprimento das obrigações fiscais.

2- Contratos Com Fornecedores

Os contratos com os fornecedores estabelecem as condições de pagamento, prazos e demais obrigações financeiras entre as partes envolvidas.

Ao negociá-los, é importante buscar acordos que sejam vantajosos para a empresa, buscando o equilíbrio entre custo-benefício.

Dessa forma, o contas a pagar pode proporcionar condições de pagamento mais favoráveis com os fornecedores, com prazos mais longos, descontos por antecipação ou outras vantagens importantes no fluxo de caixa.

Uma vez finalizado o acordo, a equipe responsável pelo setor de contas a pagar deve acompanhar os prazos e as condições de pagamento acordadas.

Nesse caso, o setor garante o recebimento das faturas ou boletos, confere e registra corretamente no sistema contábil da empresa para evitar atrasos e problemas com a cadeia de suprimento.

3- Salários Dos Funcionários E Encargos Trabalhistas

O pagamento dos salários é uma obrigação da empresa para com seus colaboradores, garantindo a remuneração pelo trabalho realizado.

Além disso, há os encargos trabalhistas relacionados, como o FGTS, INSS, PIS etc.

O time de contas a pagar precisa acompanhar as datas de pagamento dos salários e dos encargos trabalhistas, para garantir que os valores sejam devidamente provisionados e pagos nos prazos estipulados.

Também faz parte das responsabilidades se atualizar em relação à legislação trabalhista. Isso porque os encargos precisam ser calculados corretamente e eventuais alterações nas leis serem adequadamente implementadas nos processos de pagamento.

Em outras palavras, ao gerenciar eficientemente os salários e os encargos trabalhistas, o setor de contas a pagar contribui para a satisfação dos colaboradores, o cumprimento das obrigações legais e a manutenção de um relacionamento saudável com os órgãos governamentais.

Quais As Vantagens De Fazer O Controle De Contas A Pagar?

Controlar as contas a pagar da empresa é uma forma de identificar todas as obrigações financeiras que ainda precisam ser cumpridas com antecedência.

Dessa forma, o setor de finanças consegue se planejar para cumprir com todos os seus compromissos sem prejudicar o caixa da organização. Com isso, evita-se surpresas desagradáveis no final do mês.

É esse controle que permite entender quanto será preciso desembolsar para fazer todos os pagamentos.

Além disso, ele também garante, junto ao controle de contas a receber, que a empresa terá dinheiro para honrar seus compromissos.

Em momentos de crise, esse domínio se torna ainda mais importante. Isso porque ele não se relaciona somente ao pagamento de boletos, mas à gestão eficiente dos recursos disponíveis e uma tomada de decisão estratégica, orientada por dados.

Vantagens de organizar o contas a pagar:

- Reduz custos desnecessários
- Otimiza tempo das equipes
- Melhora a reputação da empresa
- Evita fraudes
- Reduz muitas e juros por atrasos de pagamento

Abaixo você conhece, em detalhes, as principais vantagens que um bom controle de contas a pagar oferece. Acompanhe e saiba como sua empresa será beneficiada.

Diminuição De Custos Desnecessários

A primeira vantagem de um contas a pagar bem feito é a diminuição de custos desnecessários. Imagine que a sua distribuidora de cosméticos está com o estoque em baixa e é preciso repor.

Com as informações de entrada e saída de produtos, você sabe que os próximos meses serão de baixa nas vendas. Por isso, é hora de adaptar a sua compra de materiais, para suprir apenas a demanda de vendas que está por vir.

Além disso, você também terá um controle maior sobre a precificação dos itens que serão vendidos, facilitando o equilíbrio entre investimentos e lucros.

Por fim, a gestão de contas a pagar também mostra quais são os gastos que já não são mais necessários para a empresa. Assim fica mais fácil de cortá-los. E também é possível se planejar com mais precisão para gastos futuros.

Otimiza O Tempo Das Equipes

Com os dados em dia, é possível que a gestão entenda as obrigações financeiras da empresa. Dessa forma, é mais fácil planejar e executar cada atividade ao longo dos meses e anos.

Isso porque as equipes responsáveis não perdem mais tempo na busca incessante por documentos – como contratos e recibos. A ideia é facilitar a organização de todos os custos do negócio, de forma simples e eficiente.

Outra vantagem disso tudo é que as contas podem ser pagas no débito automático. Isso poupa ainda mais o tempo dos times de trabalho. Com isso, todos podem focar em atividades que realmente precisam de atenção especial.

Melhor Reputação Da Empresa

Todas as empresas querem ser bem-vistas pelo mercado. Isso inclui o pagamento das dívidas. Tanto seus clientes quanto fornecedores percebem esse tipo de característica; por isso, é bom ficar de olho.

Isso porque, pagando tudo nas datas corretas, a sua marca será lembrada como uma boa pagadora. Além disso, você evita multas e juros.

Tudo isso facilita a criação de relações importantes para o seu negócio – o famoso network.

Como você sabe, isso é importante para a sua empresa ser reconhecida em qualquer ambiente profissional da sua área de atuação.

Além do mais, é preciso ter boas recomendações na hora de buscar investimentos com bancos, como crédito ou empréstimos. Pagando tudo em dia, a empresa terá o nome limpo, o que é importante para novas negociações.

Evita Fraudes

O controle de contas a pagar identifica irregularidades e permite implementar medidas preventivas. Isso é possível devido à promoção de transparência em suas operações financeiras, dificultando a ação de indivíduos mal-intencionados.

Sem mencionar que há uma equipe para lidar com essa parte.

Portanto, uma pessoa é encarregada de aprovar pagamentos, enquanto outra é responsável por registrar e reconciliar as transações. Essa separação de responsabilidades aumenta a segurança e diminui as oportunidades de fraude.

O contas a pagar ajuda a identificar irregularidades, aumentando a proteção contra fraudes financeiras

Outro ponto positivo é que esse setor verifica minuciosamente os documentos e autorizações.

Então, é possível garantir que as transações sejam legítimas e devidamente autorizadas para evitar o pagamento de faturas falsas ou não autorizadas.

Redução De Multas E Juros Por Atrasos De Pagamento

Além de manter o nome da empresa limpo, pagar tudo em dia traz outro benefício: menos juros e multas por atraso nos pagamentos.

Os valores que seriam aplicados para quitar esses adicionais por contas atrasadas podem ser a chave para o seu negócio prosperar. Afinal, tudo isso pesa no seu fluxo de caixa, comprometendo os lucros da empresa no fim do mês.

Graças ao controle de contas a pagar é possível cumprir com os prazos de pagamento acordados, avaliar os descontos por pagamento antecipado e estabelecer políticas de pagamento personalizadas para sua empresa conseguir pagar.

O Contas A Pagar Afeta A Saúde Financeira Da Empresa?

Sim, as contas a pagar afetam a saúde financeira da empresa. Isso porque elas representam um compromisso financeiro. Quando as contas a pagar são atrasadas ou não pagas, isso pode causar uma série de problemas.

Dentre eles, o impacto no fluxo de caixa, pois as contas a pagar representam a saída do caixa e, se não forem pagas pontualmente, dificultam o pagamento de outras despesas, como salários, impostos e fornecedores.

Quando as contas a pagar são atrasadas, os fornecedores podem cobrar juros e multas. Isso pode aumentar os custos da empresa e reduzir sua lucratividade.

Dessa forma, também pode dificultar a obtenção de crédito no futuro, impedindo o negócio de crescer ou expandir suas operações.

Sem mencionar que pode prejudicar sua reputação no mercado, o que, consequentemente, se torna difícil a atração de novos clientes e parceiros.

Para evitar esses problemas, é importante que as empresas tenham um bom controle sobre suas contas a pagar.

O Que Faz O Setor De Contas A Pagar?

O setor de contas a pagar é responsável por fazer todo o controle dos valores movimentados pela empresa. As pessoas que lá trabalham devem organizar e gerenciar todas as saídas do caixa, além de registrar e analisar tudo o que é feito.

Em alguns casos, o setor de contas a pagar também se responsabiliza pela aprovação de novos investimentos.

Mas afinal, o que faz um profissional de contas a pagar? A rotina das contas a pagar pode confundir muitas pessoas, mas é possível controlar as atividades de forma eficiente.

Vamos entender um pouco dessa rotina. As tarefas do contas a pagar incluem:

  • lançar e classificar NFs e pedidos de compras;
  • conferir pedidos e notas fiscais;
  • enviar controle de cheques e ordens de pagamento aos bancos;
  • pedir a baixa dos títulos quitados e a conciliação de pagamentos de fornecedores.

Rotina E Responsabilidades Do Contas A Pagar

O contas a pagar tem como principal responsabilidade toda saída de caixa do negócio. Isso abrange desde o pagamento dos seus colaboradores, tributos, comissões, jurídicos, até as contas de consumo, como água, aluguel, luz etc.

A principal responsabilidade do contas a pagar é ficar de olho na saída de caixa do negócio

A principal rotina é organizar esses processos financeiros para serem controlados e fáceis de serem gerenciados com uma análise clara de redução ou eliminação do que é desnecessário.

Nesse sentido, as rotinas envolvem:

  • baixa do pagamento;
  • conciliação financeira e de cartões;
  • registro e atualização de provedores;
  • transferências para remuneração de fornecedores;
  • envio de comprovantes de quitação;
  • folha de pagamento;
  • verificação de recibos fiscais;
  • gestão de disponibilidades financeiras em caixa e em instituições bancárias;
  • inclusão de faturas e tributos para pagamento online;
  • recuperação e negociação com clientes em atraso;
  • cadastro e controle de datas de vencimento de contas, prazos e planejamento de pagamentos;
  • atualização do sistema de despesas a pagar com informações gerais da área.

Quais As Diferenças Entre Contas A Pagar E A Receber?

Você sabia que existem diferenças entre contas a pagar e a receber?

As contas a pagar são todas as saídas que acontecem no caixa da empresa. Já as contas a receber são o oposto: se referem a todo dinheiro que entra no caixa, seja devido a vendas ou outras operações. As principais situações incluem:

  • rendimentos de aplicações financeiras;
  • recuperação tributária, entre outros.

A gestão de contas a pagar está diretamente relacionada à gestão das contas a receber. Isso porque, assim, o gestor consegue entender a real situação financeira da empresa e garante que o caixa tenha recursos suficientes nas datas dos pagamentos.

Como Funciona O Controle De Contas A Receber?

Para começar, é preciso entender que as contas a receber são os valores que a empresa recebe por vender um produto ou serviço. É claro, existem outros exemplos, mas esse é o mais aparente na maioria dos negócios.

Não entendeu? Em resumo, as contas a receber são todo e qualquer valor que entra no caixa da empresa. Mas, devem ser obtidos com alguma baixa no estoque, proveniente de alguma venda.

Outros exemplos também incluem as notas promissórias, vendas a prazo e títulos de crédito da empresa.

O equilíbrio entre contas a pagar e receber ocorre apenas se o “receber” for maior do que o “a pagar”.

Como Fazer O Controle De Contas A Pagar?

Agora que você já conhece a importância de controlar as contas a pagar, confira o passo a passo para um controle mais eficaz:

  • registre todas as operações financeiras da empresa, por menor que sejam, pois isso permitirá que você tenha uma visão completa do seu fluxo de caixa;
  • evite ter mercadorias paradas no estoque. Produto parado é dinheiro parado e isso pode prejudicar o seu caixa;
  • acompanhe diariamente o fluxo de caixa, para garantir que a empresa tenha recursos suficientes para cumprir com suas obrigações financeiras;
  • utilize centros de custo – categorias que permitem agrupar as despesas. Assim, identifica as áreas que podem ser otimizadas;
  • invista em tecnologia.

Hoje em dia, as empresas contam com sistemas completos que auxiliam no controle de contas a pagar a receber.

Eles automatizam algumas etapas do trabalho, diminuem a incidência de erros e fornecem relatórios completos para uma tomada de decisão orientada por dados.

Por exemplo, alguns softwares permitem a integração com outros, como o ERP, o que pode facilitar o processo de lançamento das contas a pagar.

Além disso, algumas alternativas oferecem recursos de automação, como a geração de boletos e a conciliação bancária.

BANNER Contas a pagar, automações, geração de boletos, conciliação bancária e mais em uma só ferramenta? Conheça o ERP WebMais

Como Fazer O Gerenciamento De Pagamentos?

Ainda não sabe como fazer um contas a pagar? Confira as nossas dicas para criar um sistema eficiente de gestão de pagamentos na sua indústria!

Faça Um Escalonamento Das Datas De Vencimento

Quando todas as contas vencem na mesma data, aumentam as chances de a empresa não ter dinheiro em caixa para honrar esses compromissos. Além disso, as condições pioram se as entradas de dinheiro acontecem em datas diferentes.

Na hora de definir o vencimento de cada compromisso, procure dividi-los ao longo de todo o mês. Dessa forma, você não precisa fazer todos os pagamentos de uma só vez. Assim, é possível garantir que sempre haverá dinheiro no caixa da empresa!

Para escalonar as datas de vencimento, você pode considerar:

  • o prazo de entrega dos fornecedores: se você fizer um pedido hoje, o fornecedor pode demorar alguns dias ou até semanas para entregar os produtos ou serviços. Portanto, é importante que o vencimento da fatura coincida com a data de recebimento das mercadorias adquiridas;
  • o prazo de pagamento dos clientes: se você vende a prazo, é importante que o vencimento das contas a pagar coincida com a data de recebimento dos pagamentos dos clientes;
  • o fluxo de caixa da empresa: é importante que o escalonamento das datas de vencimento permita que a empresa tenha recursos suficientes para honrar todos os compromissos financeiros.

Pague Em Dia E, Se Conseguir, Antecipe

Multas e juros podem prejudicar significativamente as contas da empresa. Então, nunca atrase pagamentos.

Além disso, negocie com seus fornecedores para conseguir descontos em caso de pagamentos antecipados e à vista.

Ou seja, se for possível, antecipe o pagamento das contas sempre que possível. Isso pode gerar uma economia significativa para a empresa.

Em Caso De Não Pagamento, Renegocie

Se não conseguir cumprir algum dos seus compromissos financeiros, busque o credor antes da data do vencimento e negocie uma nova data para pagamento.

Assim você evita a aplicação de multas e juros e consegue manter uma boa relação com seus fornecedores.

Mas não se esqueça que esse tipo de negociação deve ser feito somente quando for realmente necessário. Isso porque, caso contrário, você corre o risco de desgastar uma relação profissional e manchar a sua imagem.

Faça Orçamentos

Antes de assumir qualquer compromisso, pesquise as opções do mercado e solicite cotações para comparar as condições e preços, e escolher aquela que tem melhor custo-benefício para a sua empresa.

Dessa forma, você consegue diminuir os custos do negócio, obtendo os mesmos produtos ou serviços por melhores preços.

Devo Fazer A Gestão De Contas A Pagar E Receber?

Quem é responsável pela administração financeira da empresa, tem que lidar com a gestão de contas a pagar e receber em algum momento.

Esse gerenciamento é fundamental para a saúde da organização, pois controla o fluxo de caixa e garante que as obrigações sejam cumpridas no prazo.

Não ignore seu fluxo de caixa!

É muito importante ter compreensão básica de contabilidade e gestão financeira para garantir a conformidade com as legislações e tomar decisões informadas.

Ignorar essa atividade é o mesmo que não ter uma visão clara das finanças da empresa. Isso porque assim você não pode investir nos lugares e momentos certos, nem cortar despesas desnecessárias e outras ações sustentáveis.

Além disso, pode atrasar pagamentos, receber multas e juros, e ainda ter a reputação prejudicada. Todos esses problemas comprometem a capacidade financeira e dificultam o crescimento da empresa.

Então, seja feito por você ou por profissionais contábeis, nunca negligencie esse cuidado no seu negócio para não se deparar com prejuízos no futuro. Muitas vezes, os empreendedores não sentem o impacto a curto prazo e pensam estar no caminho certo.

Quais São As Principais Dificuldades Para Conciliar Contas A Pagar E Receber?

Conciliar o gerenciamento das contas a pagar e a receber é fundamental para a saúde financeira da empresa. Mas nem sempre essa é uma tarefa fácil. Abaixo, conheceremos os principais desafios.

Mas, antes, temos uma dica. O módulo financeiro do ERP WebMais permite que você controle as contas da sua empresa com facilidade. A tecnologia é sua aliada nesse processo. Experimente agora e otimize seus lucros.

Desorganização De Processos

A falta de organização é a principal causa para uma conciliação equivocada, o que pode trazer prejuízos para a empresa e deixar as contas no negativo.

Então, é justo dizer que é preciso evitar a desorganização de processos internos do seu negócio. Da compra de materiais, passando pela produção, estoque e chegando no envio ao cliente, é preciso de muito planejamento.

Falta De Renegociação De Dívidas

Sua empresa está devendo? A renegociação de dívidas pode ser a solução ideal. Mas, antes, é importante perder o medo sobre a renegociação e entender o que esse processo oferece.

Isso porque muitas pessoas têm medo ou vergonha de renegociar dívidas, o que pode trazer prejuízos ainda maiores. Os mais perigosos são a incidência de multas e juros sobre os valores em atraso.

Com a renegociação, você pode quitar os débitos e preparar o caixa da empresa para investimentos futuros. Assim, é possível alcançar novos patamares e melhorar os resultados.

Não Ter Relacionamento Com Os Clientes

Manter um bom relacionamento com os clientes é fundamental para as negociações. É que, como você sabe, eles são essenciais para a sua empresa alcançar o sucesso.

Uma empresa que não agrada os clientes está fadada ao fracasso. E isso inclui a qualidade dos produtos, o tempo de entrega e um atendimento agradável.

Seus clientes são sua principal fonte de sucesso

Além disso, também é muito importante manter bons relacionamentos com seus fornecedores. Sem eles, você não consegue produzir ou distribuir seus produtos. Em resumo, a sua empresa não vende nada. E, como sabemos, o lucro depende das vendas.

Pagamentos Duplicados Ou Perdidos

Os pagamentos duplicados resultam em despesas excessivas, desperdiçando recursos que poderiam ser usados de forma mais eficiente. Isso impacta diretamente a saúde financeira e pode causar problemas de fluxo de caixa.

A equipe responsável precisa realizar investigações e ajustes adicionais para os registros estarem corretos. Essa ação consome tempo e recursos por exigir uma revisão minuciosa de todas as transações.

Para mitigar essas dificuldades, é importante implementar mecanismos de verificação de pagamentos, revisões regulares de registros, automação de processos, entre outras ações de controle.

Perder Prazos

Perder prazos na conciliação de contas a pagar e receber traz consequências negativas, como atrasos nos pagamentos e penalidades impostas pelos fornecedores.

A identificação de pagamentos pendentes ou atrasados se torna difícil quando os prazos não são cumpridos, aumentando a complexidade da conciliação.

Por isso, também afeta a gestão do fluxo de caixa, causando dificuldades financeiras e prejudicando a capacidade da empresa de honrar seus compromissos. Consequentemente, afeta as negociações futuras com provedores.

Estabelecer um sistema de controle eficaz, com lembretes automatizados e processos de aprovação adequados, é essencial para evitar problemas decorrentes da perda de prazos.

Ignorar Softwares De Gestão Financeira

A conciliação das contas a pagar e receber envolve a comparação dos registros financeiros da empresa com as transações reais que ocorreram.

Assim, assegura-se que todas elas foram anotadas corretamente e que não há discrepâncias entre o que foi registrado e o que realmente aconteceu.

Contudo, se não houver um software de gestão, essa tarefa se torna difícil e propensa a erros. Essa falta leva a problemas como:

  • atrasos em pagamentos de contas;
  • pagamentos duplicados ou não autorizados;
  • perda de informações importantes;
  • demais questões prejudiciais ao financeiro do negócio.

Sem mencionar que essa combinação demanda muito tempo e exige muito esforço manual, prejudicando a produtividade da equipe.

Com uma ferramenta adequada, os colaboradores fazem o balanceamento com rapidez e eficácia.

O Que É Um Fluxo De Caixa?

O fluxo de caixa é uma ferramenta que facilita o controle financeiro da sua empresa. Isso porque ele traz, de forma detalhada, todos os valores que entram e saem do caixa.

Para isso, ele é calculado de acordo com o saldo das contas bancárias – além da soma em dinheiro – que a empresa possui.

Por meio desses dados que a saúde financeira da empresa pode ficar em dia. É que, com eles, o gestor vai saber exatamente quanto dinheiro o caixa possui, além de valores de lucros e dívidas. Com isso, é possível tomar decisões mais precisas.

Quer um exemplo? Imagine uma indústria de alimentos com os seguintes dados:

  • Entradas: R$ 100.000 (vendas de produtos), R$ 5.000 (receitas financeiras)
  • Saídas: R$ 50.000 (compras de matérias-primas), R$ 25.000 (salários e encargos), R$ 10.000 (despesas operacionais

Saldo final (SF) = Entradas – Saídas

SF = R$ 100.000 – (R$ 50.000 + R$ 25.000 + R$ 10.000)

Saldo final = R$ 15.000

Neste exemplo, o saldo final do fluxo de caixa é positivo, indicando que a empresa possui recursos financeiros suficientes para honrar seus compromissos.

Organize seu fluxo de caixa com nosso ebook exclusivo BAIXAR GRÁTIS

Passo A Passo Para Organizar As Contas A Pagar

Agora é hora de organizar as contas a pagar da sua empresa e manter o controle de gastos em dia. Então, acompanhe o passo a passo abaixo e saiba tudo sobre como fazer isso de forma eficiente.

Uma boa dica é utilizar uma ferramenta que facilite esse trabalho, como uma planilha de contas a pagar ou um sistema que ofereça essa função.

Se quiser automatizar seu controle, agende uma demonstração gratuita do ERP WebMais e otimize seus resultados.

Agora, vamos para o passo a passo.

Organização Das Obrigações Financeiras

Comece organizando as obrigações financeiras da empresa. Isso inclui todas as despesas fixas, como energia, pagamento do salário dos colaboradores e outros.

Além disso, as despesas variáveis também precisam entrar na conta. Alguns exemplos incluem compra de matéria-prima de urgência e outros contratos adicionais com seus fornecedores.

Pesquisa E Comparação De Preços

Você também deve ficar de olho nos preços que paga ao quitar as dívidas da empresa. Isso porque, ao comparar preços dos produtos que sua empresa utiliza, é possível encontrar os melhores – mas sem perder a qualidade.

Assim, o dinheiro que sobra dessa redução no custo das compras pode ser utilizado para as contas a pagar. Isso permite que a empresa dê a famosa “respirada” no orçamento, facilitando a quitação de outras contas futuras.

Acompanhamento De Fluxo De Caixa

Ficar de olho no fluxo de caixa da empresa é essencial para implantar um bom contas a pagar. Isso porque, como vimos, o fluxo de caixa é muito importante para entender cada movimentação, seja de compra ou venda.

Sendo assim, manter o fluxo de caixa em dia e organizado facilita a sua gestão. Isso porque as informações que ele traz fortalecem a tomada de decisões relacionadas ao dinheiro.

Adiantamento De Pagamentos Para Evitar Juros

Quer organizar as contas a pagar da sua indústria ou distribuidora? Então se esforce para adiantar parcelas e pagamentos importantes.

Essa atitude garante que as contas não sejam atrasadas, evitando multas e juros desnecessários. Como vimos acima, esse dinheiro extra que seria usado para quitar os juros pode ser utilizado para um controle mais eficiente do caixa. Isso facilita o pagamento das contas.

Renegociação De Dívidas Vencidas

Não conseguiu adiantar suas contas, elas venceram e os juros e multas acumularam? Então é hora de considerar uma renegociação dessas dívidas.

Essa opção costuma afastar muitos gestores, mas é importante entender que ela é uma grande aliada para botar seu negócio de volta nos trilhos.

Isso porque, se renegociar, você começa demonstrando interesse em quitar as obrigações legais da empresa. Além disso, ao pagar essa renegociação, você evita mais juros e diminui o valor total que seria pago pelo atraso.

Analisar Impostos A Pagar

Entender as contas a pagar também passa por analisar os impostos que a sua empresa paga. Essa atividade pode fortalecer ainda mais o seu controle financeiro, não só do que precisa ser pago.

É que, ao saber o que precisa ser pago, fica mais fácil direcionar a verba necessária para todas essas obrigações legais. Além disso, caso note alguma irregularidade, é possível verificar, o que pode até fazer com que a empresa economize ao pagar os impostos.

Ficar De Olho Em Riscos De Inadimplência

Como anda o controle de inadimplência da sua empresa? Garantir com que seus clientes paguem as contas é essencial para que as suas contas a pagar e receber fiquem em dia.

Afinal, sem isso, é impossível que a própria empresa fique longe da inadimplência. Se os pagamentos ocorrerem – seus clientes pagarem e você receber –, seu negócio também pagará o que deve, evitando maiores problemas.

Encontrar Novos Fornecedores

Por fim, o controle de contas a pagar passa pela pesquisa e contratação de novos fornecedores. Isso porque, assim, é possível garantir que a empresa esteja sempre em dia com as melhores opções do mercado.

Conhecer bem cada acordo comercial é importante para saber o que deve ser pago em cada contrato. Seja na busca por produtos de qualidade ou por relações comerciais eficientes, que gerem lucro, a procura de novos fornecedores é essencial.

Gerencie As Contas A Pagar Com Um Sistema De Gestão

Gerenciar com um sistema de gestão permite centralizar as informações relacionadas às contas a pagar, agendar pagamentos, automatizar processos, controlar o fluxo de caixa, gerar relatórios e garantir segurança e controle de acesso.

Ao utilizar um sistema de gestão, as empresas melhoram a eficiência, a organização e a precisão no gerenciamento das contas. Assim, facilita o planejamento financeiro e contribuindo para uma gestão financeira mais eficaz no geral.

O ERP da WebMais, por exemplo, centraliza as informações, controla prazos e vencimentos, automatiza processos, permite o fluxo de aprovação, oferece relatórios e análises detalhados, e integra-se com outros módulos do sistema.

As Melhores Dicas Para A Organização De Contas A Pagar

Agora, você confere as melhores dicas para organizar suas contas a pagar de forma eficiente. Então, acompanhe abaixo e aplique na sua empresa para alcançar os melhores resultados.

Priorize Pagamentos Importantes

É fácil entender como essa dica fortalece o seu contas a pagar, né? Isso porque, ao priorizar os pagamentos importantes, você cria uma ordem do que precisa ser pago para que seu negócio continue ativo.

Isso significa que você deve utilizar sua gestão de contas a pagar para entender quais pagamentos são prioridades. Dessa forma, o controle dessas despesas é simplificado e nada fica sem o devido pagamento.

Registre Tudo Que Comprar

Atualmente, uma das melhores dicas para organizar as contas a pagar é o registro de tudo o que foi comprado pela empresa. É esse processo de controle que facilita o seu entendimento sobre o tema e otimiza sua gestão.

E lembre-se: não deixe nenhuma compra fora do registro. Isso porque, assim, você cria riscos de afetar todo o seu fluxo de caixa.

Fique De Olho Nos Impostos Sobre As Compras

Sempre que compramos alguma coisa, estamos pagando impostos já incluídos nos preços. Por isso, é importante ficar de olho e saber quais deles as suas compras trazem.

Além disso, existem algumas compras específicas, como em outros estados ou países, que podem exigir impostos extras. Por isso, confira os valores e registre tudo no seu controle. 

Evite Atrasos E Multas

Quer pagar menos? Então evite atrasos e multas. Isso porque esse tipo de situação pode gerar multas expressivas, afetando muito o seu contas a pagar

Por isso, mantenha os pagamentos em dia e evite pagar valores extras por contas que poderiam ser pagas sem atrasos.

Negocie Quando Precisar

Seu controle de contas a pagar falhou, e agora não é mais possível pagar tudo em dia? Então não hesite em renegociar as dívidas.

Conheça a renegociação do ERP WebMais

(Pessoa com aquelas varinhas de professor apontando para um quadro negro com a escrita em giz:)

> Renegociar parcelas em aberto com clientes e fornecedores
> Pesquisa rápida e fácil por ordens de pagamento ou recebimento em aberto
> Criação de parcelas personalizadas por clientes ou fornecedores, incluindo multas, juros e descontos
> Automatizar a baixa de parcelas 
> Cancelar a qualquer momento

Para isso, converse com seus fornecedores e explique a situação. A ideia é buscar uma renegociação que beneficie os dois lados, evitando maiores problemas no futuro.

Como Alinhar As Entradas E Saídas?

Para que a saúde financeira da empresa fique em dia, é essencial alinhar entradas e saídas de forma transparente e eficiente. Mas como fazer isso?

Primeiramente, entenda que equilibrar o financeiro de um negócio é um grande desafio para a maioria dos empreendedores. Então, é justo dizer que buscar ajuda é a chave para bons resultados.

Para começar, vamos entender alguns conceitos básicos sobre entrada e saída. Se a entrada for maior, temos um saldo positivo.

Já se a saída for maior, temos saldo negativo – ou déficit. Ele pode ser o responsável pela falência do negócio.

Assim, é preciso saber como alinhar as entradas e saídas. Esse processo começa com o detalhamento de cada negociação, tanto em volume quanto em valores. E é claro, isso deve ser feito em tempo real.

Esse acompanhamento é a chave para identificar e solucionar problemas de caixa. Ao encontrar um déficit, é preciso pensar em respostas financeiras eficientes, como empréstimos ou antecipações.

Outras opções incluem aplicar promoções e condições especiais nos seus produtos, movimentando o caixa e gerando dinheiro para pagar as contas. Essa entrada de recursos é importante para manter o negócio de pé.

ERP Para Gestão De Contas A Pagar

ERP (Enterprise Resource Planning) é um software de gestão empresarial que integra diversas funções e processos, incluindo a gestão de contas a pagar.

Com um ERP para essa finalidade, a empresa tem uma visão clara e unificada de todas as suas transações financeiras, tornando a gestão mais eficiente e precisa.

Dentre as principais vantagens de adotá-lo, além de evitar os problemas citados pela falta de um software específico, podemos destacar os benefícios a seguir.

Automatização de Processos

Um sistema de gestão integrada é muito benéfico por automatizar diversos processos relacionados às finanças. Os principais incluem o lançamento de faturas e pagamentos, a emissão de boletos, a conciliação bancária, entre outros.

Basicamente, essa automatização reduz o tempo e o esforço manual, liberando a equipe para se concentrar em outras atividades importantes, como a gestão de vendas.

Um bom ERP facilita a sua gestão de contas a pagar com:

- Gestão de vendas
- Emissão de boletos
- Automação de processos
- Redução de erros
- Melhoria da tomada de decisão
- Processos personalizados
- Integração entre diversos setores e ferramentas de terceiros

Além disso, como os dados são registrados apenas uma vez e automaticamente atualizados em todos os módulos do sistema, melhora a precisão das informações.

Redução de Erros

As informações são inseridas uma vez e automaticamente atualizadas em todos os módulos.

Assim, o ERP elimina a necessidade de registrar tudo manualmente em diversos sistemas ou planilhas. Desse modo, diminui a chance de erros de digitação, omissões e outros tipos de erros.

Por melhorar a comunicação entre departamentos, também ajuda a identificar e corrigir erros mais rapidamente.

Por exemplo, o ERP pode integrar os sistemas de vendas, marketing e produção, o que permite que os departamentos compartilhem informações e trabalhem de forma mais coordenada.

Melhoria da Tomada de Decisão

Com dados atualizados em tempo real, os gestores podem decidir com embasamento e conhecimento assertivo sobre investimentos e possíveis cortes.

Além disso, com relatórios precisos, podem identificar padrões e tendências financeiras, para prever problemas e tomar medidas proativas para evitá-los.

Sem mencionar que, ao automatizar tarefas, muitas daquelas que eram realizada manualmente passam a não ser uma preocupação para o gestor, que pode se concentrar em atividades mais estratégicas.

Personalização de Processos

Um software pode ser personalizado para atender às necessidades específicas da empresa, como o dia a dia de uma indústria ou distribuidora exige por conta das demandas exclusivas.

Em outras palavras, significa que os processos financeiros podem ser adaptados de acordo com as políticas e procedimentos internos, tornando a gestão mais eficiente e precisa.

Integração com Outros Módulos

A integração de módulos no ERP é o processo de conectar diferentes áreas para poderem compartilhar dados e informações, trabalhando juntas de forma coordenada e eficiente.

É possível integrar o módulo de gestão de contas a receber, com os de gestão a pagar, gestão de estoque e o de gestão de vendas.

Por meio dessa união, cria-se uma visualização unificada e abrangente do negócio, com todas as informações em um só lugar.

A escolha do método de integração de módulos mais adequado depende das necessidades específicas da empresa.

Por exemplo, uma indústria pode precisar que o módulo de gestão de produção seja integrado ao módulo de finanças para os dados de produção serem usados para gerar relatórios financeiros precisos.

BANNER O ERP mais completo para a sua gestão de contas a pagar é o ERP WebMais

Conclusão

Gerenciar as contas a pagar da empresa é uma tarefa mais simples do que se imagina. Mas, ainda assim, é um processo de grande importância para os bons resultados financeiros do negócio.

Isso porque essa gestão é fundamental para entender tudo sobre a saúde financeira da empresa. Além disso, a tomada de decisões estratégicas também é afetada. Por fim, evita-se que o caixa da empresa fique sem dinheiro.

Contar com a tecnologia ajuda o gestor a fazer esse controle de forma mais eficiente, com menos erros e com acesso a relatórios completos. Eles permitem maior controle e trazem novos insights sobre oportunidades e investimentos.

Quer experimentar essa tecnologia na prática? Então agende uma demonstração gratuita do ERP WebMais e saiba como ele vai simplificar e otimizar sua gestão de contas a pagar.

Deixe um comentário