gestão de estoque: o que é, princípios e dicas

Gestão De Estoque: O Que É E Como Fazer Corretamente

Problemas para mensurar a entrada e saída de produtos em sua empresa? Obsolescência de mercadorias? Dificuldade para localizar e visualizar os itens armazenados? Matérias-primas para produção ou materiais para revenda parados nas prateleiras? 

Se você respondeu sim para alguma dessas perguntas ou parou demais para pensar nas respostas, pode ser que esteja na hora de você reconsiderar a sua gestão de estoque!

Como muitos sabem, o estoque é um dos ativos mais importantes dentro de uma companhia. Isso porque nele ficam concentrados todos os investimentos físicos adquiridos pela organização.

Por reter boa parte do patrimônio, o estoque precisa ser gerenciado corretamente. Do contrário, a empresa corre o sério risco de sofrer impactos financeiros, atrasos e até prejuízos na fabricação de seus produtos. 

Não só isso, pode enfrentar problemas durante as vendas

Já parou para pensar na forma com que você gerencia esse ativo? Você percebe a necessidade de mudança, mas não sabe exatamente o que é gestão de estoque, nem como fazer um controle eficaz e sem erros?  

Calma! Não precisa mais ficar preocupado! O post de hoje foi desenvolvido pela nossa equipe para esclarecer todas as dúvidas relacionadas a esse assunto.  

Esperamos que goste e aproveite. Boa leitura!

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Índice de conteudos:

Mas Afinal, O Que É Gestão De Estoque?

A gestão de estoque é a atividade administrativa que busca prever a quantidade de matérias-primas e materiais que precisam ser comprados para o processo de produção ou vendas.  

Como o crescimento de uma empresa depende unicamente dos produtos que produz e comercializa, a gestão de estoque entra como uma ação estratégica para garantir o sucesso na produção e venda dos materiais. 

Se, por exemplo, uma indústria metalúrgica precisa entregar mil peças para um cliente até final do mês, o gestor deve realizar a gestão de estoque para saber exatamente o quanto de matéria-prima ele possui no almoxarifado e o quanto de insumos ainda precisam ser adquiridos para concluir essa produção. 

Conseguiu entender o que é gestão de estoque? Então, vamos para o próximo tópico.

Por Que Fazer Uma Boa Gestão De Estoque É Importante Para Sua Empresa?

vantagens de uma boa gestão de estoque

Uma boa gestão de estoque evita perdas de vendas e garante que o dinheiro do negócio esteja circulando, e não parado dentro de um almoxarifado, sendo desvalorizado com a inflação.

Além disso, a gestão eficiente traz muitas vantagens para a empresa. Conheça as principais!

Aperfeiçoar O Processo De Compras

Para uma boa gestão de estoque, é preciso calcular o giro de cada mercadoria e isso permite saber quais saem mais e quais costumam passar mais tempo nas prateleiras. 

Dessa forma, é possível entender quais itens precisam ser comprados e em que frequência e quantidade deve acontecer a reposição.

O resultado é um estoque mais enxuto, um processo de compras mais ágil e finanças empresariais mais saudáveis.

Atender Com Eficiência Às Demandas Da Produção

Com mais agilidade no processo de compras, o gestor de estoque consegue garantir o fornecimento de matérias-primas para a produção, além de facilitar o acesso a esses itens por meio da boa organização do estoque.

As matérias-primas para os itens com mais saída devem ser colocadas em posições estratégicas, permitindo que sejam rapidamente retiradas. 

O contrário também deve acontecer – os itens menos utilizados podem ser armazenados nos locais com acesso mais difícil.

Assim, a gestão de estoque também contribui com a produtividade da operação.

Fornecer Dados Para Indicadores

Com a gestão de estoque, é possível entender quanto tempo, em média, cada produto precisa para ficar pronto, desde a compra da matéria-prima até a sua venda para o cliente. 

Esses dados são valiosos para diversos setores da empresa e sua análise permite tomar decisões mais estratégicas sobre compras, finanças e até marketing e vendas.

Os 3 Pilares De Uma Boa Gestão De Estoque

Quando um gestor decide que quer fazer uma boa gestão de estoque ele precisa levar em consideração 3 pilares importantes: previsão de demanda, estoque mínimo e ferramentas de controle. 

Abaixo, veja o que significa cada um desses pilares!

Previsão De Demanda

Fazer a gestão de estoque pode parecer simples no começo, mas não é bem assim que a coisa funciona. 

Uma boa gestão só é possível quando o profissional possui conhecimento aprofundado sobre o que é gerenciado, também como funciona a sazonalidade, rotatividade e previsibilidade de vendas.  

A sazonalidade está relacionada à grande variação de vendas que ocorre em uma empresa em um determinado período. Ou seja, a fase do ano em que ela mais produz ou vende os seus produtos. Por exemplo, na época de natal e final de ano.  

Já a rotatividade está associada ao giro de estoque da companhia. Isto é, a velocidade com que o inventário é renovado e qual é o tempo médio que os produtos ficam parados nas prateleiras. 

A previsibilidade de vendas, por outro lado, está relacionada à capacidade do gestor de antecipar resultados e tendências. 

Em outras palavras, saber com antecedência quais são as expectativas do seu cliente e que estratégias precisam ser implementadas para alcançar as metas. 

Se como gestor da empresa você compreender qual é a sazonalidade do seu negócio, a rotatividade de itens no estoque e como funciona a previsibilidade de vendas, certamente você estará melhor preparado para fazer uma boa gestão de estoque.   

Estoque Mínimo E De Segurança

O estoque mínimo, conhecido também como estoque de segurança, está associado à quantidade mínima de matérias-primas e materiais que a empresa precisa ter estocado para evitar o desabastecimento e o excesso de produtos. 

Se você quer fazer uma boa gestão, você precisa ter conhecimento sobre qual é a quantidade mínima de itens que o seu negócio exige. 

Se isso não for feito, aumentam as chances de enfrentar problemas na hora de armazenar mercadorias, liberar insumos para a produção ou entregar o produto elaborado ao cliente.  

Ferramentas De Controle

Além de entender sobre previsão da demanda e estoque mínimo, o gestor também precisa compreender a necessidade de investir em tecnologias que agilizam o controle de estoque.  

Sem as ferramentas certas, você pode ficar perdido no meio de tantas informações e, com isso, cometer erros que prejudicam a elaboração dos produtos e/ou as entregas. E ninguém quer isso, certo? Assim sendo, é importante investir nas ferramentas certas.  

Planilhas e um sistema ERP são alternativas interessantes para agilizar a gestão de estoque e impedir que erros ocorram, uma vez que facilitam o processo de inventário e automatizam o controle. 

Como Funciona A Gestão De Estoque Na Prática

Agora que você já sabe o que é gestão de estoque e quais são os pilares para um bom gerenciamento, que tal aprender como funciona esse controle na prática?  

Vamos começar explicando que uma companhia é composta de três níveis: 

  • estrutura: é a base da empresa;
  • processo: são as operações realizadas pela organização;
  • sistema:  é a forma com que a companhia trabalha.

O estoque funciona em todos eles, por isso é essencial fazer a gestão dos ativos para assegurar o sucesso da companhia como um todo. 

Gestão De Estoque Como Estrutura

A gestão de estoque serve como estrutura para o bom funcionamento da empresa. Assegura que ela dispõe dos componentes necessários para a produção de produtos, também que possui materiais suficientes para revenda e controle sobre as finanças.  

Para muitas empresas, é vital o estoque de produtos. É o caso de distribuidoras que normalmente possuem na “entrega rápida” um forte posicionamento de disponibilidade. 

No caso das indústrias, funciona quase do mesmo modo, sendo necessário ter estoque dos materiais com maior giro para garantir os prazos de entrega. 

Para isso, além de uma estrutura de funcionamento, é preciso que as empresas que trabalham com estoque estejam atentas às condições de armazenagem e também e estrutura física otimizada

Gestão De Estoque Como Processo

A gestão de estoque também pode funcionar como processo após o fechamento das vendas. 

Gerenciamento de pedidos, armazenamento, embalagem, remessa, etc. Aqui o gestor de estoque se encarrega de fazer a separação dos itens e prepara o pedido de vendas e faturamento.

Gestão De Estoque Como Sistema

Além de funcionar como processo e servir de estrutura para a empresa, a gestão de estoque ainda pode atuar como sistema. Ou seja, um guia para direcionar processos e pessoas. 

Suponha que sua empresa inaugurou uma loja física ou planta fabril em uma nova localidade e com o objetivo de expandir os seus negócios, melhorar as vendas e a produção. 

Nesse caso, a gestão de estoque atua como um sistema durante esse período, ajudando que os processos e as pessoas respondam com mais facilidade às mudanças.

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Quais São Os Principais Métodos Da Gestão De Estoque?

Existem diversos métodos que podem ser aplicados à gestão de estoque. Conheça os principais!

1 – Método Do Custo Específico Ou Do Preço Específico

A gestão de estoque pelo método do preço específico se baseia no valor de cada unidade e soma os seus custos exatos para chegar ao valor total final do estoque.

Geralmente, esse método é utilizado para produtos com poucas unidades e rotatividade menor, mas com valor considerável. Por isso, é mais utilizado por fabricantes de veículos e de grandes maquinários, por exemplo. 

2 – Curva ABC

A curva abc é um dos métodos de gestão de estoque mais utilizados pelas empresas, principalmente aquelas que atuam na área de varejo. 

Ele se baseia em três pilares – giro de estoque, faturamento e lucratividade -, e organiza o estoque com base na seguinte classificação:

  • curva A: produtos com maior saída e que geram maior valor para o negócio;
  • curva B: produtos de valor médio, com boa participação nas vendas, mas não são os mais vendidos;
  • curva C: produtos de menor valor e menor saída.

3 – PEPS

O PEPS, também chamado de “primeiro a entrar, primeiro a sair”, é um método que se baseia no pressuposto de que os produtos que foram adquiridos primeiro devem sair do estoque antes daqueles que foram adquiridos depois.

Normalmente, ele é adotado por supermercados e outras empresas que trabalham com produtos perecíveis, pois, dessa forma, produtos com prazos de validade menores são vendidos primeiro.

4 – UEPS

O UEPS também é conhecido como “último a entrar, primeiro a sair”, e é o contrário do PEPS. Seguindo este método, os produtos que saem primeiro do estoque são aqueles que chegaram por último.

Como você deve imaginar, ele não é indicado para quem trabalha com perecíveis, mas pode ser uma excelente opção para bens duráveis, pois o estoque é calculado com base no preço dos produtos mais novos.

5 – Custo Médio

A ideia deste método de gestão de estoque é criar uma média dos custos, calculando o preço final das mercadorias de acordo com o valor achado nesta conta. 

Na prática, o gestor soma os valores de novos produtos com os produtos em estoque e divide esse total pelo número de mercadorias para achar o custo médio dos produtos.

6 – Método Do Custo A Preço De Venda A Varejo

Aqui o controle do estoque é feito a partir de uma análise do preço de venda unitário, trocando a margem de lucro pela margem média de lucro do período.

Como o nome indica, este método é mais utilizado por empresas de varejo, principalmente aquelas que trabalham com mercadorias de valor mais baixo.

10 Dicas Para Melhorar A Sua Gestão De Estoque

10 dicas para melhorar a sua gestão de estoque

Nesta parte do texto você deve estar pensando que fazer uma boa gestão de estoque é praticamente impossível. Afinal, a prática exige conhecimento técnico, cuidados e muita atenção.  

Mas calma! O processo não precisa ser tão complicado. Fazer a gestão pode ser uma atividade bastante simples se você apenas seguir algumas instruções. 

Abaixo veja 10 dicas que separamos para ajudar você a melhorar a sua gestão de estoque

Acompanhe O Giro Dos Produtos

Conhecer o giro dos produtos é o primeiro passo para uma gestão de estoque eficaz. 

Entender esse índice é fundamental para tomar todas as decisões que envolvem o trabalho de gerenciamento, além de garantir o fornecimento de matéria-prima necessária para a operação.

Tenha Uma Base De Cadastro De Itens Padronizados

Assim como acontece na operação, na gestão de estoque os processos também precisam ser padronizados. A falta de um padrão no registro de materiais pode causar erros e entradas duplicadas, o que pode impactar o controle e a operação.

O mais indicado é que cada empresa tenha um padrão de código e descrição e  se certifique de usar um código único para cada item.

Integre O Setor De Estoque Com Outras Áreas 

Lendo até aqui você já deve ter percebido que o setor de estoque precisa estar integrado com outras áreas da empresa, certo? 

Para uma boa gestão, é preciso conhecer muito bem os processos da operação e estar em constante comunicação com o setor de compras, principalmente.

Para facilitar essa comunicação, o ideal é trabalhar com um sistema de gestão integrado, que automatiza as rotinas e facilita a troca de informações entre as diversas áreas da empresa.

Realize Um Inventário De Estoque

O inventário de estoque consiste em identificar, relacionar e contar os produtos armazenados no depósito. Em outras palavras, é fazer um levantamento de todas as matérias-primas e materiais que a sua empresa comprou e possui estocado.  

Se como gestor você começar fazendo a contagem de todos os seus produtos, certamente ficará mais fácil para você manter o controle sobre os itens e gerenciar as transações e as mercadorias que ficam no seu armazém. 

Esteja Atento Aos Custos E Receitas Da Empresa

Você sabia que o ideal é comprar as matérias-primas para produção e os materiais para revenda apenas quando a sua empresa possui caixa suficiente para isso? 

A gestão de estoque está diretamente relacionada ao fluxo de caixa, então prestar atenção aos custos e receitas que a empresa possui é importante para você não adquirir itens que não pode pagar, nem assumir novos compromissos com os seus fornecedores.  

Monitore As Suas Vendas (Demanda)

Outra dica infalível para melhorar a sua gestão de estoque é monitorar as vendas. Ou seja, verificar o status dos pedidos atuais e a situação da demanda para os próximos meses. 

Fazer esse levantamento é interessante para você encontrar o equilíbrio entre o que precisa ser comprado e o que é vendido e com base nisso montar um bom planejamento para evitar compras de urgência.   

Manter uma constância entre compra e venda é o que vai contribuir para a sua empresa não sofrer com estoque parado ou falta de recursos.  

Administre O Estoque Antigo Para Evitar Perdas

Estoque parado significa que a sua empresa tem grandes chances de perder dinheiro. Não necessariamente porque um produto não é vendido, mas porque ele está depreciado e perdendo valor de mercado com o passar do tempo. 

Em condições inadequadas, muitas peças e ferramentas podem perder a sua vida útil, não é mesmo? Da mesma forma, os produtos perecíveis também podem deixar de ser vendidos pela validade ter vencido. 

Para evitar desperdícios ou ter de arcar com prejuízos financeiros, administre o seu estoque antigo para verificar quais itens ainda podem ser comercializados e quais precisam ser descartados imediatamente. 

E, a partir daí, mantenha o seu controle de estoque sempre organizado para impedir que perdas voltem acontecer. 

Controle A Validade Dos Seus Itens

Empresas que trabalham com cosméticos, alimentos ou qualquer outro tipo de produto perecível precisam ficar atentas quanto à validade das suas mercadorias. 

Se você também trabalha com produtos perecíveis, mantenha um controle de validade rígido sobre os itens para evitar a perda do seu investimento. 

Assim, identifique quais itens do seu estoque tem o prazo de validade mais curto e quais produtos podem ser vendidos posteriormente.  

Não Faça A Administração Do Estoque Manualmente

A gestão do estoque gera um grande volume de dados e o tratamento manual dessas informações abre margem para muitos erros, que podem comprometer a produtividade da operação e até os resultados do negócio.

Por isso, o ideal é adotar um sistema de gerenciamento de estoque, que diminui as chances de erros e torna todo o trabalho mais ágil.

Use Um Sistema Integrado De Gestão

Fazer o inventário de estoque, acompanhar os custos e receitas da empresa, monitorar as vendas, identificar quais produtos são antigos e precisam ser descartados, controlar a validade dos itens… Ufa!  

São tantas coisas que precisam ser feitas que dá até uma preguiça de fazer a gestão de estoque manualmente, não é mesmo? 

Mas, e se disséssemos que você já pode usar da tecnologia para facilitar o controle sobre o seu estoque? Essa seria uma boa notícia, concorda? 

Então, essa é a nossa sexta dica e talvez uma das mais importantes para a realização de um bom gerenciamento: investir e usar um sistema integrado de gestão dentro do seu negócio.  

Não sabe como esse tipo de tecnologia funciona? Não tem problema! Vamos explicar!

Por meio de um sistema ERP você consegue integrar todos os departamentos da sua empresa para realizar um controle de estoque de forma simples e automatizada.  

A ferramenta permite minimizar os erros de estoque, uma vez que é possível controlar melhor as quantidades de produtos, como também evitar desperdícios de mercadorias, já que ajuda a controlar o lote e validade dos itens. 

Não só isso, possibilita que a sua empresa alcance mais lucratividade e maior eficiência nas operações, uma vez que fica mais simples encontrar o equilíbrio entre as compras e vendas, além de otimizar a gestão.  

Incrível, não é mesmo? Fazer uma boa gestão de estoque é possível e já pode se tornar uma tarefa descomplicada com o apoio da tecnologia.

Quais Ferramentas Usar Para Fazer A Gestão De Estoque?

A utilização de algumas ferramentas também pode tornar a sua gestão de estoque mais eficaz. Conheça algumas opções!

ERP

O ERP, ou Sistema de Gestão Empresarial, como falamos, é um sistema que otimiza os fluxos de informações e integra diversos setores da empresa, garantindo acesso facilitado a dados, diminuindo erros e ajudando no controle da validade de cada item.

Além disso, o ERP pode entregar relatórios completos sobre o negócio em poucos segundos, o que permite a tomada de decisões estratégicas orientadas por dados.

Kanban

O Kanban é um método visual de controle de processos. Normalmente, esses processos são representados em quadros com três colunas: a fazer, fazendo e feito. 

No entanto, é possível personalizar a quantidade de colunas de acordo com as especificidades do seu negócio.

Sistema De Revisão De 2 Gavetas

Esse é um sistema muito simples, que consiste no uso de duas gavetas, como o nome indica. 

Na primeira, ficam guardados os itens adequados para suprir a empresa durante o tempo de ressuprimento, além do estoque de segurança. Na outra, a empresa guarda o restante do estoque.

Como Evitar Perdas Na Sua Gestão De Estoque? 

As perdas no estoque podem acontecer por uma série de motivos – alguns exemplos são a baixa saída de determinados produtos e até mesmo a expiração do prazo de validade. E, sem dúvidas, essas perdas causam impactos negativos no negócio.

Para evitar que isso aconteça, confira as nossas dicas!

Tenha Um Processo Bem Definido Na Reposição Dos Produtos

Existem duas formas de fazer isso. A primeira é a reposição contínua, que é indicada para produtos de maior valor agregado. Nesse sistema, o nível de estoque se mantém sempre baixo e os pedidos são feitos constantemente.

A outra forma é a reposição periódica, que consiste na compra de produtos em uma data específica. 

Nesse caso, a empresa assume o risco de ficar sem o item em estoque – por isso, o método é mais indicado para produtos mais baratos e que representam uma parcela menor nos resultados do negócio.

Use Os Dados Ao Seu Favor

O acesso a dados sobre o seu negócio permite uma tomada de decisão mais acertada. Por isso, não deixe de contar com um sistema que armazene e organize esse tipo de informação. 

Dessa forma, você pode consultar os dados sempre que for necessário tomar uma decisão sobre o negócio, relacionada às mais diversas áreas da empresa.

Treine Seus Colaboradores

Colaboradores bem treinados têm consciência sobre a importância da gestão do estoque e erram menos ao desempenhar suas atividades. 

Portanto, além de procurar contratar profissionais qualificados, garanta que eles recebam todos os treinamentos e atualizações necessários para o bom desempenho no trabalho!

Conheça O Módulo De Gestão De Estoque Do ERP WebMais

Para que a sua gestão de estoque flua sem erros, é essencial contar com um ERP completo, como o WebMais, que tem um módulo exclusivo voltado para esse fim. 

O nosso sistema realiza o controle de cada item armazenado e faz a integração com outros setores da empresa, como compras e vendas – e se você leu o artigo até aqui já sabe como isso é importante, não é?

O principal objetivo do módulo é ajudar você a controlar e abastecer o seu estoque, seja ele de matérias-primas, produtos acabados, materiais de expediente, EPIs ou produtos de limpeza.

Além de fazer um cadastro completo de cada produto, ele possibilita que você opere com estoque mínimo e estoque em poder de terceiros. 

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