Guia definitivo do contas a receber

Entenda O Que É Contas A Receber E Como Fazer Cobranças

Imagem de Sanon Matias

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Na gestão financeira de uma empresa, é essencial compreender e administrar de forma eficiente as contas a receber e as contas a pagar.

Esses conceitos fundamentais refletem diretamente os ativos e passivos do negócio, desempenhando um papel crucial no equilíbrio e na saúde financeira da organização.

Neste artigo, exploraremos detalhadamente o significado das contas a receber, fornecendo dicas valiosas para um controle mais eficaz desses pagamentos.

Além disso, apresentaremos modelos de e-mail para cobranças, visando aprimorar ainda mais a sua gestão financeira.

Ao final, apresentaremos o ERP WebMais, uma ferramenta completa que simplifica a gestão de contas a receber e a pagar. Além disso, otimiza os resultados financeiros e operacionais de sua empresa.

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O Que São Contas A Receber?

As contas a receber são todos os valores que uma empresa receberá em um futuro próximo.

Esse dinheiro vem principalmente da venda de produtos ou serviços para clientes, mas também pode ser fruto de rendimentos de aplicações, recuperação tributária e juros cobrados, por exemplo.

Todo dinheiro que vai entrar na conta da empresa é considerado uma conta a receber.

Contas A Receber É Um Ativo Ou Passivo?

As contas a receber são consideradas um ativo no balanço da sua empresa. Os ativos são os bens e direitos que ela possui e que são convertíveis em dinheiro.  Já os passivos são as obrigações financeiras de uma empresa.

Em outras palavras, suas obrigações e dívidas. Sendo assim, o que a sua empresa tem a receber conta como um ativo.

O Que São Contas A Pagar?

As contas a pagar são todas as obrigações financeiras de uma empresa, ou seja, tudo o que ela precisa pagar no futuro próximo.

Dívidas longas, como financiamentos, são consideradas dívidas de longo prazo e, por isso, não são consideradas contas a pagar.

A análise das contas a pagar de uma empresa mostram o quanto é devido a cada fornecedor, funcionário etc.

Assim, permitem que o gestor tenha uma visão mais ampla sobre as saídas de dinheiro do caixa.

Quais As Semelhanças E Diferenças Contas A Pagar E Receber?

A principal diferença entre contas a pagar e contas a receber é que a primeira representa todo o dinheiro que entra no caixa da empresa.

Por outro lado, a segunda mostra os valores que saem. Porém, ambas têm muitas semelhanças.

A principal delas é que as duas fazem parte do balanço da empresa e representam uma parcela importante do fluxo de caixa.

Além disso, tanto as contas a pagar como a receber precisam ser bem organizadas.

Dessa forma, a empresa terá controle de suas finanças e um entendimento realista sobre a atual situação.  A gestão de uma está diretamente relacionada à gestão da outra.

É dessa forma que o empresário consegue garantir que haja recursos suficientes no caixa para cumprir com os seus compromissos financeiros.

Como É Feito O Controle De Contas A Receber?

O controle de contas a receber envolve o acompanhamento e a administração das entradas de dinheiro que a organização espera receber de seus clientes ou devedores.

O processo começa quando a empresa realiza uma venda de produtos ou serviços a um cliente.

Ela é registrada no sistema contábil da empresa, que gera uma fatura ou nota fiscal para o cliente.

É importante estabelecer claramente os termos de pagamento com o cliente, como prazos, condições e formas de pagamento.

Isso pode incluir pagamento à vista, parcelado, com descontos por antecipação, entre outros.

A empresa deve acompanhar regularmente todas as contas a receber. Isso pode ser feito por meio de um ERP.

BANNER Na sua empresa, o contas a receber é sempre um problema?

O monitoramento inclui o registro de pagamentos recebidos, o cálculo de juros em caso de atraso, e a identificação de contas em aberto.

Se um cliente atrasar um pagamento, é necessário enviar lembretes amigáveis, notificações ou até mesmo entrar em contato por telefone para lembrar o cliente sobre a pendência.

No entanto, em alguns casos, é necessário criar uma previsão para devedores duvidosos.

Para tanto, é preciso reservar uma parte do valor total das contas a receber para cobrir possíveis perdas devido à inadimplência.

Se um comprador enfrentar dificuldades financeiras, considere a negociação de um acordo de pagamento para ajudá-lo a quitar a dívida de forma parcelada.

Caso não responda às tentativas de contato e negociação, pense em medidas legais ou em envolver uma agência de cobrança para recuperar a dívida.

Em última instância, se uma conta a receber se tornar incobrável após esgotadas todas as opções de cobrança, faça a baixa contábil dessa dívida como uma perda.

E para finalizar o controle, concilie as contas a receber registradas no sistema com os depósitos feitos na conta bancária da empresa. Isso identifica desacordos e garante a precisão dos registros.

O Que É Uma Régua De Cobrança?

Uma régua de cobrança é uma estratégia organizada e sequencial para lidar com contas a receber e realizar cobranças de forma eficiente.

Ela é fundamental para garantir o fluxo de caixa de uma empresa e manter a saúde financeira do negócio.

A régua de cobrança consiste em um conjunto de etapas e ações predefinidas que são aplicadas em diferentes momentos do processo de cobrança, desde o envio da fatura até a tomada de medidas legais, caso necessário.

O objetivo principal de uma régua de cobrança é minimizar a inadimplência, ou seja, o não pagamento por parte dos clientes ou devedores dentro do prazo estipulado.

Isso é essencial para evitar prejuízos financeiros e garantir a continuidade das operações da empresa.

Além disso, uma régua de cobrança bem elaborada também contribui para manter um relacionamento saudável com os clientes, pois demonstra organização, transparência e respeito em relação às obrigações financeiras.

Exemplo De Régua De Cobrança

Confira abaixo exemplos de Régua de Cobrança:

Envio da Fatura ou Boleto

Após a prestação do serviço ou entrega do produto, envie a fatura ou boleto para o cliente conforme o combinado.

Certifique-se de que todas as informações estão claras e corretas, facilitando o entendimento e o pagamento por parte do cliente.

Lembrete Amigável por E-mail ou SMS

Caso o pagamento não seja realizado na data prevista, envie um lembrete amigável por e-mail ou SMS, lembrando o cliente da pendência e oferecendo formas de pagamento, como boleto atualizado, cartão de crédito, entre outros.

Contato Telefônico

Se o pagamento continuar em atraso, faça um contato telefônico para entender a situação do cliente. Seja cordial e empático, buscando identificar possíveis problemas ou dificuldades que estejam impedindo o pagamento.

Exemplos de régua de cobrança

Ofereça opções de parcelamento ou descontos para incentivar a regularização da dívida.

Carta de Aviso Formal

Caso o contato telefônico não resulte na regularização do pagamento, envie uma carta de aviso formal.

Destaque a importância do pagamento, informe sobre as consequências do atraso e estabeleça um prazo para a quitação da dívida.

Negociação de Acordo

Se necessário, negocie um acordo de pagamento com o cliente. Busque uma solução que seja viável para ambas as partes, considerando as condições financeiras do cliente e a necessidade de recuperar o valor devido.

Registro em Órgãos de Proteção ao Crédito

Se todas as tentativas de cobrança amigável falharem, registre a dívida em órgãos de proteção ao crédito, como SPC e Serasa.

Isso pode incentivar o cliente a regularizar a situação para evitar restrições futuras ao crédito.

Tomada de Medidas Legais

Em último caso, tome medidas legais para recuperar a dívida. Isso pode incluir ajuizar uma ação de cobrança, contratar serviços de cobrança especializados ou acionar um departamento jurídico interno para tomar as providências necessárias.

Essa régua de cobrança exemplifica uma abordagem gradual e estruturada, priorizando a comunicação eficaz com o cliente e buscando soluções que permitam a regularização da dívida de forma amigável sempre que possível.

Ela deve ser adaptada de acordo com as características do negócio, o perfil dos clientes e as políticas internas da empresa.

Para Que Serve O Controle De Contas A Receber?

O controle de contas a receber é importante para gerenciar e acompanhar as contas que a empresa espera receber de seus clientes.

Ele permite registrar as vendas e faturas emitidas, acompanhar o pagamento das contas e gerar relatórios sobre o fluxo de caixa esperado.

Por isso, é importante ter um sistema que possa automatizar e gerenciar as contas a receber.

Isso ajuda a garantir que a empresa tenha uma visão precisa do dinheiro que espera receber, o que pode ser importante para reduzir a inadimplência entre seus clientes.

Ter Maior Controle Dos Ativos

Com um controle de contas a receber sempre atualizado, você consegue monitorar os ativos da sua empresa.

Eles incluem, além das contas a receber, caixa, estoques, imóveis e outros bens tangíveis e intangíveis.

Os ativos são importantes para a empresa poder usar para gerar receita, pagar dívidas, investimentos e podem ser utilizados, também, como garantia para empréstimos.

Ajudar Na Tomada De Decisões

Tendo o controle de contas a receber sempre em dia, você consegue ter informações precisas que vão ajudar na hora da tomada de decisões para a sua empresa.

Por exemplo: sabendo quanto tem a receber, você pode identificar oportunidades e decidir se pode ou não investir em diversas áreas da sua empresa.

Adotar Estratégias Assertivas

Com a informação correta de contas a receber, a gestão consegue adotar estratégias assertivas para a empresa. Isso porque, sabendo o quanto tem a receber, é possível identificar melhor as oportunidades e problemas futuros que a empresa.

Ilustração de mulher branca, encostada em um cofre em formato de porco gigante, ao lado do texto:
"O controle de contas a receber serve para:

- Ter mais controle dos ativos
- Ajudar na tomada de decisões
- Adotar estratégias assertivas
- Estabelecer limites de orçamento"

Assim fica mais fácil preparar um plano estratégico para minimizar os riscos financeiros da empresa.

Estabelecer Limites Orçamentários

Será mais fácil estabelecer um limite orçamentário tendo um conhecimento das contas a receber de forma organizada e precisa.

Dessa forma, garante-se que a empresa tenha um fluxo de caixa saudável, além de evitar futuros problemas financeiros.

12 Dicas Para O Seu Controle De Contas A Receber

Fazer um bom controle das contas a receber da empresa é importante para que o caixa sempre tenha recursos.

Assim, o negócio consegue honrar os seus compromissos financeiros e evitar a incidência dos juros bancários.

Esses valores podem fazer uma grande diferença nas contas ao final do mês. Confira as nossas dicas para um controle de contas a receber mais eficaz:

1. Seja Organizado

A organização é uma das principais habilidades a ser desenvolvida pela pessoa responsável por controlar as contas a receber de uma empresa.

Quem faz esse trabalho precisa ter registro de cada conta e saber tudo sobre ela.

Dados sobre vencimento, qual o valor a receber e de que forma serão realizados os pagamentos são muito importantes.

O responsável pelas contas a receber também precisa estabelecer uma rotina de cobranças, para evitar atrasos.

Então, além da organização, é importante saber lidar com pessoas de diferentes perfis.

2. Faça A Cobrança Dos Débitos

Quem cuida das contas a receber de uma empresa não pode ter medo e nem vergonha de cobrar.

Precisa ter em mente que não há nada de errado em cobrar o pagamento por um produto já entregue ou serviço prestado.

É comum que as empresas cobrem de seus clientes após o prazo de vencimento e muitos já estão acostumados.

Se o cliente se ofender com uma cobrança, talvez o melhor seja rever essa relação. Isso porque, normalmente, são esses que estão sempre atrasando pagamentos e prejudicando o seu caixa.

3. Dê Vantagens A Quem Pagar Antecipado

Oferecer pequenos descontos para clientes que pagam antes do vencimento é uma prática comum no mercado e estimula o pagamento antecipado.

E o melhor é que todo mundo sai ganhando! O cliente recebe um desconto atrativo e você garante que o seu caixa terá dinheiro suficiente para cumprir com os compromissos financeiros da empresa.

4. Estruture Seu Departamento De Contas A Receber

O departamento de contas a receber é tão importante como qualquer outro na empresa.

Por isso, ele precisa ter uma equipe bem preparada, processos estabelecidos e o hábito de emitir e analisar relatórios.

Para isso, você pode criar planilhas de controle ou investir em um software que automatize alguns desses processos.

A última opção é a mais recomendada, pois um sistema de controle financeiro traz muitos benefícios.

Ele diminui significativamente as chances de erros, organiza melhor as informações e fornece relatórios completos em poucos segundos, facilitando a tomada de decisão com base em dados.

5. Calcule O Índice Médio De Inadimplência

Infelizmente, a inadimplência é algo com que o setor de contas a receber precisa lidar em sua rotina.

12 dicas para o seu controle de contas a receber

Por isso, o ideal é aprender a trabalhar com ela. Uma boa estratégia é calcular o índice médio de inadimplência.

Esse cálculo permite fazer projeções mais realistas sobre o fluxo de caixa e evitar surpresas desagradáveis.

Além disso, índices muito altos indicam que é hora de tomar providências em relação a isso e começar a traçar estratégias para diminuir a inadimplência dos clientes.

6. Envie As Cobranças Em Tempo Hábil

Os seus clientes também têm processos internos de contas a pagar e a receber. Por isso, é fundamental que você envie as cobranças antecipadamente.

Afinal, pode ser que ele precise de um tempo para programar o pagamento. Procure enviar as cobranças o mais cedo possível.

O ideal é que isso seja feito com, pelo menos, 10 dias de antecedência à data de vencimento.

7. Deixe O Fluxo De Caixa Organizado

Deixe o fluxo de caixa sempre organizado, pois, dessa forma, você consegue ter maior controle sobre o controle financeiro da sua empresa.

Assim, também é possível estabelecer os limites orçamentários e futuros investimentos, cuidando da saúde financeira de sua empresa.

8. Atualize O Cadastro De Clientes

Manter o cadastro dos clientes sempre atualizado, incluindo informações como endereço, contato e histórico de pagamento, auxilia a identificar possíveis problemas de pagamento de forma rápida.

Além disso, é importante ter esses dados em casos em que seja necessário o contato para resolver problemas de atraso ou de pagamento.

Também será importante ter esses dados atualizados para que possíveis cobranças sejam realizadas.

9. Ofereça Opções Para Pagamento

Ofereça, sempre que possível, várias opções de pagamento como cartão de crédito, débito, boleto bancário e transferências online.

Essa variedade facilita o processo de pagamento e aumenta a chance de receber os pagamentos em dia.

Diversificar as opções de pagamento também podem ajudar a atrair novos clientes e fortalecer a relação com os clientes atuais.

10. Adote Uma Política De Cobrança Eficiente

Tenha uma política de cobrança aplicada de forma consistente e profissional. O ideal é estabelecer procedimentos claros para serem utilizados em casos de atrasos de pagamento.

Os mais comuns incluem lembretes, telefonemas, e-mails e cartas de cobrança. Para complementar, crie, também, uma política para lidar com situações de inadimplência.

Não se esqueça de treinar a equipe de cobrança para que eles a apliquem de forma eficiente e profissional. E é claro, tudo de acordo com os padrões da sua empresa.

11. Acompanhe Sempre Os Relatórios Da Sua Empresa

Acompanhar os relatórios da sua empresa permite ter uma visão clara do dinheiro que se espera receber, além de identificar possíveis problemas de pagamentos.

Esses relatórios contêm informações valiosas para ajudar na tomada de decisões estratégicas e financeiras da sua empresa.

Por isso, é muito importante que você tenha um sistema que possa emitir relatórios automatizados organizados e fáceis de serem acessados.

12. Use Um Sistema De Gestão Para Ajudar A Gerir As Contas A Receber

Usar um sistema de gestão completo ajuda a gerir as contas a receber de forma organizada, clara e concisa.

Dessa forma, a gestão da sua empresa poderá ser feita de maneira muito mais segura, sabendo exatamente o quanto tem a receber.

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O Que Faz O Contas A Receber?

No mundo financeiro empresarial, o departamento de contas a receber é como o maestro de uma orquestra, coordenando os valores que fluem dos clientes para a empresa.

Sua função vai muito além do simples registro de transações; é uma engrenagem vital na engrenagem financeira da organização.

Imagine-o como um arquiteto financeiro, meticulosamente criando e emitindo faturas que detalham cada serviço prestado ou produto vendido.

Essas faturas não são apenas papéis; são os alicerces que sustentam a saúde financeira da empresa, delineando prazos de pagamento e condições que garantem fluxos de caixa estáveis.

Mas a função do setor não termina aí. Ele é como um detetive financeiro, monitorando de perto os pagamentos recebidos.

Qualquer desvio do esperado é prontamente identificado, permitindo ação imediata para evitar a inadimplência.

E quando a inadimplência acontece, entra em cena o especialista em negociação.

Esse profissional é hábil em estabelecer acordos que sejam benéficos tanto para a empresa quanto para o cliente, garantindo que o relacionamento comercial permaneça sólido.

No entanto, às vezes, até mesmo o especialista em negociação não pode evitar a necessidade de cobranças mais diretas.

É aí que o departamento de contas a receber se transforma em um estrategista de cobrança, usando lembretes, notificações e até mesmo o apoio de empresas especializadas para recuperar os valores em atraso.

Quais As Vantagens De Um Sistema De Contas A Receber?

Um sistema completo que tenha a função de contas a receber pode oferecer várias vantagens para a gestão da sua empresa. Dentre as principais, podemos citar:

  1. Melhorar o controle financeiro: um bom sistema permite que a empresa acompanhe e gerencie as contas pendentes de recebimento. Isso facilita o pagamento das mesmas;
  2. Gerenciar o fluxo de caixa: com o sistema sempre atualizado, a sua empresa pode prever e gerenciar o fluxo de caixa, ajudando a evitar problemas financeiros;
  3. Otimização de processos: um sistema completo automatiza muitos processos, reduzindo erros humanos e aumentando a eficiência e confiabilidade dos dados;
  4. Análise dos dados: como vimos, é importante acompanhar os relatórios da sua empresa. Nesse sentido, um bom sistema permite que você analise os dados da empresa de forma precisa.

Como Funciona O Sistema De Contas A Receber?

Um sistema de contas a receber funciona registrando e gerenciando as contas que a empresa espera receber dos seus clientes.

O ERP WebMais conta com um módulo financeiro que traz a funcionalidade “Contas a Receber”.

A ferramenta facilita o seu trabalho de forma direta, em todas as atividades financeiras que você realiza. Com o sistema, por exemplo, você pode cadastrar todas as informações que são relativas aos recebimentos.

Assim, é possível acompanhar dados como nome do cliente, condição de pagamento, data de recebimento etc.

Além disso, com o sistema de filtros do ERP, você consegue fazer o controle das contas a receber de forma facilitada.

Isso porque eles facilitam a visualização das contas e, também, a geração de relatórios precisos e ágeis Agende uma demonstração agora mesmo!

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É Possível Cobrar Por E-mail De Cobrança?

O departamento de Contas a Receber é responsável por acompanhar os valores que os clientes devem à empresa, incluindo o processo de cobrança.

Sim, é possível cobrar por e-mail, o que pode ser eficiente ao manter um tom profissional e cordial, fornecendo todas as informações necessárias sobre o débito, como valor, prazo e instruções de pagamento.

É essencial enviar lembretes de forma estratégica, respeitando os prazos e demonstrando compreensão em casos de dificuldades financeiras do cliente.

Modelos De E-mail Para Cobrança De Contas A Receber

Ao optar pelo e-mail para fazer cobrança, é indispensável saber usar a abordagem certa para cada tipo de comunicação, seja um lembrete ou uma conta já vencida.

Abaixo, separamos alguns modelos para adaptar segundo as informações da sua empresa e situação de cobrança.

Se preferir automatizar seus e-mails, o ERP WebMais pode te ajudar. O sistema oferece uma ferramenta de programação de cobrança.

Com ela, você pode definir o disparo automático de e-mails e mensagens no WhatsApp, de acordo com o calendário de pagamentos.

Assim você reduz a inadimplência e aumenta a precisão do fluxo de caixa, além de aproveitar tudo o que um ERP completo tem para oferecer. Agora, vamos aos três modelos de e-mail!

Lembrete No Dia Do Vencimento

O assunto do e-mail deve ser amigável e direto. Já o corpo do e-mail deve ter uma saudação cordial, dirigindo-se ao cliente pelo nome, usando uma linguagem gentil e educada para lembrá-lo sobre o vencimento da fatura.

Ainda, forneça instruções claras sobre como ele pode efetuar o pagamento, incluindo opções de pagamento, como transferência bancária, cartão de crédito etc.

Por exemplo: Assunto: Lembrete de Vencimento – Fatura [Número] 

Prezado [Nome], 

Apenas um lembrete de que a Fatura [Número] vence hoje, [Data]. Por favor, efetue o pagamento conforme acordado. 

Detalhes abaixo. 

[Detalhes de Pagamento] 

Atenciosamente, 

[Seu Nome] 

[Nome da Empresa]

Após O Vencimento

Use um assunto que indique claramente que o pagamento está em atraso. Na mensagem, inicie uma saudação e informe que o pagamento está atrasado, destacando a importância de resolver a situação.

Lembre-se de enviar um aviso completo, incluindo como regularizar o pagamento

Explique claramente as ações que o cliente deve tomar para regularizar o pagamento, como efetuar o pagamento imediatamente ou entrar em contato para discutir opções.

Veja o exemplo: 

Assunto: Aviso – Fatura [Número] em Atraso 

Prezado [Nome], 

A fatura [Número] venceu em [Data] e ainda não foi paga. Por favor, regularize o pagamento o mais rápido possível para evitar encargos adicionais. 

[Detalhes da Fatura] 

Agradecemos pela sua atenção. 

Atenciosamente, 

[Seu Nome] 

[Nome da Empresa]

Confirmação De Recebimento

Use um assunto que indique que o e-mail é uma confirmação de pagamento.

No corpo da mensagem, forneça detalhes sobre a transação, incluindo a data de recebimento, o valor recebido, o método de pagamento e o número de referência, se aplicável.

Inclua informações de contato para o cliente poder entrar em contato em caso de dúvidas, para futuras transações ou para obter um recibo oficial.

Confira um modelo:

Assunto: Confirmação de Pagamento – Fatura [Número] 

Prezado [Nome], 

Confirmamos o recebimento do pagamento da Fatura [Número]. Detalhes abaixo. 

[Detalhes da Transação] 

Se precisar de um recibo, entre em contato. 

Atenciosamente, 

[Seu Nome] 

[Nome da Empresa]

Automatize Seu Contas A Receber Com Um ERP

Automatizar o controle de contas a receber com um sistema ERP pode trazer muitos benefícios para uma empresa, independentemente do seu tamanho.

A automação elimina tarefas manuais, reduzindo o risco de erros humanos no processamento de faturas, cálculo de juros, e no registro de pagamentos.

Além disso, fornece insights em tempo real sobre as contas a receber, ajudando na gestão do fluxo de caixa e na identificação de tendências financeiras.

De certa forma, economiza tempo e recursos, reduzindo custos operacionais associados à administração manual das contas a receber.

E claro, as comunicações automáticas sobre vencimentos, lembretes de pagamento e opções de pagamento facilitam a interação com os clientes, melhorando a satisfação deles.

Por isso, vale a pena avaliar as suas necessidades e escolher um sistema ERP que atenda aos requisitos específicos do seu negócio.

Use ele para automatizar os processos de faturamento, envio de faturas, cálculo de juros e acompanhamento de pagamentos.

Também configure para enviar lembretes de vencimento, avisos de atraso e confirmações de pagamento automaticamente por e-mail.

Para potencializar o seu resultado, utilize as capacidades de geração de relatórios do ERP para monitorar o desempenho das contas a receber. Isso inclui envelhecimento de contas e previsões de fluxo de caixa.

O ideal é fazer o acompanhamento constante do desempenho do sistema e ajustar as configurações conforme necessário.

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Conclusão

Agora você entende a importância de manter um controle preciso sobre as contas a receber e o porquê ele é imprescindível para a saúde financeira da sua empresa.

Além disso, também sabe que organizar as contas a receber da empresa é tão importante quanto controlar as contas a pagar.

E que esses dois trabalhos, quando equilibrados, garantem um fluxo de caixa saudável e a capacidade da empresa de cumprir com todos os seus compromissos.

Para essa tarefa, a tecnologia pode ser a sua grande aliada. Para isso, é preciso que você tenha ao seu lado um sistema que facilite o seu fluxo de trabalho.

Esse software ajudará a reduzir a incidência de erros e facilitar a tomada de decisões e planejamento com base em análises de dados reais e precisos.

Entre em contato com a nossa equipe de especialistas e descubra o quanto um sistema confiável e com suporte qualificado pode facilitar a gestão da sua empresa! Agende uma demonstração gratuita agora mesmo.

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