Entenda O Que É Duplicata, Para Que Serve E Como Usar

Imagem de Sanon Matias

Seja você um grande ou pequeno empreendedor, é de grande necessidade entender o que é uma duplicata.

Afinal, esse é mais um instrumento de crédito que facilita as vendas e garante capital de giro para a empresa.

Contudo, é necessário conhecer melhor esse conceito antes de optar por ele. Por isso, explicaremos melhor sobre o que é, sua importância e como emiti-lo corretamente.

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O Que É Uma Duplicata?

Em resumo, a duplicata, como título de crédito, é fundamental nas transações comerciais, proporcionando confiança e segurança para ambas as partes envolvidas.

Isso porque ela representa um compromisso do devedor em efetuar o pagamento do valor especificado na fatura no prazo estipulado, facilitando a gestão financeira e fortalecendo o relacionamento entre comerciantes e clientes.

Atualmente, a duplicata mercantil é emitida pelo próprio comerciante e segue padrões estabelecidos pelo Conselho Monetário Nacional, o que garante uniformidade e legitimidade aos documentos.

Nesse título, é essencial constarem informações como a data de vencimento e o valor total da dívida, para tanto o devedor quanto o credor terem clareza sobre suas responsabilidades.

Qual A Função Da Duplicata?

Atualmente, a duplicata desempenha um papel importante ao documentar transações comerciais que envolvem a aquisição e venda de produtos ou serviços a prazo.

Então, sua principal finalidade é estabelecer, de maneira oficial, os detalhes desta transação entre o vendedor e o comprador.

Em outras palavras, a duplicata funciona como um comprovante formal que assegura ao vendedor o direito de receber o montante combinado pelo comprador dentro do prazo estipulado.

Essa prática facilita a gestão financeira e contábil, garantindo transparência e segurança nas relações comerciais.

Além disso, ao mesmo tempo, permite que as partes envolvidas cumpram com seus compromissos financeiros de maneira organizada e eficaz.

Características Da Duplicata

Atualmente, as duplicatas são frequentemente utilizadas em transações comerciais de compra e venda, especialmente em operações de atacado.

O aceite desses títulos pode se dar de duas formas.

Ele pode ser expresso, mediante a assinatura formal do devedor, ou presumido, quando a transação é realizada, mas sem a formalização do documento.

Mas, para os comerciantes, é interessante ter a formalização por meio do aceite expresso. Assim, a execução ocorre com maior facilidade, sem a necessidade de apresentação de documentos adicionais.

Por outro lado, no caso de aceite por presunção, a execução somente será possível caso o credor apresente também o documento de protesto e o comprovante de entrega das mercadorias.

As regras que regulam a emissão e o pagamento das duplicatas estão estabelecidas na Lei 5.474/1968 e no decreto-lei 436/1969.

Quando Usar A Duplicata?

As duplicatas são uma ferramenta versátil utilizada por comerciantes e prestadores de serviço quando há a necessidade de realizar negociações com pagamento a prazo.

Isso porque ela é destinada exclusivamente para transações entre pessoas jurídicas, não se confundindo com um boleto bancário ou nota promissória, com características e finalidades distintas.

Quando A Duplicata Pode Ser Recusada?

É fundamental compreender as situações em que o devedor tem o direito de recusar o aceite da duplicata, bem como os prazos e condições para a apresentação desse título de crédito.

Atualmente, as normas estabelecem algumas circunstâncias específicas, dentre elas:

  • mercadorias não entregues conforme o acordado ou danificadas;
  • erros ou diferenças no tipo ou quantidade das mercadorias;
  • prazos ou preços diferentes do acordado.

Mas, é importante destacar que cada duplicata corresponde a uma operação comercial distinta, o que reforça a necessidade de clareza e precisão nas informações presentes no documento.

Ilustração de uma prancheta com uma folha escrito "duplicata", ao lado de uma lista com: "A duplicata pode ser recusada quando:

- A mercadoria não for entregue no prazo ou veio danificada
- Erros ou diferenças no tipo ou quantidade das mercadorias
- Prazo ou preços diferentes do acordado"

Além disso, a apresentação da duplicata ao devedor deve ser realizada em um prazo máximo de 30 dias, garantindo assim a formalização da dívida.

Duplicata É O Mesmo Que Cheque?

Embora a duplicata e o cheque possam apresentar algumas semelhanças em seu funcionamento, são instrumentos financeiros distintos, cada um com suas características específicas.

Uma das principais distinções está relacionada ao prazo de pagamento. Enquanto a duplicata possibilita o pagamento a prazo, o cheque é uma ordem de pagamento à vista, permitindo que o valor seja sacado imediatamente.

Além disso, outra particularidade é que a duplicata funciona como um título ao portador, o que significa que quem estiver em posse dela tem o direito de receber o pagamento da dívida.

A Duplicata Ainda É Muito Usada?

O cenário atual das transações comerciais trouxe uma série de opções e facilidades para pagamentos, e é natural que as formas evoluem ao longo do tempo.

Portanto, quando se trata do uso de duplicatas, percebemos que essa modalidade tem perdido espaço, especialmente com o crescimento de alternativas como cartões de crédito com condições vantajosas.

Mas, apesar dessa diminuição, ainda existem empresas que optam pelo uso de duplicatas como título de crédito para formalizar suas transações a prazo.

Atualmente, esse meio de pagamento pode ser especialmente relevante em contextos onde há uma relação comercial sólida e de confiança entre as partes.

Além disso, é uma opção segura para o recebimento de valores acordados em prazos mais estendidos.

Duplicata Eletrônica

É importante notar que houve uma adaptação para os tempos modernos. As tradicionais duplicatas em papel têm sido substituídas por duplicatas digitais, uma forma mais ágil e eficiente de gerir esse tipo de operação.

Então, com elas, o processo tornou-se mais simples e rápido. O credor pode enviar as informações da duplicata à instituição bancária, e esta, por sua vez, encaminha um boleto de cobrança diretamente ao devedor.

Além da praticidade no processo de emissão, otimiza a gestão financeira das empresas. Isso porque os dados da duplicata são integrados aos sistemas contábeis e financeiros, proporcionando maior controle e transparência nas operações comerciais.

Como Funciona O Aceite Da Duplicata?

O aceite da duplicata é um procedimento comum em transações comerciais, especialmente entre empresas.

Funciona da seguinte maneira: quando uma empresa vende mercadorias ou presta serviços a outra, em muitos casos, emite uma duplicata como forma de cobrança.

A duplicata é um documento que representa a promessa de pagamento por parte do comprador à empresa vendedora em uma data futura.

Mas, antes do vencimento, a empresa compradora pode concordar com as condições de pagamento, formalizando este acordo através do aceite da duplicata.

O aceite da duplicata significa que o comprador confirmou em quitar a duplicata na data estipulada

Em resumo, o aceite é o ato pelo qual o comprador confirma sua concordância em quitar a duplicata na data estipulada.

Essa confirmação é geralmente feita por meio da assinatura do comprador no documento, indicando seu compromisso de efetuar o pagamento na data acordada.

Então, ao aceitar a duplicata, o comprador assume a responsabilidade pelo pagamento na data estabelecida.

Isso proporciona à empresa vendedora uma garantia de recebimento, tornando o processo mais seguro e transparente para ambas as partes envolvidas na transação comercial.

Vale ressaltar que o aceite da duplicata é uma prática comum e legalmente reconhecida, facilitando as operações financeiras entre empresas.

É Obrigatório Aceitar Duplicata?

O aceite da duplicata é uma formalidade que depende do consentimento do devedor. Ele só está obrigado a aceitá-la se assim concordar com as condições de venda ou prestação de serviço estipuladas pelo credor.

É importante destacar que a recusa não invalida a dívida, mas pode levar a um processo de negociação e revisão das condições comerciais entre as partes.

Tipos De Duplicata

Existem dois tipos principais de duplicata e é importante saber diferenciá-las. Vamos entender as características de cada uma.

Duplicata De Serviços

A duplicata de serviços é utilizada para formalizar a dívida resultante da prestação de serviços a prazo.

Ela é emitida com base em uma nota fiscal ou documento que comprove a realização do serviço.

Ali constarão informações relevantes, como o valor a ser pago, a data de vencimento e os dados do credor e do devedor.

Duplicata Mercantil

A duplicata mercantil é amplamente utilizada nas transações comerciais de compra e venda de mercadorias a prazo.

Ela deve conter informações como o valor da dívida, o vencimento, e os dados do emissor (vendedor) e do sacado (comprador).

O Que Diz A Lei Da Duplicata?

A Lei das Duplicatas, oficialmente denominada Lei 5.474/1968, regulamenta a emissão e utilização das duplicatas mercantis no âmbito das transações comerciais.

Essa lei estabelece as condições e os requisitos para a emissão desses títulos de crédito, fornecendo uma base legal para sua utilização nas operações comerciais a prazo.

De acordo com a Lei das Duplicatas, esses documentos devem conter informações essenciais, tais como:

  • valor da dívida;
  • data de vencimento;
  • dados do credor e do devedor;
  • informações específicas sobre as mercadorias ou serviços negociados.

A legislação estabelece os direitos e obrigações das partes envolvidas, garantindo a segurança e a legalidade das transações comerciais que utilizam as duplicatas mercantis.

Como Preencher A Duplicata?

O preenchimento de uma duplicata é um processo relativamente simples, mas requer atenção às regras e informações essenciais.

Para preenchê-la corretamente, são necessárias as seguintes informações:

  1. A palavra “duplicata” deve estar claramente indicada no documento;
  2. Data de emissão;
  3. Número de ordem, um identificador único atribuído à duplicata;
  4. Número da fatura relacionada à transação comercial que deu origem;
  5. Data de vencimento, ou a declaração correspondente, caso seja à vista;
  6. Nome e endereço completos tanto do vendedor (credor) quanto do comprador (devedor);
  7. Local de pagamento;
  8. Cláusula “à ordem”, que define a possibilidade de transmissão da duplicata a terceiros, caso seja endossada pelo credor;
  9. Valor a pagar, expresso tanto em números quanto por extenso;
  10. Declaração de reconhecimento da obrigação do pagamento, que deve ser assinada pelo comprador, confirmando sua aceitação da dívida;
  11. Assinatura do emitente, identificando quem emitiu a duplicata.

Como Funciona O Desconto De Duplicata?

O desconto de duplicata é uma prática financeira comum no mundo dos negócios. 

Funciona da seguinte maneira: quando uma empresa vende mercadorias ou presta serviços a outra, e emite uma duplicata como comprovante da transação, a empresa beneficiária da duplicata tem a opção de antecipar o recebimento do valor devido.

Essa antecipação é realizada por meio de uma instituição financeira, como um banco, que oferece o serviço de desconto de duplicatas.

A empresa que emitiu a duplicata recebe imediatamente uma parte do valor total, descontando uma taxa de juros ou desconto acordado.

Assim, a empresa que cede a duplicata recebe o montante devido antes do prazo original de vencimento, o que pode ser benéfico para melhorar o fluxo de caixa e financiar suas operações.

Já a instituição financeira, ao fornecer o serviço, obtém lucro por meio dos juros ou desconto aplicado sobre o valor antecipado.

Essa prática é uma forma de otimizar o capital de giro das empresas. Isso porque permite que elas tenham acesso mais rápido aos recursos financeiros provenientes de suas vendas, mesmo antes do término do prazo estabelecido na duplicata.

O desconto de duplicata é uma estratégia financeira comum e útil para empresas que buscam maior flexibilidade no gerenciamento de suas finanças.

Modelo De Duplicata

Para entender na prática, vamos a um modelo de duplicata:

DUPLICATA


Nº de Ordem: 123456

Fatura Nº: FT2023001

Data de Emissão: 25/07/2023

Data de Vencimento: 10/08/2023


Valor Total: R$ 5.000,00


Vendedor (Credor):

Empresa Fictícia de Comércio Ltda.

Rua das Flores, 123 – Centro

Cidade Fictícia – Estado Fictício

CEP: 12345-678


Comprador (Devedor):

Empresa Fictícia de Serviços S.A.

Avenida dos Negócios, 789 – Bairro Comercial

Outra Cidade Fictícia – Estado Fictício

CEP: 98765-432


Local de Pagamento: Agência do Banco Fictício

Conta Corrente: 12345-6


Cláusula “à Ordem”: Sim


Valor a Pagar: R$ 5.000,00 (Cinco mil reais)


Declaramos, para os devidos fins, que aceitamos a obrigação de pagamento desta duplicata.

Assinatura do Comprador (Devedor): ___________________________________________

Assinatura do Emitente: ______________________________________________________

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Conclusão

As duplicatas são títulos de crédito essenciais por representarem uma venda a prazo. É mais uma forma de garantir o pagamento do valor acordado.

É preciso apenas ter cuidado com o desconto de duplicatas para assegurar a saúde financeira da empresa. O uso de tecnologia ajuda a gerenciar esse processo.

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