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Modelo De Nota Fiscal: Confira Os Principais Tipos

Imagem de Sanon Matias

Você sabe qual modelo de nota fiscal usar na sua empresa? As notas fiscais são documentos fundamentais para que um negócio opere dentro da legalidade é uma obrigação de todas as pessoas jurídicas. 

Na relação comercial, elas funcionam como comprovante. Sendo assim, para o governo, são uma forma de registrar e tributar as operações que acontecem no país.

Existem diversos modelos de nota fiscal – cada um com as suas indicações. Então, entender a diferença entre eles e quando usar cada um é fundamental para simplificar a rotina de emissão desses documentos.

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O Que É Nota Fiscal?

A nota fiscal é um documento oficial que registra todas as entradas e saídas de uma empresa.

Sempre que a empresa faz uma venda, é preciso emitir uma nota de saída. E, quando recebe produtos, é preciso emitir uma nota de entrada. 

Desde 2005, existe também a nota fiscal eletrônica, que é a versão digital da nota fiscal comum. 

Independentemente da forma de emissão, a nota fiscal é obrigatória para boa parte das empresas e tem validade em todo o território nacional.

Para Que Serve Cada Modelo De Nota Fiscal?

Cada modelo de Nota Fiscal tem uma utilidade e obrigatoriedade a depender do tipo de operação que é realizada. 

Dentre alguns modelos temos, por exemplo, o que serve para produtos. Já outro modelo servirá para serviços, além do  modelo específico para transporte.

Logo abaixo vamos explicar cada modelo de forma separada e você poderá entender a especificidade de cada um.

Como Funciona A Numeração Da Série Da Nota Fiscal?

A numeração da série da Nota Fiscal é um conjunto de caracteres alfanuméricos utilizados para identificar de forma única cada documento fiscal emitido. 

Ela é composta por uma sequência de caracteres, que pode variar de acordo com o modelo de Nota Fiscal e com as regras estabelecidas pelo Fisco.

Os caracteres da numeração de série podem identificar o estabelecimento emitente, o tipo de operação, o modelo de Nota Fiscal, entre outras informações.

Quais Os Modelos De Nota Fiscal?

O modelo de nota fiscal a ser usado em cada situação depende do tipo de operação que acontece. Por isso, é importante conhecer todos os tipos disponíveis. Dessa forma, você consegue manter a sua empresa regular junto ao fisco. 

É importante deixar claro que, hoje em dia, todos os tipos de nota fiscal são eletrônicos. 

A seguir, apresentamos os modelos de nota fiscal e falamos um pouco sobre cada um!

Modelo De Nota Fiscal De Produtor Eletrônica (NF-e)

A NF-e, também chamada de NFe modelo 55, é o modelo de nota fiscal mais comum no Brasil. Ela serve para empresas que comercializam produtos, como o nome indica, e substitui a nota fiscal modelo 1, que era o documento de papel. 

A grande vantagem da NF-e é que ela não precisa ser impressa. Assim que é gerada, as informações são enviadas pelo governo. 

No entanto, se a empresa quiser entregar uma via da nota fiscal para o cliente, é possível usar um modelo específico para isso. Ainda vamos falar mais sobre isso aqui neste conteúdo.

Modelo De Nota Fiscal De Serviço Eletrônica (NFS-e)

Este é o modelo de nota fiscal usado por empresas e profissionais prestadores de serviços. Assim que é emitida, as suas informações são enviadas para o município. 

O processo de emissão da NFS-e varia de cidade para cidade. Então, antes de começar a emitir os documentos, é preciso fazer o cadastro junto à Prefeitura e se informar sobre os próximos passos.

Modelo De Documento Auxiliar Da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O DANFE é um documento auxiliar que deve ser impresso e acompanhar a mercadoria enquanto ela é transportada. A sua principal utilidade é facilitar o processo de fiscalização, caso ele aconteça no trajeto. 

O DANFE também pode ser impresso e entregue ao cliente para que ele tenha um comprovante de que a compra realmente aconteceu.

Existem diversos tipos de nota fiscal
(Vários documentos com "NF-e", "NFS-s", "DANFE" e "NFC-e", e outros documentos atrás, que não dá pra ler)

Modelo De Nota Fiscal De Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Também chamada de modelo 65, a NFC-e é o documento entregue ao consumidor depois que ele faz a compra de um produto ou serviço. Ele é muito semelhante à nota fiscal eletrônica, porém mais simples. 

Normalmente, a NFC-e é usada no varejo e descreve os itens que foram vendidos, para que depois o cliente possa fazer uma troca ou devolução, por exemplo.

Modelo De Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

Este modelo de nota fiscal é muito parecido com a NF-e, porém, é emitido por empresas e profissionais que só emitem documentos fiscais esporadicamente.  

As regras para a emissão da nota avulsa dependem de cada estado, mas, normalmente, é preciso fazer um cadastro junto à SEFAZ (Sistema de Emissão de Nota Fiscal Eletrônica) para isso.

Modelo De Conhecimento De Transporte Eletrônico (CT-e)

A CT-e é a nota fiscal que deve ser emitida para o transporte de pessoas ou de cargas entre cidades e estados. E isso mesmo que o transporte rodoviário, aéreo, ferroviário, dutoviário ou aquaviário.

Nota Fiscal Rejeitada

Recebe o nome de Nota Fiscal Rejeitada a Nota Fiscal que não foi aceita por erros ou irregularidades encontradas. As principais são problemas técnicos ou erros no preenchimento dos campos obrigatórios. 

Um sistema que possua emissão de Notas Fiscais de forma automatizada pode ajudar a diminuir erros no preenchimento do documento, evitando assim que a Nota seja rejeitada.

Nota Fiscal De Remessa

A Nota Fiscal de Remessa é utilizada quando há transporte de produtos que não se tratam de vendas e, sendo assim, não há imposto. Por exemplo, quando há transporte de produtos entre filiais da mesma empresa.

Nota Fiscal Complementar

Esse é um documento utilizado para registrar a correção de valores de uma Nota Fiscal já emitida. 

Porém, ela é autorizada em certas situações como variações de cotação da moeda em exportações, por isso é importante verificar em quais ocasiões pode ser utilizada.

Nota Fiscal De Exportação 

Como o nome demonstra, este é um modelo de Nota Fiscal específico para documentar operações de exportações de mercadorias. 

Nela devem conter informações sobre a mercadoria exportada, dados do exportador e do importador, além de outras informações requeridas pelo Fisco.

Manifesto De Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

O MDF-e é utilizado para agrupar várias Notas Fiscais em um único documento eletrônico, facilitando o acompanhamento do transporte das mercadorias e também a fiscalização. 

Serve para regular as mercadorias que são levadas por transportadoras ou autônomos. Também é mais usada quando o transporte ocorre entre estados diferentes.

Quais Os Principais Erros Na Hora Da Emissão A Nota Fiscal?

Cometer erros na emissão das notas fiscais pode trazer sérios problemas para a empresa. Isso porque qualquer informação equivocada pode resultar na tributação inadequada das operações, para mais ou para menos.  

(Ilustração/Infográfico)
Quais os principais erros ao emitir NF?
(Gestor com cara de preocupado, nota fiscal na mão, com um X vermelho nela, e saindo setas para:)

- Operação tributada a mais
- Operação tributada a menos
- Emissão equivocada do certificado digital
- Emissão de nota única com todos os serviços prestados ou produtos vendidos

Quando uma operação é tributada a mais, a empresa gasta recursos desnecessários. Mas, quando a tributação é para menos, a empresa pode ser acusada de sonegação fiscal. 

Por isso, é importante que o empresário conheça os erros mais comuns e fique atento para evitar cometê-los. 

Um erro comum é a emissão equivocada de um certificado digital. Existem diversos tipos de certificado, cada um com a sua indicação. Antes de tirar o certificado da empresa, consulte um contador! 

Outro erro comum é a emissão de uma única nota fiscal que englobe todos os serviços prestados ou produtos vendidos em um determinado período. As notas devem ser geradas individualmente para cada cliente.

Quais Os Benefícios Da Nota Fiscal?

A nota fiscal é um documento que traz benefícios para as empresas, o consumidor, o governo e a economia. 

Para o consumidor, ela serve como um registro de compra, comprovando o pagamento e garantindo os seus direitos. Já para a empresa, ela permite o maior controle sobre o fluxo de caixa, análises, balanços e impostos. 

Para o governo, a nota fiscal é fundamental como base para a tributação e recolhimento de impostos que incidem sobre cada uma das operações realizadas.  

E isso traz benefícios também para a economia, pois quando as empresas cumprem com suas obrigações tributárias. Isso indica que o país está conseguindo a arrecadação necessária.

Redução De Custos E Uso De Recursos

Com a emissão de forma eletrônica da Nota Fiscal, conseguimos a automação de processos, eliminando a necessidade de impressão e envio de documentos físicos.

Além disso, ela permite a validação automática dos dados, o que diminui a necessidade de retrabalho.

Mais Segurança E Confiabilidade

Os dados são transmitidos e armazenados de forma eletrônica e assinada digitalmente. Isso garante a autenticidade e a integridade dos dados, além de facilitar a rastreabilidade dos documentos. Assim, as chances de fraude são reduzidas.

Mais Agilidade Nos Processos

Junto com a utilização de um sistema para emissão de notas, há a automação de processos, o que gera mais agilidade na emissão, validação e envio de documentos fiscais.

Com isso você pode evitar atrasos e erros, e melhorar a eficiência dos processos.

Otimização Em Outras Obrigações Fiscais

Também pode ajudar a otimizar outras obrigações fiscais, como a declaração de impostos e a emissão de relatórios fiscais. 

Isso porque os dados já estão disponíveis eletronicamente, o que facilita a geração de relatórios e a validação de informações.

Quais Os Requisitos Para Emissão De NF-e?

Veja aqui quais os requisitos que uma empresa precisa preencher para emitir uma Nota Fiscal eletrônica.

Credenciamento Junto À SEFAZ

Primeiramente é necessário realizar o cadastro de emissor no Sistema de Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (SEFAZ) do estado em que está localizado.

Certificação Digital

O emissor também precisará de uma Certificação Digital para fazer a assinatura do documento, garantindo a validade e autenticidade da Nota Fiscal. 

Para isso é preciso adquirir uma certificação digital em uma autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil.

Software Emissor

Para realizar a emissão de uma Nota Fiscal de forma eletrônica, é preciso de um software emissor. É nele que você irá gerar, assinar digitalmente e transmitir para a SEFAZ. 

Um bom sistema de gestão pode te auxiliar não só na emissão, como também no preenchimento dos dados da nota.

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Preenchimento Correto Dos Dados

Ter acesso aos dados corretos necessários para o preenchimento dos dados da Nota Fiscal. Eles incluem dados do destinatário, do emitente e da transportadora, além do valor total da nota (incluindo impostos), dentre outros dados dependendo do tipo de nota.

Gestão De Informação Mais Eficaz

A emissão de uma Nota Fiscal envolve uma grande quantidade de dados, como informações do cliente, do emissor, dos produtos, empresa transportadora, valores, dentre outros. 

Então, para garantir o preenchimento correto, é necessário ter uma boa gestão de informações.

Além disso, é importante que os dados estejam disponíveis para o software emissor de maneira organizada e de fácil acesso. Assim, é possível garantir que as notas fiscais eletrônicas sejam emitidas corretamente e dentro do prazo.

Como Simplificar A Emissão De Nota Fiscal?

A melhor forma de simplificar a emissão de Nota Fiscal é por meio de sistema que possua a função de emissão de Notas Fiscais, como o da WebMais. 

Nele, você consegue de forma automatizada gerar o documento com todas as informações que já constam no sistema, auxiliando a evitar erros no preenchimento.

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Conclusão

Como vimos no texto, existem diversos modelos de notas fiscais e cada um tem suas próprias características e finalidades. 

Mesmo a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) sendo a mais utilizada, ainda é preciso entender qual é a melhor opção para a sua empresa.

Você também aprendeu que para a emissão de uma nota fiscal é preciso seguir alguns passos, mas, principalmente, é preciso ter dados do cliente, emissor, produto, dentre outros de forma precisa para o preenchimento.

E que com um sistema de gestão que possua um emissor de notas fiscais integrado, você tem maior garantia sobre a fidelidade dos dados, diminuindo a chance de erro em um documento tão importante. Caso você esteja procurando uma solução para automatizar sua emissão de notas fiscais, entre em contato conosco para saber mais sobre como nosso sistema ERP pode facilitar não só a emissão de notas, mas também a integração e gestão da sua empresa!

tomatizadas, o que diminui a incidência de erros, padroniza a operação e traz ainda mais segurança.

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