Reunião onde é discutido a implantacao de um processo de cobranca

Como realizar o controle no processo de cobrança?

As empresas enfrentam inúmeros desafios atualmente e alguns deles se agravam em momentos de crise ou de recessão da economia. Vender mais, ou até mesmo manter as vendas, é um deles. Outro desafio é a realização do processo de cobrança, já que nestes momentos a tendência da inadimplência é aumentar.

Esse é um processo natural da economia, afinal enquanto passam por dificuldades financeiras, os consumidores acabam retendo algumas contas as quais não conseguem quitar, e com algumas empresas não é diferente.

Para conseguir lidar com este cenário, as empresas precisam tomar alguns cuidados, controlando e organizando suas contas a receber e adotando um processo de cobranças organizado. Mas, muitas vezes colocar em prática essas atitudes pode ser um pouco desafiador, e por isso hoje queremos auxiliar você com dicas práticas sobre esse assunto!

Vamos lá?

A importância do controle das contas a receber no processo de cobrança

Antes de tudo, é fundamental que você tenha um controle rígido das suas contas a receber, para então desenvolver e manter um processo de cobrança efetivo.

Conhecer a previsão das contas à receber é tarefa importante para manter o controle de caixa, e para que a empresa consiga realizar suas cobranças de forma eficiente. Assim, podemos evitar esquecimentos e atrasos na entrada dos recursos financeiros por falta de organização.

Dessa forma, podemos sugerir que os gestores da empresa dispensem uma atenção especial quanto ao controle das finanças, evitando assim que uma má organização do departamento financeiro influencie negativamente nos processos de cobrança e recebimentos.

Para se obter um controle eficiente dos recebíveis é preciso que o departamento financeiro tenha um processo estruturado de lançamento de vendas e receitas.

O controle desse processo se torna muito mais rápido e fácil quando a empresa pode contar com um sistema de gestão que integre todos os setores.

Como estruturar e controlar o processo de cobrança?

O controle de cobrança é imprescindível para todas as empresas, independente do tamanho e do segmento de atuação. Se a sua empresa trabalha com receita recorrente, este controle se torna ainda mais importante, pois afeta todo o fluxo de caixa e a rentabilidade do seu negócio.

As empresas têm diferentes necessidades e formas de organizar seus processos internos. Quando o assunto é crédito e cobrança não é diferente. Porém, mesmo com mercados e modelos de negócio diferentes, as empresas podem tomar cuidados em comum para evitar perdas e diminuir a incidência de inadimplência entre seus clientes.

Todos sabemos que cobrar é difícil e ser cobrado é desagradável. Por isso é essencial que as empresas estruturem um processo de cobranças organizado, minimizando assim qualquer mal estar para com o cliente e mantendo a eficiência do processo.

Vamos conferir algumas dicas práticas para atingir esse objetivo, divididas em 2 etapas:

Pré-cobrança

Prevenção: antes mesmo de precisar realizar uma cobrança as empresas podem optar por tomar medidas preventivas, realizando uma análise eficaz de crédito do cliente. Essa etapa ajuda as empresas a antecipar possíveis “maus pagadores”, concedendo crédito e condições de pagamento aos clientes conforme sua capacidade de quitação.

Controle das contas à receber: como já falamos acima, para que o processo de cobranças funcione bem é necessário que a empresa conheça e controle suas contas à receber. Dessa forma manter um processo claro e organizado de faturamento, registrando as informações de receitas futuras de forma eficaz e enviando as cobranças para o cliente com antecedência, garantindo assim sua programação de pagamento e evitando esquecimentos.

Monitoramento do departamento financeiro: antes de ter que realizar efetivamente o ato da cobrança é preciso que o gestor monitore o processo e acompanhe as contas bancárias para conferir a baixa ou não dos pagamentos no vencimento.

Tenha um processo para cada meio de pagamento: Existem muitas formas de pagamento e não adianta querer trabalhar apenas com cheques e dinheiro se a grande parte dos seus clientes utilizam cartão, por exemplo. É sempre útil ofertar diversas formas de pagamento, mas você precisa definir as regras para um deles.

Cobrança

Oficialize o processo: disponha de um manual de cobrança. Determine nesse material como seus colaboradores devem agir e qual o plano de ação em caso de atrasos no pagamento. Aqui é importante ser sensível e manter o bom senso, efetuando cobranças regulares e efetivas, sem irritar ou ofender seu cliente.

Não demore à cobrar: parte da importância de ter o processo de contas à receber organizado é poder agir rápido e ser eficiente na cobrança. Muitos clientes acabam deixando de realizar pagamentos por esquecimento ou falta de organização. Portanto uma ação rápida no momento da cobrança pode ser benéfica para ambas as partes.

Registre todo o processo: é importante registrar todos os contatos e retorno do cliente. Alimentar uma planilha ou software com os dados e descritivo dos processos de cobrança, evitando assim qualquer mal entendido interno ou com o próprio cliente.

Esteja disposto a negociar: e já preveja no Manual de Cobrança algumas opções de negociações iniciais. Receber de forma mais parcelada ou em condições mais leves é melhor do que não receber nada. Por isso é importante manter-se disposto à negociar com clientes que estão passando por dificuldades financeiras mas têm interesse e intenção de realizar os pagamentos.

Dicas extras

Existem ainda alguns cuidados que você deve tomar, que irão influenciar tanto no seu fluxo de caixa como no seu processo de contas a receber. São eles:

Descontos: algumas empresas acabam por optar a oferecer descontos progressivos, para incentivar o pagamento antecipado. Esta pode ser uma boa prática, mas deve estar contemplada no planejamento financeiro do seu negócio.

Taxas e custos de cobrança: todas empresas tem custos atrelados a emissão de boletos e também ao uso do cartão de crédito ou débito, certo? Estas tarifas podem parecer pequenos, mas acumulados podem interferir em seu caixa. Outro fator é ficar atento que este dinheiro pode levar até 30 dias para cair na sua conta,porém o cartão é garantia de recebimento.

Conclusão

Com uma comunicação assertiva e um processo de cobrança bem estruturado tenho certeza de que você e seus clientes conseguirão manter um relacionamento profissional mais saudável e rentável possível.

Para organizar seu setor de contas a receber, é importante poder contar com um sistema de gestão que automatize por meio de e-mails a cobrança dos seus boletos, assim seus clientes não “esquecerão” de realizar o pagamento.

Esperamos que essas dicas possam ter te ajudado a entender melhor como e porque se preocupar e agilizar os processos do seu departamento de cobrança. Você tem ou teve alguma experiência com isso? Compartilhe conosco nos comentários!

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