PDCA o que é, quais as principais etapas e como funciona?

Entenda O Que É PDCA, Suas Principais Etapas e Como Implementar na Sua Empresa!

Você já ouviu falar na sigla PDCA? Ela representa uma metodologia de melhoria contínua, que ajuda as empresas a criar produtos de boa qualidade, por meio de processos cada vez mais eficientes.

Continue lendo para saber como e quando aplicar o ciclo PDCA no seu negócio!

O Que é o Ciclo PDCA?

O que é o ciclo PDCA?

O PDCA é uma ferramenta de gestão de qualidade que tem o objetivo de trazer melhorias contínuas aos processos de uma empresa. PDCA significa Plan, Do, Check, Act, ou, na tradução para o português, planejar, fazer, checar e agir.

O PDCA é um ciclo, ou seja, deve ser aplicado repetidamente para que os seus benefícios sejam usufruídos pelas organizações no longo prazo.

Essa metodologia é usada tanto para solucionar problemas que não são facilmente visualizados como para otimizar processos, tornando-os cada vez mais eficientes e, assim, melhorando os resultados da empresa.

Como o Ciclo PDCA Surgiu?

O Ciclo PDCA foi criado na década de 1920, por Walter A. Shewhart, mas se popularizou na década de 1950, quando William Edward Deming, considerado um dos gurus da gestão de qualidade, começou a falar sobre o conceito.

Por isso, a partir dessa época, o ciclo PDCA também passou a ser chamado de Ciclo Deming. 

A princípio, a metodologia PDCA foi desenvolvido como uma ferramenta administrativa, mas, ao longo do tempo, ele vem sendo aplicado para aprimoramento contínuo de qualidade de resolução de problemas organizacionais nas mais diversas áreas.

Como Funciona o PDCA?

Na prática, o ciclo PDCA deve se tornar uma rotina dentro das empresas. Isso porque, como falamos, ele deve ser aplicado repetidamente — sempre que um ciclo se encerra, outro deve começar. 

O primeiro passo é sempre planejar o que será feito em cada ciclo. Nesta etapa, é importante eleger um ponto a ser melhorado e traçar metas com prazos, além de definir quais recursos serão necessários para a fazer de execução.

Depois, é hora de partir para a ação e colocar em prática os planos traçados para atingir as metas e, em seguida, a equipe deve verificar os resultados que estão sendo obtidos, na etapa de checagem.

Os resultados obtidos vão servir de base para insights para os novos planos e, assim, o ciclo PDCA começa novamente.

Por Que Utilizar o PDCA no seu negócio?

O plano PDCA é uma das ferramentas de gerenciamento de qualidade mais eficazes e mais simples. Por isso, ele é tão utilizado! 

Uma das principais vantagens de usar o PDCA é a melhoria contínua, como já falamos aqui. Mas, além disso, a metodologia, quando bem aplicada, traz muitos outros benefícios para uma organização:

  • facilita a tomada de decisão;
  • promove o aprendizado contínuo e a criação de inteligência sobre o próprio negócio;
  • garante um diagnóstico apurado sobre os processos;
  • ajuda a identificar falhas;
  • torna os processos mais ágeis;
  • facilita a comunicação;
  • promove o trabalho em equipe;
  • evita que sejam implementadas soluções de baixa eficácia;
  • padroniza processos, linguagem e comunicação;
  • diminui a incidência de falhas e, consequentemente, a necessidade de retrabalho.

Quais São as Etapas do Ciclo PDCA?

Quais são as etapas do cliclo pdca?

Planejar;
Fazer;
Checar;
Agir.

Vamos falar sobre cada uma das etapas do ciclo PDCA

P: Plan ou Planejar

O planejamento é a etapa mais importante do ciclo PDCA e, se for necessário, é a que deve tomar mais tempo. É fundamental que ela seja aprofundada e analise diferentes pontos.

Nesta etapa, você deve entender o que precisa ser melhorado na empresa e escolher um ponto inicial. 

Depois de analisar o problema e levantar dados sobre ele, deverá traçar um plano de ação, que vai funcionar como um roteiro para o que será feito na próxima etapa, que é a de execução.

Além disso, o planejamento deve ter metas bem  objetivas e claras, para que as pessoas envolvidas na etapa seguinte saibam exatamente que tipo de resultado estão buscando — afinal, quem sabe aonde se quer chegar pode fazer melhores escolhas ao longo do caminho.

D: Do ou Fazer

Na etapa de execução, todo o time vai executar o planejamento. É importante ter toda a estratégia documentada para que as pessoas possam consultar em caso de dúvidas e registrar os seus avanços — acompanhar de perto a implementação ajuda também a fazer uma melhor verificação na etapa posterior.

C: Check ou Checar

Medir o que está sendo executado é tão importante quanto executar e, por isso, a etapa de checagem ou verificação é tão importante para a  eficácia do ciclo PDCA

Quando não se mensura o que está sendo feito, é muito mais difícil entender quais ações estão realmente trazendo resultados e quais  podem estar fazendo o seu time perder tempo e fazer esforços à toa.

Defina indicadores de desempenho para serem analisados logo após a execução de cada plano! Essa é a melhor forma de medir o progresso do time e a eficácia de cada ação. E, a partir dessa análise, é possível tomar decisões mais acertadas em todos os próximos ciclos.

No longo prazo, o hábito de mensurar os resultados das ações faz com que o time e os gestores criem inteligência sobre a empresa e o mercado, sabendo o que  funciona e o que não funciona em cada situação. 

Assim, as decisões tendem a ser muito mais ágeis e efetivas e, os processos, mais produtivos.

A: Act ou Agir

A última etapa corresponde ao processo de analisar os resultados obtidos e o ter insights a partir dos dados coletados na checagem. A partir disso, é possível concluir o que foi positivo para ser replicado no próximo ciclo PDCA.

Quando Utilizar o PDCA?

O PDCA pode ser usado para diferentes fins, em empresas dos mais variados setores. O mais comum é que a ferramenta seja aplicada no aprimoramento de processos, como forma de monitorar aqueles que envolvem muitos colaboradores e tarefas complicadas.

Ele também pode ser aplicado na criação de novos produtos, como forma de controlar a qualidade do que está sendo construído. 

Assim, você define padrões de qualidade, monitora se o produto está em conformidade com os padrões desejados e otimiza os processos produtivos.

Outra forma de utilizar o PDCA é na padronização das operações, trazendo economia de tempo e mais produtividade para toda a equipe.

Exemplo de Ciclo PDCA

Uma empresa precisa melhorar os seus processos de compras e decide implementar o plano PDCA para isso. 

Na etapa de planejamento, ela define 4 ações a serem colocadas em prática pelo time, definindo prazos para a sua realização e pessoas responsáveis por cada uma delas.

Na etapa de execução, o time coloca essas ações em prática. Depois, todos se juntam para analisar os resultados, ou seja, fazer a checagem.

Neste ponto, a equipe deve se perguntar se as ações colocadas em prática realmente trouxeram as melhorias esperadas. 

As pesquisas de compras foram feitas com mais agilidade? As aprovações aconteceram de maneira mais rápida? A relação com os fornecedores melhorou?

As perguntas a serem respondidas aqui vão depender das metas estipuladas na etapa de planejamento!

Por fim, na etapa de ação, o time deve buscar entender qual das ações teve o maior impacto no resultado positivo, por exemplo, ou qual teve menos relevância.

Conclusão

O PDCA é uma metodologia que ajuda organizações a melhorar continuamente seus processos, diminuindo a quantidade de falhas e a necessidade de retrabalho e, assim, trazendo melhores resultados e mais qualidade para os produtos.

Além disso, a metodologia fornece informações valiosas para o time. A análise desses dados ajuda a identificar quais ações trazem mais retorno e quais são menos relevantes e, por isso, podem ser deixadas de lado — ou otimizadas para que tragam cada vez melhores resultados.

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