Melhoria contínua: Como implementar na sua empresa

A implementação do processo de melhoria contínua na política gerencial de uma empresa é essencial para atingir melhores resultados, seja nos produtos ou serviços que o seu negócio oferta ou nos procedimentos internos.

Independentemente do tamanho da empresa, a gestão de processos possibilita que a indústria se torne mais competitiva e se destaque no mercado de forma mais lucrativa.

Assim, uma boa gestão leva em conta fatores como: melhoria contínua nos processos, economias inteligentes de recursos humanos e financeiros, redução de custos no processo produtivo e manutenção da qualidade dos produtos ou serviços.

Por isso, preparamos um conteúdo especial para você entender tudo sobre o processo de melhoria contínua, e mais 3 dicas de melhorias nos processos gerenciais, trazendo uma série de vantagens para o seu negócio.

Mas, o que é a melhoria contínua?

A melhoria contínua é uma prática adotada pela maioria das empresas para terem uma melhora em seus processos e resultados, deixando-os mais eficientes e eficazes. Esta metodologia é cíclica, já que sempre existem maneiras de melhorar.

Contudo, a melhoria contínua não pode ser considerado um programa. O princípio básico deste processo é a mudança cultural que irá impulsionar a empresa a estar sempre buscando melhorar seus produtos, serviços e processos. Normalmente ela é mais aplicada no setor de produção, mas é importante que seja colocada em prática em todos os departamentos, incluindo os gerenciais.

Como toda filosofia, essa também possui alguns fatores básicos que você precisa entender antes de colocar em prática.

• Exige continuidade: Como já foi dito antes, ela é cíclica. Você melhora, analisa, estuda os pontos de melhoria e começa outro plano de ação;
• É uma cultura: O ponto principal deste processo é mudar toda a cultura da empresa, em todos os níveis;
• Benefícios para todos: Os benefícios que este processo proporciona é para todos, não apenas a produção. Todos os processos da empresa devem ser englobados, assim como a vida de todos os colaboradores responsáveis.

Os programas mais conhecidos de melhoria contínua são os círculos de controle da qualidade e o 5s. Independente do programa escolhido, é fundamental o uso de ferramentas da qualidade, tanto para determinação das causas (diagrama de Ishikawa, 5 Porquês) quanto para elaboração do plano de ação (PDCA, 5W2H).

O que avaliar antes de iniciar o processo de melhoria contínua?

Antes de você definir qual programa de melhoria contínua você irá utilizar na sua empresa, é super importante que você:

• Analise e avalie a situação atual;
• Estabeleça os objetivos para a melhoria;
• Pesquise sobre as ações envolvidas na implantação de cada programa (atividades, responsáveis, recursos necessários);
• Implemente a metodologia escolhida;
• Analise a implementação e verifique se os objetivos estão sendo alcançados.

Independente do programa escolhido, é fundamental que você tenha paciência e persistência para que as mudanças se tornem um hábito. Por isso, o processo pode parecer lento em alguns setores e rápidos para outros, o importante é que as melhorias implementadas se tornem naturais e sustentáveis.

Aplicando a melhoria contínua

Todos sabemos da importância de falar sobre a melhoria contínua, mas principalmente de colocar em prática. Mas como fazer pra ela realmente acontecer? Por onde começar? Trouxemos alguns princípios básicos para você iniciar este processo na sua empresa. Vamos lá?

1 – Registre seus processos atuais

O primeiro passo para otimizar os processos é fazer um diagnóstico interno completo de todos os seus processos. Dessa forma, você saberá quais são as principais falhas e os pontos fortes do seu processo.

A partir disso, também é possível analisar se os seus colaboradores têm capacidade de executar as atividades ou se precisam de treinamentos.

Depois disso, você deve documentar todos os passos no dia a dia da empresa para a execução das tarefas. Lembre-se que todos os colaboradores devem estar engajados e cientes dos objetivos de melhorias desse levantamento, caso contrário a mudança será ainda mais difícil.

Converse com os colaboradores para entender como o trabalho é feito e identificar os pontos que podem ser melhorados. Não se esqueça de consultá-los sobre possíveis mudanças

2 – Utilize um software ERP

A utilização de um bom sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é fundamental para a correta otimização de seus processos. Com uso de um bom sistema de gestão financeira é possível ganhar em diversos aspectos. Normalmente este tipo de solução inteligente é de fácil na utilização, bastante amigável, intuitiva e com suporte especializado disponível no caso de dúvidas.

Em um primeiro momento, o software deve ser utilizado para o monitoramento em tempo real das atividades que estão sendo desempenhadas. É possível obter retornos rapidamente através do uso de relatórios e dados obtidos deste sistema. Além disso, poderá auxiliar no monitoramento dos colaboradores e do desempenho destes na elaboração das tarefas.

Outro ganho importante trazido pelo uso de um ERP é a eficiência, já que ele permite a padronização nas atividades de sua empresa. Isso torna os processos mais simples, objetivos e seguros, uma vez que desvios podem ser reconhecidos e tratados imediatamente.

As informações geradas podem ser utilizadas para correções em todo o processo produtivo. Além disso, outros tipos de relatórios poderão ser gerados de acordo com a necessidade dos tomadores de decisão da empresa. O sistema armazena dados e históricos, podendo trabalhar com projeções para o futuro do negócio.

Por fim, estas atividades podem ser mapeadas, medidas e controladas e os dados obtidos em tempo real podem ser decisivos para a gestão estratégica do negócio.

3 – Meça e controle suas atividades

A última etapa para otimizar os processos gerenciais envolve a análise de todos os procedimentos realizados. O objetivo é medir e controlar os indicadores de performance da sua empresa como um todo.

Para isso, basta avaliar os resultados antes e depois das melhorias feitas e, caso necessário continuar com as mudanças. Tudo isso poderá ser medido e controlado com o uso de um ERP que poderá mostrar importantes informações sobre a empresa.

É importante lembrar que, com o passar do tempo, novos processos podem se mostrar mais eficientes. O monitoramento deve ser constante para que seja sempre possível identificar soluções e alcançar os resultados desejados.

Os processos gerenciais da empresa são formados por todas as etapas relacionadas à atividade principal da organização. Através do uso de soluções inteligentes, interativas e modernas, eles podem ser padronizados, executados e controlados em tempo real, permitindo à empresa agilidade nas tomadas de decisão, tão necessária no mundo corporativo atualmente.