O Que É Melhoria Contínua, Etapas E As Melhores Ferramentas

A implementação do processo de melhoria contínua na política gerencial de uma empresa é essencial para atingir melhores resultados, seja nos produtos ou serviços que o seu negócio oferta ou nos procedimentos internos.  

Independentemente do tamanho da empresa, a gestão de processos possibilita que a indústria se torne mais competitiva e se destaque no mercado de forma mais lucrativa.  

Assim, uma boa gestão leva em conta fatores como: melhoria contínua nos processos, economias inteligentes de recursos humanos e financeiros, redução de custos no processo produtivo e manutenção da qualidade dos produtos ou serviços.  

Por isso, preparamos um conteúdo especial para você entender tudo sobre o processo de melhoria contínua e conferir algumas dicas de melhorias nos processos gerenciais, trazendo uma série de vantagens para o seu negócio. 

Boa leitura!

O Que É Melhoria Contínua?

A melhoria contínua é uma prática adotada pela maioria das empresas para terem uma melhora em seus processos e resultados, deixando-os mais eficientes e eficazes. Esta metodologia é cíclica, já que sempre existem maneiras de melhorar.  

Contudo, a melhoria contínua não pode ser considerada um programa. O princípio básico deste processo é a mudança cultural que irá impulsionar a empresa a estar sempre buscando melhorar seus produtos, serviços e processos.  

Normalmente, ela é mais aplicada no setor de produção, mas é importante que seja colocada em prática em todos os departamentos, incluindo os gerenciais.  

Os programas mais conhecidos de melhoria contínua são os círculos de controle da qualidade e o 5s.  
Mas, independentemente do programa escolhido, é fundamental o uso de ferramentas da qualidade, tanto para determinação das causas (diagrama de Ishikawa, 5 Porquês) quanto para elaboração do plano de ação (PDCA, 5W2H).

Quais São Os Pilares Da Melhoria Contínua?

Apesar de ser implementada com diferentes técnicas em cada empresa, a melhoria contínua sempre conta com pilares comuns.  

Antes de colocar essa filosofia em prática, é importante que você conheça cada um deles!

Continuidade

A melhoria contínua deve ser cíclica e esse é um dos seus pilares mais importantes. As exigências do mercado estão sempre mudando (e aumentando) e, por isso, é preciso estar constantemente melhorando para acompanhar essa evolução. 

Na melhoria contínua, é fundamental traçar metas, melhorar, analisar os resultados, estudar os pontos de melhoria e novamente traçar metas a serem alcançadas.

Cultura

A melhoria contínua, como já falamos, não é um programa, mas uma cultura. A ideia é levar essa mentalidade para todas as áreas da empresa, sem exceção.  

Quanto melhor for a aderência de todas as pessoas envolvidas, melhores os resultados das melhorias!

Benefícios Para Todos

Os benefícios que este processo proporciona são para todos, não apenas a produção. Isso porque todos os processos da empresa devem ser englobados, assim como a vida de todos os colaboradores responsáveis. 

A empresa deve sempre analisar os cenários de forma global, e não somente com foco em vendas ou no resultado final entregue aos clientes — afinal, todos os processos dependem uns dos outros.

Quais São as Etapas da Melhoria Contínua?

Para implementar a melhoria contínua na cultura da sua empresa, é preciso que todos os colaboradores conheçam as etapas envolvidas no processo.

Foco

A primeira etapa envolve a definição de objetivos, para que todos possam focar naquilo que deverá ser melhorado. 

Dessa forma, as pessoas conseguem concentrar os seus esforços em melhorias específicas, sem perder tempo com ações ou estudos sobre outras coisas não relacionadas ao objetivo. 

Os objetivos da melhoria podem ser os mais diversos — desde a qualidade dos produtos entregues ao consumidor até processos internos, que não estão necessariamente ligados ao core business, mas que agregam valor ao trabalho e ajudam na produtividade. 

Para determinar o foco da vez, a empresa deve considerar tanto a análise de dados do próprio negócio quanto a opinião de colaboradores e clientes.

Métricas

A definição de métricas é muito importante para que o time consiga analisar as melhorias que estão sendo feitas e entender se as ações estão, de fato, trazendo os resultados esperados.  

Por isso, juntamente com os objetivos, é preciso definir métricas a serem acompanhadas periodicamente ao longo do ciclo da melhoria.

Padronização

A padronização de processos da empresa torna mais fácil a identificação de gargalos e pontos de melhorias. 

Afinal, se cada pessoa realizar as suas atividades de formas diferentes, seria preciso analisar cada uma delas para entender o que não está dando certo. 

Assim, podemos afirmar que a padronização, além de garantir a qualidade do produto entregue, ainda facilita a gestão e a identificação de melhorias necessárias.

Técnicas de Melhoria Contínua

Para conseguir colocar em prática todas essas etapas, o time deve seguir pelo menos uma técnica de melhoria contínua. As principais são Lean manufacturing, Six Sigma, PDCA e Kaizen. 
Mais adiante, ainda neste conteúdo, falaremos mais sobre essas e mais algumas técnicas de melhoria contínua!

Qual a Importância de Implementar a Melhoria Contínua?

A melhoria contínua aumenta significativamente as chances de uma empresa ter sucesso em seus projetos.  

Um time que está sempre olhando para dentro, analisando seus pontos fortes e fracos e traçando planos de ação para evoluir constantemente, consegue obter benefícios como:

• aumento da produtividade;
• melhores margens de lucro;
• maior satisfação dos clientes;
• maior satisfação e engajamento dos colaboradores;
• melhor comunicação interna;
• entrega de produtos com padrão elevado de qualidade;
• crescimento da empresa no mercado e destaque perante os concorrentes.

O Que Avaliar Antes de Iniciar o Processo de Melhoria Contínua?

Antes de você definir qual programa de melhoria contínua você irá utilizar na sua empresa, é super importante que você:

• analise e avalie a situação atual;
• estabeleça os objetivos para a melhoria;
• pesquise sobre as ações envolvidas na implantação de cada programa (atividades, responsáveis, recursos necessários);
• implemente a metodologia escolhida;
• analise a implementação e verifique se os objetivos estão sendo alcançados.

Independentemente do programa escolhido, é fundamental que você tenha paciência e persistência para que as mudanças se tornem um hábito.

Por isso, o processo pode parecer lento em alguns setores e rápidos para outros, o importante é que as melhorias implementadas se tornem naturais e sustentáveis.

Como Aplicar a Melhoria Contínua? 

Todos sabemos da importância de falar sobre a melhoria contínua, mas principalmente de colocar em prática.  Mas como fazer para ela realmente acontecer? 

Por onde começar?  Trouxemos alguns princípios básicos para você iniciar este processo na sua empresa.  Vamos lá?

Registre Seus Processos Atuais

O primeiro passo para otimizar os processos é fazer um diagnóstico interno completo de todos os seus processos. Dessa forma, você saberá quais são as principais falhas e os pontos fortes do seu processo.  

A partir daí, também é possível analisar se os seus colaboradores têm capacidade de executar as atividades ou se precisam de treinamentos.  

Depois, você deve documentar todos os passos no dia a dia da empresa para a execução das tarefas. 

Lembre-se que todos os colaboradores devem estar engajados e cientes dos objetivos de melhorias desse levantamento, caso contrário a mudança será ainda mais difícil. 

Converse com os colaboradores para entender como o trabalho é feito e identificar os pontos que podem ser melhorados. Não se esqueça de consultá-los sobre possíveis mudanças.

Utilize Um Software ERP

A utilização de um bom sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é fundamental para a correta otimização de seus processos. Com uso de um bom sistema de gestão financeira é possível ganhar em diversos aspectos.  

Normalmente, este tipo de solução inteligente é de fácil utilização, bastante amigável, intuitiva e com suporte especializado disponível no caso de dúvidas.  

Em um primeiro momento, o software deve ser utilizado para o monitoramento em tempo real das atividades que estão sendo desempenhadas.  

É possível obter retornos rapidamente através do uso de relatórios e dados obtidos deste sistema. Além disso, poderá auxiliar no monitoramento dos colaboradores e do desempenho destes na elaboração das tarefas.  

Outro ganho importante trazido pelo uso de um ERP é a eficiência, já que ele permite a padronização nas atividades de sua empresa. 

Isso torna os processos mais simples, objetivos e seguros, uma vez que desvios podem ser reconhecidos e tratados imediatamente.  

As informações geradas podem ser utilizadas para correções em todo o processo produtivo. Além disso, outros tipos de relatórios poderão ser gerados de acordo com a necessidade dos tomadores de decisão da empresa.  

O sistema armazena dados e históricos, podendo trabalhar com projeções para o futuro do negócio.  Por fim, estas atividades podem ser mapeadas, medidas e controladas e os dados obtidos em tempo real podem ser decisivos para a gestão estratégica do negócio.

Meça e Controle Suas Atividades

A última etapa para otimizar os processos gerenciais envolve a análise de todos os procedimentos realizados. O objetivo é medir e controlar os indicadores de performance da sua empresa como um todo.  

Para isso, basta avaliar os resultados antes e depois das melhorias feitas e, caso necessário, continuar com as mudanças. Tudo isso poderá ser medido e controlado com o uso de um ERP que poderá mostrar importantes informações sobre a empresa. 

É importante lembrar que, com o passar do tempo, novos processos podem se mostrar mais eficientes. O monitoramento deve ser constante para que seja sempre possível identificar soluções e alcançar os resultados desejados. 

Saiba Como Medir Seu Desempenho

A definição de métricas e indicadores de qualidade é fundamental para o acompanhamento do desempenho e comparação de resultados. 

As métricas a serem acompanhadas devem ser definidas junto com o plano de ação, para que as análises se baseiam sempre nos mesmos indicadores.

Tenha Foco No Que Quer Melhorar

É normal que haja muitos pontos a serem melhorados na operação da empresa. Para evitar que nenhuma melhoria seja concluída com sucesso, é importante escolher os pontos para focar. 

Ou seja, é preciso definir prioridades, escolhendo primeiro aqueles que podem gerar mais resultados.

Depois que esses pontos prioritários já estiverem melhorados, você pode partir para os próximos, e assim sucessivamente.

Os feedbacks de clientes e colaboradores podem ajudar a escolher quais melhorias priorizar!

Trabalhe A Padronização

Como já falamos aqui, as melhorias vêm sempre acompanhadas de um padrão. A padronização ajuda a manter a qualidade da produção e facilita a identificação de gargalos.

Quais São As Principais Ferramentas Utilizadas?

Várias ferramentas podem facilitar o processo de melhoria contínua nas empresas, favorecendo a inovação, identificação de pontos a serem melhorados, causas de problemas e entrega de cada vez mais valor para os clientes.

Conheça as principais!

PDCA

PDCA é uma sigla na qual cada letra corresponde a uma etapa a ser seguida pela equipe no processo de melhoria contínua:

• Plan: planejar
• Do: executar
• Check: analisar
• Action: agir para corrigir os gargalos.

O PDCA funciona como ciclo, o que quer dizer que, logo depois de implementadas as ações de correções, a equipe deve começar a planejar novas melhorias, de modo que a organização esteja em melhoria contínua.

Lean

A metodologia lean envolve uma série de práticas para que a empresa trabalhe de forma enxuta, cortando desperdícios e processos que não agregam valor e reduzindo erros e redundâncias. 

O lean manufacturing foi desenvolvido no Japão, pela Toyota, em 1950, e hoje os seus princípios influenciam as formas de pensar e agir dentro de grandes empresas.

A metodologia descreve 7 áreas que devem ser foco de um processo contínuo de redução de desperdícios na cadeia industrial: transporte, inventário, movimentação, espera, produção excessiva, processamento excessivo e defeitos.

BPM

BPM é a sigla para Business Processes Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio. 

Esta é uma ferramenta que permite a análise dos processos mais relevantes dentro da empresa para descobrir como eles podem ser conduzidos de forma mais eficiente.

Para isso, deve-se mapear todos os processos do negócio e criar fluxogramas – o objetivo desta ação é identificar os pontos de melhoria. Depois, os fluxogramas são redesenhados, corrigindo as falhas encontradas.

Uma das vantagens do BPM é que ele permite visualizar melhor todas as tarefas da produção, assim com seus responsáveis e as entradas e saídas de cada processo.

Six Sigma

No Seis Sigma, ou Six Sigma, cada letra sigma do alfabeto grego representa um nível em uma escala de qualidade, onde 1-sigma é o nível mais baixo. 

O objetivo da metodologia é diminuir a variação entre o que é feito e o que deveria ser feito, diminuindo a ocorrência de erros e padronizando as atividades.

Para chegar no 6-sigma, que é a variação mínima, as empresas devem mensurar, analisar, incrementar e controlar seus processos, sempre visando ao fim dos defeitos no resultado de um produto.

Kaizen

A palavra Kaizen significa “melhoria” em japonês. O termo dá nome a uma metodologia que defende o aprendizado na prática e o aumento da produtividade baseado em ações que não demandam altos investimentos. 

Além disso, a Kaizen coloca como prioridade a melhoria das habilidades das pessoas envolvidas nos processos. 

Segundo a metodologia, todas as pessoas envolvidas na empresa devem se comprometer com a redução de custos e de desperdícios, além do aumento da produtividade.

O Kaizen é uma ferramenta de lean manufacturing e uma de suas principais características é que ela envolve todas as pessoas de uma organização, desde o CEO até quem trabalha no chão de fábrica.

Diagrama de Processos

O objetivo do Diagrama de Processos é facilitar a visualização e  simplificação de todos os processos que fazem parte de uma organização. Para isso, é preciso mapear todos os processos e dividi los em três categorias:

• processos primários: são aqueles que fazem parte da operação;
• processos de apoio: dão suporte aos processos primários e alguns exemplos são o treinamento de funcionários, área de vendas e RH;
• Processos de gerenciamento: são aqueles que têm o objetivo de medir e ajustar as atividades operacionais e de suporte para garantir que a empresa atinja os seus objetivos.

Conclusão

Os processos gerenciais da empresa são formados por todas as etapas relacionadas à atividade principal da organização. 

Por meio do uso de soluções inteligentes, interativas e modernas, eles podem ser padronizados, executados e controlados em tempo real, permitindo à empresa agilidade nas tomadas de decisão, tão necessárias no mundo corporativo atualmente.

Por isso, trabalhar a melhoria contínua na sua empresa é fundamental!