As estratégias de cobrança são essenciais em qualquer empreendimento quando se quer estabelecer relações financeiras saudáveis com os clientes.
Isso porque ter esse vínculo ajuda na estabilidade e no crescimento do negócio. Porém, mesmo com acordos claros e termos definidos, situações de inadimplência podem surgir.
Por esse motivo, é importante entender o que é cobrança e como lidar com ela para enfrentar esses desafios. É sobre isso que explicaremos neste conteúdo!
Para ajudar você a entender melhor suas contas a receber, principalmente os inadimplentes, conte com o ERP WebMais. Ele centraliza todos os dados para otimizar o processo de recuperação de valores pendentes. Confira na demonstração gratuita!
O Que É Uma Cobrança?
Podemos definir uma cobrança como o processo de buscar o pagamento de um valor devido por um cliente ou devedor. Por isso, envolve a comunicação e ações tomadas para lembrar, notificar e obter o pagamento pendente.
Tipos De Cobrança Para Aplicar No Seu Negócio
Cada situação de inadimplência pode exigir uma abordagem diferente, por isso, considerar os tipos de cobrança é importante para manter a comunicação adequada com o cliente. Abaixo, vamos conhecer os principais tipos!
Ligação Telefônica
A cobrança por meio de ligação telefônica pode ser realizada manualmente ou por meio de sistemas automatizados, como discadores automáticos.
Em geral, é uma estratégia inicial para entrar em contato com o cliente e negociar a dívida. Então, nesse caso, explique a situação da dívida e ofereça opções de pagamentos e prazos alternativos para resolver a questão.
Cobrar por e-mail envolve a comunicação personalizada, com informações detalhadas sobre a dívida, prazos e opções de pagamento. Assim, é preciso explicar como o devedor pode regularizar a situação, fornecendo um link para efetuar o pagamento online.
Além disso, vale ressaltar a importância de que os e-mails sejam legalmente adequados e não infrinjam regulamentos de privacidade.
SMS Ou WhatsApp
O envio de mensagens curtas via SMS ou WhatsApp é uma forma rápida e mais atual de comunicação com o inadimplente. Essas mensagens podem conter lembretes de pagamento, informações sobre a dívida e instruções para entrar em contato.
Terceirização
A terceirização envolve contratar empresas especializadas em cobranças para lidar com o processo em nome do seu negócio. Isso pode incluir agências de cobrança ou empresas de recuperação de crédito, que têm experiência em lidar com situações de inadimplência.
Mas, nem sempre conseguimos recuperar uma conta sem uma boa equipe por trás, humanizando o contato e sendo assertivo nas abordagens. Por isso, essa é uma solução a ser considerada.
Protesto Em Cartório
O protesto em cartório é uma medida legal que engloba o envio de um título de crédito não pago a um cartório de protestos.
De certa forma, pode incentivar o devedor a pagar a dívida para evitar complicações legais, já que o protesto pode afetar a capacidade dele de realizar transações financeiras.
Assessoria Jurídica
A assessoria jurídica é a contratação de advogados para lidar com casos de inadimplência. Nesse caso, há emissão de notificações formais, ações judiciais para recuperação da dívida e representação legal em processos judiciais relacionados.
Carta
O envio de cartas físicas, embora um pouco ultrapassado, é outra forma de notificar o inadimplente sobre a dívida pendente. Essas cartas podem ser mais formais e detalhadas em comparação com outros meios de comunicação.
Além disso, por ser uma forma de contato mais formal, pode ser uma etapa intermediária antes de tomar medidas legais mais sérias.
Lembrete De Pagamento
O lembrete de pagamento é um tipo mais amigável de comunicação para lembrar o cliente sobre o vencimento da dívida. Pode ser enviado via e-mail, SMS ou carta e geralmente ocorre antes de medidas mais rigorosas de cobrança.
Motivos Para Automatizar Sua Gestão De Cobrança
A automação da gestão de cobrança proporciona uma abordagem sistemática, eficaz e eficiente para lidar com a inadimplência. Graças a ela, é possível ter algumas vantagens.
Reduz A Inadimplência
Automatizar a gestão de cobrança significa que os processos de notificação e lembrete de pagamento são executados de forma consistente e precisa.
Assim, há redução na inadimplência, uma vez que os clientes são lembrados de suas obrigações de pagamento nos prazos corretos.
Além disso, sistemas automatizados podem enviar comunicações personalizadas, o que aumenta a probabilidade de que os clientes se sintam mais compelidos a pagar suas dívidas.
Evita Erros E Esquecimento
A automação elimina o risco de erros humanos ao realizar tarefas repetitivas. As datas de vencimento, os valores devidos e as informações do cliente são gerenciados automaticamente. Dessa forma, se reduz a probabilidade de incorreções.
Também evita o esquecimento de enviar lembretes de pagamento ou de tomar medidas para recuperar dívidas, já que o sistema seguirá um cronograma pré-definido.
Economiza Tempo
Ao permitir a rapidez e eficiência das tarefas de cobrança, há economia de tempo para a equipe, pois não é necessário realizar manualmente cada etapa do processo.
Isto é, as tarefas de comunicação, monitoramento de vencimentos e geração de relatórios podem ser realizadas de maneira automática, liberando recursos para outras atividades importantes.
Descomplica O Recebimento
Com a automação, os clientes têm acesso a diferentes métodos de pagamento. Assim, podem efetuá-los de maneira conveniente, seja online ou mediante outros canais.
Dessa maneira, descomplica o processo de recebimento, pois os compradores têm mais opções para quitar suas dívidas, aumentando a probabilidade de que o pagamento seja feito de forma oportuna.
3 Dicas Para Otimizar Suas Cobranças
Quer dicas para aprimorar suas estratégias de cobrança, melhorar a comunicação com os devedores e aumentar suas chances de recuperar valores pendentes Então, vamos lá!
1 – Não Fale “Dívida”
Evitar o uso direto da palavra “dívida” proporciona menos reações defensivas por parte do devedor. Então, ao invés disso, utilize termos mais suaves e neutros, como “fatura pendente” ou “obrigação de pagamento”.
Isso porque é preciso tomar cuidado com as palavras que usa, para manter uma comunicação menos confrontadora e mais aberta, facilitando a negociação.
2 – Entenda O Motivo Do Atraso
Compreender a razão por trás do atraso no pagamento é crucial para adotar uma abordagem eficaz. Pode ser devido a problemas financeiros temporários, falta de compreensão das datas de vencimento ou outras circunstâncias.
Mas, ao obter informações sobre o motivo do atraso, você pode personalizar sua abordagem e oferecer soluções mais relevantes.
3 – Apresente Propostas De Negociação
Oferecer opções de negociação flexíveis pode incentivar os devedores a resolver suas pendências, o que aumenta as chances de receber o pagamento integral ou parte dele.
Proponha parcelamentos, descontos para pagamentos antecipados ou outras alternativas viáveis para mostrar que você está disposto a colaborar para encontrar uma solução que atenda ambas as partes.
Conclusão
Dominar a arte da cobrança é uma habilidade essencial para qualquer negócio que busca prosperidade e saúde financeira. Com essas dicas, você pode recuperar os valores pendentes sem deixar de lado o bom relacionamento comercial com seus consumidores.
Use o ERP da WebMais nesse processo para automatizar e garantir lembretes oportunos e facilitar a negociação com base em dados em tempo real. Peça uma demonstração gratuita para ver as vantagens na prática!
