Saiba Como Fazer Um Bom Controle De Cheques Do Jeito Certo

O controle de cheques é uma das práticas que fazem parte do controle de fluxo de caixa da empresa. Sendo assim, ele é essencial para a manutenção da sua saúde financeira.

Apesar de já não ser tão utilizado por pessoas físicas, os cheques ainda são uma forma de cobrança comum em alguns ramos de negócios. Por isso, essa prática não deve ser deixada de lado.

Mas, mesmo simples, o controle de cheques deve ser feito com cuidado. A ideia é que não apareçam erros e as contas da empresa não sejam prejudicadas.

Então, neste post, você saberá como fazer um controle de cheques efetivo na empresa, além de conhecer as vantagens dessa prática.

Porém, antes de ler o artigo, confira a nossa dica exclusiva. Com o módulo financeiro do ERP WebMais, você pode controlar os cheques de forma simples e ágil. Experimente agora.

Agora, vamos para o artigo!

O Que É Controle De Cheques?

O controle de cheques é a prática de controlar os valores recebidos em cheques por um negócio. Dessa forma, o gestor conhece os prazos de compensação e pode acompanhar o seu cumprimento.

Além disso, o controle de cheques dá à empresa a possibilidade de se antecipar aos seus ganhos. Isso facilita o planejamento de gastos e de estratégias.

Como Funciona A Planilha De Controle De Cheques?

Geralmente, o controle de cheques é feito por meio de uma planilha simples. Assim, você pode criar abas diferentes para cada mês do ano e, nelas, registrar os cheques recebidos em cada período.

Essas são algumas colunas que a sua planilha pode ter:

• Número do cheque;
• Data de entrada;
• Vencimento;
• Data de compensação;
• Valor do cheque;
• Status do cheque;
• Banco;
• Agência;
• Conta.

Além disso, para fazer o controle de cheques, também é possível criar uma coluna para indicar se houve algum problema na compensação de cada cheque. Em caso positivo, a pessoa responsável deve entrar em contato com o devedor para tentar resolver a questão.

Quais Os Status Possíveis De Cheques?

A coluna de status do cheque é a que indica a situação em que cada transação se encontra. Essas são as possibilidades que podem ser cadastradas na sua planilha:

Compensado

O cheque compensado é aquele cujo valor já foi recebido na conta da empresa. Ou seja, não há pendências em relação a ele.

Compensar

O cheque a compensar é aquele cuja data de compensação já chegou, mas ainda assim ele não foi compensado. Esse status é utilizado quando há algum problema na compensação e, por isso, o valor ainda não foi recebido pela empresa.

Faltam X Dias Para Compensar

Essa opção deve ser utilizada quando o cheque ainda não chegou à sua data de vencimento. Assim, ela deve indicar quantos dias faltam para o cheque ser compensado.

Mas isso não quer dizer que você precisa atualizar a planilha manualmente todos os dias.

Com o uso de algumas fórmulas, o Excel pode fazer a mudança de forma automática. Então, nesse caso, os cálculos precisam considerar a data de vencimento cadastrada no momento do registro de cada cheque.

Cheque Pendente

De forma simples, o cheque pendente é parecido com o cheque a compensar. Porém, esse status costuma ser utilizado depois de já ter sido constatado o problema que ocorreu na sua compensação.

O status do cheque fica pendente até que a situação seja resolvida e ele marcado como compensado.

Qual A Importância De Realizar O Controle De Cheques?

Como falamos, fazer o controle de cheques é essencial para um controle efetivo do fluxo de caixa da empresa.

Isso traz uma série de vantagens para o negócio. É que, além do controle rigoroso sobre as movimentações financeiras, esse controle ajuda o gestor a ter uma visão ampla sobre as suas receitas.

Controlar O Cheque Por Status

O controle do status de cada cheque permite que a equipe da área financeira esteja sempre atualizada sobre cada pagamento.

Assim, caso haja algum problema, o time pode tomar as providências devidas para a sua solução e evitar atrasos muito grandes ou calotes.

Monitorar O Histórico

O controle de cheques também permite a criação de um histórico das movimentações desse tipo de pagamento.

Isso é importante para a empresa consultar esses documentos sempre que precisar de informações sobre movimentações financeiras. Isso vale para tomar decisões, traçar planos e metas ou prestar contas às autoridades fiscais.

Monitorar O Destino Do Cheque

O controle de cheques também facilita o registro do destino de cada um deles, além das informações sobre quem emitiu e para quem foi repassado.

Esse registro ajuda no acesso a informações que podem ser importantes caso algo saia errado no momento da compensação.

Quais Os Benefícios Iniciais Do Controle De Cheques?

O controle de cheques traz inúmeros benefícios para a gestão financeira de qualquer empresa, basta um olhar atento para identificar quais são eles. Por isso, separamos tudo o que é ganho com essa operação.

Facilitação Da Gestão

Com o registro detalhado das transações, é possível ter um panorama completo das movimentações financeiras. Assim, facilita a tomada de decisões e a identifica as oportunidades de melhoria.

Acompanhamento Das Finanças

Ao apontar os possíveis problemas de fluxo de caixa, pagamentos pendentes e recebimentos atrasados é viável acompanhar as finanças com mais clareza.

Dessa forma, o gestor toma medidas preventivas para evitar prejuízos e garantir a saúde financeira da organização.

Otimização De Processos

A utilização de sistema de controle de cheques permite automatizar a gestão das transações financeiras. Com isso, se reduz o tempo e o esforço necessários para a gestão das finanças.

Mais Segurança Para A Gestão De Contas A Receber

Ao verificar a autenticidade dos cheques recebidos, há mais segurança para gerir as contas a receber, pois evita possíveis fraudes. Mas, como ainda há muitos golpes relacionados a esse método de pagamento, é sempre interessante encontrar soluções para não ter problemas.

Maior Credibilidade No Mercado

Uma empresa com um bom controle de cheques passa mais credibilidade para os seus fornecedores, clientes e parceiros de negócios. Isso porque, assim, transmite uma imagem de organização e seriedade.

Como Fazer A Antecipação De Cheques?

A antecipação de cheques costuma ser feita por empresas que trabalham com modalidades de pagamento a prazo e podem acabar precisando do recebimento adiantado desses valores para suprir necessidades.

Essa antecipação de recebimentos funciona como uma linha de crédito, que permite que as empresas recebam esse adiantamento.

Normalmente, esse serviço é oferecido somente para pessoas jurídicas e deve ser solicitado a instituições financeiras. Em geral, elas cobram algumas taxas por isso.

Quando realizada esporadicamente, a antecipação é vista com bons olhos. Mas não é indicado que o empresário esteja sempre adiantando o recebimento dos valores pagos em cheque.

Quais Os Tipos De Controle De Cheques?

Existem duas formas de fazer o controle de cheques na empresa. Uma delas você já conhece se leu o artigo até aqui: a forma manual.

Nesse tipo de controle, a equipe registra as informações sobre os cheques recebidos em uma planilha. Então, ela precisa ser configurada com algumas fórmulas e automações.

Entretanto, o controle de cheques também pode ser feito de forma automatizada, com o auxílio de um sistema de gestão, como o ERP Webmais.

Com o uso de um sistema, o gestor mantém a rastreabilidade total de todos os cheques recebidos, emitidos e repassados pela empresa. Dessa forma, só é necessário informar apenas o número do documento para ter acesso imediato a todas as informações sobre ele.

O sistema WebMais também pode ser integrado com o extrato bancário, o que agiliza o trabalho de conciliação e torna o fluxo de caixa muito mais previsível.

O ERP também pode funcionar integrado às máquinas de leitura de cheques, para as informações serem preenchidas de forma automática. Assim, a equipe economiza tempo e elimina as chances de erros no preenchimento dos campos. Agende uma demonstração gratuita.

Quais Os Principais Motivos Para Devolução De Cheque?

Durante o controle de cheques, o gestor pode se deparar com a possibilidade de devolvê-los devido a diversos motivos. Então, confira abaixo quais são os principais deles!

Impedimento Ao Pagamento

Ocorre quando há algum impedimento legal ou judicial que impossibilite o pagamento do cheque. Alguns exemplos são a falta de autorização do titular da conta ou a existência de uma ordem judicial de bloqueio de valores na conta.

Apresentação Indevida

Trata-se da apresentação para pagamento antes da data de emissão ou depois do prazo de validade. Além disso, também pode ocorrer quando o cheque é apresentado mais de uma vez para pagamento, sem que haja autorização do emitente.

Cheque Com Irregularidade

Quando o cheque tem alguma irregularidade impedindo o pagamento, como a falta de assinatura do emitente, rasuras ou falta de informação no preenchimento.

Cheque Sem Provisão De Fundos

Diz respeito ao cheque apresentado novamente para pagamento após a primeira devolução por falta de fundos. Novamente, não há saldo disponível na conta do emitente para cobrir o valor do cheque.

O Que É Cheque De Terceiro?

Podemos definir o cheque de terceiros como o cheque emitido por uma pessoa para outra pessoa ou negócio, em favor de um terceiro. Ou seja, essa pessoa não é quem comprou o produto ou serviço e nem quem vendeu, mas está relacionada ao processo de pagamento.

Por exemplo: suponha que uma empresa X venda produtos para outra empresa Y, que por sua vez revende esses produtos para uma terceira empresa Z.

Imagine que a empresa Y emite um cheque para pagar à empresa X pelos produtos. Já a empresa X, por sua vez, deposita esse cheque em sua conta bancária, esse cheque é considerado um cheque de terceiro.

Nesse caso, a empresa Z é a terceira, pois está envolvida na transação comercial, mas não é nem o emitente, nem o beneficiário do cheque.

Esses cheques são geralmente aceitos pelos bancos, mas é importante verificar a autenticidade e a identidade da pessoa ou empresa que o emitiu para evitar fraudes ou golpes.

Qual A Importância De Ter Um Controle De Cheques De Terceiros?

Ter um controle de cheques de terceiros é de extrema importância para as empresas. Isso porque assim é possível saber quais cheques estão em aberto e rastrear o andamento de cada um deles.

Então, é possível reduzir o risco de não receber por uma venda e evitar situações confusas que ocorrem quando um cheque volta por inconsistência ou falta de fundos.

Mas, muitas companhias não controlam quem repassou o cheque e ficam apenas com as informações do emitente. Isso pode ser um problema quando o cheque é devolvido.

Sem saber quem repassou o cheque e a que conta ele pertence, é difícil devolvê-lo para o responsável e muitas empresas acabam saindo no prejuízo por falta de informações.

Por isso, é fundamental ter um controle de cheques de terceiros, que permita registrar as informações do terceiro e acompanhar o seu status até o momento do pagamento. Dessa forma, há segurança e transparência das transações comerciais.

Como Fazer Um Controle De Cheques De Terceiros?

Fazer um controle de cheques de terceiros pode evitar prejuízos por falta de informações. Por isso, um passo a passo de como fazer essa gestão com sucesso envolve:

• Criar um registro de informações: use um software de gestão para registrar os dados de cada cheque de terceiros;
• Verificar a autenticidade dos cheques: antes do registro, é importante verificar a autenticidade do mesmo e a identidade do terceiro que emitiu o cheque;
• Registrar as informações de cada cheque: após validar cada documento, registre os dados. Inclua nome do terceiro, qual o banco (agencia e conta) do cheque, a data de emissão, o número do documento, o valor, a data de depósito e o status;
• Acompanhar o andamento dos cheques: veja a situação de cada cheque de terceiros e atualize as informações no sistema para saber o estágio de cada pagamento;
• Identificar os cheques devolvidos: se houver devolução, identifique na ferramenta e registre o motivo da devolução. Assim, é possível a encontrar problemas recorrentes e evitar prejuízos futuros;
• Manter o software atualizado: faça atualizações frequentes para garantir a precisão dos dados e evitar erros.

Conclusão

O controle de cheques é uma prática antiga, porém muito importante para a saúde financeira da empresa.

E não é porque esse processo é feito há muito tempo que ele precisa estar defasado. Contando com a tecnologia, você traz mais agilidade, precisão e rigor para o controle de cheque na sua empresa!

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