DEFIS 2026: prazos, multas e como declarar

A DEFIS 2026 é uma obrigação fiscal anual indispensável para empresas optantes pelo Simples Nacional. Mesmo sem gerar imposto a pagar, o envio correto da declaração é obrigatório e impacta diretamente a regularidade do CNPJ junto à Receita Federal.

Neste guia completo e atualizado, você vai entender o que é a DEFIS, quem deve declarar em 2026, prazo de entrega, quais informações são exigidas, como fazer o envio passo a passo, o que acontece em caso de atraso e como corrigir erros, tudo com foco prático para gestores e contadores que buscam eficiência na gestão financeira da empresa.

O que é a DEFIS?

A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é uma obrigação acessória anual exigida das empresas enquadradas no Simples Nacional.

Ela deve ser enviada à Receita Federal com informações econômicas, fiscais e societárias referentes ao ano-calendário anterior, mesmo quando a empresa não teve faturamento ou movimentação.

Importante: A DEFIS não gera imposto a pagar, mas a sua não entrega ou envio incorreto pode resultar em multas, pendências fiscais e até exclusão do Simples Nacional.

Para que serve a DEFIS?

A Defis serve para informar à Receita Federal e aos fiscos estaduais e municipais os principais dados econômicos, fiscais e societários das empresas optantes pelo Simples Nacional. Assim, o governo acompanha a situação real da empresa ao longo do ano-calendário.

Além disso, a Defis tem como principais finalidades:

• Monitorar a receita bruta anual das empresas do Simples Nacional;
  
• Acompanhar a distribuição de lucros aos sócios;
  
• Permitir o cruzamento de dados com o PGDAS-D e outras obrigações acessórias;
  
• Verificar a regularidade fiscal e cadastral do CNPJ;
  
• Apoiar a fiscalização e o controle tributário pelos órgãos competentes.
  

Por fim, a Defis funciona como um relatório anual completo da empresa perante o fisco. Por isso, ela é essencial para manter a conformidade fiscal, evitar inconsistências e reduzir o risco de multas ou pendências.

Quem é obrigado a entregar a DEFIS em 2026?

Devem entregar a Defis 2026 todas as empresas que foram optantes pelo Simples Nacional em algum momento do ano-calendário de 2025. Dessa forma, a obrigação se aplica independentemente do período de permanência no regime.

Além disso, a Defis é obrigatória para empresas enquadradas como Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP). Ou seja, todas as organizações que utilizaram o Simples Nacional precisam cumprir essa entrega.

Também devem declarar a Defis:

• Empresas ativas durante o ano-calendário;
  
• Empresas inativas, mesmo sem faturamento;
  
• Empresas que encerraram suas atividades em 2025.
  

Por fim, vale destacar que a Defis continua obrigatória mesmo quando não há movimentação financeira. Portanto, deixar de entregar a declaração pode gerar multas e pendências fiscais para a empresa.

Quem não precisa entregar a DEFIS?

Não precisam entregar a Defis as empresas que não são optantes pelo Simples Nacional. Dessa forma, a obrigação não se aplica a negócios enquadrados em outros regimes tributários.

Além disso, estão dispensadas da Defis:

• Empresas do Lucro Presumido;
  
• Empresas do Lucro Real;
  
• Empresários Individuais que não se enquadram como ME ou EPP no Simples Nacional.

Outro ponto importante envolve o MEI (Microempreendedor Individual). Nesse caso, o MEI não entrega a Defis, pois possui uma obrigação própria, a DASN-SIMEI, com regras e prazos diferentes.

Por fim, empresas excluídas do Simples Nacional antes do início do ano-calendário também não precisam entregar a Defis. No entanto, se a exclusão ocorreu durante o ano, a declaração continua obrigatória para o período em que a empresa esteve no regime.

Qual é o prazo de entrega da DEFIS 2026?

A DEFIS 2026, referente ao ano-calendário 2025, deve ser entregue até: 31 de março de 2026

Atenção: o envio fora do prazo pode gerar penalidades e restrições fiscais, mesmo que não haja imposto devido.

Quais informações devem constar na DEFIS?

Durante o preenchimento da Defis, a empresa deve informar dados econômicos, fiscais e societários referentes ao ano-calendário. Dessa forma, o fisco consegue analisar a situação real do negócio.

Além disso, a Defis exige o preenchimento das seguintes informações:

• Receita bruta total do ano;
  
• Receita por atividade, quando aplicável;
  
• Ganho de capital, se houver;
  
• Quantidade de empregados no período;
  
• Dados do responsável legal;
  
• Lucros distribuídos aos sócios, com ou sem retenção de Imposto de Renda;
  
• Situação da empresa, como ativa, inativa ou encerrada.
  

Por fim, é essencial que os dados informados na Defis estejam alinhados ao PGDAS-D. Assim, a empresa evita divergências, inconsistências e possíveis fiscalizações.

Como fazer a DEFIS 2026: passo a passo completo

A Defis 2026 deve ser preenchida e transmitida pelo Portal do Simples Nacional, dentro do módulo PGDAS-D. Portanto, seguir o passo a passo corretamente é essencial para evitar erros e penalidades.

Além disso, o envio da Defis deve ocorrer até 31 de março de 2026, considerando o ano-calendário de 2025. Por isso, é importante não deixar o preenchimento para a última hora.

1. Acesse o Portal do Simples Nacional

Primeiramente, entre no portal oficial do Simples Nacional utilizando certificado digital ou código de acesso. Dessa forma, você garante o acesso seguro ao sistema.

2. Selecione o ano-calendário

Em seguida, escolha o ano-calendário 2025, que corresponde à Defis 2026. Assim, o sistema carregará o formulário correto da declaração.

3. Preencha os dados solicitados

Depois disso, informe corretamente receitas, despesas, lucros, dados societários e número de empregados. Além disso, mantenha os dados alinhados ao PGDAS-D.

4. Revise todas as informações

Antes de enviar, revise atentamente todas as informações preenchidas. Com isso, você reduz o risco de inconsistências e possíveis fiscalizações.

5. Transmita a DEFIS

Por fim, transmita a Defis pelo próprio sistema e guarde o comprovante de entrega. Esse documento comprova que a obrigação foi cumprida dentro do prazo.

Empresas inativas também precisam declarar DEFIS?

Sim. Empresas inativas durante todo o ano-calendário também precisam entregar a DEFIS, informando ausência de receitas e movimentações.

Um dos erros mais comuns é acreditar que empresa inativa está dispensada da obrigação.

O que acontece se não entregar a DEFIS?

Quando a empresa não entrega a Defis, ela fica sujeita a multas e penalidades aplicadas pela Receita Federal. Por isso, cumprir essa obrigação dentro do prazo é fundamental para evitar problemas fiscais.

Além disso, o atraso na entrega da Defis gera multa de 2% ao mês-calendário, limitada a 20% do valor dos tributos informados, com valor mínimo de R$ 200,00. Dessa forma, mesmo empresas sem imposto a pagar podem ser penalizadas.

Outro ponto importante é que a Defis enviada com erros ou omissões também gera multa. Nesse caso, o fisco aplica penalidade adicional por informações incorretas ou incompletas.

Além das multas, a não entrega da Defis pode resultar em:

• Pendência fiscal no CNPJ;
  
• Dificuldade para emitir certidões negativas;
  
• Impedimentos para financiamentos e licitações;
  
• Risco de exclusão do Simples Nacional.
  

Por fim, regularizar a Defis o quanto antes pode reduzir o valor das penalidades. Assim, a empresa evita impactos financeiros maiores e mantém sua regularidade fiscal.

Como entregar a DEFIS em atraso?

Quando a empresa perde o prazo, ainda é possível entregar a Defis pelo Portal do Simples Nacional. Portanto, o atraso não impede a regularização da obrigação.

1. Primeiramente, acesse o PGDAS-D no Portal do Simples Nacional utilizando certificado digital ou código de acesso. Dessa forma, você consegue iniciar o envio da Defis em atraso.
2. Em seguida, selecione o ano-calendário correspondente à declaração pendente.
3. Depois disso, preencha todas as informações solicitadas, mesmo que a empresa tenha ficado inativa no período.
4. Após o preenchimento, transmita a Defis normalmente pelo sistema. Nesse momento, o próprio portal calcula automaticamente a multa por atraso e gera o documento de pagamento.

Por fim, emita e pague o DAS da multa dentro do prazo indicado. Assim, a empresa regulariza a situação fiscal e evita novas restrições ou impedimentos.

Como corrigir uma DEFIS enviada com erro?

Quando a empresa identifica erros na Defis, ela pode fazer a retificação diretamente no Portal do Simples Nacional. Dessa forma, a nova declaração substitui integralmente a versão anterior.

Para corrigir a Defis, siga os passos abaixo:

• Acesse o PGDAS-D e DEFIS com certificado digital ou código de acesso;
  
• Selecione o ano-calendário da declaração enviada com erro;
  
• Escolha a opção “Retificar DEFIS” no sistema;
  
• Corrija apenas os dados incorretos, revisando todas as informações;
  
• Transmita a nova versão da Defis pelo próprio sistema;
  
• Acompanhe o processamento para garantir que não haja pendências.
  

Por fim, a retificação da Defis não gera multa quando feita por iniciativa da empresa. No entanto, erros frequentes ou inconsistentes podem chamar a atenção da fiscalização, por isso a revisão é essencial.

Diferença entre DEFIS e IRPJ

A Defis e o IRPJ possuem finalidades diferentes dentro das obrigações fiscais das empresas. Por isso, compreender essa diferença evita erros no enquadramento tributário e na apuração de impostos.

A Defis é uma declaração informativa obrigatória para empresas do Simples Nacional. Já o IRPJ é um imposto que incide sobre o lucro das empresas enquadradas em outros regimes.

Critério	Defis	IRPJ
Tipo	Declaração informativa	Imposto federal
Obrigatoriedade	Empresas do Simples Nacional	Lucro Real, Presumido ou Arbitrado
Gera imposto a pagar?	Não	Sim
Finalidade	Informar dados econômicos e fiscais	Arrecadar imposto sobre o lucro
Natureza	Declaratória	Apurativa
Periodicidade	Anual	Trimestral ou anual
Declaração relacionada	DEFIS	ECF

Por fim, entender a diferença entre Defis e IRPJ é essencial para manter a empresa regular, evitar falhas na gestão fiscal e cumprir corretamente as obrigações tributárias.

Principais erros na DEFIS (e como evitar)

Os erros na Defis costumam ocorrer por falhas no preenchimento ou falta de revisão das informações. Por isso, atenção aos dados é essencial para evitar multas e pendências fiscais.

Além disso, muitos problemas surgem pela falta de alinhamento entre a Defis e o PGDAS-D. Dessa forma, qualquer divergência pode gerar questionamentos da Receita Federal.

Erros mais comuns na DEFIS

• Informar receita diferente do PGDAS-D, gerando inconsistências fiscais;
  
• Declarar incorretamente a distribuição de lucros aos sócios;
  
• Manter dados cadastrais ou societários desatualizados;
  
• Preencher saldos, despesas ou número de empregados de forma incorreta;
  
• Enviar a Defis fora do prazo, mesmo sem imposto a pagar;
  
• Não revisar a declaração antes da transmissão.
  

Como evitar esses erros

• Revise todos os dados antes do envio da Defis;
  
• Mantenha informações fiscais e contábeis sempre atualizadas;
  
• Garanta que os valores estejam alinhados ao PGDAS-D;
  
• Utilize sistemas de gestão e automação, que reduzem falhas manuais.
  

Por fim, uma boa organização fiscal e o uso de tecnologia adequada ajudam a evitar erros na Defis, reduzem riscos de fiscalização e mantêm a empresa em conformidade.

Como a tecnologia ajuda a evitar erros na DEFIS

Com um ERP integrado, como o ERP WebMais, a empresa consegue:

• Centralizar informações fiscais e contábeis
  
• Reduzir erros manuais
  
• Garantir consistência entre DEFIS e PGDAS-D
  
• Agilizar o fechamento anual
  
• Evitar multas e retrabalho
  

Ou seja, mais controle, menos risco e total conformidade fiscal.

Conclusão

A DEFIS 2026 é uma obrigação simples na teoria, mas que exige atenção aos detalhes. Mesmo empresas sem faturamento precisam declarar corretamente para manter a regularidade no Simples Nacional.

Com conhecimento, organização e apoio da tecnologia certa, o envio da DEFIS deixa de ser um problema e passa a ser apenas mais uma etapa da boa gestão fiscal. Para simplificar esse processo, vale conhecer os planos do ERP WebMais ou solicitar uma demonstração gratuita com um de nossos especialistas.