Gestão de Cobranças: como estruturar na sua empresa

A inadimplência dos clientes é um desafio que tira o sono de muitos gestores de empresas dos mais diversos segmentos. Fazer a gestão de cobranças, portanto, está no centro das problemáticas administrativas e financeiras de uma organização.

Se você chegou a este texto, é porque muito provavelmente sua empresa está passando por níveis críticos de inadimplência e, com isso, a falta de recursos tem estado cada vez mais preocupante.

Chega de apagar incêndios! Está na hora de ter uma gestão de cobranças eficiente que te permita dedicar tempo e esforço para outras demandas.

Se é isso que você deseja, leia este texto até o final e descubra como aplicar isso na prática.

O que é gestão de cobranças?

A gestão de cobrança é, antes de qualquer coisa, um processo administrativo de acompanhamento dos clientes inadimplentes, tomando medidas para incentivar o pagamento.

Não contar com um sistema de cobrança é dar sinal verde para o aumento desenfreado da inadimplência.

O reflexo financeiro da falta de gestão de cobrança é visivelmente negativo. Mas a situação pode piorar com a má organização dos relatórios, faturas e comprovantes de pagamento.

Em muitas empresas, essa organização está pulverizada nas mãos de várias pessoas e, no final das contas, o prejuízo acaba aparecendo devido à ineficiência do processo de cobrança.

Embora a gestão de cobrança seja um ato administrativo, também é possível verificar que há no mercado eficientes sistemas de gestão de cobrança que automatizam todo esse processo, gerando mais agilidade, assertividade e eficiência no fluxo de cobrança.

Como Estruturar a Gestão de Cobranças

O segredo para estruturar a gestão de cobranças está justamente no planejamento. Antes de qualquer coisa, é preciso planejar a implementação desse sistema, considerando as realidades específicas da empresa.

O primeiro passo prático é desenhar o fluxo do cliente dentro da empresa, passando pela contratação até o encerramento do contrato. Esse processo é importante para conseguir mapear em qual fase do relacionamento cliente-empresa há maiores taxas de inadimplência.

Em seguida, será preciso fazer um duplo mapeamento: a reunião das informações dos clientes e as dívidas de cada um. Esse passo é essencial para certificar-se de que o cliente poderá ser encontrado através dos contatos fornecidos.

A longo prazo, é sempre importante agendar mobilizações de atualização de cadastro, incentivando os clientes a informarem seus telefones e e-mails atualmente ativos.

Por fim, a informação a respeito das dívidas acumuladas de cada cliente precisam estar reunidas em um só lugar e com fácil acesso.

Todo esse processo será facilitado por um custo bem acessível através de um sistema de gestão de cobranças, que fará o controle automático das cobranças e das informações do cliente.

Na prática, no entanto, existem três momentos que a gestão de cobranças entra em cena:

Processo Pré-cobrança

O primeiro momento está relacionado à uma boa prática que diminui a taxa de atrasos nos pagamentos de conta. Estamos falando do processo de pré-cobrança que, em resumo, dispara alertas para o cliente sobre a proximidade do vencimento da fatura. Isso é feito através das informações cadastradas.

Automação de cobranças

Já a automação de cobranças diz respeito aos alertas enviados quando a fatura está vencendo. Grande parte das inadimplências não ocorrem por má fé ou falta de dinheiro, mas sobretudo pelo esquecimento de quem deveria ter feito o pagamento.

Cobrança Após o vencimento

Mas, quando o cliente já deixou a conta vencer, é muito importante garantir que ele receberá avisos para regularizar a sua situação. Um sistema automatizado de gestão de cobranças fará isso de forma automática e eficiente, sem qualquer tipo de postura invasiva.

Como a Tecnologia auxilia na Gestão de Cobranças?

Desempenhar manualmente todos os papéis necessários para a gestão de cobranças é uma tarefa praticamente impossível. Com o escalonamento das vendas e o consequente sucesso comercial, centralizar tais ações em uma única pessoa trará ineficiência para este e outros processos importantes.

É aqui que a tecnologia entra para somar! Existem sistemas de gestão de cobranças otimizados para, de forma automática, ajudar o gestor nas difíceis tarefas envolvendo a vida financeira de uma empresa e principalmente as cobranças.

Com tais tecnologias, você garante para sua empresa:

Menos indisposições com os clientes

Você já enfrentou a incômoda situação de fazer o pagamento de uma dívida e, mesmo assim, ser cobrado para quitá-la? Essas experiências comuns não podem acontecer!

Tais erros só ocorrem porque há falhas na gestão de cobranças. Ao usar a tecnologia a favor das cobranças, você evitará expor a situações tão negativas, já que o sistema dá baixa automática nas dívidas assim que elas são pagas.

Fidelização dos clientes

O destaque acima já seria a explicação perfeita para o porquê usar a tecnologia na gestão de cobranças, no entanto, podemos desenvolver ainda mais este tópico, já que a não manutenção das dívidas por parte do cliente o incentiva a continuar comprando de você.

Além disso, a percepção a respeito da sua marca crescerá positivamente a partir do momento que o cliente notar que você utiliza tecnologia de ponta para gerenciar as faturas e pagamentos.

Maior previsibilidade econômica

Com um sistema que consegue aumentar a frequência dos pagamentos e ainda diminui a inadimplência, é natural que sua empresa contará com uma maior previsibilidade econômica, dando oportunidade para que você faça planos de investimentos mais específicos e eficazes.

Menos inadimplência

O óbvio precisa ser dito. E é por isso que insistimos em te lembrar que um sistema de gestão de cobranças diminui a inadimplência, melhorando a situação do caixa da empresa e também o relacionamento entre a marca e o consumidor.

Economia de tempo

Um gestor de empresas tem atividades muito mais importantes para serem feitas do que a cobrança de clientes inadimplentes. Ao contar com tecnologia que o ajude nessa tarefa, ele poderá dedicar um tempo maior para outras demandas da gestão.

Boas Práticas na Gestão de Cobranças

É preciso dedicar bastante energia na implementação da gestão de cobranças. No entanto, após a implementação, muitas dores de cabeça serão evitadas a longo prazo.

Existem ao menos cinco atitudes essenciais que garantem uma eficiente gestão de cobranças que, se colocadas em prática, com certeza representam um passo a mais para a empresa rumo a dias melhores no quesito finanças.

Mas, não se engane: tudo isso é um processo e, portanto, exige muita paciência e dedicação para implementação. A seguir, conheça as quatro boas práticas na gestão de cobranças que você poderá começar a aplicar hoje mesmo:

Padronize as abordagens

Uma empresa é formada por indivíduos diversos. No entanto, a organização precisa se comportar como um corpo que, unido, expressa a mesma coisa através de linguagens diferentes.

É o caso, por exemplo, do sentimento do medo. Ao perceber-se com medo, as mãos suam, enquanto a garganta seca e as pernas tremem. Embora as diversas partes façam parte de um mesmo corpo, expressam o mesmo conteúdo de formas diferentes.

Assim deve ser a comunicação da empresa com os clientes. Mesmo que os funcionários tenham sotaques e temperamentos diferentes, é preciso que toda a organização tenha uma padronização de comunicação.

Isso ganha contornos ainda mais claros quando o assunto são as cobranças.

Toda a empresa precisa ter uma padronização de abordagem, que virá somente através de muito treinamento.

Se há, por exemplo, operadores de telemarketing que fazem o contato com o cliente, a comunicação precisa ser comum e adequada à linguagem geral da empresa.

Um cuidado especial nesse assunto é sempre abordar assuntos delicados de forma positiva, como são os casos das dívidas. Nunca deve ser assumido um tom de acusação, mas sempre de serviço e humanização.

Utilize técnicas de renegociação

Quanto mais tempo uma dívida se estende, mais o valor cresce e o cliente fica mais distante de pagar. Por isso, técnicas de renegociação são essenciais para potencializar os resultados e conseguir ao menos um mínimo pagamento de clientes inadimplentes.

Sistemas de gestão de cobrança são ótimas opções de plataformas para oferecer as mais completas experiências de comodidade de pagamento para os clientes.

Invista na automação do processo

Embora o capital humano seja importantíssimo no processo de gestão de cobranças, investir na automação pode ser uma ótima opção para ganhar velocidade e eficiência.

Através do envio automático de notificações, seu cliente não correrá o risco de perder os pagamentos normativos ou frutos de uma renegociação específica. Automatizar a gestão de cobranças, portanto, é sinônimo de aumento da eficiência.

Trabalhe com indicadores na gestão de cobranças

Fazer a gestão de cobranças é estar imerso no universo dos números. Para tomar decisões e optar por caminhos específicos, portanto, contar com relatórios avançados de performance é muito importante.

Galax Pay é um sistema de gestão de cobranças que oferece relatórios em tempo real da situação financeira da empresa, há poucos cliques e com dashboards extremamente intuitivos e que priorizam a informação certa.

Com esses dados em mãos, será muito mais fácil analisar cenários e determinar os caminhos que deverão ser seguidos.

Não tenha medo de “demitir” clientes

Por fim, uma dica de ouro: não tenha medo de demitir clientes. Muitas empresas ficam reféns de clientes inadimplentes e que costumam apresentar as desculpas mais criativas para o não pagamento.

Embora haja o fator econômico, é natural que as relações entre empresas sejam humanizadas e, portanto, abertas a compreensões e sensível a emergências pessoais que, por vezes, impedem o cumprimento de compromissos financeiros assumidos.

No entanto, há um limite. Quando os atrasos e a inadimplência tornam-se frequentes, é 

necessário tomar medidas drásticas.

Um cliente deliberadamente inadimplente não gera apenas prejuízos financeiros, mas também psicológicos e morais. Por isso, se você perceber a necessidade, não tenha medo de demitir o seu cliente repetidamente inadimplente.

Meios de Cobrança para Receber Pagamentos

Antes de encerrar, vale a pena destacar que existem centenas de opções de sistemas que, de alguma maneira, podem te ajudar a realizar a gestão financeira  e de cobranças da sua empresa.

Cada uma traz particularidades especiais e próprias, bem como preços diferenciados. Conheça, a seguir, alguns meios para receber pagamentos e fazer cobranças:

1. Galax Pay;
2. PayPal;
3. PagSeguro;
4. PicPay;
5. Mercado Pago;
6. Cielo;
7. PayU.

Dentre as opções acima, destaca-se o Galax Pay, justamente por apresentar o conjunto de soluções e funcionalidades mais adequado às realidades das empresas que precisam fazer a gestão de cobranças.