Guia Completo Sobre O Que É Integração E Tipos

Você sabe o que é integração na empresa? Partindo da perspectiva dos novos acontecimentos no setor produtivo, ela é muito mais do que apresentar os novos funcionários à cultura da empresa e suas equipes separadamente.

Integrar é, por essência, coletivizar – fazer com que elementos distintos tornem-se parte de um todo coerente. No ramo industrial, a integração é um processo complexo que envolve todos os processos, desde a aquisição de insumos até a distribuição do produto final.

E, como a divisão clássica do modo de produção das empresas é por setores, eles são os principais elementos que devem ser integrados. Isso gera, como resultado, uma empresa mais dinâmica, consciente, produtiva e lucrativa.

Quer saber como dar os primeiros passos em direção à integração total na sua empresa? Confira o conteúdo exclusivo do blog WebMais e saiba por que essa aproximação é tão importante.

Mas, antes, confira a nossa dica para melhorar a integração entre os setores da sua empresa. Agende uma demonstração gratuita e entenda como o sistema ERP da WebMais vai otimizar a sua gestão.

Abaixo você acompanha o artigo completo.

O Que É Integração?

Antes de mais nada, é preciso entender o que é integração. Para resumir, ela representa a união de estratégias que buscam aproximar os setores da empresa. A ideia principal é organizar melhor o ambiente corporativo.

Isso significa que você precisa fazer com que toda a sua equipe caminhe de forma sincronizada. E isso vale mesmo para os setores que não realizam atividades na mesma área de atuação.

Para que seja possível unir a empresa, você terá que gerenciar muito bem seus dados e informações, além de processos e rotinas.

Dessa forma, é possível unificar os objetivos de todos os colaboradores. Assim, ao final de cada processo, todos estarão indo na direção da mesma meta, seja ela qual for.

Por Que É Importante Investir Em Um Boa Integração?

A integração na empresa traz diversos benefícios para o seu negócio crescer com mais facilidade. O principal é a redução de erros e problemas no seu processo produtivo.

Além disso, a sua gestão também é facilitada, pois os dados estarão concentrados. Assim, fica mais fácil acessá-los na hora de tomar grandes decisões.

Sendo assim, é justo considerar que a integração não é um custo, mas sim um investimento. Isso porque, além das vantagens citadas acima, também existem outras.

Por exemplo: ao unificar as informações de cada setor e melhorar a comunicação entre eles, você elimina barreiras que poderiam criar gargalos no processo.

Uma empresa unida gera resultados mais significativos, já que a eficiência produtiva será maior, aumentando o seu potencial competitivo no mercado. Isso também fortalece a sua marca aos olhos dos clientes.

Além disso, a integração na empresa também serve para ensinar aos colaboradores que o trabalho em equipe é o que traz os melhores resultados.

Para facilitar ainda mais, é possível utilizar um sistema em nuvem para coletar e unificar os dados necessários. Agende um diagnóstico e saiba como o ERP da WebMais vai transformar a forma como você trabalha.

Quais As Vantagens Da Integração Na Empresa?

Para entender o que é integração, é preciso saber que ela traz vantagens para a sua empresa. Não sabia? Mas é exatamente isso que você leu.

Uma gestão limpa e transparente, por exemplo, são alguns dos maiores benefícios de integrar seu time. Outros incluem menos erros na produção, redução de custos e muito mais. Vamos conhecer as vantagens abaixo.

Redução Do Absenteísmo

Uma empresa integrada vai gerar ambientes de trabalho mais acolhedores e engajantes. Assim, é fácil de imaginar que os trabalhadores gostem de trabalhar na sua empresa.

Dessa forma, o índice de absenteísmo é reduzido. A desmotivação não será mais parte do cotidiano de trabalho da sua equipe, o que também reduz a fuga de talentos.

Maior Produtividade Da Equipe

Quem gosta de trabalhar na sua empresa vai contribuir com atividades realizadas com mais qualidade. E isso serve, também, para os novos contratados.

Isso porque, ao chegar na empresa, o novo colaborador precisa se sentir acolhido pelo resto da equipe. Assim, estabelece conexões importantes para o trabalho de forma mais rápida.

Logo, o resultado de tudo isso é que as atividades de trabalho dos trabalhadores motivados é aparente na produtividade da empresa. Assim, quanto mais felizes, mais produtivos serão.

Desenvolvimento Dos Colaboradores

Colaboradores bem instruídos, treinados e preparados geram equipes de alto rendimento, com resultados atrativos e que realmente impactam na empresa.

Mas, para isso, é preciso que o trabalhador entenda sua função e experimente o cotidiano de trabalho da empresa. Essa é a melhor forma de fazer com que ele realize sua função de forma mais eficiente.

Além de tudo isso, a integração também vai reduzir – ou até eliminar – erros, dúvidas e problemas no processo produtivo.

Melhora A Imagem Da Organização

Que cliente não gosta de receber produtos de qualidade, em um tempo de entrega justo? Se você entender o que é integração e aplicar esse conceito, essa vai ser a realidade da sua empresa.

É que, como já vimos acima, um colaborador bem integrado gera bons resultados, e uma equipe integrada reduz o tempo de produção de forma considerável. Em resumo, todo o seu processo produtivo será afetado de forma positiva.

Quais Os Tipos De Integração Em Uma Empresa?

É impossível entender o que é integração sem conhecer os diferentes tipos que se aplicam para as empresas. Isso porque, existem 3 formas de integrar no seu negócio. Vamos conhecer cada uma delas abaixo.

Sistemas

Como você viu acima, é preciso integrar muito mais do que pessoas. Então, a coleta e análise de dados importantes pode ser facilitada com a integração que um sistema pode oferecer.

Por isso, a integração entre sistemas é tão importante para uma empresa. Por exemplo, você pode segmentar o trabalho da produção, se souber quantos materiais o setor de compras está adquirindo em uma determinada negociação.

Outro ótimo exemplo é a integração entre seu sistema de gestão e o seu banco. Ela geralmente ocorre por meio de arquivos OFX, mas alguns ERPs, como o da WebMais, oferecem integração automática, sem precisar de documentos adicionais.

Dessa forma, os dados da sua empresa podem ser geridos de forma mais eficiente, já que cada setor poderá ser acompanhado em tempo real.

Novos Colaboradores

Uma empresa em expansão precisa contratar novos colaboradores. Mas é claro que eles devem estar alinhados com os processos, objetivos, metas e ideais da companhia.

Então, para isso, é necessário realizar a integração de novos colaboradores. Ela nada mais é do que aplicar processos que acolham os novos trabalhadores, permitindo maior entendimento sobre a empresa, processos, ideais, entre outros.

Isso significa que, além de instruções e visitas guiadas no primeiro dia de trabalho, você precisa continuar oferecendo treinamentos e outros eventos. A ideia é aproximar os trabalhadores para que atuem como verdadeiras equipes.

Equipes

E por falar em equipes, saiba que também é possível integrar diferentes times, de diferentes setores. Somente após integrar sistemas, colaboradores e equipes é que a sua empresa estará totalmente preparada para gerar os melhores resultados.

Por isso, você precisa trabalhar para que as equipes de trabalho atuem como uma só. Seja qual for o setor, é importante que todos estejam atuando na busca pelo mesmo objetivo.

Comece integrando times menores. Assim vai ser mais fácil alinhar as metas de cada trabalhador com as da equipe. Depois, é hora de integrar as equipes com outros times, de outros setores.

O ideal é definir um objetivo final que seja claro, transparente e de conhecimento geral. Assim, todas as equipes vão entender o que precisam fazer para contribuir com a meta final da empresa: entregar um produto ou serviço de qualidade para o cliente.

5 motivos para promover a integração setorial

Agora que você já conhece os benefícios do processo, é hora de entender os porquês de ele ser tão necessário para impulsionar o crescimento do seu negócio:

1 – Integrar é a forma mais eficiente otimizar a gestão

Se engana quem acredita que somente o controle das informações é suficiente para uma boa gestão. É preciso, também, estar atento à qualidade delas, já que é ela que atesta a veracidade delas.

Além disso, informações de qualidade demandam fontes de qualidade e organização eficiente para que esses dados não se percam, certo? 

Quando cada setor tem sua fonte de captação (sistemas específicos, planilhas, documentos em papel etc), a probabilidade de que essas informações não sejam precisas é maior.

Nesse contexto, a integração é uma ferramenta fundamental para gestores que visa melhorar a qualidade de sua gestão, diminuindo erros e conduzindo a empresa ao sucesso.

2 – A integração elimina a competição entre setores da empresa

Pode parecer estranho, mas é muito comum que em empresas de grande porte haja competição indireta entre setores semelhantes. 

Um grande exemplo disso são os departamentos de vendas e marketing, cujas funções estão relacionadas à captação de novos consumidores.

Esse desequilíbrio e excesso de competitividade são prejudiciais, tendo em vista que o resultado desses setores são interdependentes, assim como em setores da produção, da distribuição, do armazenamento e da qualidade.

Investir em integração é, nesse aspecto, a diminuição das barreiras competitivas que podem gerar tensões internas no negócio e prejudicá-lo ao longo do tempo.

3 – Setores que se integram, unificam-se

Seguindo a mesma linha de pensamento que o motivo anterior, setores com alto grau de interação tendem a serem mais coesos e unidos, o que garante a assertividade dos produtos e serviços que partam deles.

Além disso, ter uma empresa unificada aumenta o grau de consciência dos funcionários sobre todos os processos, o que é uma estratégia altamente eficiente na identificação de erros, falhas e gargalos nos mais diversos processos.

Tudo isso, no entanto, só é possível por intermédio do estímulo da alta gestão, local do qual o processo de integração deve ser iniciado.

4 – Informações integralizadas geram relatórios completos

A base de todo relatório são as informações coletadas nos setores. Um inventário de estoque, demonstrativos, relatórios de faturamento – todos esses documentos essenciais partem das bases de dados dos setores.

Dada a necessidade de relatórios precisos, a integração mostra-se mais que fundamental para que todas as projeções, estratégias e tomadas de ações tenham bases sólidas e exatas.

5 – A integração na empresa é um processo tecnológico

Por fim, a integração entre os setores de uma empresa é um grande diferencial competitivo, ao passo em que, para crescer, é preciso destacar-se e, para que isso aconteça, estratégias eficientes devem ser montadas (apoiadas em dados reais e corretos). 

Com isso, é possível perceber que a otimização feita lá no início de todos os processos pode gerar consequências muito positivas para o seu negócio, certo? Não obstante, vale lembrar que a integração é um processo que tem apoio na tecnologia.

O maior exemplo disso são os sistemas de gerenciamento que integram bancos de dados de setores para compor relatórios claros e objetivos. Eles também auxiliam gestores com uma série de recursos otimizados e especializados no seu segmento de atuação.

Como Melhorar A Integração De Novos Colaboradores?

Agora que você sabe o que é integração e conhece a importância de integrar colaboradores, setores e dados, é preciso otimizar a forma como isso ocorre. 

Então, para facilitar, preparamos 7 dicas de como melhorar a integração de novos colaboradores na sua empresa.

Crie Um Manual Completo De Integração

Para começar, crie um manual que facilite a integração dentro da empresa. Ele precisa ser um guia completo sobre como integrar a equipe da melhor forma.

Lembre-se de que o foco é acolher novos colaboradores. Mas, também é preciso indicar como a empresa trabalha para coletar os dados de atuação de cada setor, e como isso também deve ser passado para as novas contratações.

Além disso, o manual também precisa trazer indicações básicas. Então, dos horários até as refeições, passando pela realização de tarefas e pagamento de salários, todos devem estar cientes dos processos da empresa. Alguns dados importantes para inserir no documento:

• História da empresa;
• Missão, visão e valores;
• Organograma;
• Se preciso, um mapa da empresa;
• Resultados expressivos mais recentes;
• Desafios para o futuro;
• Alinhamento com o mercado;
• Informações sobre horários e ponto;
• Cargo do novo colaborador, com principais atividades e o que a empresa espera;
• Benefícios;
• Contatos importantes.

Dessa forma, quem começa a trabalhar na empresa tem uma visão mais completa de como vai ter que atuar para compartilhar dados e informações importantes. Com essa sinalização, trabalhadores recém-chegados podem atuar de forma mais eficaz.

Apresente Os Espaços Físicos Da Empresa

No primeiro dia dos novos colaboradores, faça um tour completo pela empresa. Isso porque, de nada adianta exigir que o trabalho seja bem-feito, se quem chegou agora não sabe onde fica cada setor, quais espaços pode usar nos horários de lanche, enfim.

Por isso, monte um roteiro de visitação que engloba, ao menos, os principais setores e espaços físicos da empresa. E lembre-se de incluir, também, uma apresentação dos principais líderes de equipe. Afinal, o que é integração se não for aproximar pessoas?

Todos os setores precisam conversar entre si, e isso inclui comunicação básica. Isso ajuda a melhorar as relações pessoais no ambiente de trabalho e deixa o colaborador mais confortável.

Invista Em Treinamentos

Uma das melhores formas de integrar os times da sua empresa é realizar treinamentos coletivos. Assim, os colaboradores entendem como atuar de forma ideal, ao mesmo tempo em que aprendem como o trabalho em equipe facilita a vida de todos.

Então, mesmo nos treinamentos mais triviais e menos técnicos, como simulação de incêndios, reforce que cada equipe atua de uma forma, e toda a empresa está caminhando na direção do mesmo objetivo.

Já nos treinamentos mais focados, como técnicas específicas dos processos produtivos da empresa, é preciso pensar em formas de aumentar o engajamento. 

Assim, quem assiste ao treinamento se sente mais acolhido e tem mais chances de participar, compartilhando experiências.

Fale Sobre A Expectativa Com A Chegada Do Colaborador

Para entender o que é integração de forma simples, basta pensar que uma empresa não funciona sem os colaboradores. Então, fale para os novos contratados que a companhia está animada com a chegada deles.

Mostre que a nova contratação vai agregar aos resultados da empresa. Mas, é claro, faça isso de forma amigável. A ideia é reduzir a pressão em cima dos novos contratados.

Dessa forma, eles se sentem mais acolhidos já no primeiro momento, facilitando a integração com o resto da equipe. Como você viu acima, um time bem integrado é um time que traz bons resultados.

Permita Que O Novo Funcionário Tire Suas Dúvidas

Abra espaço para dúvidas e questionamentos, pois, somente assim é possível responder tudo o que o novo trabalhador precisa – e deve – entender para começar a trabalhar.

Seja na apresentação inicial ou durante os treinamentos, é preciso deixar espaço para perguntas. E lembre-se de responder cada uma delas de forma transparente e direta.

Crie Uma Política De Treinamentos Regulares

É preciso treinar seus colaboradores. É impossível aplicar a integração na empresa sem que os treinamentos sejam realizados de forma regular.

Sendo assim, crie uma política de treinamentos regulares e informe o calendário para os trabalhadores. Todos precisam estar cientes de quando – e onde – as capacitações vão ocorrer.

Uma boa dica é delegar essa função para funcionários mais experientes. Isso porque, mesmo durante o dia a dia de trabalho, é possível ensinar alguma coisa aos novos colaboradores.

Então, ao chegarem nos treinamentos oficiais, todos já saberão o que está sendo tratado e poderão entender o tema com mais facilidade. Isso acelera os treinamentos e ajuda a fixar o conteúdo de forma mais efetiva.

Crie Formas De Avaliação De Desempenho

Entender como a empresa se beneficia dos resultados do seu trabalho é sempre bom para motivar ainda mais o trabalhador. Então, considere aplicar os feedbacks e outras formas de avaliar o desempenho de cada um.

Isso porque, por meio dessas técnicas, é possível saber como as atividades diárias de cada colaborador estão se saindo. Dentro da média? Acima ou abaixo dela? Com os dados, você também vai poder saber onde precisa atuar para melhorar o desempenho da equipe.

Mas, é preciso deixar claro quais são os critérios de avaliação. Assim ninguém vai levar os feedbacks como algo pessoal, mas sim como uma oportunidade para aprimorar sua atuação profissional.

Qual O Papel Do Gestor No Processo De Integração De Equipes?

Como gestor, você é muito importante para todo o processo de integração. Isso porque, muitas vezes, os trabalhadores nem sabem o que é integração, ou como aplicá-la.

Então, o papel do gestor na hora de integrar uma equipe é essencial para que tudo saia como planejado. É claro, é muito comum que todo esse planejamento seja feito pelo setor de RH.

Mas, mesmo assim, o gestor deve ficar de olho em alguns processos de adaptação. Por exemplo: essas equipes precisam desenvolver bons relacionamentos com os colegas, além de cumprir regras e se adequarem às funções de trabalho.

O seu trabalho é garantir que isso ocorra com sucesso. Para tanto, você precisa organizar os dados mais importantes de toda a empresa, já que eles facilitam a tomada de grandes decisões.

Além de tudo isso, estar presente durante a integração de novos trabalhadores também aumenta a confiança entre equipes e gestão. Se possível, seja o responsável por, pelo menos, guiar o tour pela empresa.

Conclusão

Agora que você já sabe o que é integração, fica mais fácil entender a necessidade de investir nisso, não é mesmo? Acompanhe o blog da WebMais Sistemas e fique por dentro de todas as novidades do universo da gestão e ERP. Assine nossa newsletter!

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