Modelo de recibo: quando fazer e omo emitir

Saiba Quando Fazer E Como Emitir Modelo De Recibo

Imagem de Sanon Matias

O recibo é um documento simples, mas muito útil no dia a dia de uma empresa ou empreendedor individual. Por isso, ter um modelo de recibo pronto para ser usado que necessário pode ser uma boa ideia.

Isso porque, ele vai trazer agilidade para os seus processos e evitar erros na hora de criar o documento.

Não existe um padrão a ser seguido na hora de criar um recibo. Você pode criar o seu modelo como quiser, desde que ele tenha todas as informações necessárias para comprovar uma transação financeira. 

Por isso, muita gente se confunde na hora de redigir o documento!

Para ajudar, vamos trazer aqui algumas informações fundamentais para você emitir recibos de um jeito prático e padronizado.

Vamos lá?

O Que É Um Modelo De Recibo?

O modelo de recibo é um texto pronto que pode ser personalizado cada vez que você precisar emitir esse tipo de documento. O seu principal objetivo é tornar a emissão mais ágil.

Com o modelo, você precisa preencher os campos em branco com as informações necessárias, como valor da transação, dados das pessoas envolvidas e assinaturas. O restante do texto já está pronto!

Assim, além de mais agilidade, você também diminui as chances de erros na hora da confecção do documento!

Qual A Importância do Modelo De Recibo?

Ter um modelo de recibo na sua empresa é uma das formas mais práticas de registrar entradas e saídas de dinheiro do caixa e, assim, garantir que as movimentações sejam contabilizadas.

Além disso, a emissão de recibo em transações financeiras ocorridas no país é obrigatória desde 1994. Essa é uma forma que o governo tem de rastrear as movimentações e fazer a devida cobrança de impostos. 

Quais Os Tipos De Recibos Existentes?

ps tipos de recibos existentes

Existem alguns tipos de recibo e, para saber qual é o mais adequado para cada situação, é importante conhecer cada um deles:

  • recibo de prestação de serviço: é um modelo simples que pode ser emitido diante do pagamento de uma determinada quantia;
  • recibo de pagamento complementar: funciona como um complemento e deve ser emitido para confirmar o recebimento de um acréscimo somado a valores recebidos anteriormente;
  • recibo de pagamento de locação: compra o pagamento de taxas de aluguel;
  • recibo de pagamento de entrada: comprova o pagamento de entradas em negociações à prazo;
  • recibo de pagamento de parte da dívida: deve ser emitido quando um devedor quitar parte de uma dívida;
  • recibo de pagamento de mão de obra: é emitido por prestadores de serviços manuais;
  • recibo de pagamento autônomo (RPA): é emitido por prestadores de serviço que não possuem CNPJ e são contratados esporadicamente.

Qual A Diferença Entre Recibo E Nota Fiscal?

A principal diferença entre recibo e nota fiscal é que o recibo sempre comprova o pagamento de um valor, o que não acontece com a nota fiscal – em muitos casos, ela é emitida antes mesmo do recebimento do dinheiro.

A nota fiscal funciona como comprovante de pagamento somente em alguns casos específicos, como compras em lojas de varejo, por exemplo. No mercado B2B, isso não acontece com tanta frequência, já que a nota é enviada com a cobrança.

Outra diferença é que quem emite recibo é tributado como pessoa física e quem emite nota fiscal é tributado como pessoa jurídica – afinal, para emitir uma nota é preciso ter um CNPJ, ou seja, ser uma empresa.

Quando É Preciso Fornecer Um Recibo?

Um recibo deve ser emitido sempre que um pagamento for feito a alguém. É por meio dele que a pessoa que pagou pode comprovar a transação e se resguardar em caso de contestação.

É Realmente Necessário Guardar Seus Recibos?

Se você fez um pagamento, deve guardar o recibo – principalmente se esse pagamento foi feito em nome de uma empresa. Isso é fundamental para o controle interno e para eventuais fiscalizações.

Além disso, esse documento resguarda a empresa caso o prestador de serviço alegue que não recebeu o seu pagamento. O recibo também é uma forma de evitar cobranças duplas de dívidas e comprovar deduções no Imposto de Renda.

De acordo com a lei, todas as notas fiscais e documentos equivalentes devem ser armazenadas por, pelo menos, 5 anos – e isso inclui os recibos.

Quais As Etapas De Elaboração De Um Recibo?

etapas da elaboração de um recibo

Para criar um modelo de recibo para a sua empresa, você deve seguir algumas etapas. A primeira delas é dar um título ao documento. Para ter valor, esse título deve ser claro e, de preferência, estar no topo do documento.

Também é necessário descrever o recebimento, redigindo um texto que deixa claro qual foi o serviço prestado e de quanto foi o pagamento. 

Todos os valores precisam ser preenchidos tanto em numerais como por extenso. Se você recebeu um pagamento de cem reais, por exemplo, deve escrever: R$ 100 (cem reais).

Segundo a legislação, em caso de divergência entre os valores, prevalece o que estiver escrito por extenso.

O Recibo Pode Ser Feito À Mão?

Um recibo feito à mão tem a mesma validade de um documento impresso. A regra para que ele tenha valor é ter todas as informações necessárias, independentemente da sua forma de confecção. 

No entanto, como é recomendado que o recibo tenha duas vias, o ideal é criá-lo digitalmente e imprimir duas cópias do documento. Apesar de não ser uma regra, isso é mais prático e economiza tempo.

Dicas Para Usar O Modelo De Recibo Corretamente

Mesmo tendo um modelo de recibo pronto na sua empresa, é preciso tomar alguns cuidados na hora de emitir o documento. 

O primeiro deles é na hora de preencher os dados. Isso deve ser feito com muita atenção, já que qualquer informação errada por invalidar o recibo ou trazer problemas contábeis.

Antes de imprimir e assinar, não deixe de conferir tudo!

Também é importante emitir sempre duas vias do documento. Uma deve ficar com quem pagou e, a outra, com quem recebeu. Assim, as duas partes podem ter melhor controle sobre suas finanças e comprovar a transação caso seja necessário.

A via que fica na empresa deve ser armazenada em segurança. O mais indicado é que você digitalize todos esses documentos e tenha o backup feito na nuvem.

Por fim, se você tornar o processo de emissão de recibos ainda mais ágil, pode contar com a tecnologia para isso, adotando um sistema que automatize a criação do documento.

Modelo De Recibo Simples De Prestação De Serviço

Para ajudar você a criar um modelo de recibo para sua empresa, deixamos um exemplo de texto:

Recibo de Pagamento de Prestação de Serviço

“Eu, _______________ (insira aqui o nome completo do prestador de serviço), recebi da empresa _____________ (nome da empresa que realizou o pagamento), inscrita no CNPJ nº ________ (preencha com CNPJ da empresa), a importância de R$ ______ (valor pago), referente ao serviço de _________ (descrição do serviço).

_______ (nome da cidade), _________ (data)

__________ (assinatura de quem recebeu o pagamento”

Se quiser, você pode acrescentar outras informações, como o CPF do prestador de serviço, por exemplo.

Conclusão

O recibo é um documento muito importante para o controle interno da empresa e para eventuais fiscalizações. 

Para tornar a emissão do documento mais prática e evitar erros, o ideal é que você tenha um modelo de recibo pronto. Assim, é só preencher as lacunas com os dados específicos de cada transação, imprimir e assinar.

Não se esqueça de que, para ter valor, o recibo deve ter data e ser assinado pela pessoa que recebeu o pagamento!

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