processo de compra

Qual a relação entre um processo de compras estruturado e o controle de estoque?

Atualmente, com um mercado cada vez mais competitivo, as empresas precisam pensar fora da caixa, ou seja, buscar estratégias assertivas, que façam com que seu negócio se destaque e cresça no meio de tantos outros. Para isso, é preciso ter planejamento, foco e claro, investir em ferramentas que tragam benefícios realmente facilitadores, que vão reduzir custos, melhorar a produtividade e alavancar os negócios. 

O item chave de tudo isso que falamos até agora é apenas um: gestão de recursos. Sim, isso mesmo! É a gestão de recursos que vai facilitar o crescimento e o destaque da sua empresa no mercado. Afinal, eles são parte vital do negócio e saber administrá-los vai fazer com que você mantenha uma empresa sólida e em constante crescimento. É através desse trabalho que você evita problemas financeiros e possíveis crises.

Hoje nós vamos falar sobre dois pontos muito importantes quando se fala em gestão de recursos: controle de estoque e gestão de compras. Vamos lá?

Como a gestão de compras se relaciona com o controle de estoque

Os setores de compras e estoque precisam trabalhar em sincronia, assim, uma aquisição correta de materiais, voltada às necessidades e capacidade do negócio pode ser realizada.

Com isso em mente, as duas frentes devem estar com suas informações integradas, uma vez que, se o time de compras não garantir insumos ou produtos, a produção ou as vendas serão afetadas. Seguindo essa lógica, se a gestão de estoque falhar, pode não haver espaço físico para os materiais.

Tudo isso pode gerar grandes prejuízos para a sua operação. Portanto, a gestão precisa unificar as duas áreas, otimizando os recursos da companhia, garantindo a entrega aos clientes e os resultados esperados para as metas internas da organização.

Para que você possa entender a importância destes dois departamentos trabalharem juntos, trouxe dois exemplos. Veja!

Sazonalidade

Sabemos que para muitos segmentos as vendas podem sofrer variações devido a sazonalidade. Dessa forma, a gestão de compras e estoque precisam estar preparadas para prevenir problemas como o excesso ou a falta de produtos em estoque. Além disso, caso seja necessário, é importante ter fornecedores de confiança para abastecer seu estoque rapidamente.

Duplicidade nas compras

Uma gestão estratégica dos setores de estoque e compras pode evitar a aquisição de produtos em duplicidade. Quando um novo item entra no estoque, o sistema sinaliza o time de compras em tempo real, reduzindo as chances de uma nova aquisição sem necessidade.

Vantagens de um processo de compras estruturado

O setor de compras é o responsável pelo abastecimento da empresa, ou seja, ele deve garantir que os insumos necessários estejam a disposição para que o seu negócio tenha um funcionamento adequado.  

A gestão de compras impacta diretamente no estoque, isso é fato. Afinal, praticamente tudo que se compra acaba no estoque da empresa, certo? Assim, a lógica é simples: quanto mais importante for o estoque para a sua empresa, maior deve ser o rigor no controle de compras, para que o seu estoque não seja grande ou enxuto demais. 

Um processo de compras bem estruturado pode trazer inúmeros benefícios para você, como falaremos a seguir.

Diminuição de desperdício

Os setores de compras e estoque devem estar sempre com uma boa comunicação, assim, o compras saberá quando um produto tem uma saída melhor do estoque ou se ele encalha. Com isso, as compras podem ser direcionadas às necessidades da sua empresa. Além do mais, com um estoque excessivamente cheio, as mercadorias podem sofrer danos ou então perecer sem que ninguém perceba. 

Logo, a boa comunicação entre compras e estoque pode evitar ou diminuir o desperdício.

infografico controle de lote e validade

Melhores condições de compra

A integração entre essas duas gestões também permite que o setor de compras não precise realizar pedidos muito em cima da hora. Conhecendo o volume de estoque em determinado momento e aliando esse dado a uma previsão de vendas, é possível se antecipar, fazendo os pedidos necessários para quaisquer que sejam as necessidades da empresa. 

Assim, o setor normalmente consegue negociar condições melhores de pagamento ou preço, reduzindo os gastos da empresa. Por outro lado, quando a compra é feita com urgência, o negócio geralmente se vê obrigado a cumprir condições mais inflexíveis e onerosas.

Aumento da margem de lucro

Pense comigo, você conseguiu diminuir o desperdício e adquirir os itens do seu estoque com condições melhores, logo sua margem de lucro pode acabar aumentando, certo? 

Isso acontece, inclusive, porque se a empresa pode suprir uma demanda específica e recente, também pode aumentar os preços para oferecer o que os clientes estão procurando. Com isso, o resultado é que todos podem aproveitar um aumento da margem de lucro, seja ele temporário ou não, gerando mais receita e rentabilidade para o seu negócio.

Como gerir compras e estoque de forma eficiente?

A adoção de uma ferramenta tecnológica, proporciona muitos benefícios para a sua empresa. Um sistema ERP, por exemplo, se torna fundamental para otimizar processos e reduzir a chance de erros.

Separamos algumas dicas para melhorar a sua gestão por meio de um software de gestão.

  • Conheça seus fornecedores: Você precisa ter uma relação de parceria com o seu fornecedor e a confiança deve existir dos dois lados. Mas não fique dependente apenas de um contato para contar com poder de barganha e negociação;
  • Padronizar a descrição dos produtos: Para que seus produtos estejam bem organizados, é essencial a definição de categorias para os itens em estoque. Essa identificação evita erros, confusões e ruptura de estoque e pode ser feita facilmente por meio de etiquetas e códigos;
  • Analisar o fluxo de vendas: o fluxo de vendas traz informações importantes para a criação de um banco de dados, onde é possível descobrir quais são os produtos mais vendidos e novas tendências. Dessa forma também é possível saber o momento certo para uma queima de estoque, por exemplo;
  • Realizar compras programadas: de acordo com as demandas identificadas pelo histórico da empresa, um ERP pode fixar um calendário, o que traz segurança ao identificar sazonalidades. É possível, então, manter um número mínimo de produtos em estoque, para que os clientes tenham suas necessidades atendidas.

Como o ERP WebMais auxilia em um processo de compras estruturado?

O uso de um sistema ERP proporciona uma melhor organização das informações. Além de organizar, ele ainda coleta e processa estes dados. A partir de informações dessa ordem, o gestor consegue criar relatórios com a produtividade de cada setor e saber com maior clareza os problemas na cadeia produtiva.

Com o ERP WebMais, seus setores de estoque e compras trabalham integrados, possibilitando operar com programação de compras. Além disso, o sistema conta com relatórios de necessidade de compra, onde são listados os itens e as quantidades que precisam ser adquiridas e ainda sazonalidade e rotatividade, sendo possível enxergar quais produtos estão demorando mais para completar o ciclo de rotatividade, o que pode também influenciar na programação de compras.

Ao longo desse conteúdo, você pôde perceber que alinhar os setores de compras e estoque é a melhor maneira de evitar prejuízos e garantir a satisfação do seu consumidor. Então, não perca tempo! Peça uma demonstração gratuita do ERP WebMais e veja como podemos te ajudar!

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