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Modelo De Recibo de Pagamento: Tipos E Quando Emitir

O recibo de pagamento é a prova do pagamento da compra de um produto ou serviço, emitido pelo prestador para quem pagou. É assinado por ambas as partes e serve para confirmar compromissos financeiros e controlar o fluxo de caixa, garantindo a saúde financeira do negócio.

O recibo de pagamento é um documento importante. Ele comprova que um serviço foi pago, sendo entregue ao contratante pela pessoa que prestou o serviço, que também deve realizar a emissão.

O recibo é útil para as duas partes. Para o tomador do serviço, ele serve como comprovação de que o acordo financeiro foi cumprido. Já para o prestador do serviço, ele é útil para o controle financeiro, crucial para a gestão do negócio.

Então, neste artigo, você vai entender melhor como funciona a emissão do recibo de pagamento. Também vai entender quando ela deve ser feita e conferir um passo a passo para fazer o recibo corretamente. Continue lendo!

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O Que É Recibo de Pagamento?

O recibo de pagamento é um documento emitido com o objetivo de comprovar que um determinado pagamento foi feito.

Quem recebe o valor é que deve emitir o recibo de pagamento. Sendo assim, em geral, essa pessoa é o prestador de serviço, e entregue à pessoa que efetuou o pagamento.

No entanto, o prestador de serviço também deve guardar uma cópia para si. Por isso, é importante que o documento seja emitido em duas vias, que devem ser assinadas por ambas as partes.

Como falamos, o recibo de pagamento é para o contratante uma confirmação do cumprimento do compromisso financeiro.

Para o prestador de serviço, o recibo é importante para o controle da inadimplência e do fluxo de caixa. Ambos são processos importantes para a manutenção da saúde financeira do negócio.

O Que Diz A Lei Sobre O Cálculo De Recibo De Pagamento?

Como você viu acima, o recibo de pagamento é um documento muito importante para comprovação financeira de todo e qualquer pagamento. Mas o que diz a lei sobre esse registro? Será que é realmente necessário emitir esse documento?

Segundo a Lei 8.846/94, a resposta para essa pergunta é sim. E isso sempre que um produto é vendido ou serviço é prestado. Portanto, confira a citação do Art. 1º da lei, que fala sobre essa emissão:

        Art. 1º: A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada, para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.

Logo, pela lei, o comprovante pode ser, sim, um recibo. Porém, isso apenas no caso de ser uma nota fiscal, recibo ou documentos equivalentes.

Porém, é necessário que a emissão do recibo ocorra em duas vias. Alguns dados precisam ser inseridos – de forma obrigatória, no documento. Ele precisa comprovar a transação que está representando.

Além do valor da transação, a data do evento, forma de pagamento e nome do fornecedor também precisam estar presentes no recibo. Por fim, o documento deve ter uma descrição do produto ou serviço negociado.Um detalhe importante é que, ainda segundo a lei, o recibo de pagamento pode ser feito à mão. Para isso, o documento deve conter os dados vistos acima.

O recibo também precisa ter sido emitido em duas vias e ser assinado. Existem outras menções ao registro de pagamento em outras leis – ainda que muito breves. Vamos citar algumas delas ainda neste texto. Acompanhe.

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Quais São os Tipos Mais Comuns?

Como existem diversos modelos, você precisa saber quais são os tipos de recibo de pagamento. Isso porque, cada um deles funciona de forma diferente, para casos diferentes.

Então, para saber qual é o mais adequado para o seu negócio, é importante conhecer os principais:

Recibo De Prestação De Serviços Simples

O Recibo de Prestação de Serviço Simples funciona exatamente como o nome indica. Isso porque, ele é um modelo simples e geral, que não traz muitas informações adicionais.

Demonstração de tipos mais comuns de recibo.

Além disso, o recibo de pagamento simples pode ser emitido diante do pagamento de uma determinada quantia. Isso ocorre de forma normal e cotidiana.

De qualquer forma, ainda é preciso emitir o documento. O que dita isso é o Art. 1º da Lei 8.846/94.

Recibo De Pagamento Complementar

Agora, os diferentes tipos de recibo de pagamento começam a se dividir por conta de alguns detalhes e funcionalidades exclusivas de cada um.

O recibo de pagamento complementar serve como um complemento ao recibo normal. Isso significa que a sua emissão ocorre para informar o recebimento de um valor adicional ao original, de acordo com a negociação.

Nesse caso, é obrigação do emissor fornecer o recibo complementar, já que, segundo o Art. 319 do Código Civil, ele é direito do devedor. Se o credor não apresentar o documento, o contratante pode reter o pagamento até que o recibo seja entregue.

Recibo De Pagamento De Mão De Obra

Atividades realizadas por prestadores de serviços manuais, como construções e reformas, exigem a emissão do recibo de pagamento de mão de obra.

Os serviços manuais costumam ser contratados de forma simples. Em geral, após negociação direta entre as partes. Nesses casos, o pagamento é feito direto aos terceiros responsáveis pelas atividades.

Esse tipo de serviço tem respaldo no Art. 594 do Código Civil. Sendo assim, é necessário emitir o recibo que comprove o pagamento ao contratado.

Recibo De Pagamento De Locação

A locação é uma forma de negociar o direito de uso de um imóvel ou bem móvel. Para isso, o locatário deve pagar um valor negociado previamente com o locador. Esse valor é o que conhecemos por aluguel.

Tanto o valor do aluguel quanto o tempo de uso do imóvel precisam ser acertados e firmados em contrato. Depois de todo esse processo, o locador deve emitir recibos para cada aluguel pago pelo inquilino.

Caso o acordo não seja cumprido, o locatário pode até chamar a polícia. Essa ação tem base na Lei do Inquilinato. De acordo com o Art. 44 da norma, a recusa pode gerar detenção de 3 meses a um ano, ou ser substituída por serviços comunitários.

Recibo De Quitação Antecipada

Para o pagamento antecipado de um débito, é preciso usar um modelo de recibo de pagamento mais específico, que é o recibo de quitação antecipada.

Ele é emitido quando o devedor quer adiantar o pagamento das suas dívidas. Para isso, as parcelas são pagas antes do prazo determinado e o recibo é emitido, informando essa movimentação.

Em geral, essa transação não foge ao modelo de recibo de pagamento simples. A principal diferença é que ele vai informar o pagamento adiantado do valor total ou de alguma parcela.

Então, para informar esse adiantamento, o recibo precisa conter os detalhes da dívida e apontar que houve a quitação antecipada. Isso vale independente de ser parte ou o valor total do débito.

Por fim, o documento também precisa informar se ainda restam valores a serem pagos, ou se existe alguma pendência de pagamento.

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Recibo De Pagamento De Entrada

Existem casos em que o pagamento do produto ou serviço é feito de forma parcelada. Nesses casos, é preciso pagar um valor de entrada.

Nesses casos, é preciso registrar o pagamento desse valor inicial por meio do recibo de pagamento de entrada. Ele não difere em nada do recibo de pagamento simples. A única exceção é ser emitido no pagamento da entrada negociada entre as partes.

Recibo De Pagamento Autônomo (RPA)

O RPA – ou recibo de pagamento autônomo, está sendo muito utilizado pelos brasileiros. Ele deve ser emitido por quem não possui CNPJ, mas presta serviços. O que respalda esse dever são os artigos 2º e 4º da Lei 5.890/73.

Assim, o recibo de pagamento autônomo é totalmente legal. O recibo serve para situações específicas. Uma delas é quando a contratação do prestador de serviços é feita de forma ocasional.

Porém, por conta disso, ele é um documento que realmente possui valor contábil. É que ele registra os valores que uma empresa está pagando ao profissional autônomo ou freelancer, sem CNPJ aberto.

Por isso, ele é de responsabilidade da empresa e substitui a Nota Fiscal tradicional. Isso significa que todo e qualquer imposto que o recibo possa gerar deve ficar à cargo da contratante.Para reforçar, um detalhe importante sobre esse tipo de recibo é que ele só deve ser utilizado por quem não possui CNPJ. Em caso de MEI, é preciso substituir o RPA pela Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

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Recibo De Pagamento De Parte Da Dívida

Por fim, o recibo de pagamento de parte da dívida é utilizado em casos em que o devedor resolve quitar uma parte do valor total desse débito.

Quando isso acontece, o recibo de pagamento deve trazer a informação do valor quitado, além do valor total da conta que ainda precisa ser pago.

Para complementar, o documento também pode detalhar qual parcela está sendo paga e quantas faltam, com valor e data de vencimento.

Também é comum que esse comprovante de recibo de pagamento traga a condição de quitação da dívida. O devedor deve cumprir sua parte para que a dívida seja encerrada.

Quando é Necessário Emitir Um Recibo?

Sempre que você receber um pagamento, deve emitir o recibo. O contrário também acontece — sempre que efetuar um pagamento, deve solicitar a emissão do documento.

Seja qual for o valor, o recibo de pagamento deve ser emitido. Ou seja, desde a prestação de pequenos serviços como os de conserto, por exemplo, até serviços maiores, como os advocatícios, devem ter os seus pagamentos registrados.

Para que um recibo de pagamento seja válido, ele deve ser assinado pela pessoa que recebeu o pagamento. Além disso, deve trazer mais algumas informações. Vamos falar sobre elas, com detalhes, mais adiante.

Recibo É o Mesmo Que Nota Fiscal?

Não, recibo de pagamento e nota fiscal não são a mesma coisa. Existem algumas diferenças entre os dois documentos, sendo a principal o fato de que o recibo sempre comprova o pagamento, o que nem sempre acontece com a nota fiscal.

ilustração das diferenças entre recibo e NF-e

Em muitos casos, a emissão da nota fiscal é feita antes do recebimento do valor.

Somente em alguns casos a nota fiscal funciona como comprovante de pagamento. Isso é muito comum em lojas de varejo, por exemplo, mas não acontece com tanta frequência no mercado B2B.

Além disso, para emitir uma nota fiscal é preciso ter um CNPJ, exigência que não existe para a emissão do recibo. Por isso, quem emite nota fiscal é tributado como pessoa jurídica e, quem emite recibo de pagamento, é tributado como pessoa física.

Qual Modelo É O Mais Correto Para Recibo de Pagamento?

Existem duas formas de emitir um recibo de pagamento. A primeira é comprando modelos prontos, geralmente disponíveis em papelarias.

Nesse caso, basta preencher os espaços com as informações correspondentes e assinar o documento para que ele se torne um recibo válido.

A outra forma é criar o seu próprio modelo de recibo. Se essa for a sua escolha, a nossa dica é que você salve o documento original e faça as alterações necessárias sempre que precisar emitir um documento novo.

Dessa forma, você mantém o padrão dos seus recibos, o que pode facilitar o seu controle e passar mais credibilidade para os clientes.

Existem mais de uma forma de se obter um recibo válido: usando modelos prontos ou fazendo o seu próprio. Não existe um mais correto que o outro — escolha aquele que funciona melhor para o seu negócio!

Quais São Os Dados Que Devem Constar No Recibo?

Agora que você já sabe quais são os tipos de recibo de pagamento mais comuns, é hora de aprender a fazer o seu próprio. Seja um modelo pronto ou um comprovante feito do zero, ainda é preciso contar com algumas informações específicas.

Então como fazer um recibo de pagamento simples? Para isso, você deve criar um documento, seja ele digital ou manual, e inserir os seguintes dados:

Identifique seu documento: É preciso identificar o seu recibo. Por isso, lembre-se de apontar, ainda no início do documento, que ele é um “Recibo de Pagamento“, uma “Declaração de Pagamento” ou, ainda, simplesmente “Recibo”;

Descreva o que está sendo recebido: O recibo não vai servir de nada se os detalhes da negociação não forem vistos.

Sendo assim, detalhe o produto ou serviço adquirido e os processos de pagamento. Também deixe claro se o pagamento será feito em parcelas, à vista ou se a compra terá alguma entrada.

Escreva os valores por extenso: Além de indicar os valores numéricos no documento, também os escreva por extenso. Assim você evita possíveis dúvidas e confusões por conta dos números.

Nesses casos, segundo a Lei do Cheque, o valor descrito por extenso é o que prevalece como verdadeiro.

Local, data e assinatura: Por fim, o seu recibo precisa ter algumas informações básicas, mas essenciais para confirmar a transação: data e local da transação, e espaço para assinatura. Sem esses dados, o documento é considerado incompleto.

Como Fazer um Recibo de Pagamento?

Se você quiser fazer um modelo de recibo de pagamento personalizado, mas não sabe como, nós vamos ajudar. Preparamos este passo a passo para você criar o seu e padronizar esse processo na sua empresa!

1 – Dê um Nome Ao Documento

Depois de criar um documento em branco, o primeiro passo é colocar um título. Nele, você pode escrever “Recibo de Pagamento”, “Declaração de Pagamento” ou outro termo que preferir.

2 – Descreva o Recebimento

Abaixo do título, deve constar o texto que descreve qual foi o serviço prestado e de quanto foi o pagamento, conforme o exemplo:

“Eu, _______________ (insira aqui seu nome completo), recebi de _____________ (nome da pessoa que realizou o pagamento) a importância de R$ ______ (valor pago), referente ao serviço de _________ (descrição do serviço).”

Se você quiser, pode acrescentar algumas outras informações, como RG das partes envolvidas e forma de pagamento, por exemplo.

3 – Valores Em Números e Por Extenso

Na hora de preencher o valor recebido, é importante fazer isso tanto com números como por extenso. Se você recebeu o pagamento de quinhentos reais, por exemplo, deve escrever: R$ 500 (quinhentos reais).

Isso porque, segundo a legislação, em caso de divergência entre o valor numérico e o por extenso, prevalece o por extenso.

4 – Não Se Esqueça do local, Data e Assinatura

Por fim, insira a data e o local, e assine o documento. Por exemplo: Criciúma, 1º de julho de 2022. Então, com esses dados, você tem um documento válido.

No lugar da assinatura também deve ter um espaço para escrever por extenso o nome da pessoa que recebeu o valor, com o seu CPF.

Como Fazer Um Recibo De Pagamento Simples?

Precisa emitir um recibo de pagamento simples? Então acompanhe os próximos parágrafos. Temos dicas para que você monte o seu documento pronto para ser assinado.

O recibo pode ser feito no papel se for preenchido corretamente. Então, ele precisa ter todos os dados necessários para ser considerado válido. Além disso, deve ser emitido em duas vias. Uma fica para o contratante e outra para o contratado.

Então, para começar, colete todos os dados importantes para a sua negociação. Eles incluem os nomes das partes envolvidas, CPF ou CNPJ, valores da contratação do serviço ou compra do produto, data do pagamento, local, data e assinatura.

Lembre-se de deixar todos esses dados explícitos e com fácil compreensão. Outro ponto importante é escrever os valores da negociação em números por extenso, dando mais segurança em caso de discordância.

Em Quais Situações É Preciso Fazer Um Recibo De Pagamento?

Você precisa fazer um recibo de pagamento em todas as vendas de produtos ou prestação de serviços. O que determina essa obrigatoriedade é o Art. 1º da Lei 8.846/94, que já abordamos neste artigo.

Em resumo, emitir o recibo de pagamento simples é uma obrigação das partes envolvidas na negociação, sempre que um pagamento é feito.

Assim, até valores considerados pequenos precisam de recibo simples. Quem prestou o serviço ou vendeu o produto deve emitir o documento, seja qual for o preço da negociação.

Como indica a lei, esse é um direito do consumidor.

Mas, além disso, o recibo de pagamento também melhora o controle do seu fluxo de caixa, facilitando sua gestão. Se quiser otimizar ainda mais seu fluxo de caixa, baixe nosso e-book gratuito sobre o tema.

Porém, lembre-se de que o comprovante precisa ter todos os dados que já abordamos neste artigo. Sem os dados, o recibo não tem validade legal.

Além disso, todos os recibos devem ser emitidos em duas vias. A primeira fica para o prestador do serviço e a outra para o contratante.

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Perguntas Frequentes

Muita gente tem dúvidas sobre o funcionamento e diversos outros pontos do recibo de pagamento. Por isso, separamos as respostas para as perguntas mais frequentes sobre esse documento. Acompanhe abaixo.

Por Quanto Tempo Devo Guardar Um Recibo?

Não existe um prazo específico para que você guarde o seu recibo de pagamento. O mais indicado é que o documento seja armazenado durante a vigência do serviço contratado ou a vida útil do produto adquirido.

É Possível Fazer O Recibo De Pagamento No Word Ou Excel?

Sim, é possível fazer o recibo de pagamento no Word ou Excel. De acordo com o Art. 1º da Lei 8.846, de 21 de janeiro de 1994, a emissão do documento é obrigatória. Mas, a norma não especifica se ele precisa ser feito à mão ou de forma digital.

Portanto, você pode utilizar qualquer software que desejar para montar o seu recibo de pagamento. Se preferir, pode até pesquisar por um modelo de recibo de pagamento na internet, escolhendo o que mais se adequa à sua negociação.

 O ERP da WebMais pode te ajudar a automatizar esse processo, ganhando tempo e agilidade na hora de controlar seus recibos. Converse com um de nossos consultores sobre a emissão digital desses documentos.

Quem Deve Emitir Recibo De Pagamento?

O emissor do recibo de pagamento geralmente é a pessoa ou empresa que está recebendo o pagamento. Eles são responsáveis por fornecer uma prova de que o pagamento foi recebido. Quem paga tem direito de receber esse documento.

Quem Assina O Recibo De Pagamento?

Para que o recibo de pagamento seja válido, ele precisa ter duas vias e ser assinado por ambas as partes. Então, tanto o contratante quanto o responsável pelo serviço devem assinar o documento.

Entretanto, a assinatura mais importante é sempre a de quem vai receber o pagamento, ou seja, o contratado.

Isso porque, o recibo serve para que o contratante possa comprovar que pagou a quantia estipulada na negociação. Com a assinatura de quem recebeu o valor, isso é possível.

Como Assinar Um Recibo De Pagamento?

Em geral, o recibo de pagamento trará todos os campos necessários para inserir os dados do contratante, do contratado e da negociação. Além disso, ele deve conter um espaço para a assinatura do contratado.

Ele indica que o serviço foi pago. Então, ao preencher um recibo de pagamento, procure pelo local reservado para a assinatura e assine nessa área do documento.

Recibo Vale Como Comprovante De Pagamento?

Segundo a Lei 8.846, o recibo é, sim, válido como comprovante de pagamento. Porém, para isso, ele precisa ser construído de acordo com as normas e exigências legais. A primeira é emitir o documento em duas vias.

Imagem respondendo a pergunta: Posso usar recibo como comprovante de pagamento?

Além disso, o documento deve conter alguns dados específicos, que precisam estar dispostos de forma clara, objetiva e legível. Essas informações são:

  • Dados do prestador do serviço ou vendedor do produto;
  • Informações do contratante;
  • Data e valor da transação;
  • Descrição completa do serviço ou produto;
  • Informações sobre a negociação e o pagamento (à vista, parcelado etc);
  • Espaço para assinatura.

Como Fazer Um Recibo De Pagamento À Mão?

Não consegue montar uma versão digitalizada e impressa do recibo de pagamento? Então saiba que ele pode ser feito à mão.

Mas, para que seja possível registrar o pagamento à mão, o recibo precisa ser totalmente legível. Isso significa que todas as informações precisam estar dispostas de forma lógica, completa e de fácil leitura.

Além disso, ele precisa conter todos os dados sobre o prestador do serviço, o contratante, o próprio serviço, a negociação e o pagamento. Para complementar, é necessário informar data e valor da transação. Lembre-se de assinar o documento.

Quais São Os Dados Que Devem Constar No Recibo?

Primeiramente deve constar um título deixando claro que é um documento que constata um recebimento de pagamento.

Depois, é necessário descrever o ato do recebimento. Você deve incluir o nome completo da pessoa que recebeu o pagamento, o valor recebido em números e por extenso e o nome completo da pessoa pagadora.

Por fim, deve-se inserir a data, local e a assinatura de quem recebeu o pagamento, junto com seu nome por extenso e número do CPF.

Por Que Micro E Pequenas Empresas Devem Emitir Recibo E Nota Fiscal?

Micro e pequenas empresas devem emitir recibos e notas fiscais por vários motivos. Primeiramente, a emissão de recibos e notas fiscais é uma exigência legal e as empresas que não cumprirem com essa obrigação podem sofrer penalidades.

Esses documentos servem como comprovante de transações para fins fiscais e tributários. Também pode aumentar a credibilidade com seus consumidores, mostrando que a empresa é transparente.

A emissão de notas fiscais e recibos também facilita a organização financeira da empresa. Isso porque permite acompanhar e registrar os pagamentos.

Além disso, as micro e pequenas empresas que possuem um sistema de gestão, conseguem automatizar a emissão de recibos e notas fiscais. Em outras palavras, é uma ferramenta para facilitar a gestão financeira da empresa.

Por Quanto Tempo Devo Armazenar Um Recibo De Pagamento?

Em geral, é muito difícil afirmar por quanto tempo você precisa guardar um recibo de pagamento. Isso porque, cada modelo de recibo possui uma finalidade diferente.

O Art. 206 do Código Civil dá algumas direções sobre esse tema. Ele fala sobre os prazos para a prescrição de dívidas e, assim, um pouco sobre o armazenamento de notas fiscais e recibos.

Em geral, a recomendação é guardar esses documentos durante a vida útil do produto. Em caso de serviços, devem permanecer até o fim da vigência da prestação.

Sendo assim, não existe um prazo fixo. É preciso analisar, de forma isolada, cada caso.

Com o resultado, armazene o recibo de pagamento de acordo com a negociação que ele representa.

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Conclusão

Nesse artigo você viu que a emissão do recibo de pagamento é importante para a negociação. E que isso envolve ambas as partes do acordo. Também aprendeu os modelos existentes e em quais situações e momentos utilizar cada um.

Se quiser otimizar ainda mais a sua emissão de recibos, o ERP WebMais é o sistema perfeito para o seu negócio. Isso porque o módulo financeiro da ferramenta conta com emissão ágil e facilitada desses documentos.

Basta inserir data e natureza do recibo, informar o número do título financeiro relacionado e o seu recibo está pronto. Também é possível imprimi-lo.

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Sanon Matias

Fundador da WebMais Sistemas, Sanon Matias Fortunato possui mais de 25 anos de experiência em diversas vertentes das tecnologias e gestão empresarial, com ênfase em Indústria e Distribuição.

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