O SPED Fiscal é uma obrigação acessória digital que reúne e envia informações contábeis e fiscais ao Fisco. Ou seja, ele substitui documentos físicos e automatiza a fiscalização.
Quer saber como gerar o SPED Fiscal sem erros e evitar multas? Continue lendo e entenda tudo de forma simples e direta.
O que é o SPED Fiscal?
O SPED Fiscal é a versão digital da escrituração fiscal exigida pela Receita Federal. Além disso, também chamado de EFD, onde reúne dados sobre ICMS e IPI de movimentações da empresa.
De maneira resumida, com ele, a Receita e os fiscos estaduais analisam tudo de forma automática, segura e padronizada.
Criado pela Lei 9.989/2000, foi oficializado em 2007 com o Decreto 6.022.
O que significa?
SPED é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital. Ele padroniza o envio das escriturações fiscal e contábil em formato digital.
Ou seja, as empresas geram arquivos validados eletronicamente, conforme exigências da Receita Federal.
Assim sendo, essa digitalização reduz erros, elimina papel e torna o processo mais ágil e seguro.
Como funciona o SPED Fiscal?
Em resumo, o SPED Fiscal funciona por meio da geração mensal de um arquivo digital com dados fiscais da empresa.
Isto posto, as informações incluídas são notas fiscais, apuração de impostos e movimentações de estoque.
Após a geração, o arquivo é validado no PVA, fornecido pelo próprio SPED.
Por sua vez, o envio exige uma assinatura digital com certificado A1 ou A3, emitido por autoridade credenciada.
Desse modo, ao entregar o SPED Fiscal, a empresa realiza a escrituração dos seguintes livros: Livro de Entradas, Saídas, Inventário, Apuração de ICMS e IPI, CIAP e Bloco K.
O Bloco K, inclusive, registra a produção e o estoque, sendo essencial para o controle fiscal.
Portanto, manter os dados atualizados em um Sistema ERP facilita o processo e evita erros.
O que é Bloco K?
O Bloco K é uma parte do SPED Fiscal que registra digitalmente o controle de produção e de estoque.
Ele substitui o antigo livro físico de controle exigido pelo Fisco.
Com ele, a Receita Federal recebe informações detalhadas sobre insumos, produtos acabados e movimentações internas.
Isso permite um cruzamento mais preciso de dados e maior fiscalização sobre as operações da empresa.
Como fazer o SPED Fiscal?
Para fazer o SPED Fiscal, a empresa deve gerar arquivos digitais com as movimentações fiscais mensais.
Sendo assim, ao contar com um Sistema ERP integrado, a geração ocorre de forma muito mais fácil, automática e segura.
Isto posto, os dados devem seguir o layout da Receita Federal, conhecido como EFD ICMS/ IPI
Logo após, é preciso validar os arquivos no Programa Validador e Assinador (PVA).
Por fim, o envio é feito pelo ambiente do SPED, com uso de certificado digital.
Quem deve entregar o SPED Fiscal?
Empresas contribuintes do ICMS ou do IPI devem entregar obrigatoriamente o SPED Fiscal.
Contudo, em alguns casos, o Fisco estadual ou a Receita Federal pode conceder dispensa.
Conforme a Instrução Normativa RFB nº 2.003/2021, também devem entregar a ECD: pessoas jurídicas, entidades imunes e isentas obrigadas à escrituração contábil.
E quem não precisa fazer a entrega do SPED Fiscal?
Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, em regra, estão dispensadas do SPED Fiscal.
Essa dispensa segue a Lei Complementar nº 123/2006, válida para optantes do Simples Nacional.
No entanto, há exceções definidas por cada Fisco estadual ou pela Receita Federal.
Por isso, é essencial verificar a exigência conforme o enquadramento da empresa.
Como enviar o SPED fiscal?
O envio do SPED Fiscal exige atenção em cada etapa do processo.
Posto isso, as empresas devem seguir um fluxo padronizado para garantir a conformidade.
Confira a seguir o passo a passo:
- Preencha corretamente a EFD ICMS/IPI com todas as informações fiscais.
- Gere o arquivo digital no formato .txt, conforme layout exigido.
- Valide o conteúdo utilizando o PVA (Programa Validador e Assinador).
- Assine digitalmente com certificado A1 ou A3 válido.
- Por fim, envie o arquivo ao Fisco dentro do prazo estabelecido.
Por isso, usar um Sistema ERP integrado ajuda a evitar erros e agiliza todo o processo.
Principais erros no SPED Fiscal
Evitar erros no SPED Fiscal é essencial para garantir conformidade e evitar multas.
Sendo assim, confira a seguir os equívocos mais comuns cometidos por empresas ao enviar a obrigação:
- Preencher valores incorretos: por isso, tenha atenção redobrada ao informar o total dos documentos fiscais.
- Usar sequência errada de documentos: a numeração deve seguir a ordem correta, sem falhas.
- Informar NCM e alíquotas incorretas: dados desatualizados geram erros críticos e penalidades.
- Misturar códigos e descrições de produtos: descrições diferentes com mesmo código causam rejeição.
- Não cadastrar fator de conversão: isso compromete a precisão na apuração dos tributos.
- Adiar lançamentos fiscais: atrasar registros aumenta o risco de erros e perda de informações.
- Desatenção ao preencher dados: distrações geram inconsistências entre NF-e e o SPED Fiscal.
- Não revisar base de cálculo de tributos: leis mudam com frequência; revisar evita autuações.
- Ignorar a relação entre alíquota e origem do produto: cada item deve seguir regra fiscal correta.
- Deixar de abrir e fechar blocos sem movimentação: todos os blocos, mesmo vazios, devem ser registrados.
- Não usar um bom sistema de gestão: um Sistema ERP automatiza tarefas e reduz falhas.
Contar com um Sistema ERP completo facilita o envio do SPED, assegura conformidade legal e melhora a produtividade do time fiscal.
Qual a multa ao não entregar o SPED Fiscal?
Deixar de entregar o SPED Fiscal dentro do prazo gera penalidades severas.
A legislação prevê multas tanto pela Receita Federal quanto pelo Fisco estadual.
Confira as principais penalidades aplicadas:
- Multa estadual: varia conforme a legislação do ICMS do estado do contribuinte.
- Multa da Receita Federal: segue os critérios da Lei nº 8.218/1991, atualizada pela Lei nº 13.670/2018.
- Entrega fora do prazo: 0,02% por dia de atraso sobre a receita bruta, limitada a 1%.
- Erros ou omissões: 5% sobre o valor da operação, limitada a 1% da receita bruta.
- Arquivos inválidos ou fora do padrão: 0,5% da receita bruta do período de apuração.
- Multa reduzida: se houver envio espontâneo, a penalidade pode cair de 1.000 para 100 VRTEs.
- Código de Receita: 3630 – Multa por falta ou atraso na entrega da EFD ICMS/IPI.
Portanto, utilizar um Sistema ERP atualizado e com suporte fiscal é essencial para garantir o envio correto e no prazo.
Prazo de entrega do SPED Fiscal em 2025
O prazo legal para entrega do SPED Fiscal em 2025 foi até o dia 15 de abril.
Essa é a data-limite para enviar as obrigações fiscais sem incidência de multa.
Caso sua empresa tenha perdido esse prazo, é essencial agir rapidamente.
Entre em contato com o contador responsável para corrigir a situação e reduzir penalidades.
Lembrar dos prazos é fundamental para manter a conformidade com o Fisco.
Conclusão
Agora que você já entende como funciona o SPED Fiscal e a importância de cumprir essa obrigação corretamente, que tal contar com uma solução que automatiza esse processo?
Conheça o ERP WebMais e veja como ele pode facilitar a geração e o envio do SPED Fiscal com mais segurança, agilidade e conformidade.
Solicite uma demonstração gratuita e descubra na prática como transformar sua gestão fiscal.
