Quando Fazer Migração De ERP E Como Substituir Um Sistema

Apesar de fundamental para a manutenção da produtividade e efetividade das indústrias e distribuidoras, fazer uma migração de ERP não é uma decisão fácil.

O que geralmente acontece é que a ferramenta acaba se tornando obsoleta e os erros ou a lentidão atrapalham os vários setores que a utilizam.

Mas, ao mesmo tempo, escolher um novo fornecedor e trocar de sistema pode até paralisar a produção por tempo indeterminado.

Isso porque é preciso saber identificar a hora certa de apostar na migração de ERP e escolher a parceria certa para que todo o processo caminhe com fluidez e agilidade.

Em alguns casos, com no sistema ERP da WebMais, o corpo técnico especializado para guiar este momento de transição.

Além disso, a empresa ainda disponibiliza um técnico, que ficará exclusivamente dedicado às necessidades do cliente enquanto durar o período.

Se você quer contar com este apoio, agende uma demonstração gratuita do sistema para considerar a adoção com a WebMais.

Agora, continue a leitura do post para entender quando é a hora certa de migrar e como funciona o processo de troca de ERP.

O Que É Migração De ERP?

A migração de ERP refere-se ao processo de transferência de dados, funcionalidades e operações de um sistema existente para outro.

Sendo assim, é considerada uma iniciativa complexa por exigir planejamento cuidadoso, avaliação detalhada e execução precisa para minimizar interrupções e garantir uma transição suave.

Qual É A Importância De Uma Migração De ERP Eficiente?

A migração de ERP eficiente evita a perda de dados e problemas de segurança e, ainda, aumenta a produtividade por meio da automação e integração de processos.

Embora exija um investimento inicial, traz redução de custos a longo prazo e aumenta a satisfação dos colaboradores com um sistema mais intuitivo.

Além disso, a troca por uma ferramenta mais adequada reforça a conformidade e a segurança, preparando a empresa para um futuro sustentável.

Quando é a hora certa de apostar na migração de ERP?

Antes da tomada de decisão, é necessário analisar alguns pontos que indicam a necessidade da migração de ERP. A seguir, vamos citar alguns deles:

1 – Falta De Segurança 

Todas as informações financeiras, de logística, estoque, compras, vendas e contatos de fornecedores, entre tantas outras, estão armazenadas dentro do ERP.

Mas você confia cegamente nos dados que visualiza pela plataforma? Ela realmente disponibiliza informações atualizadas e em tempo real, ou é necessário fazer conferências para ter certeza?

Além disso, seus dados estão protegidos de ameaças cibernéticas, ou você vive com medo de ataques e vazamento de informações?

Por todas essas questões, o ERP é um ativo fundamental nas empresas. Ele precisa suprir as necessidades básicas de controle e também garantir a segurança das informações obtidas.

2 – Falta De Controle 

Com os investimentos em transformação digital, as empresas têm crescido dia após dia. Mas, nem sempre as funcionalidades do ERP conseguem acompanhar estas mudanças.

Isso porque, muitas vezes, as plataformas acabam não trazendo todos os resultados necessários, ou mostrando informações desatualizadas.

Então, investir em uma ferramenta escalável, que realmente consiga acompanhar o crescimento da empresa e atenda as maiores dores, é um passo importante na busca por melhores resultados.

3 – Instabilidade, Lentidão E Custos 

Muitas vezes a falta de controle e a insegurança não são problemas vividos pelas indústria e distribuidoras.

Porém, nem sempre a ferramenta está disponível quando necessário, porque a instabilidade dos servidores ainda é um grande desafio.

Por ser um ERP grande e complexo, acaba gerando lentidão e frustrando gestores e demais colaboradores. Será que os valores pagos atualmente cobrem toda essa dor de cabeça?

Atualmente, o mercado já oferece algumas ferramentas criadas especificamente para suprir os desafios vividos pelas indústrias e distribuidoras, com um custo bastante competitivo que pode ser surpreendente.

4 – Dificuldade Operacional

Imagine que sua equipe está constantemente enfrentando dificuldades para realizar tarefas básicas. Agora, acrescente que os processos operacionais se tornaram ineficientes e demorados.

Não parece ideal, né?

Tudo isso pode ser um sinal de que seu ERP atual não está mais atendendo às necessidades do negócio.

A dificuldade operacional muitas vezes resulta em perda de produtividade e aumento de erros ou retrabalhos.

O resultado? Ela pode afetar significativamente a entrega de qualidade dos produtos ou serviços.

5 – Excesso De Burocracia

Como você já percebeu, um ERP deve simplificar e agilizar os processos empresariais.

Se o seu sistema atual está contribuindo para o aumento da burocracia, complicando fluxos de trabalho e dificultando a realização de tarefas, é hora de considerar uma migração de ERP.

A burocracia excessiva pode levar a atrasos e frustrações entre os funcionários. Indicadores incluem múltiplos passos para completar tarefas simples, necessidade de aprovações redundantes e falta de automação em processos-chave.

6 – Sistema Obsoleto

A tecnologia está em constante evolução. Se o seu ERP não acompanha essas mudanças, ele pode se tornar obsoleto, sem funcionalidades modernas e atualizações de segurança.

Nesse caso, é preciso agir com rapidez. Um sistema obsoleto pode colocar a empresa em risco de falhas técnicas e vulnerabilidades de segurança.

Além disso, a falta de suporte para tecnologias mais recentes pode limitar a capacidade da empresa de se integrar com outras soluções modernas, prejudicando a eficiência operacional.

7 – Falta De Suporte

Se o seu fornecedor de ERP atual não oferece suporte adequado ou se a qualidade do suporte caiu significativamente, isso pode impactar negativamente suas operações.

A falta de suporte pode resultar em tempos de inatividade prolongados e problemas não resolvidos.

Procure sistemas que ofereçam suporte rápido e capaz de resolver problemas técnicos, além de orientar sobre o uso do sistema.

8 – Alto Custo De Manutenção

Manter um ERP pode ser caro, especialmente se o sistema for antigo ou precisar de muitas customizações.

Os custos de manutenção estão se tornando proibitivos e não há um retorno claro sobre esse investimento?

Então pode ser mais econômico e eficiente migrar para um novo sistema com custos operacionais mais baixos.

Custos de manutenção elevados podem incluir taxas de licença, atualizações de software, suporte técnico e treinamento contínuo.

Quais Potenciais Riscos Merecem Mais Atenção Na Migração De ERP?

Um dos principais erros da migração de ERP é adquirir um sistema pensando apenas nas dores que o anterior causava.

Pode ser uma boa ideia, neste caso, fazer uma listagem de todas as expectativas que os tomadores de decisão esperam da nova tecnologia. Assim, é possível ter certeza de que ela oferece as funcionalidades necessárias.

Outro importante risco a ser citado ocorre durante a transição dos dados!

Isso porque, ao escolher o novo sistema, é necessário certificar-se de que sua empresa não irá perder nenhuma informação importante. E é bom ficar de olho principalmente nos dados que possam causar efeitos negativos na gestão do negócio.

Além disso, confira se a política de backups está em dia antes de tomar qualquer decisão.

E nunca se esqueça: confiar na integridade dos dados e na estabilidade dos servidores são riscos que também merecem atenção.

O Que Considerar Na Hora Da Migração De Erp?

A migração de ERP é um projeto complexo que exige começar com a identificação de necessidades atuais e futuras do negócio.

A ideia é listar as funcionalidades críticas que o novo ERP deve oferecer para atender às demandas operacionais e estratégicas.

Também é preciso pensar a escalabilidade: o sistema deve suportar um aumento no volume de dados, usuários adicionais e a expansão para novos mercados ou linhas de negócios.

Além disso, considere a interoperabilidade com soluções de CRM, BI, e-commerce e outras plataformas. Isso pode melhorar a eficiência operacional e proporcionar uma visão holística das operações empresariais.

Por fim, temos os custos associados à migração, incluindo licenças, implementação, treinamento e manutenção.

Compare esses valores com os benefícios esperados para garantir um bom retorno sobre o investimento.

Como funciona a migração de ERP?

Assim que a necessidade de mudar de sistema ERP é identificada, procure por uma empresa que ofereça uma plataforma que realmente consiga melhorar todo o dia a dia da sua indústria.

Tomada a decisão, a fornecedora do software deverá mapear sua empresa para identificar algumas necessidades:

• quais módulos deverão ser contratados;
• personalizações necessárias;
• prazo até que o processo seja finalizado;
• todos os custos envolvidos.

Na migração de ERP para a WebMais, por exemplo, a empresa disponibiliza um técnico para acompanhar todo o processo, orientando e solicitando as informações necessárias.

Além disso, a migração é realizada utilizando dados já existentes na empresa, para evitar a perda de informações importantes.

Outro fator importante que ocorre durante a migração da WebMais é que a empresa acompanha de perto o processo de adequação dos usuários à plataforma.

Dessa forma, é possível tirar dúvidas e mostrar o passo a passo de uso, até que todos adquiram autonomia e usem a ferramenta por conta própria.

A WebMais também reconhece a importância que os dados têm para que a empresa mantenha seus resultados em dia.

Por isso, oferece, ainda, um bom serviço de suporte, preservando a integridade das informações e garantindo a estabilidade dos servidores.

A ideia é que os processos de migração e pós-migração sejam concluídos com qualidade e rapidez.

Como Realizar A Migração Do ERP

Não basta apenas migrar de ERP de qualquer jeito. É importante considerar alguns pontos principais para obter sucesso na transição; vejamos.

Faça Um Planejamento E Mapeamento Dos Processos

Antes de iniciar a migração, mapeie todos os processos de negócios atuais e identifique como eles serão transferidos para o novo sistema.

Lembre-se de que o planejamento deve incluir um cronograma detalhado, recursos necessários e um plano de contingência para lidar com possíveis problemas.

Documente todos os processos, fluxos de trabalho e dependências, e envolva as partes interessadas de cada departamento para atender todas as necessidades.

Levante Os Recursos Necessários

Encontre os recursos necessários para a migração, incluindo equipe, tecnologia e orçamento. 

Todos os recursos devem estar disponíveis e prontos para serem utilizados conforme o cronograma.

Assim, pode incluir a contratação de consultores especializados, a aquisição de hardware adicional e a alocação de tempo e esforço da equipe interna.

Assegure-se de que todos os recursos estejam alinhados e comprometidos com o sucesso do projeto.

Realize Treinamento E Onboarding

Ofereça sessões de treinamento abrangentes e suporte contínuo durante o período de adaptação.

Uma dica é personalizar o treinamento para diferentes grupos de usuários, focando nas funcionalidades e tarefas específicas que eles realizarão.

Além disso, crie materiais de referência e guias de usuário para facilitar o onboarding e resolver dúvidas que possam surgir.

Opte Por Empresas Com Suporte Contínuo

Um suporte técnico eficaz diminui o impacto das interrupções e mantém as operações funcionando sem problemas.

Então, verifique a qualidade e a disponibilidade do suporte oferecido pelo fornecedor. Também é bom ler avaliações e testemunhos de outros clientes para garantir que o suporte atenda às suas expectativas.

Quanto Custa A Migração?

Em resumo, não existe um preço fixo. Na verdade, o que ocorre é o exato oposto!

O custo da migração de ERP pode variar significativamente dependendo de vários fatores, como a complexidade do projeto, o tamanho da empresa, o número de usuários e as funcionalidades desejadas.

Como escolher a fornecedora do novo ERP?

Comece com a pesquisa sobre a reputação da fornecedora e sua experiência no mercado. Empresas com um histórico comprovado de sucesso em projetos de migração de ERP são mais confiáveis.

Avalie a qualidade do suporte técnico e dos programas de treinamento oferecidos. O suporte contínuo e o treinamento adequado são essenciais para uma adoção bem-sucedida do novo sistema.

Você também pode escolher pelo custo-benefício. Opte pela fornecedora que oferece o melhor equilíbrio entre preço e valor.

Além dos custos iniciais, avalie os custos de manutenção e suporte a longo prazo. Por fim, compare esses custos com as economias e melhorias esperadas em termos de eficiência e produtividade.

Conclusão

Alguns mitos acabam tornando a migração de ERP ainda mais difícil. Isso porque ‘assustam’ a direção ao afirmarem cenários como perda de dados importantes, instabilidade, atendimento ruim e falta de acompanhamento no pós-venda.

Realmente, estes pontos podem ser problemas muito grandes.

Porém, podem ser evitados com muita pesquisa, negociação e dedicação na hora de escolher a empresa adequada que irá fornecer a tecnologia.

A WebMais oferece um sistema especializado em indústria e distribuição e possui uma equipe treinada e capacitada que já ajudou mais de 1,6 mil clientes em todo o Brasil, conquistando um índice de satisfação acima de 95%.

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