aprenda tudo sobre implantação de erp na sua empresa

Guia Sobre Implantação De Erp E Como Implantá-lo

Imagem de Sanon Matias

Os sistemas de gestão são cada vez mais necessários dentro das empresas, pois fornecem informações valiosas para os gestores na tomada de decisão. Mas, o processo de implantação de ERP ainda gera diversas dúvidas entre as empresas. 

Afinal, se não for bem planejado, esta etapa pode gerar muita dor de cabeça para ambos os lados. 

O processo de implantação do software ERP precisa ser discutido amplamente entre o gestor e a empresa que irá fornecer o serviço. Assim, é possível obter o resultado esperado com a ferramenta. 

Pensando nisso, separamos algumas dicas para auxiliar a sua indústria ou distribuidora na etapa de implantação de ERP

Se estiver em dúvidas sobre qual ERP implantar, que tal conhecer o ERP WebMais. Contando com módulos para a gestão completa da sua indústria ou distribuidora, o sistema simplifica seu dia a dia e otimiza seus resultados. Agende uma demonstração gratuita.

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Afinal, O Que É ERP E Qual O Seu Papel Nas Empresas?

O ERP, sigla para Enterprise Resource Planning, é um software de gestão capaz de integrar todos os setores e informações de uma empresa. 

Com ele, processos se tornam mais ágeis, erros são eliminados e retrabalhos reduzidos. Além disso, o sistema conta com relatórios e indicadores mais precisos e um fluxo de informações mais ágil. 

Na prática, é um software que será implementado na rotina da empresa e integrado com outros programas que sejam utilizados pelo negócio. Os colaboradores passarão a utilizá-lo com o objetivo de aumentar a eficiência produtiva de toda a empresa. 

Para os gestores, eles terão um controle maior e mais amplo das atividades exercidas em vários setores. Isso permite com que eles saibam de forma mais precisa os resultados do negócio, identifiquem pontos de melhoria, avaliem os custos e desempenho de cada área, etc. 

Como o sistema de gestão empresarial é utilizado por todos na empresa, é necessário um envolvimento de toda a equipe no processo de implantação. Confira nossas dicas para que você tenha sucesso na implantação de ERP na sua indústria ou distribuidora.

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Como Funciona um Sistema ERP?

Na rotina de uma empresa, o ERP ajuda o gestor a administrar os mais diversos pontos sobre o negócio. Isso inclui as contas a pagar e a receber, e vai até o controle do fluxo de produção.

Isso porque o ERP armazena todas as informações sobre a empresa. Mas não é só isso. O software as organiza de modo a proporcionar uma visão completa sobre tudo o que acontece na organização. 

Assim, o gestor tem todos os dados que precisa para tomar decisões com base em dados e focar nas questões mais estratégicas, em busca dos melhores resultados.

Em resumo, o ERP armazena e organiza dados para entregar à empresa tudo o que ela precisa para uma gestão otimizada.

Quando Implantar um Sistema ERP?

O ideal é que as empresas contem com esse tipo de apoio tecnológico desde a sua fundação. Assim, já dá os seus primeiros passos no mercado de forma mais organizada.

Mas, nem sempre os empreendedores têm esse entendimento quando estão começando e deixam esse tipo de solução para depois.

Portanto, se você quer saber quando é hora de fazer a implantação de ERP na empresa, a resposta é: o quanto antes!

Seu negócio já está rodando e ainda não utiliza esse sistema? Saiba que esse tipo de solução vai evitar que as coisas saiam do controle no futuro.

Além disso, o ERP evita que você enfrente problemas (ou até mesmo prejuízos) por falta de dados, conhecimento sobre o negócio ou por falhas na comunicação.

Assim, se você já passa por esse tipo de problema, a implantação de ERP vai ser uma grande aliada para solucioná-los!

Quais As Vantagens de Fazer A Implantação De Um ERP?

Veja, a seguir, quais os principais benefícios dos quais a empresa vai usufruir contando com um ERP!

Redução De Erros 

Como esse tipo de sistema automatiza diversas atividades, a incidência de erros em processos internos diminui significativamente. Isso torna o trabalho mais seguro e evita perda de tempo com retrabalho.

Melhoria Na Comunicação

O ERP integra informações de todas as áreas da empresa, facilitando a comunicação e a troca de informações técnicas entre os setores. Isso também garante o registro permanente, pois o sistema tem um histórico de todas as movimentações realizadas.

Segurança Da Informação

Quando o ERP armazena as informações da empresa em nuvem, como é o caso do ERP WebMais, todos os dados ficam muito mais seguros. 

Isso porque, a segurança passa a ser oferecida pelos servidores de cloud computing, que costumam ter times robustos e super especializados em segurança.

Além disso, as informações armazenadas em nuvem, não correm o risco de ser perdidas em casos de perda ou quebra de equipamentos.

Facilita Tomada De Decisões

A implantação de ERP permite que o gestor tenha acesso rápido e fácil a relatórios completos sobre todas as áreas da empresa. Essas informações permitem uma tomada de decisão mais inteligente e realista, sempre orientada por dados.

(Infográfico)  Vantagens de implantar um ERP na empresa  (PC com "ERP" do lado esquerdo, com seta apontando pra empresa, com seta apontando para:)  Menos erros Comunicação otimizada Informações mais seguras Decisões facilitadas Controle Maximizado Custos reduzidos Produtividade aumentada Cliente feliz

Maximização De Controle

A integração entre os setores permite uma gestão de ponta a ponta. Ou seja, o gestor terá uma visão ampla sobre tudo o que acontece na empresa. Além disso, também pode ficar de olho para pontos específicos e ficar atento aos detalhes de cada operação.

Redução De Custos

Os módulos de gestão financeira permitem que a gestão da empresa tenha cada vez mais conhecimento sobre a sua real situação, assim como as suas necessidades. 

Dessa forma, é possível avaliar melhor quais custos podem ser cortados e quais podem ser reduzidos sem que a qualidade das entregas diminua.

Aumento Da Produtividade

O resultado de tudo isso é um time mais produtivo, que segue processos estabelecidos. A equipe também começa a entender a lógica por trás das decisões da empresa e conhece os seus pontos fortes e fracos.

Relacionamento De Qualidade Com Cliente

Por fim, a implantação de ERP também traz benefícios para a relação da empresa com seus clientes. Isso porque permite que o trabalho seja feito com mais agilidade e qualidade, melhorando a experiência daqueles que recebem os produtos.

Qual A Importância De Uma Consultoria Em ERP?

A consultoria em ERP tem foco nas necessidades da empresa. Ela mapeia os processos, ameaças e oportunidades para, a partir desse conhecimento, indicar as soluções tecnológicas mais adequadas para cada organização.

E isso vai muito além da indicação do nome de um sistema! A consultoria personalizada ajuda você a entender quais funcionalidades são necessárias, quais problemas cada uma pode ajudar a resolver e como isso será feito.

Quais São Os Tipos De ERP?

O mercado de ERPs vem evoluindo em grande velocidade e, hoje, é possível encontrar versões gratuitas, freemium ou pagas:

  • Gratuitas: normalmente são sistemas mais limitados, mas é possível encontrar sistemas robustos que permitem a utilização gratuita por um período de teste;
  • Freemium: permite que o usuário tenha acesso a algumas funcionalidades de forma gratuita e oferece upgrades pagos para o acesso a módulos mais avançados;
  • Pagas: as ferramentas pagas são as mais completas, com grande disponibilidade de módulos e funções, além de suporte.

Como Deve Ser A Preparação Para Implantação De Um ERP?

Depois de decidir pela implantação de ERP, é preciso tomar alguns cuidados para que esse processo ocorra da melhor maneira possível. Para isso, a empresa deve colocar em prática algumas ações para se organizar para a mudança:

  • Avaliação dos processos atuais;
  • Organização de dados;
  • Definição de prioridades sobre o que precisa melhorar;
  • Testes de ferramentas disponíveis no mercado.

Como Implantar Um ERP Com Sucesso?

Depois da escolha do ERP ideal para sua empresa, vem o processo de implantação. Ele passa basicamente por quatro fases, são elas:

  • Planejamento;
  • Revisão do projeto;
  • Treinamento dos colaboradores;
  • Desenvolvimento de testes;
  • Avaliação final.

Cada uma dessas etapas precisa ser bem conduzida para que o projeto alcance o sucesso esperado. Veja, a seguir, os detalhes de cada uma destas fases.

1 – Planejamento Estratégico

Nossa primeira dica é desenvolver um planejamento estratégico. Dentro desse planejamento, você pode elencar alguns colaboradores-chave para compor a equipe de implantação. 

Por exemplo: você pode selecionar um funcionário do setor de vendas, atendimento, financeiro ou produção. 

Como garantir o sucesso ao implantar um ERP?  (Pode ser uma prancheta com os tópicos:)  - Planejamento estratégico - Revisar o projeto - Treinar colaboradores - Avaliar a implantação

Assim, eles saberão qual a principal dor do setor e analisarão a solução com foco no seu dia a dia. Eles ainda podem:

  • Definir pontos críticos da implantação para cada setor;
  • Verificar se às automações irão atender bem às suas necessidades;
  • Analisar se algum processo deverá ser atualizado ou remodelado.

Além disso, com este planejamento, sua equipe poderá definir os principais objetivos com o software. Os mais comuns são redução de custos de produção, melhorar tempo de entrega dos pedidos, otimizar rotinas financeiras, entre outros.

2 – Revisão Do Projeto

É importante que a sua equipe faça uma revisão completa de todos os recursos e funcionalidades disponíveis no ERP a ser implementado. A avaliação de cada membro será um importante guia para analisar o funcionamento da solução que a sua empresa precisa. 

Peça para que avaliem as automações e que identifiquem todas as possibilidade de dar mais agilidade aos processos. Automatize o que pode ser automatizado e integre as funções que puderem ser integradas.

3 – Treinamento Dos Colaboradores

Treinamento é a peça-chave para que o ERP funcione de forma completa na sua indústria ou distribuidora. É importante que os treinamentos sejam todos gravados e disponibilizados para sua empresa. 

Assim, caso alguém tenha alguma dúvida, fica muito mais fácil resgatar as informações no vídeo do treinamento. Isso evita ter que entrar em contato com o suporte da empresa fornecedora do sistema, acelerando o processo.

Além disso, em situações de mudanças da equipe, os vídeos de treinamentos podem ser utilizados para a ambientação do novo colaborador ao sistema utilizado. 

4 – Desenvolvimento De Testes

É importante que sejam realizados testes antes do sistema ERP rodar integralmente no banco de dados da sua empresa. Assim, você tem uma maior certeza de que erros não ocorrerão e de que as integrações estejam funcionando plenamente. 

Com base nesses testes, você e sua equipe de implantação poderão verificar se todos os procedimentos estão de acordo com o esperado e se há necessidade de alguma alteração.

5 – Avaliação Final

Desenvolva um plano de avaliação bem estruturado que observe as metas e os objetivos definidos na fase de planejamento. Além disso, uma auditoria pós-implementação deverá ser realizada nos seguintes intervalos após o dia de instalação do ERP:

  • Uma semana;
  • Três meses;
  • Um semestre.

Assim, você terá uma visão se houve ou não um bom retorno do seu investimento. 

Também é preciso comparar os números reais com valores de referência prévios — estabelecidos nos objetivos do projeto. Isso revelará se as ferramentas de software fazem o que foi proposto, que é agregar valor ao seu negócio.

Quais São Os Custos Da Implantação De Um Sistema ERP

O custo da implantação de ERP depende de uma série de fatores, o primeiro deles é o modelo do sistema. A compra de licenças permanentes exige um investimento inicial maior, enquanto o serviço por assinatura tem um custo menor, porém recorrente.

A compra de licenças pode ter preços de 4 a 6 dígitos, que dependem da quantidade de funcionalidades, suporte e quantidade de usuários.

Já o software por assinatura, também conhecido como SaaS (software as a service), costuma ser mais barato. Em geral, exige investimentos mensais que vão de 2 a 4 dígitos.

Como Escolher Um ERP Ideal?

Veja alguns pontos que você deve considerar na hora de escolher o melhor ERP para a sua empresa:

  • Custo-benefício;
  • Complexidade de implementação;
  • Funcionalidades disponíveis;
  • Possibilidade de customização;
  • Suporte;
  • Credibilidade da empresa desenvolvedora.
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Conclusão

Neste artigo, você conferiu as nossas dicas de como fazer uma boa implementação de ERP na empresa. Em resumo, mostramos que:

  • É importante definir metas e objetivos razoáveis;
  • Os membros da equipe devem receber responsabilidades pela implementação;
  • O teste é importante em todos os departamentos;
  • A avaliação do ERP deve ser constante para maximizar o retorno do seu investimento.

Durante a implementação, não temos dúvidas de que você enfrentará diversos empecilhos, mas isso não deverá ser motivo para desanimar. 

É necessário persistência e comprometimento com a implementação do ERP para que ele possa gerar resultados incríveis. Por isso, todas as equipes — até mesmo a alta direção da empresa — deverão estar envolvidas. 

O time de especialistas do ERP WebMais está preparado para oferecer uma implantação ágil. Agende agora sua demonstração gratuita e saiba como o sistema vai otimizar sua gestão.

Esperamos que este artigo auxilie bastante no seu processo de implantação de ERP. Se você está pensando em migrar seu sistema atual, confira nosso artigo sobre migração de ERP.

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