9 dicas para escolher um ERP para seu negócio

9 Dicas Para Escolher Um ERP Para A Sua Empresa

Imagem de Sanon Matias

Para o seu negócio crescer de forma sustentável, é fundamental saber como escolher ERP. Afinal, o uso de ferramentas automatiza os processos internos e auxilia na tomada de decisões.

Optar por um sistema de gestão integrada não é uma tarefa complexa, mas pode ser demorada, então é importante ter calma e considerar diversos fatores na escolha.

O ERP da WebMais é uma das soluções disponíveis no mercado atualmente, e é bem completa para gerenciar todas as operações. Agende uma demonstração gratuita agora mesmo!

Com este artigo, vamos te ajudar com algumas dicas e informações importantes para você saber como escolher ERP adequado para a sua empresa. Vamos lá?

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O Que É Um ERP?

ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning. É uma ferramenta que auxilia na gestão dos negócios.

Em outras palavras, ele permite integrar todos os setores da sua empresa, como compras, vendas, estoque, produção, logística, financeiro e controladoria. Assim, o fluxo das informações e troca de dados entre todos os departamentos é facilitado.

Dessa forma, o gestor tem acesso a todas as informações dos processos da organização, fazendo com que as decisões se tornem mais assertivas.

Além disso, o armazenamento das informações se dá de maneira muito segura, se comparado ao uso de controles manuais ou mesmo softwares com hospedagem local.

Ao saber como escolher ERP, você pode melhorar a comunicação entre os setores é sistematizada, tornando a operação da sua empresa ágil e evitando erros de processo.

Hoje, os ERPs estão cada vez mais democratizados e acessíveis a todas as empresas, principalmente aos micro e pequenos empresários.

Uma gestão profissional, por meio do ERP, deixou de ser utilizada apenas por empresas de grande porte.

A Importância do ERP

Essa é ferramenta indispensável para desenvolver e evoluir a gestão da sua empresa quando se sabe como escolher ERP. Então, manter os processos organizados e em uma rotina, é muito importante para se planejar e não ter surpresas.

Essa é uma das razões que fazem as empresas investirem em um sistema de gestão. Além disso, é uma excelente maneira de otimizar o tempo, pois todos os dados estarão disponíveis de forma centralizada e acessível.

Quando você identifica a necessidade de como escolher ERP e faz a escolha certa, sua empresa reduz o tempo gasto em processos operacionais. Isso porque diversos deles podem ser automatizados.

Com a automação de tarefas que eram totalmente manuais, sobra mais tempo para a equipe se concentrar em outras atividades estratégicas, que podem gerar um maior retorno.

Como todas as informações estão disponíveis em um único local, o momento da tomada de decisão do gestor ganha rapidez. Afinal, os relatórios gerenciais são acessados com poucos cliques e os dados são assertivos.

Esses indicadores estão baseados no cruzamento de dados de várias áreas da empresa e integrados numa mesma plataforma.

Em resumo, podemos falar que a importância de saber como escolher ERP se dá por alguns fatores, como:

  • padronização da rotina;
  • organização de dados;
  • otimização das atividades;
  • automatização de tarefas;
  • redução de erros;
  • centralização das informações;
  • assertividade na tomada de decisões;
  • melhor controle na gestão.

Como Funciona O Sistema ERP?

Para saber como escolher ERP é preciso entender o seu funcionamento primeiro. Ele funciona por meio de um conjunto de módulos que gerenciam áreas específicas de uma empresa, como finanças, vendas, compras, produção, estoque, recursos humanos, entre outros.

Contudo, podem ser personalizados para atender às necessidades específicas de cada negócio. O objetivo é automatizar as operações conforme necessário, reduzindo a necessidade de entrada manual de dados e melhorando a eficiência geral da empresa.

Assim, integra todas as informações e processos em um único sistema centralizado. Dessa forma, quando um dado é inserido em um módulo, ele é automaticamente atualizado em todos os outros módulos relevantes.

Ilustração de gestora apontando para os módulos mais comuns de um ERP

Isso significa que as informações são sempre consistentes e atualizadas em todos os departamentos da empresa, evitando erros e duplicações.

Além disso, o ERP fornece relatórios detalhados e insights sobre o desempenho da empresa, permitindo que os gestores tomem decisões informadas e estratégicas.

Quais Os Benefícios De Um Bom ERP?

Saber como escolher ERP impacta no dia a dia da empresa com diversos benefícios notórios em todas as áreas. Por isso, abaixo você confere quais são eles.

Ganho De Produtividade

As tarefas rotineiras são automatizadas, o que aumenta a produtividade da equipe por substituir o trabalho manual, que muitas vezes leva a erros. Nessa situação, pode significar retrabalhos dos processos produtivos.

Por exemplo, um sistema pode automatizar processos de contabilidade, folha de pagamento, controle de estoque, compras, vendas, entre outros.

Isso permite que a equipe tenha mais tempo para se concentrar em tarefas que agregam valor à empresa, como a análise de dados e a tomada de decisões estratégicas. Assim, saber como escolher ERP ajudará a optar pela solução ideal para seus funcionários usarem.

Redução De Erros

É possível minimizar erros comuns em processos manuais ou realizados por diferentes sistemas isolados, que levam a duplicações ou inconsistência dos dados.

Por exemplo, em um processo manual de faturamento, é comum haver erros de cálculo ou de digitação, o que pode gerar problemas financeiros para a empresa. Ao saber como escolher ERP, é possível automatizar essa tarefa.

Integração Entre As Áreas

Departamentos que não conversam entre si afetam a eficiência do trabalho. Ao saber como escolher ERP e obter a melhor opção, todos eles têm uma visão única e integrada de cada tarefa.

Assim, uma empresa pode integrar os processos de vendas, estoque, compras e contabilidade. Isso significa que:

  1. As áreas de vendas e estoque trabalham juntas para ter produtos suficientes em estoque para atender às demandas dos clientes;
  2. O setor de compras foca em adquirir os produtos necessários de forma eficiente e econômica;
  3. Já a contabilidade acompanha tudo para as transações serem registradas de forma precisa e em tempo hábil.

Mais Segurança Das Informações

A segurança dos dados é um dos fatores mais importantes ao aprender como escolher ERP, para não deixar que caiam em mãos erradas. Um sistema tem recursos de controle de acesso para que apenas os usuários autorizados acessem as informações da empresa.

Além disso, um bom software tem backup e recuperação de desastres para assegurar que as informações estejam sempre disponíveis em caso de falha.

Flexibilidade De Acesso (Acesso Remoto)

Sua organização permite que os colaboradores trabalhem a partir de qualquer lugar do mundo? Então, um ERP ajuda a informar tudo a todos em tempo real e com precisão. Basta apenas que se tenha acesso à internet.

Essa possibilidade tem um impacto significativo na eficiência e na flexibilidade. Isso porque permite acesso aos conteúdos de qualquer lugar e em qualquer momento, aumentando a produtividade e a capacidade de resposta.

Por isso, é importante saber muito bem como escolher ERP antes de optar por qualquer um.

Otimização Da Gestão

Quando você souber como escolher ERP e encontrar um bom, ele proporcionará uma gestão mais eficiente, abrangendo todos os aspectos do negócio.

Ilustração de gestor com peças de quebra-cabeça ilustrando os 7 benefícios de um bom ERP

Com a integração dos diversos setores da empresa, os processos são otimizados, facilitando a comunicação e a colaboração entre departamentos.

Além disso, o sistema permite a automação de tarefas, reduzindo a dependência de processos manuais e minimizando erros humanos. Os gestores têm acesso a informações em tempo real, possibilitando uma tomada de decisão mais embasada e rápida.

Em outras palavras, a otimização da gestão contribui para uma operação mais suave, aumentando a eficiência e a produtividade.

Dados Centralizados

Um dos principais benefícios de saber como escolher ERP adequado é a centralização dos dados da empresa em um único local. Isso elimina a necessidade de utilizar várias planilhas ou sistemas separados, evitando a duplicação de informações e inconsistências nos dados.

Com todas as informações armazenadas de forma organizada e atualizadas em tempo real, os colaboradores têm acesso fácil e rápido a dados relevantes para suas funções.

Assim, a centralização dos dados facilita a colaboração entre os departamentos, melhora a comunicação interna e aumenta a precisão das informações utilizadas para análises e tomadas de decisão.

Quando Contratar Um ERP?

Mais do que saber como escolher ERP, é preciso saber quando contratar esse tipo de ferramenta para o seu negócio. A decisão depende de vários fatores específicos de cada empresa, como:

  • crescimento: se seu negócio está crescendo rapidamente, o sistema ajuda a acompanhar esse salto, proporcionando uma plataforma integrada e escalável para suportar suas necessidades em expansão;
  • dificuldades de integração: se os departamentos usam banco de dados isolados, conte com um ERP para centralizá-los em um único lugar. Isso facilita a comunicação e visualização de tudo o que acontece;
  • processos manuais e ineficientes: se ainda depende muito de processos manuais e planilhas, a ferramenta automatiza todos eles, aumentando a eficiência e reduzindo erros humanos;
  • dificuldade em analisar: se a geração de relatórios é demorada, essa tecnologia oferece opções de análises detalhadas em tempo real;
  • aumento de problemas de controle financeiro: há dificuldades para acompanhar as finanças da empresa, controlar contas a pagar e a receber, ou realizar a conciliação bancária? Um bom ERP simplifica e automatiza essas tarefas;
  • necessidade de aumentar a produtividade: se quer reduzir o tempo com trabalhos repetitivos e melhorar o desempenho dos colaboradores, o sistema fornece a automação necessária para isso;
  • exigências regulatórias e compliance: se você opera em um setor com requisitos regulatórios complexos, um ERP pode facilitar o cumprimento das normas e regulamentações. Assim, você garante que a empresa esteja em conformidade com as leis aplicáveis.

9 Dicas Para Escolher Um ERP

Poder contar com um sistema integrado na gestão é extremamente importante e beneficia de muitas maneiras seu negócio.

Para saber como escolher ERP corretamente, ou ainda mudar o sistema da sua empresa, trouxemos 10 dicas básicas para ajudar nesse momento tão importante.

Dica 1: Escolha Um ERP Especializado No Seu Nicho

Existem muitas opções disponíveis no mercado. Mas você precisa pesquisar bastante para saber como escolher ERP ideal. Isso porque muitos deles são especializados em um setor específico da economia, como serviços, indústria, distribuição, logística, varejo e etc.

Quando você escolhe um sistema ERP que se enquadra no seu segmento de atuação, sua empresa ganha velocidade na implementação e efetividade nas soluções. Ele foi desenvolvido pensando nas necessidades e problemas que você enfrenta em seu nicho.

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Dica 2: Opte Pela Tecnologia Web

A tecnologia em nuvem, ou web, proporciona flexibilidade na utilização do sistema, que não dependerá de um servidor local para sua instalação.

Com isso, o software tem uma disponibilidade maior, pois esta tecnologia garante um acesso seguro aos dados sempre que necessário. E isso mesmo fora do ambiente corporativo, sendo necessário apenas uma conexão de qualidade com a internet.

Além disso, os custos de implementação com esse tipo de solução também são reduzidos. Isso porque não é necessário criar uma infraestrutura de TI na empresa para dar suporte ao ERP.

Dica 3: Informe-Se Sobre O Processo De Implementação E Suporte

Ao decidir como escolher ERP ideal, no momento da pesquisa de fornecedores e contratação, é importante que você se informe sobre como o processo de implantação ocorrerá.

Também é preciso saber quanto tempo deverá ser dispensado durante esse período e se ele acontecerá de forma intensiva, podendo ser online ou presencial.

Outro ponto importante é pesquisar na internet. Além disso, fale com clientes do fornecedor sobre o padrão de atendimento e suporte para o sistema ERP, bem como a satisfação dos clientes.

Dica 4: Custo x Benefício

Deseja entender como escolher ERP? Um ponto importante para contratar a solução é considerar o custo mensal em comparação com os benefícios que o ERP entregará para seu negócio.

Levante os custos de implantação e mensalidade de cada uma das opções. Mas lembre-se sempre de avaliar todos os benefícios que a solução proporcionará ao seu negócio em comparação com os custos envolvidos.

Dica 5: Descubra Quais Funcionalidades São Essenciais Para O Seu Negócio

Conversar com a sua equipe para conseguir entender as necessidades de cada um deles é primordial.

Com isso, você poderá analisar quais recursos e funcionalidades do sistema ERP poderão beneficiar seu time. Seja na otimização e automatização de tarefas, agilidade nos processos internos, redução de erros, entre tantos outros.

Este mapeamento te ajuda, e muito, na tomada de decisão sobre como escolher ERP adequado.

Dica 6: Compare Soluções Antes De Escolher Um Erp

Aprender como escolher ERP não é simples.

Por isso, mapeie todas as necessidades da sua empresa e analise os softwares disponíveis e que mais se encaixam no negócio. Então, coloque tudo no papel e compare todos os recursos e benefícios que as soluções oferecem.

Dica 7: Defina As Áreas E Os Processos Prioritários

As necessidades atuais da sua empresa precisam ser priorizadas. Dessa forma, opte pelas áreas e processos mais importantes para integrar o seu software.

Você pode considerar todos essenciais, mas se você não tem muito para investir, comece selecionando os indispensáveis, como o setor contábil e fiscal. Afinal, eles exigem o cumprimento de obrigações complexas que podem ser automatizadas.

Se você quer compreender como escolher ERP, a dica é identificar situações que exigem mais cuidado, seja na produção, comunicação ou estoque.

Por exemplo, se a sua empresa é focada em manufatura, é importante escolher um sistema com recursos avançados para gerenciamento de produção, controle de estoque e compras.

Ilustração de gestor escolhendo entre 3 ERPs

Dica 8: Entenda Quantas Pessoas Estarão Envolvidas

Também é importante saber quantos usuários precisam ter acesso a ferramenta para concluir suas tarefas com êxito. Essa questão impacta diretamente no preço da solução.

Por exemplo, se sua empresa é pequena e tem uma equipe enxuta, pode iniciar o processo de como escolher ERP com um simples. Ele pode ser suficiente para gerenciar todos os processos necessários.

Por outro lado, se é grande, com muitos funcionários, é necessário entender como escolher ERP, pois ele deve ser mais complexo para gerenciar todas as informações.

E não se esqueça de avaliar a quantidade de usuários simultâneos. Se muitas pessoas precisarem acessar o sistema ao mesmo tempo, opte pela capacidade suficiente para suportar essa demanda sem afetar a velocidade e a eficiência do software.

Outro ponto é a localidade geográfica dos funcionários. Se houver necessidade de acesso remoto, o ERP deve ter recursos que permitam isso e a colaboração entre os usuários.

Dica 9: Pesquise Sobre A Escalabilidade Do Sistema

Toda empresa pequena tem chances de crescer. Por isso o sistema precisa atender as demandas atuais, mas pensar no futuro, para evitar problemas de expansão junto ao negócio.

Por exemplo, imagine que você espera crescer rapidamente nos próximos anos. Assim, é importante saber como escolher ERP que suporte um grande volume de dados e usuários adicionais sem comprometer as operações.

Da mesma forma, se planeja expandir para novos mercados ou adicionar novos produtos ou serviços, é importante optar por aquele que possa lidar com essas mudanças.

Nesse caso, avalie aspectos como a capacidade do servidor, de processamento, de armazenamento de dados e a largura de banda. Além de considerar a compatibilidade com outras ferramentas necessárias, como CRM.

Conheça O ERP WebMais

Até aqui você aprendeu a como escolher ERP mais adequado para a sua empresa. O ERP da WebMais é umas das opções mais completas do mercado, ideal para indústrias e distribuidoras.

Há vários módulos com funcionalidades específicas para você escolher conforme a sua necessidade, desde o gerenciamento financeiro, compra, venda, controle de estoque, faturamento etc.

Vamos conhecer um pouco mais dos benefícios de contratar o ERP WebMais para sua empresa.

ERP Em Nuvem

Na hora de pesquisar como escolher ERP, você deve ter visto a opção local. Ou seja, os dados são armazenados em servidores em uma infraestrutura básica, que necessita de profissionais dedicados para manuseá-los.

Por isso o ERP da WebMais é prático, por ser em Nuvem. Isso significa que os dados ficam armazenados em servidores de outras empresas que possuem equipes dedicadas e alta segurança.

Os backups são feitos diariamente, sem a necessidade de intervenção de outras pessoas. Além disso, a nuvem permite acesso de qualquer lugar e a qualquer momento, o que facilita o time externo de vendas ou logística.

Ilustração de ERP funcionando em estrutura de nuvem

Ainda, fornece escalabilidade para atender às necessidades crescentes da empresa. Assim, se precisar adicionar mais usuários ou recursos, ou até expandir a capacidade de armazenamento, é totalmente viável.

E não podemos deixar de mencionar que oferece integração com outras ferramentas e sistemas, como CRM, e-commerce, plataformas de pagamento, entre outras. Isso facilita a conexão de diferentes áreas do negócio e melhora a eficiência operacional.

Gestão Automatizada

Chega de perder tempo com tarefas manuais, que demandam muito tempo, principalmente se você é um pequeno negócio, sem muito recursos humanos para delegá-las. É hora de aprender de vez como escolher ERP adequado.

O ERP da WebMais permite automatizar toda a gestão com operações repetitivas. E o melhor de tudo é que as chances de erros e retrabalhos diminuem muito se compararmos com outros métodos de gestão como as planilhas.

O sistema automatiza uma ampla gama de processos de negócio, desde tarefas operacionais até as mais complexas. Isso inclui atividades como processamento de pedidos, gestão de estoque, faturamento, compras, controle financeiro, gestão de recursos humanos, entre outras.

Todo esse fluxo de trabalho é simplificado com etapas pré-definidas e delegadas aos seus devidos responsáveis, o que melhora até mesmo a produtividade.

Ao automatizar as ações, o gestor tem acesso a relatórios e análises em tempo real com base nos dados atualizados no sistema. É possível ter visão abrangente do desempenho do negócio, permitindo a tomada de decisões informada com maior rapidez e precisão.

Integrações

Nosso ERP é completo por integrar todas as informações de todos os departamentos da empresa em oito módulos de:

  1. compras;
  2. produção;
  3. estoque;
  4. vendas;
  5. financeiro;
  6. comercial;
  7. controladoria;
  8. expedição.

Na prática, quando um produto está em falta no estoque, por exemplo, a equipe de vendas já tem conhecimento sobre isso e pode oferecer outras alternativas ao cliente.

Contudo, a integração não para por aí. Sabemos que existem diversas tecnologias disponíveis no mercado e todas elas precisam comunicar entre si para fornecer dados mais precisos.

Com o ERP da WebMais, conectamos você com as principais tecnologias, centralizando soluções em um único lugar. Por exemplo, fazemos a conexão com:

  • bancos, para automatizar as tarefas do setor financeiro, tornando o dia a dia mais simples e seguro. Abrange pagamentos, cobranças e conciliações bancárias com as principais instituições financeiras, como Caixa, Bradesco, BB, Itaú, Sicoob, Inter etc;
  • e-commerce e marketplaces, para coletar dados dos clientes, pedidos e logística, além de atualizar o fluxo de caixa imediatamente;
  • sistemas contábeis, para ter um processo livre de falhas na elaboração de relatórios como DRE, balanço patrimonial e fluxo de caixa;
  • aplicativo de vendas, que facilita o trabalho dos vendedores externos com informações em tempo real de dentro da empresa;
  • outras ferramentas, como Dootax, Neogrid e Nexxera, para automatizar outras atividades.
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Conclusão

Mesmo sendo uma tarefa desafiadora para qualquer empresa, agora você sabe como escolher ERP ao avaliar cuidadosamente diversos critérios. Eles diminuem a probabilidade de optar por um menos funcional.

Não é apenas uma questão de escolher o software mais avançado ou mais caro, mas sim o que seja adequado às necessidades específicas da organização.

O ERP da WebMais, por exemplo, é uma excelente opção para pequenas e médias empresas, principalmente indústrias e distribuidoras. Agende uma demonstração gratuita e experimente os módulos da solução conforme os seus objetivos!

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