Entenda O Que É Mapeamento De Processos E Como Adotá-lo

O mapeamento de processos é uma prática que ajuda o gestor a resolver problemas por meio do entendimento das atividades práticas da empresa e da identificação de gargalos.

Você está enfrentando dificuldades para identificar gargalos, melhorar a comunicação entre as equipes ou aumentar a eficiência dos seus processos?

Então precisa solicitar uma demonstração gratuita do sistema ERP da WebMais para integrar todos os setores e automatizar as tarefas.

Além disso, neste artigo mostraremos o passo a passo de como escolher os processos a serem mapeados e como identificar os pontos de melhoria de cada um deles.

Boa leitura!

O Que É Mapeamento de Processos?

O mapeamento de processos é a identificação da sequência de atividades que compõem um processo e de outros elementos que interagem com o fluxo de trabalho.

Assim, a ideia é dar à empresa uma visão completa sobre o seu funcionamento na prática, descrevendo e relacionando todas as ações necessárias, pessoas envolvidas, materiais utilizados e produtos resultantes.

O mapeamento ajuda o gestor a responder uma série de questões sobre o processo, entre elas:

• entradas e saídas (inputs e outputs);
• a pessoa responsável por ele;
• seus objetivos;
• os riscos a ele associados;
• principais dificuldades;
• resultados esperados;
• recursos utilizados, sejam eles financeiros, materiais ou humanos;
• atividades que devem ser realizadas;
• entre outras.

A gestão notou é preciso otimizar essas questões? Então, é hora de fazer o mapeamento de processos.

Além disso, você percebeu que há falhas na comunicação, atrasos, grande incidência de retrabalho ou outros problemas? Portanto, é preciso mapear o processo em questão. Isso porque ele vai ajudar a entender o que não está funcionando e precisa ser melhorado.

Qual A Importância Do Mapeamento De Processos?

Atividades realizadas de forma eficiente e organizada exigem o mapeamento de processos. Assim, ao identificar e documentar a sequência correta das etapas, é possível evitar erros, retrabalho e atrasos.

Também oferece uma visão clara das atividades. Isso porque destaca pontos em que melhorias podem ser implementadas.

Por meio de diagramas e fluxogramas, é possível visualizar as interações entre as etapas, identificar gargalos e encontrar soluções mais eficazes.

Além disso, todos os envolvidos têm uma compreensão compartilhada das tarefas e responsabilidades, facilitando a colaboração e o trabalho em equipe.

Qual O Objetivo De Um Mapeamento De Processos?

A finalidade do mapeamento de processos é aprimorar a eficiência das empresas. Isso porque os mapas de processos fornecem informações detalhadas sobre um processo específico, facilitando discussões entre as equipes para aprimorar os processos existentes.

Além disso, eles melhoram a comunicação e servem como documentação dos processos. Por isso, são eficazes na identificação de gargalos, redundâncias e atrasos.

Sem mencionar que auxiliam na definição de limites, propriedades e responsabilidades dos processos, além de estabelecer medidas de eficácia e indicadores.

Qual É o Nível de Detalhamento do Mapeamento de Processos?

Um mapeamento de processos pode ter diferentes níveis de detalhamento:

• Primeiro nível (descritivo): o seu objetivo é garantir que todas as pessoas envolvidas estão alinhadas em relação ao entendimento do processo;
• Segundo nível (analítico): destaca os eventos e tratamentos de exceção e, por isso, traz uma visão mais técnica;
• Terceiro nível (executável): detalha todos os serviços implementados, trazendo uma visão mais focada em dados.

Mas, é claro, a escolha do nível de profundidade do seu mapeamento de processos depende do seu objetivo em cada momento.

Quais São As Vantagens Do Mapeamento De Processos?

Até aqui, você já deve ter entendido que o mapeamento de processos traz muitas vantagens para a empresa.

Ele permite que os gestores e o time tenham uma visão geral sobre o que acontece no dia a dia da empresa. Assim, é possível identificar pontos de melhoria e entender o que está por trás de cada uma das atividades realizadas.

Mas não para por aí. O mapeamento de processos traz muitos outros benefícios para o negócio.

Simplifica Os Processos

O mapeamento de processos permite uma visão clara e detalhada de como as atividades são realizadas em uma organização.

Dessa forma, simplifica os processos, identificando etapas desnecessárias, duplicações de trabalho ou fluxos complexos. Assim, é possível eliminar atividades redundantes, reduzir burocracia e melhorar a eficiência geral.

Melhora A Compreensão

Ao mapear os processos, as informações sobre as etapas, responsabilidades e interações entre os departamentos se tornam mais visíveis e compreensíveis.

Assim, os colaboradores compreendem melhor sobre como o trabalho é realizado e como suas atividades se encaixam no contexto geral. Ou seja, essa visão clara permite que contribuam de forma mais eficaz para os objetivos da organização.

Otimiza A Comunicação

Ao ter uma representação visual dos processos, é mais fácil para os membros da equipe se comunicarem sobre suas responsabilidades, fluxos de trabalho e dependências.

Essa comunicação fluída reduz a ambiguidade e os mal-entendidos, promovendo uma colaboração mais eficiente e eficaz entre os departamentos.

Contribui Para O Planejamento De Projetos

A compreensão dos processos existentes, permite identificar as áreas afetadas pelos projetos em andamento ou futuros. Então, de certa forma, permite analisar com mais precisão os impactos e requisitos de recursos.

Além disso, tudo contribui para estabelecer prazos realistas, alocar os recursos adequados e planejar as atividades de forma mais eficiente.

Reforça A Documentação

O mapeamento de processos fornece uma representação visual clara de todos eles, complementada por descrições detalhadas das atividades, responsabilidades e regras de negócios.

Dessa forma, é possível reforçar a documentação existente, tornando-a mais compreensível e acessível a todos os membros da equipe, o que auxilia na continuidade operacional.

Quais As Desvantagens Do Mapeamento De Processos?

Embora o mapeamento de processos seja uma prática valiosa, também possui algumas desvantagens potenciais, como:

• tempo e recursos: é um processo detalhado, com coleta de informações, colaboração entre diferentes partes interessadas e documentação dos processos. Assim, pode exigir um investimento considerável de tempo e recursos financeiros;
• complexidade excessiva: ao tentar documentar todos os detalhes de um processo, pode-se perder o foco na essência e tornar o mapa excessivamente complexo e difícil de entender;
• resistência à mudança: algumas pessoas podem ver isso como uma ameaça aos seus procedimentos de trabalho estabelecidos. Também podem temer que o mapeamento de processos leve à redução de pessoal ou a uma maior supervisão;
• falta de atualização: se os mapas de processos não forem atualizados regularmente, podem se tornar obsoletos e perder sua relevância.

Quando Fazer O Mapeamento?

É possível realizar o mapeamento de processos em várias situações, como:

• início de um novo projeto ou empreendimento;
• períodos de mudanças organizacionais, como reestruturações ou fusões;
• melhora da eficiência e redução de desperdícios em processos existentes;
• implementação de novos sistemas ou tecnologias;
• necessidade de entender a interação entre departamentos ou equipes;
• identificação de gargalos ou pontos de ineficiência em um fluxo de trabalho;
• melhoria contínua e aprimoramento dos processos existentes;
• documentação de procedimentos operacionais;
• melhora da comunicação e colaboração entre os membros da equipe;
• preparo da organização para a certificação em normas de qualidade, como a ISO 9001.

Quais Os Tipos De Mapeamento De Processos?

As organizações precisam usar tipos de mapeamento de processos para entender, analisar e melhorar seus fluxos de trabalho. Mas essa escolha depende das necessidades e objetivos específicos e do nível de detalhamento desejado. Confira mais informações abaixo.

Fluxograma

O fluxograma é um tipo tradicional que usa símbolos gráficos para representar as etapas, decisões, fluxos e interações dos processos.

Em sua representação visual, mostra a sequência das atividades em um processo, identificando pontos de decisão, ramificações, entradas e saídas.

Dessa forma, ele é útil para entender a lógica do processo, identificar gargalos e ineficiências, e documentar de forma clara as etapas de um projeto.

Mapa Da Cadeia De Valor Ou Mapa De Cima Para Baixo

Essa é uma ferramenta para mapear e visualizar o fluxo de valor de ponta a ponta em uma empresa. Em resumo, destaca todas as atividades envolvidas na criação de um produto ou serviço, desde o fornecedor até o cliente final.

O mapa de cima para baixo identifica as atividades que agregam valor ao cliente e aquelas que são desperdícios. Assim, permite a identificação de oportunidades de melhoria e otimização.

Diagrama De Raia

Também conhecido como swimlane diagram, é uma representação visual dos processos. Utiliza faixas ou colunas para mostrar as diferentes áreas funcionais, equipes ou indivíduos envolvidos nas etapas do processo.

Cada faixa representa uma responsabilidade ou papel específico, mostrando quem é responsável por cada atividade. É ideal para entender a interação entre os departamentos, identificar possíveis gargalos e melhorar a coordenação e colaboração entre as equipes.

Mapa De Fluxo De Valor

É uma técnica de mapeamento de processos que se concentra no fluxo de valor do ponto de vista do cliente.

Ele descreve visualmente os materiais, informações e atividades ao longo do processo, desde a obtenção de matéria-prima até a entrega do produto/serviço ao cliente.

O VSM identifica as atividades que agregam valor e as que não agregam valor. Dessa forma, revela oportunidades de melhoria, redução de desperdícios e aumento da eficiência.

Software De Mapeamento De Processos

Existem diversos softwares disponíveis no mercado para facilitar o mapeamento de processos, como o ERP. Eles oferecem recursos para criar, visualizar e colaborar em diagramas de processos de maneira mais eficiente.

Geralmente incluem bibliotecas de símbolos, opções de formatação, recursos de compartilhamento e colaboração em tempo real, além de recursos avançados, como simulação e análise de desempenho dos processos.

Qual a Diferença Entre Mapa de Processo, Diagrama de Processo e Modelo de Processo?

Muitas vezes, o mapa final do mapeamento de processos é confundido com o diagrama e o modelo de processos. Mas, apesar de terem nomes parecidos, eles se diferenciam de acordo com o seu nível de detalhamento.

O diagrama de processo traz uma visão mais ampla do mapa. Isso porque mostra apenas os principais elementos do fluxo e deixa de lados os detalhes que são menos relevantes para uma compreensão geral.

Já o modelo de processo representa o estado do negócio e os seus recursos, incluindo pessoas, informação, instalações, automação, finanças, energia, etc. Ou seja, traz informações mais completas sobre os processos que o mapa e o diagrama.

Por Onde Começar Um Diagrama Mapeamento De Processos?

O melhor para iniciar o mapeamento de processos é criar um diagrama que represente visualmente as etapas-chave. Em geral, os fluxogramas são os mais utilizados. Mas, também é possível usar mapas mentais ou mapas conceituais.

Ao utilizar elementos visuais, é possível ter uma visão geral dos processos, identificar formas de otimização e facilitar a colaboração entre equipes. Antes de criar o diagrama, é importante seguir algumas etapas:

• identificar o problema ou processo a ser mapeado;
• listar as atividades e recursos envolvidos;
• identificar redundâncias;
• definir a sequência de passos necessários.

Antes de criar o diagrama final, é necessário analisar o que será mostrado e criar uma lista das tarefas fundamentais. Então, mantenha o diagrama claro e fácil de entender. Se for preciso, é possível representar as tarefas secundárias em outros documentos.

Decida antecipadamente se os recursos serão incluídos e destaque os principais ou agrupe-os em categorias para simplificar e o tornar acessível a todos.

Como Criar Fluxogramas Para Mapeamento De Processos?

Ao criar fluxogramas para mapeamento de processos, é importante seguir dicas básicas e eficientes para atingir bons resultados com relação à comunicação, como:

• mantenha consistência no design, utilizando formas, tamanhos e cores de forma coerente;
• evite sobrecarregar o fluxograma com excesso de informações e pontos de decisão;
• personalize o fluxograma com textos, cores e ícones relevantes;
• faça uma revisão cuidadosa, verificando a clareza do visual e a correta conexão das etapas;
• compartilhe o fluxograma e solicite feedback para garantir sua utilidade e compreensão.

 Quais Os Símbolos Usados No Mapeamento De Processos?

No mapeamento de processos, os elementos essenciais envolvem ações, etapas de atividades, pontos de decisão, funções, entradas/saídas, pessoas envolvidas, medições de processos e tempo necessário.

Para representar esses elementos-chave, são utilizados símbolos básicos em um mapa de processo. Cada elemento do processo é representado por um símbolo específico, como:

• início/fim do processo: símbolos ovais;
• etapa do processo: retângulos;
• fluxo direcional: flechas;
• decisão a partir de ramificações: losango;
• atraso: símbolo em forma de D;
• documento que pode ser lido: retângulo com parte inferior ondulada;
• dados de entrada ou saída: paralelogramo;
• entrada de dado manual: retângulo com parte superior inclinada;
• subprocesso pré-definido em outro lugar: retângulo com duas linhas verticais.

Como Adotar o Mapeamento de Processos no Seu Negócio?

A seguir, você confere o passo a passo para fazer o mapeamento de processos na sua empresa!

1 – Identificar a Questão Crítica

O primeiro passo para o mapeamento de processos é a identificação da questão crítica, ou seja, do problema – existente ou em potencial – a ser resolvido. Com o problema em foco definido, é hora de partir para a criação das estratégias que vão corrigi-lo.

2 – Selecionar o Processo

Agora é hora de identificar quais são os processos na empresa que impactam a questão crítica. É dentro desses processos que serão implementadas as ações de otimização.

A escolha dos processos a serem mapeados deve considerar alguns fatores. É importante que, além de ter um impacto no negócio, o processo possa ser automatizado no futuro.

Também é preciso que o gestor tenha poder de decisão e acesso às informações necessárias para fazer as modificações definidas em cada processo. Caso contrário, não adianta traçar um plano de ações que não poderão ser praticadas.

3 – Definir a Equipe

O mapeamento dos processos deve contar com a participação de outras pessoas do time, e não somente dos gestores. Afinal, quem está na linha de frente pode trazer muitas informações valiosas para essa prática.

Escolha pessoas que já tenham compreensão sobre o processo a ser mapeado, valorizem a oportunidade de trabalhar nesse projeto e que tenham disponibilidade criatividade e disposição para a tarefa.

4 – Treinar a Equipe

Mesmo que a sua empresa já conte com profissionais de alto nível, é importante garantir que todos tenham conhecimentos alinhados. Um exemplo é a utilização de softwares de automação – nesse caso, é preciso que todos saibam operá-lo e entendam as suas funcionalidades.

5 – Desenvolver o Mapa Atual

Agora é hora de entender todas as etapas que compõem o processo em questão. Neste passo, é preciso desenhar o processo e listar as informações que trouxemos lá no primeiro tópico. Defina objetivos, entradas e saídas, pessoa responsável, dificuldades, resultados esperados, etc.

6 – Identificar Problemas

Depois de mapear todas as atividades de um processo, fica muito mais fácil fazer o próximo passo, que é a identificação de problemas.

Para isso, você e sua equipe devem analisar ponto a ponto, sem pressa. Isso porque é preciso entender se há uma lógica clara entre essas atividades mapeadas e se todas elas são realmente importantes para o resultado.

7 – Implementar Melhorias

Após identificar problemas, o time deve traçar um plano de ação para a implementação de todas as melhorias necessárias nos processos.

É preciso ainda definir indicadores a serem acompanhados – isso ajuda a equipe a entender se as medidas implementadas estão trazendo os resultados esperados.

8 – Monitorar Constantemente

Depois de implementar, é hora de monitorar. Para concluir o projeto, é necessário estabelecer uma rotina de monitoramento das melhorias feitas. A ideia é evitar que os processos voltem a apresentar falhas e garantir que continuem funcionando da forma mais eficiente possível.

O monitoramento constante também ajuda a identificar falhas precocemente ou até mesmo a preveni-las, permitindo que as medidas necessárias sejam tomadas o quanto antes.

Quais São Os Resultados Devem Ser Mapeados?

No mapeamento de processos, uma série de resultados importantes devem ser considerados e documentados, como:

• objetivos do processo, como redução de custos, aumento da eficiência, melhoria da qualidade, satisfação do cliente, entre outros;
• etapas e atividades do processo, desde o início até a conclusão;
• fluxo de trabalho, destacando a sequência correta das etapas, as interações entre os participantes, os pontos de decisão e as possíveis ramificações;
• recursos envolvidos, como pessoas, equipamentos, ferramentas, materiais e tecnologia;
• responsabilidades e papéis de cada pessoa ou equipe envolvida;
• indicadores de desempenho para monitorar e avaliar o sucesso do processo;
• riscos e pontos críticos que possam impactar negativamente o desempenho ou os resultados;
• melhorias e otimizações como automação, redução de desperdícios, etc.

Conclusão

Agora que você já sabe o que é o mapeamento de processos, sua importância e como fazer, é hora de colocar a mão na massa!

E não se esqueça de que a tecnologia pode ser uma grande aliada nessa missão. Isso porque ajuda a organizar e armazenar informações e oferece relatórios completos em poucos minutos para facilitar as suas análises.

Que tal provar na prática seus benefícios? Solicite uma demonstração gratuita do ERP da WebMais e descubra como a solução pode otimizar seus processos de forma eficiente.