Contas a Receber: guia completo de controle e gestão

Gerir bem o contas a receber é um dos pilares da gestão financeira de qualquer empresa. 

Esse processo garante que todos os valores devidos por clientes sejam registrados, acompanhados e recebidos no prazo, evitando prejuízos e fortalecendo o fluxo de caixa.

Sendo assim, neste guia completo, você vai entender o que são contas a receber, como fazer o controle eficiente, quais são os principais indicadores de desempenho e estratégias para reduzir a inadimplência, além de descobrir como a automação financeira pode transformar sua gestão.

O que são Contas a Receber e por que são importantes para sua empresa

Contas a receber representam todos os valores que uma empresa tem a receber de seus clientes por vendas de produtos ou serviços realizados a prazo.

Esses valores são classificados como ativos circulantes no balanço patrimonial, pois correspondem a recursos que entrarão no caixa a curto prazo.

Em termos simples, o contas a receber é o dinheiro que ainda não entrou, mas que a empresa tem direito a receber.

Como funciona o processo de Contas a Receber

O processo de contas a receber envolve todas as etapas entre a venda a prazo e o efetivo recebimento. 

Ou seja, é importante que ele seja estruturado com atenção para a empresa ter visibilidade total sobre os valores pendentes e consiga agir preventivamente em casos de atraso.

Assim sendo, as principais etapas são:

1. Emissão da venda ou contrato: formalização da transação comercial.
2. Registro do título a receber: lançamento no sistema financeiro ou ERP.
3. Envio da cobrança ao cliente: emissão de boleto, nota fiscal ou outro meio de pagamento.
4. Acompanhamento e conciliação: controle das entradas no caixa e verificação de pendências.
5. Ações de cobrança: lembretes, notificações e renegociações quando necessário.

Documentos e ferramentas envolvidas

• Notas fiscais
• Boletos bancários ou PIX
• Duplicatas e contratos
• Relatórios de contas a receber e aging list

Desse modo, manter esses registros organizados e atualizados é fundamental para uma visão financeira precisa e decisões de crédito mais seguras.

Indicadores essenciais de Contas a Receber

Monitorar indicadores de desempenho ajuda a avaliar a eficiência do controle e identificar riscos de inadimplência.

Prazo Médio de Recebimento (PMR)

Mede o tempo médio que a empresa leva para receber suas vendas.

Fórmula:

PMR = (Contas a Receber / Receita de Vendas) × 30

Quanto menor o prazo, melhor o fluxo de caixa.

Índice de Inadimplência

Indica a proporção de valores não recebidos em relação ao total faturado.

Fórmula:

Inadimplência = (Valor em Atraso / Total de Vendas) × 100

Manter esse índice abaixo de 5% é um bom indicador de eficiência na cobrança.

Ticket Médio e Aging List

• Ticket médio mostra o valor médio das vendas a prazo.
• Aging list (ou relatório de envelhecimento de contas) ajuda a visualizar o tempo que cada valor está pendente.

Como fazer o controle eficiente de Contas a Receber

Controlar o contas a receber manualmente (usando planilhas, por exemplo), pode funcionar no início, mas se torna inviável à medida que a empresa cresce.

Desse modo, um controle eficiente precisa de padronização, automação e integração entre as áreas financeira, comercial e de atendimento.

Assim sendo, veja as boas práticas para um controle eficiente:

1. Centralize informações em um sistema de gestão

Concentre todos os lançamentos, vencimentos, clientes e meios de pagamento em um ERP (Enterprise Resource Planning).

Isso evita erros de duplicidade, garante rastreabilidade e facilita o acompanhamento de prazos.

2. Automatize lançamentos e cobranças

Sistemas de gestão modernos permitem gerar boletos, enviar lembretes automáticos e registrar recebimentos automaticamente. Consequentemente, isso reduz as tarefas manuais e falhas humanas.

3. Gere relatórios e acompanhe resultados

Relatórios periódicos ajudam a visualizar o saldo de contas a receber, o volume de atrasos e os clientes mais inadimplentes.

Essa análise é essencial para ajustar políticas de crédito e melhorar o fluxo de caixa.

4. Faça conciliação bancária automatizada

Integrar o ERP com a conta bancária permite identificar, em tempo real, quais títulos foram pagos e quais permanecem pendentes.

Estratégias práticas para reduzir a inadimplência

A inadimplência é um dos principais desafios das empresas que vendem a prazo.

Por isso, adotar estratégias preventivas é mais eficiente do que agir somente quando o atraso já ocorreu.

1. Defina políticas de crédito claras

Estabeleça critérios objetivos para conceder crédito aos clientes. 

Além disso, avalie o histórico de pagamentos, limite de valor e prazos máximos destes clientes.

2. Ofereça incentivos para pagamentos antecipados

Descontos ou bônus por pagamento adiantado ajudam a melhorar o fluxo de caixa e reduzir atrasos.

3. Envie lembretes automáticos antes do vencimento

Com um sistema automatizado, é possível programar alertas via e-mail, SMS ou WhatsApp, lembrando o cliente do vencimento próximo.

4. Mantenha relacionamento positivo com clientes

Cobrança não precisa ser sinônimo de conflito. Comunicação cordial e soluções flexíveis fortalecem a relação comercial.

5. Use régua de cobrança eficiente

Adote uma sequência estruturada de contatos, como lembrete amigável, notificação formal, oferta de renegociação, tudo isso, antes de recorrer a medidas legais.

Exemplo prático de controle de Contas a Receber

Imagine uma empresa que fatura R$ 100 mil por mês, sendo 60% das vendas a prazo.

Antes da automação, o controle era feito em planilhas, e a inadimplência girava em torno de 12%.

Após implantar um ERP com módulo financeiro integrado, a empresa passou a:

• Registrar automaticamente todas as vendas;
• Emitir boletos e lembretes automáticos;
• Acompanhar relatórios de aging list;
• Confrontar pagamentos com extratos bancários em tempo real.

Resultado: em 6 meses, o índice de inadimplência caiu para 4%, e o fluxo de caixa tornou-se previsível e estável.

Benefícios de usar um sistema ERP no Contas a Receber

O uso de um ERP financeiro centraliza informações, automatiza processos e gera visões estratégicas.

Sendo assim, entre os principais benefícios estão:

Redução de erros manuais

Lançamentos automáticos e conciliação bancária evitam retrabalho e inconsistências.

Aumento da previsibilidade de caixa

Com relatórios em tempo real, o gestor sabe exatamente quanto e quando o dinheiro entrará.

Integração com notas fiscais e cobranças automáticas

A emissão de notas e boletos integrados garante que nenhum recebimento seja esquecido.

Análise de desempenho financeiro

O sistema gera gráficos, indicadores e alertas, permitindo decisões baseadas em dados.

Conclusão

O controle de contas a receber é uma das atividades mais estratégicas para a sustentabilidade financeira das empresas.

Sem ele, não há previsibilidade, segurança nem capacidade de investimento.

Por isso, manter registros organizados, acompanhar indicadores e adotar ferramentas de automação são passos fundamentais para reduzir a inadimplência e melhorar o fluxo de caixa.

Assim, ao investir em gestão financeira profissional, sua empresa ganha tempo, reduz riscos e conquista controle total sobre seus recebimentos.

Dê o próximo passo na gestão do seu financeiro! Conheça os planos do ERP WebMais e veja na prática como a automação pode transformar o controle de contas a receber da sua empresa.

Solicite uma demonstração gratuita e descubra como simplificar suas rotinas e potencializar seus resultados.