Você trabalha com vendas e precisa de uma boa gestão dos dados sobre os produtos armazenados? Então a melhor solução é criar uma ficha de controle de estoque eficiente, que ajude a equipe interna e externa.
Esse cuidado evita prejuízos e permite vender mais. Para distribuidoras e indústrias que lidam com mercadorias perecíveis, é mais do que uma necessidade para sobreviver no mercado e obter sucesso.
Hoje, vamos ajudar você a organizar a sua ficha com êxito! Por isso, preparamos este artigo com dicas práticas para fazer isso em uma folha de papel, no Excel ou até em um sistema de gestão integrada (SGI).
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Agora, vamos ao artigo!
O Que É Ficha De Controle De Estoque?
Uma ficha de controle de estoque é um registro que acompanha o movimento de entrada e saída de mercadorias ou produtos.
A ferramenta permite o monitoramento do nível de estoque atual para tomar decisões informadas sobre compras, vendas e reposições.
Como todas as mercadorias passam por um determinado fluxo, é durante ele que as informações devem ser coletadas e registradas. Essa anotação, geralmente, é feita em planilha de controle de estoque simples, para consultar sempre que for necessário.
Os dados precisam ser os mais relevantes para a empresa, mas, no geral, incluem:
- Nome ou descrição do produto;
- Quantidade inicial em estoque;
- Entradas de mercadorias (como compras);
- Saídas (como vendas);
- A quantidade atual em estoque;
- Saldo final;
- Preços;
- Datas de validade.
Quais Tipos De Estoque Para Monitorar?
Nem toda empresa tem um estoque com produtos para serem vendidos ao consumidor final. Existem negócios de prestação de serviços que também precisam organizar o seu abastecimento.
Por exemplo, um estúdio de beleza lida com produtos da área, utensílios descartáveis etc. Outro exemplo é um escritório que tem demandas com papéis, canetas, tintas de impressora e outros materiais importantes para desenvolver o trabalho.
Nesse cenário, há quatro tipos de estoque para lidar:
- Matéria-prima e componentes para a produção;
- Produtos em desenvolvimento, mas ainda não finalizados;
- Mercadorias terminadas e prontas para a venda;
- Itens de consumo, como materiais de escritório.
Cada um deles requer um tratamento diferente na hora de serem armazenados. Pense no caso de um supermercado. O ovo usado na produção de pães em sua seção de padaria própria e os destinados para vendas ao consumidor final é contado separadamente?
Se sim, basta organizar a quantidade para cada fim. Se não, é preciso integrar as informações em uma ficha de controle de estoque.
Qual A Importância Da Ficha De Controle De Estoque?
Agora você já sabe o que é uma ficha de controle de estoque e a sua importância é muito clara. Com um modelo eficiente, você pode gerenciar com precisão a área e evitar a falta ou excesso de mercadorias armazenadas.
Além disso, reduz os custos da empresa ao economizar com os cuidados de itens estocados no ambiente físico e ainda, evita perdas por avarias ou vencimento, por exemplo.
Dessa forma, ajuda no controle financeiro, por impedir gastos desnecessários e identificar oportunidades de aumento de vendas.
Isso porque é possível prever a demanda futura de um produto, o que oferece ao gestor a possibilidade de planejar suas operações de forma mais eficiente.
É possível até facilitar a negociação de preços menores com fornecedores se observar uma alta procura com antecedência.
Como Fazer Uma Ficha De Controle De Estoque Corretamente?
Embora a ficha de controle de estoque traga resultados surpreendentes, existem algumas ações que devem ser consideradas para funcionar corretamente. Por isso, separamos as principais dicas a seguir!
Reúna Todos Os Dados Sobre Seu Segmento De Atuação
Entenda como está o setor de atuação do seu negócio. Há descrições preliminares que precisam ser incluídas na ferramenta para qualquer empresa e aquelas que são específicas a determinados segmentos.
Por exemplo, imagine que você trabalha em uma distribuidora de bebidas. Então, os dados relevantes incluem o nome do produto, o preço por unidade, a data de validade e a quantidade inicial em estoque.
Compile Os Produtos Que Serão Comercializados
Identifique quais produtos são vendidos normalmente para o público-alvo, podendo listar todos eles. Embora os novos itens possam ser citados, foque nos que costumam ser vendidos com frequência.
Faça A Separação Por Categorias
Organize ainda mais a sua ficha com a separação das soluções por categorias. Por exemplo, se você tem uma distribuidora de materiais de construção, pode separar os produtos por categorias como tintas, ferramentas, materiais elétricos, entre outros.
Insira Os Dados Na Planilha
Caso use planilhas na sua organização, é hora de transferir os dados para o documento. Nele, separe conforme for mais claro para a visualização, como:
- Uma coluna de entrada de produto;
- Outra coluna de saída do produto;
- Código do item;
- Descrição do produto;
- Unidade de medida;
- Data (dd/mm/aa);
- Quantidade de cada item;
- Custo de cada peça;
- Nome e contato do fornecedor.
Conte Com A Ajuda Da Tecnologia
Uma ficha de controle de estoque Excel pode ser o suficiente para pequenos negócios, com poucos produtos para serem controlados diariamente.
Mas, para uma indústria ou distribuidora, onde a produção é constante, o ideal é contar com a ajuda da tecnologia.
Um sistema de gestão integrado (ERP) automatiza as funções de controle do estoque. Isso porque ele aciona os fornecedores quando o nível estiver baixo, ou mostrando a necessidade de promoções quando estiver um item parado.
Assim, é essencial para a saúde financeira da empresa, fornecendo uma visão ampla de toda a situação do negócio.
Como Usar Planilha De Controle De Estoque?
Com a ficha de controle de estoque pronta para uso, é preciso entender como aplicá-la na rotina do empreendimento.
De nada adianta ter o trabalho de montá-la e não fazer atualizações constantes. Então, sempre que entrar ou sair um produto, inclua no documento.
Lembre-se de consultá-lo com frequência para verificar o momento exato de fazer novas compras ou liquidações para conseguir espaço no ponto de armazenamento.
E claro, faça essa análise com atenção e alinhada com seus objetivos. Se você deseja vender a mais determinada mercadoria, verifique sempre as fichas para saber se aumentou a frequência de saída e o que pode fazer para conquistar isso.
Como Fazer Controle De Estoque?
Com a ficha de controle de estoque finalizada, só será preciso aprender a fazer um bom controle de estoque. Assim, você torna essa ferramenta eficiente no seu dia a dia corporativo.
Existem várias formas de fazer isso. Você pode usar métodos tecnológicos ou até papel (e muito). De qualquer forma, a lógica é sempre manter os registros corretos sobre as entradas e saídas de cada item.
Mas não para por aí. É necessário organizar o estoque, analisar e definir os seus níveis mínimos e máximos para manter as boas relações com os fornecedores e clientes.
Um bom planejamento estratégico, com todos os processos do negócio, ajuda a controlar melhor para evitar a falta ou sobra de produtos. Além disso, também vai prever altas demandas que contribuem para a lucratividade.
Conclusão
Entendeu como fazer e preencher uma ficha de controle de estoque corretamente? Use essa ferramenta como facilitadora na sua rotina corporativa, seja a curto, médio e longo prazo.
Com as dicas dadas neste artigo, você está pronto para organizar o seu próprio modelo e utilizar os meios mais adequados para sua empresa, conforme os níveis de estoque.
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