Entenda De Uma Vez Por Todas Quando E Como Fazer Recibos + Modelo Grátis

O recibo é um documento simples, mas muito útil no dia a dia de uma empresa ou empreendedor individual. Por isso, ter um modelo de recibo pronto para ser usado que necessário pode ser uma boa ideia.

Isso porque ele trará agilidade para os seus processos e evitar erros na hora de criar o documento.

Mas, não existe um padrão a ser seguido na hora de criar um modelo de recibo. Você pode criar o seu modelo como quiser, desde que ele tenha todas as informações necessárias para comprovar uma transação financeira.

Por isso, muita gente se confunde na hora de redigir o documento!

Então, para ajudar, vamos trazer aqui algumas informações fundamentais para você emitir recibos de um jeito prático e padronizado. Vamos lá?

E para facilitar ainda mais a emissão de documentos fiscais, que tal contar com o ERP WebMais?

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O Que É Um Modelo De Recibo?

O modelo de recibo é um texto pronto que pode ser personalizado cada vez que você precisar emitir esse tipo de documento. Em resumo, o seu principal objetivo é tornar a emissão mais ágil.

Mas, com o modelo de recibo, você precisa apenas preencher os campos em branco com as informações necessárias, como valor da transação, dados das pessoas envolvidas e assinaturas. O restante do texto já está pronto!

Assim, além de mais agilidade, você também diminui as chances de erros na hora da confecção do documento!

Qual A Importância do Modelo De Recibo?

Ter um modelo de recibo na sua empresa é uma das formas mais práticas de registrar entradas e saídas de dinheiro do caixa e, assim, garantir que as movimentações sejam contabilizadas.

Além disso, a emissão de recibo em transações financeiras ocorridas no país é obrigatória desde 1994. Essa é uma forma que o governo tem de rastrear as movimentações e fazer a devida cobrança de impostos.

Quais Os Tipos De Recibos Existentes?

Atualmente, existem alguns tipos de modelo de recibo e, para saber qual é o mais adequado para cada situação, é importante conhecer cada um deles:

• recibo de prestação de serviço: é um modelo de recibo simples que pode ser emitido diante do pagamento de uma determinada quantia;
• recibo de pagamento complementar: funciona como um complemento e deve ser emitido para confirmar o recebimento de um acréscimo somado a valores recebidos anteriormente;
• recibo de pagamento de locação: compra o pagamento de taxas de aluguel;
• recibo de pagamento de entrada: comprova o pagamento de entradas em negociações a prazo;
• recibo de pagamento de parte da dívida: deve ser emitido quando um devedor quitar parte de uma dívida;
• recibo de pagamento de mão de obra: é emitido por prestadores de serviços manuais;
• recibo de pagamento autônomo (RPA): é emitido por prestadores de serviço que não possuem CNPJ e são contratados esporadicamente.

Qual A Diferença Entre Recibo E Nota Fiscal?

A principal diferença entre recibo e nota fiscal é que o modelo de recibo sempre comprova o pagamento de um valor, o que não acontece com a nota fiscal – em muitos casos, ela é emitida antes mesmo do recebimento do dinheiro.

A nota fiscal funciona como comprovante de pagamento somente em alguns casos específicos, como compras em lojas de varejo, por exemplo.

No mercado B2B, isso não acontece com tanta frequência, já que a nota é enviada com a cobrança.

Além disso, outra diferença é que quem emite o modelo de recibo é tributado como pessoa física e quem emite nota fiscal é tributado como pessoa jurídica. Afinal, para emitir uma nota é preciso ter um CNPJ, ou seja, ser uma empresa, no mínimo, pequena.

Quando É Preciso Fornecer Um Recibo?

Um modelo de recibo deve ser emitido sempre que um pagamento for feito a alguém. É por meio dele que a pessoa que pagou pode comprovar a transação e se resguardar em caso de contestação.

É Realmente Necessário Guardar Seus Recibos?

Se você fez um pagamento, deve guardar o modelo de recibo – principalmente se esse pagamento foi feito em nome de uma empresa. Isso é fundamental para o controle interno e para eventuais fiscalizações.

Além disso, esse documento resguarda a empresa caso o prestador de serviço alegue que não recebeu o seu pagamento.

O recibo também é uma forma de evitar cobranças duplas de dívidas e comprovar deduções no Imposto de Renda. 

De acordo com a lei, todas as notas fiscais e documentos equivalentes devem ser armazenadas por, pelo menos, cinco anos – e isso inclui os recibos.

Cuidados Na Hora De Emitir Os Recibos

A emissão de recibos é um procedimento importante para o registro de transações financeiras, seja para fins pessoais ou profissionais.

No entanto, é importante tomar alguns cuidados para o modelo de recibo ser válido e cumpra seu objetivo, como:

• preenchimento correto, de forma clara e legível, com todos os dados necessários. Os principais dados que devem constar no recibo são: data e hora do pagamento, nome e CPF ou CNPJ do pagador, nome e CPF ou CNPJ do recebedor, descrição dos serviços ou produtos prestados e valor do pagamento;
• informações completas para identificar a transação;
• valores corretos, com atenção especial para os centavos;
• assinatura do recebedor do pagamento;
• duas vias, sendo que uma fica com o pagador e a outra com o recebedor.

Além desses cuidados, é importante verificar as normas específicas para a emissão de recibos, que podem variar de acordo com a natureza da transação e legislação.

No Brasil, por exemplo, existem regras específicas para a emissão de recibos verdes, que são utilizados por profissionais liberais e autônomos.

Eles devem ser emitidos pelo Portal das Finanças e devem conter informações como o CAE ou o código do artigo 151º do CIRS, a identificação do profissional, o valor do serviço prestado e a data do pagamento.

Quais As Etapas De Elaboração De Um Recibo?

Para criar um modelo de recibo para a sua empresa, você deve seguir algumas etapas. A primeira delas é dar um título ao documento.

Mas, para ter valor, esse título deve ser claro e, de preferência, estar no topo do documento.

Além disso, é necessário descrever o recebimento, redigindo um texto que deixa claro qual foi o serviço prestado e de quanto foi o pagamento.

Todos os valores precisam ser preenchidos tanto em numerais como por extenso. Se você recebeu um pagamento de cem reais, por exemplo, deve escrever: R$ 100 (cem reais).

Isso porque, segundo a legislação, em caso de divergência entre os valores, prevalece o que estiver escrito por extenso.

O Recibo Pode Ser Feito À Mão?

Atualmente, um recibo feito à mão tem a mesma validade de um documento impresso. A regra para que ele tenha valor é ter todas as informações necessárias, independentemente da sua forma de confecção. 

No entanto, como é recomendado que o recibo tenha duas vias, o ideal é criá-lo digitalmente e imprimir duas cópias do documento. Apesar de não ser uma regra, isso é mais prático e economiza tempo.

Como Preencher Um Recibo?

Para preencher um recibo, é importante ter em mãos as seguintes informações:

• data e hora do pagamento exatas do pagamento;
• nome e CPF ou CNPJ do pagador de forma completa e legível;
• nome e CPF ou CNPJ do recebedor;
• descrição clara e precisa dos serviços ou produtos prestados;
• valor do pagamento.

A seguir, é apresentado um passo a passo de como preencher um recibo:

1. Identifique o tipo de documento: no topo do recibo, escreva “recibo” ou “comprovante de pagamento”.
2. Preencha a data e hora do pagamento: elas devem ser preenchidas no formato “dd/mm/aaaa hh:mm”.
3. Preencha os dados do pagador: devem estar no formato “Nome completo” e “CPF ou CNPJ”.
4. Preencha os dados do recebedor: devem ser preenchidos no formato “Nome completo” e “CPF ou CNPJ”.
5. Descreva os serviços ou produtos prestados: deve ser direto e claro.
6. Preencha o valor do pagamento: deve ser preenchido no formato “R$ X.XXX,XX”.
7. Assine o recibo: ele deve ser assinado pelo recebedor do pagamento.

Aqui está um exemplo de como preencher um recibo:

Recibo

Data e hora do pagamento: 08/11/2023 19:09

Pagador: João da Silva

CPF: 123.456.789-00

Recebedor: Maria da Silva

CPF: 987.654.321-00

Serviços prestados: Manutenção de computador

Valor do pagamento: R$ 200,00

________________________________________________

Maria da Silva 

Dicas Para Emitir E Gerenciar Seus Recibos

Emitir e gerenciar recibos é uma prática comum tanto para indivíduos quanto para empresas.

Isso porque eles são documentos fundamentais para comprovar transações financeiras e despesas, sendo essenciais para a organização das finanças pessoais e a contabilidade empresarial.

No entanto, a emissão e gerenciamento requerem atenção aos detalhes, organização e o uso de ferramentas adequadas. É o que explicaremos a seguir.

1. Faça Sempre Uma Segunda Via

Quando se trata de emitir um recibo, é crucial que você sempre faça uma segunda via. Ela é importante para que ambas as partes envolvidas na transação tenham um comprovante do pagamento.

É uma boa prática guardar a segunda via do recibo por um período mínimo de cinco anos, para fins de comprovação fiscal.

Ainda, como erros podem acontecer, seja na digitação de informações ou na impressão do documento, ter uma cópia de segurança garante que você não perderá o comprovante de uma transação importante.

2. Preencha Os Dados Com Atenção

Os dados preenchidos no recibo devem ser corretos e legíveis.

É importante verificar se todas as informações necessárias estão presentes, como data, hora, nome, CPF ou CNPJ, descrição dos serviços ou produtos prestados e valor do pagamento.

Veja se todos os dados estão corretos e legíveis. Qualquer erro pode levar a complicações futuras, especialmente quando se trata de declarações de impostos ou reconciliação de contas.

3. Guarde Os Recibos

Os recibos devem ser guardados em um local seguro, para que possam ser facilmente encontrados quando forem necessários.

Eles servem como prova das transações financeiras e podem ser necessários em várias situações, como auditorias fiscais, reembolsos ou contestações de pagamentos.

Uma boa opção é guardar os recibos em uma pasta ou caixa organizada, por data ou tipo de transação.

Além disso, considere digitalizar seus recibos e armazená-los em um local seguro, pois o papel pode se deteriorar com o tempo.

Dica Bônus: Utilize Um Sistema Emissor De Recibos

Um sistema emissor de recibos pode facilitar a emissão e o gerenciamento de recibos. Esses sistemas geralmente permitem que os recibos sejam personalizados com logotipo, informações da empresa e outros dados.

Além disso, eles podem ajudar a organizar os recibos por data, tipo de transação ou outro critério.

Isso tudo ajuda até mesmo a automatizar cálculos de impostos, facilitando o cumprimento das obrigações fiscais.

É possível usar o ERP WebMais como emissor de recibos. Ele oferece essa funcionalidade para gerar os documentos de forma rápida e fácil.

Se desejar, pode até salvá-lo de forma eletrônica, para não perder nada.

E não podemos deixar de mencionar que, com esse software, você pode acompanhar despesas, gerar relatórios e até mesmo integrar os dados diretamente em programas de contabilidade.

Dicas Para Usar O Modelo De Recibo Corretamente

Mesmo tendo um modelo de recibo pronto na sua empresa, é preciso tomar alguns cuidados na hora de emitir o documento. 

O primeiro deles é na hora de preencher os dados. Isso deve ser feito com muita atenção, já que qualquer informação errada por invalidar o recibo ou trazer problemas contábeis.

Antes de imprimir e assinar, não deixe de conferir tudo!

Também é importante emitir sempre duas vias do documento. Uma deve ficar com quem pagou e, a outra, com quem recebeu.

Assim, as duas partes podem ter melhor controle sobre suas finanças e comprovar a transação caso seja necessário.

A via que fica na empresa deve ser armazenada em segurança. O mais indicado é que você digitalize todos esses documentos e tenha o backup feito na nuvem.

Por fim, se você tornar o processo de emissão de recibos ainda mais ágil, pode contar com a tecnologia para isso, adotando um sistema que automatize a criação do documento.

Modelo De Recibo Simples De Prestação De Serviço

Para ajudar você a criar um modelo de recibo para sua empresa, deixamos um exemplo de texto:

Recibo de Pagamento de Prestação de Serviço

“Eu, _______________ (insira aqui o nome completo do prestador de serviço), recebi da empresa _____________ (nome da empresa que realizou o pagamento), inscrita no CNPJ n.º ________ (preencha com CNPJ da empresa), a importância de R$ ______ (valor pago), referente ao serviço de _________ (descrição do serviço).

_______ (nome da cidade), _________ (data)

____________________________________________________
(assinatura de quem recebeu o pagamento)

Se quiser, você pode acrescentar outras informações, como o CPF do prestador de serviço, por exemplo.

Modelo De Recibo Para Download Gratuito

Se além do nosso modelo de recibo simples, você quiser preencher de forma automática e ter acesso a diversos modelos para personalizar conforme suas necessidades, temos uma dica.

No site Invoice Home, você encontra muitos modelos para preencher e baixar de forma gratuita, após criar uma conta na plataforma.

Nele, é possível encontrar recibo simples, de venda, de pagamento, cotação, nota fiscal, fatura, ordem de compra, nota de entrega e muito mais.

Conclusão

O recibo é um documento muito importante para o controle interno da empresa e para eventuais fiscalizações.

Para tornar a emissão do documento mais prática e evitar erros, o ideal é que você tenha um modelo de recibo pronto.

Assim, é só preencher as lacunas com os dados específicos de cada transação, imprimir e assinar. 

Não se esqueça de que, para ter valor, o recibo deve ter data e ser assinado pela pessoa que recebeu o pagamento!

E claro, conte com ajuda de tecnologia para emitir seus recibos sem erros.

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