Processos Gerenciais: guia práticas para otimizar a rotina da gestão

Todos os tipos de negócios buscam otimizar seus processos gerenciais para manter a competitividade do seu negócio. É com base neles que a sua empresa irá crescer e se desenvolver com pilares fortes. Além disso, implementar melhorias traz vantagens essenciais para a empresa, como o aumento da produtividade, redução de custos e uma melhor gestão.

Por outro lado, a ineficiência dos processos pode ser um grande gargalo que além de consumir a sua energia, pode culminar em prejuízos financeiros. Retrabalhos, trabalhos manuais, ineficiência operacional, perdas e desencontro de informações são alguns dos problemas que você pode ter em decorrência da falta de gestão dos seus processos.

Além de uma visão de gestão sobre os processos da empresa como um todo, investir em ferramentas tecnológicas vai te ajudar a melhorar os processos de comunicação, estabelecer métricas e acompanhar resultados. Afinal, o que não é medido não é gerenciado e não pode ser melhorado.

Por que investir na melhoria dos processos gerenciais

Otimizar os processos gerenciais da sua empresa é fundamental, afinal, é com isso que a sua organização poderá crescer com bases sólidas, além de ser essencial para uma maior agilidade e até mesmo segurança nos negócios.

Pensando nisso, trouxemos quatro motivos para você melhorar seus processos gerenciais:

• Evoluir a sua estratégia organizacional;
• Documentar processos;
• Permitir a descentralização das informações;
• Tomar decisões baseadas em indicadores.

Como otimizar seus processos gerenciais na prática?

Os processos gerenciais são responsáveis por coordenar e controlar todas as atividades da empresa e, de tempos em tempos, é importante que você pare e preste atenção se há algum ponto de melhoria. Por exemplo, se você não define e não controla suas metas de vendas, isso pode desencadear um problema com fluxo de caixa, material parado em estoque, dificuldades com liquidez de pagamentos, entre outros problemas.

Visto a importância de otimizar seus processos gerenciais, fizemos um passo-a-passo para que você aplique na sua empresa, com isso, a sua gestão ficará mais eficiente e as decisões mais assertivas.

Passo 1: Defina objetivos

Antes de tudo, você precisa começar do início! Qual o motivo que te levou a querer melhorar seus processos gerenciais? Aqui estão os mais comuns: redução de custos, aumento da produtividade, vender mais ou ainda ampliar a sua empresa?

Pense bem e tenha clareza na definição do objetivo. Só assim você poderá traçar a melhor estratégia para alcançá-lo.

Passo 2: Converse com a sua equipe

É importante que a sua equipe tenha consciência do processo de melhoria e que todos estejam motivados e envolvidos nessa cultura.

É recomendado que você realize uma reunião com todos e de ênfase a real importância de cada um no processo,  a fim de que todos se sintam-se parte da mudanças e igualmente engajados nas mudanças.

Passo 3: Mapeie todos o ciclo do cliente na sua empresa

Depois de definido os objetivos e seus colaboradores engajados, é chegada a hora de mapear os processos gerenciais do seu negócio. Analise e entenda toda a dinâmica desde o pedido inicial do cliente até a entrega, passando por cada cada etapa do fluxo de produção.

O mapeamento deve identificar quais tarefas são feitas em sequência e como uma influencia a outra. É preciso, ainda, entender as responsabilidades de cada área em determinada etapa do processo, assim como quem é o funcionário que o executa. Recursos necessários para executar cada processo gerencial, como insumos, também devem ser identificados na hora de mapear. 

Passo 4: Desenhe seus processos atuais

Para que você visualize melhor o processo e os possíveis pontos de melhoria, desenhe um fluxograma ou mesmo uma planilha e coloque na sua parede.

Tornar visual facilita a gestão das melhorias e você identifica quais pontos são mais fáceis de serem alcançados e quais necessitam de mais etapas antes de serem realizados.

Passo 5: Utilize a tecnologia a seu favor

Para que você saiba se os resultados esperados estão sendo alcançados, é fundamental contar com o auxílio da tecnologia da informação para monitorar e acompanhar os seus processos. 

Para isso, você pode utilizar um sistema ERP especialista em seu segmento, que ajuda não só a promover a otimização de processos como também a ter uma gestão mais assertiva e ágil, com controles e relatórios mais precisos sobre a sua administração. 

Dicas Bônus

Sabemos que apenas este passo a passo já irá te ajudar bastante, mas que tal algumas dicas bônus? Garanto que seus processos ficarão mais ágeis e assertivos com a junção de todas elas!

Permita a sugestão de melhorias

Abra um canal para a sua equipe compartilhar ideias para melhorar os processos e proporcionar ganhos para todos. Isso faz com que eles se envolvam e fiquem engajados nas mudanças que podem vir.

Para promover um maior envolvimento, que tal utilizar a gamificação? Você pode pedir que todos depositem suas ideias em uma urna e colocá-las em votação por uma comissão de gestores. A mais votada será implantada e/ou o colaborador pode ganhar algum prêmio.

Teste diferentes soluções

Existem sempre mais de um caminho para chegar a um resultado, não é mesmo? Por isso, fique aberto a novas ideias e a testar novas formas de executar seus processos atuais. Entenda que pequenas mudanças em sua rotina podem resultar em inúmeros ganhos para a sua organização.

Promova a inovação

A inovação nem sempre está relacionada ao desenvolvimento de um novo produto ou serviço. Muitas vezes ela pode ser uma nova maneira de desenvolver certo processo, que pode levar a uma execução mais rápida, eficiente ou menor custo.

A inovação, quando realizada da forma correta, pode proporcionar uma evolução enorme na gestão do seu negócio, tornando-a muito mais assertiva.

Controle com mais precisão

Implementar novos modelos e monitorar constantemente seus processos atuais é fundamental para proporcionar ao gesto um maior controle sobre seu negócio. Isso pode acarretar ganhos tanto nas suas estratégias como também financeiros.

O ERP Webmais pode te ajudar a evoluir na gestão do seu negócio, otimizando seus processos gerenciais e aplicando todas as dicas que mencionamos.

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