Saiba O Que é Regime de Caixa e Competência e Diferenças
Se você administra uma empresa, certamente já ouviu falar sobre regime de caixa e regime de competência. No regime de caixa, as receitas são contabilizadas somente quando entram no caixa, como o nome indica.
Já no regime de competência, esse registro é feito no momento em que o evento acontece. Isso ocorre mesmo que o dinheiro não tenha entrado no caixa da empresa.
Sendo assim, neste artigo, vamos falar especificamente sobre o que é regime de caixa. Você vai saber mais sobre o seu funcionamento, vantagens e aplicações.
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O Que É Regime De Caixa?
Regime de caixa é um método contábil no qual as movimentações financeiras da empresa são contabilizadas somente quando os recursos entram ou saem do seu caixa.
Ou seja, mesmo que um contrato de venda seja assinado, a empresa só fará o registro contábil quando o dinheiro entrar na conta da empresa.
O regime de caixa é considerado um dos mais simples da contabilidade, pois se baseia somente nas movimentações financeiras da empresa.
Quais Tipos De Empresas Podem Fazer Regime De Caixa?
Atualmente, todas as empresas enquadradas no Simples Nacional podem fazer a opção pelo regime de caixa. Estão inclusas Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP). Além disso, empresas do Lucro Presumido também podem fazer essa opção.
A regra funciona de forma a tributar os impostos de acordo com a opção de tributação e do regime de caixa da empresa. Assim, caso opte pela tributação de impostos como IRPJ e CSLL, outros impostos também devem ser tributados dessa forma.
O mesmo acontece com o regime de competência. Ou seja, todos os impostos devem levar em conta somente um regime. Assim, a tributação é padronizada e facilitada, o que é mais prático tanto para o contribuinte como para o Fisco.
Quando Utilizar O Regime De Caixa?
O regime de caixa é vantajoso para empresas que fazem vendas parceladas ou com datas de pagamento diferentes das datas de venda.
Isso acontece porque, dessa forma, os impostos são contabilizados e pagos somente após o recebimento do dinheiro, e não no momento de emissão da nota fiscal.
Assim, fica mais fácil garantir no seu caixa a disponibilidade dos recursos necessários para arcar com esses pagamentos.
Como Funciona O Regime De Caixa Na Prática?
Na prática, o funcionamento do regime de caixa é muito simples. A gestão deve contabilizar as entradas e saídas de recursos somente quando houver uma movimentação nas contas na empresa.
Para isso, é necessário fazer dois tipos de registros: as entradas e as saídas. Assim, a ideia é que, ao fim de cada período, seja possível entender quanto entrou e quanto saiu da conta.
Quer um exemplo?
Então imagine que a sua empresa fez uma venda de R$ 1000 e o cliente vai fazer o pagamento em 10 parcelas de R$ 100.
No regime de caixa, em vez de registrar a entrada de R$ 1000 no momento da venda, você vai contabilizar R$ 100 a cada mês. Isso vai ocorrer sempre na data em que o valor do pagamento da parcela cair na sua conta.
Dessa forma, a mesma lógica se aplica aos impostos e às compras feitas!
Por Que Usar O Regime De Caixa Em Uma Empresa?
O regime de caixa permite que o gestor tenha um maior controle sobre o fluxo de caixa do negócio.
Além disso, terá um olhar mais próximo sobre essas movimentações financeiras. Assim, tem uma visão mais detalhada sobre a saúde financeira da empresa em um determinado momento.
Isso facilita a tomada de decisão para o curto prazo. Dessa forma, o gestor entende se a empresa pode fazer novos investimentos, pagar dívidas ou se é necessário cortar custos para manter a saúde em dia.
Quais As Vantagens E Desvantagens Do Regime De Caixa?
A principal vantagem do regime de caixa é que ele demonstra exatamente o dinheiro que a empresa tem em suas contas. Isso é muito importante para o gerenciamento da liquidez do negócio, ou seja, da sua capacidade de cumprir com os seus compromissos financeiros.
O regime de caixa também favorece as empresas que trabalham com vendas a prazo em relação à tributação. Assim, como já falamos, os impostos são pagos somente quando o dinheiro já entrou na conta.
Outra vantagem é a facilidade de gestão. Isso porque, como é muito simples, o regime de caixa não exige que o gestor tenha conhecimentos aprofundados para fazer um bom controle financeiro.
Qual A Diferença Entre O Regime De Caixa E O Regime De Competência?
Em resumo, o regime de competência é aquele no qual uma entrada ou saída é contabilizada no momento da sua formalização. Ao contrário do que você pode imaginar, ele não necessariamente ocorre quando o dinheiro entra ou sai da conta da empresa.
Ou seja, se a empresa fez uma venda de R$ 1000 com pagamento a prazo, todos os R$ 1000 serão contabilizados de uma vez. Isso significa que o valor não será calculado somente no momento do pagamento de cada parcela.
E a mesma lógica se aplica às despesas e ao pagamento de impostos.
Qual É A Relação Entre O Regime De Caixa E O Fluxo De Caixa?
Primeiramente, é preciso entender o que é o fluxo de caixa. Ele é a movimentação do dinheiro no caixa da empresa, que indica as entradas e saídas. Então, de forma resumida, o fluxo de caixa mostra o que você recebe e o que paga.
Isso significa que ele utiliza os registros do que é gasto e do que a empresa ganha. Assim, nada mais justo do que dizer que é preciso detalhar muito bem esses dados.
Isso entendido, saiba que o regime de caixa segue a mesma lógica. Dessa forma, durante o fechamento do caixa, ele considera valores atuais relacionados com as entradas e saídas do período.
Sendo assim, podemos dizer que o regime de caixa facilita a criação do fluxo de caixa da empresa.
Como Realizar O Cálculo Do Regime De Caixa?
Chegou a hora de você aprender a realizar o cálculo do regime de caixa. Mas, antes de começar, é preciso que a receita bruta total do mês seja considerada.
E lembre-se: vendas parceladas devem ter a tributação apenas do valor que foi recebido. Não entendeu? Então imagine que você vendeu um item parcelado em 30, 60 e 90 dias. Nesse caso, será necessário pagar apenas a tributação do mês referente ao valor recebido.
Mas, é preciso tomar cuidado. Existem casos onde o Imposto Sobre a Renda das Pessoas Jurídicas (IRPJ) e a Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido (CSLL) são apurados pelo regime de caixa.
Dessa forma, se for a situação, o Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição Para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) também precisam.
Também é importante dizer que, ao escolher o seu regime, ele é válido para todo o exercício do ano. Isso porque, como já vimos, só é possível trocar de regime tributário uma vez por ano, apenas no período estipulado pelo Estado.
Complexo, né? Mas é possível simplificar todo esse processo com o ERP WebMais. O sistema conta com um módulo financeiro completo para facilitar seu trabalho e otimizar sua gestão.
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Como Se Obtém O Regime De Caixa?
Obter o regime de caixa ocorre da mesma forma que a escolha do regime tributário do seu negócio. Mas o que isso significa?
É que o seu regime tributário deve ser indicado ainda no início de cada ano fiscal, geralmente no mês de janeiro. Então, ao escolher entre Simples Nacional, lucro real ou afins, também é possível considerar a troca do seu regime de caixa.
Sendo assim, a dica é utilizar os conhecimentos do seu contador para isso. Isso porque ele é o profissional que vai saber te ajudar a analisar o seu negócio, entendendo se é preciso trocar ou manter o regime.
Exemplo De Análise De Caixa X Competência
Para o exemplo, vamos considerar aquela mesma venda de R$ 1000 sobre a qual já falamos aqui algumas vezes. Lembre-se de que o pagamento foi feito em 10 parcelas.
Pelo regime de caixa, o registro é feito da seguinte forma:
| Mês 1 | Mês 2 | Mês 3 | Mês 4 | Mês 5 | Mês 6 | Mês 7 | Mês 8 | Mês 9 | Mês 10 |
| R$ 100 | R$ 100 | R$ 100 | R$ 100 | R$ 100 | R$ 100 | R$ 100 | R$ 100 | R$ 100 | R$ 100 |
Mas, se o cliente atrasar o pagamento e pagar todas as parcelas no último mês, o registro fica assim:
| Mês 1 | Mês 2 | Mês 3 | Mês 4 | Mês 5 | Mês 6 | Mês 7 | Mês 8 | Mês 9 | Mês 10 |
| R$ 1000 |
Já no regime de competência, a mesma venda parcelada em 10 vezes ficaria assim:
| Mês 1 | Mês 2 | Mês 3 | Mês 4 | Mês 5 | Mês 6 | Mês 7 | Mês 8 | Mês 9 | Mês 10 |
| R$ 1000 |
Todas essas formas de registro estão corretas e não existe uma que seja unanimemente melhor que a outra.
Quando É Mais Vantajoso Escolher Pelo Regime De Competência?
Ainda que o regime de caixa possa ser implementado de forma mais simples, é preciso ver se essa é realmente a melhor opção para sua empresa.
É que o regime de competência traz algumas vantagens que podem ser cruciais para sua decisão. O principal benefício, por exemplo, está no envio facilitado de relatórios financeiros para terceiros.
As grandes beneficiadas são as empresas maiores, que realizam esse procedimento com mais frequência.
Além disso, também é importante lembrar que o regime de competência é obrigatório para todas as empresas de médio e de grande porte, em especial para as realmente grandes.
Quais São Os Cuidados Ao Optar Pelo Regime De Caixa?
Apesar de ser mais simples e, a princípio, parecer mais vantajoso, o regime de caixa nem sempre é a melhor opção. Para garantir que essa é a melhor escolha para a sua empresa, é preciso ficar de olho em alguns pontos.
O primeiro deles é o correto registro de tudo o que entra e sai do caixa da empresa, mesmo que os valores sejam pequenos. Então, a melhor forma de fazer isso é contando com um software que trabalhe de forma automatizada.
Outro cuidado é em relação ao registro. Isso porque, no regime de caixa, ele realmente só deve ser feito quando um valor entrar ou sair da conta — nunca antes e nem depois.
Como O Regime De Caixa Influencia A Gestão Financeira De Um Negócio?
Quer ficar de olho no seu fluxo de caixa e melhorar seu controle de entradas e saídas? Então saiba que o seu regime de caixa influencia diretamente nessa capacidade. E, como vimos, é muito importante que a gestão do fluxo de caixa esteja sempre em dia.
É que, ao acompanhar de perto esses detalhes, a gestão terá mais oportunidades para investir em momentos certos. Além disso, o fluxo de caixa bem organizado também permite pagar com consciência as contas de curto prazo.
Conclusão
Mas seja com o regime de caixa ou competência, fazer os registros financeiros da empresa corretamente é essencial para o seu sucesso.
Esses registros são a base para todo o trabalho de gestão financeira e contábil. Então, sem isso, a sua empresa pode operar fora da lei e ter sérios problemas com a Receita Federal. A falta de registros também pode gerar problemas internos em relação à gestão dos recursos.
Para que esse trabalho seja mais prático e seguro, o ideal é contar com um sistema de controle financeiro completo. Ele deve permitir que você acompanhe, de forma automatizada, todas as entradas e saídas do caixa do seu negócio.
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